Giáo trình LOTUS NOTES (bài 3)

Bài 5
SỬ DỤNG LỊCH LÀM VIỆC VÀ
DANH SÁCH CÔNG VIỆC TRONG NOTES
Mục tiêu bài học
Học viên sử dụng thành thạo các chức năng lập lịch và xem lịch.
Mục đích sử dụng lịch làm việc
Lịch làm việc trong Notes hay còn gọi là Notes Calendar, giúp cho việc theo dõi và quản lý lịch làm việc của mỗi cá nhân được tối ưu hóa và tự động hóa, ngoài ra hệ thống lịch làm việc còn trợ giúp việc thu xếp làm việc cho một nhóm làm việc chung bằng cách theo dõi lịch làm việc chung bằng cách theo dõi lịch làm việc của các cá nhân trong nhóm và chọn thời gian rãnh rỗi chung nhất của nhóm để lập lịch họp nhóm
Khởi động lịch
Từ màn hình Welcome của Notes nhấn nút Calendar
Xuất hiện màn hình lập lịch (Calendar)
Thay đổi chế độ hiển thị của lịch

Day: Hiển thị theo ngày tháng.
Week: Hiển thị theo tuần.
Month: Hiển thị theo tháng.
Meetings: Hiển thị theo các cuộc họp.
Thẻ còn lại để tịnh tiến cách hiển thị theo ngày tháng
Hiện thị lịch tịnh tiến:
Ghi lịch công tác
Có nhiều hình thức xếp lịch, thông thường là xếp lịch các sự kiện, cuộc họp, ngày kỷ niệm ...




Để ghi lịch từ thanh công cụ nhấn nút New, xuất hiện các danh sách lưạ chọn:
- Appointment: một cuộc hẹn.
- Anniversary: một ngày kỷ niệm.
- Reminder: một lời nhắc việc.
- Event: một sự kiện nào đó.
Giả sử chúng ta chọn Reminder, xuất hiện hộp thoại mới nhập các thông tin cho nội dung của lịch







Subjiect: Tiêu đề của dòng hiển thị tên lịch
When: Thời gian diễn ra.
Start: Thời gian bắt đầu của sự kiện.
Specify a different time zone: Để chọn lại múi giờ.
Repeats: Để thiết lập nhắc nhở theo ngày hay theo tuần.
Where – Location: Địa điểm.
Categoruze: Chọn chủ đề cho lời nhắc nhở.
Description: Để mô tả chi tiết gõ vào vùng soạn thảo rộng ở bên dưới, nếu có tệp tin chi tiết đính kèm thì nhấn chuột vào “Click to append attachment(s)” và chọn tệp đính kèm trong máy tinh.
Notify me: Nếu muốn đặt chuông nhắc nhở theo thời gian chỉ định trong mục Start.
Merk Private: Không muốn cho người khác nhìn thấy thông tin chi tiết.
Nhấn để lưu và kết thúc lập lịch.
Mời họp, tổ chức một cuộc họp
Có thể dùng chế độ lập lịch để thiết lập một cuộc họp gửi giấy mời họp cho các thành viên tham gia.







Chọn nút Schedule a Meetting, nhập các thông tin về cuộc họp: thời gian, nội dung, địa điểm...







Subjiect: nhập tiêu đề của cuộc họp.
When: Thời gian của cuộc họp:
Start: Thời gian băt đầu cuộc họp.
Ends: Thời gian kết thúc cuộc họp.
Khung Invitees: danh sách những thành viên được mời dự họp.




Required (to): địa chỉ của thành viên được mời dự họp, thư mời họp sẽ được tự động gưỉ đến trong hộp thư của những thành viên dự cuộc họp.
Nếu muốn xem thời gian rảnh của các thành viên trong nhóm làm việc dưạ vào lịch làm việc của các thành viên đã lập, xem phòng và tài nguyên đã sẵn sàng cho buổi họp, giúp người dùng chọn được thời gian tổ chức cuộc họp thích hợp nhất thì nhấn chuột vào
Nếu muốn chèn tệp tin liên quan đến cuộc họp thì nhấn chuột vào để chọn tệp tin.
Khung Where: nhập các thông tin về địa điểm, phòng họp và các trang thiết bị cần thiết của cuộc họp.




Location: tên địa điểm cuộc họp.
Rooms: Phòng họp.
Resource: các thiết bị cần thiết cho cuộc họp.
This is an Online Meeting: nêú cuộc họp này được tổ chức trực tuyến thì chọn chức năng này.
chọn chủ đề cuộc họp.

Lưu thông tin cuộc họp đồng thời gửi đến cho các thành viên tham gia cuộc họp.
Ngoài ra còn có một số nút chức năng khác:

Nếu muốn lưu thông tin cuộc họp này lại để lần sau sưả đổi và gửi thư mới tiếp.

để tìm các phòng họp và nguồn tài nguyên có trong một cơ sở dữ liệu nào đó.

để thiết đặt các thông số khi gửi thư mời họp.
Cho phép người dùng khác truy cập vào lịch làm việc của mình
Để thực hiện công việc này ta làm như sau:
Mở lịch công tác của mình.
Vào ToolsPreferences.
Chọn thẻ Access & Delegation.
Chọn thẻ Access to Your Mail & Calendar.
Nhấn chuột vào nút Add Person or Group, xuất hiện hộp thoại:
Mục “Enter or choose a user/group” : chọn người dùng hoặc một nhóm người dùng cụ thể được phép truy cập vào lịch làm việc.
Mục “Access is for everyone” : mọi người dùng trong hệ thống đều được quyền truy cập.







Nhấn chuột vào lựa chọn Mục “Only Calendar and To Do”: chỉ gán quyền với lịch làm việc và danh sách công việc.
Lựa chọn “Read any Calendar Entry or To Do” để gán quyền chỉ đọc.
Sau khi lựa chọn ta thấy hộp thoại có kết quả sau:








Bấm OK để hoàn tất công việc chọn người dùng.
Lưu ý: Để cho phép một người dùng khác được phép truy cập vào lịch làm việc của mình thì lặp lại các thao tác tương tự như trên.
Bấm OK để hoàn tất.
Sử dụng danh sách công việc
Danh sách công việc trong Notes (Notes To Do List) dùng để quản trị danh sách công việc, nó tích hợp chặt chẽ với hệ thống lịch công tác và thư điện tử của Notes.
Khởi động danh sách công việc
Nhấn chuột vào biểu tượng từ màn hình Welcom.






Ghi một công việc
Để ghi một công việc mới vào danh sách công việc, nhấn chuột vào nút ,xuất hiện hộp thoại:








Nhập các thông tin về công việc:
Subject: Chủ đề của công việc.
Trong mục When:
- Due by: ngày phải hoàn thành.
- Start by: ngày bắt đầu.
- Repeat: để chỉ ra công việc lặp lại hằng ngày hay hàng tháng...
Priority: Độ khẩn của công việc.
Category: Loại công việc.
Status: Thạng thái của công việc: đang làm, làm xong rồi hay chưa bắt đầu.
Description: Mô tả chi tiết về công việc, có thể chọn các tệp tin có liên quan bằng cách nhấn vào nút liên kết.
Nhấn chuột vào nút để lưu và đóng việc ghi một công việc mới.
Sau khi ghi xong công việc thì hạng mục này sẽ được ghi vào danh sách các công việc cần làm đồng thời hiển thị luôn trong hệ thống lập lịch.






Một số nút chức năng trên thanh công cụ:
Mark Complete: Đánh dấu cộng việc đã hoàn thành
Delete: Xoá công việc trong danh sách.
Copy into New -> New Memo: sao chép thông tin công việc hiện tại sang một thư mới để gửi.
Copy into New -> New Calendar Entry: sao chép thông tin công việc sang một lịch mới như là lịch họp...
Copy into New -> New To Do: Sao chép thông tin của công việc hiện tại sang một công việc mới.
Bài tập:Giáo trình trang 86