Giáo trình LOTUS NOTES (bài 2)

Bài 4
Làm việc với CSDL trong Notes

Mục tiêu bài hoc:
Học viên có thể taọ ra cơ sở dữ liệu mới, thành thạo các thao tác cơ bản gồm nhập dữ liệu, chỉnh sửa, khai thác dữ liệu.
Các thao tác với cơ sở dữ liệu có trên máy phục vụ
Mở cơ sở dữ liệu
Để mở một tài liệu trên máy phục vụ (server) chọn FileDatabaseOpen, xuất hiện hộp thoại:





Chọn máy chủ phục vụ
Click vào đây để tạo Wordspace
Chọn một CSDL trong danh sách database
Xoá cơ sở dữ liệu khỏi Workspace
Nhấn phải chuột vào biểu tượng cơ sở dữ liệu muốn xoá trên WorkspaceRemove from Workspace
Xuất hiện hộp thoại cảnh báo có chắc chắn xóa hay không, chon Yes để xoá.
Các quyền khai thác cơ sở dữ liệu trong Notes
Manager: Toàn quyền với cơ sở dữ liệu, người dùng quyền này có thể thay đổi mức truy cập vào cơ sở dữ liệu của những người dùng khác.
Designer: Quyền thiết kế cơ sở dữ liệu, thay đổi được cấu trúc của cơ sở dữ liệu.
Editor: Quyền truy cập và chỉnh sửa mọi tài liệu trong cơ sở dự liệu.
Author: Người dùng có quyền này sẽ được quyền tạo, xem, sửa, xoá đối với các tài liệu do chính người dùng đó tạo ra, được quyền đọc mọi tài liệu khác.
Deposit: Người có quyền này chỉ được phép tạo ra tài liệu mà không có quyền chỉnh sửa tài liệu đã tạo ra.
Reader: Được quyền đọc mọi tài liệu trong cơ sở dữ liệu.
No Access: Không có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu.
Tạo mới cơ sở dữ liệu từ các mẫu có sẵn
Từ thanh thực đơn chọn FileDatabaseNew, xuất hiện hộp thoại:
Server: Chọn lưu cơ sở dữ liệu tạo mới ở trên máy trạm cục bộ (Local) hoặc trên máy phục vụ (server).
Title: Tiêu đề của cơ sở dữ liệu mới được tạo.
File Name: Tên tệp tin cơ sở dữ liệu, có phần mở rộng là “.NFS”.
Một số mẫu cơ sở dữ liệu có sẵn (Templace)
Discussion: Mẫu ứng dụng thảo luận trên mạng.
Doc Library: Mẫu ứng dụng quản lý tài liệu.
Microsoft Office Library: Mẫu ứng dụng quản lý tài liệu Microsoft Office.
Personal Journal: Mẫu ứng dụng nhật ký cá nhân
Chọn một trong các Templace trên, nhấn OK để tạo cơ sở dữ liệu.
Làm việc với các cơ sở dữ liệu
Màn hình giao diện của cơ sở dữ liệu










Góc trái trên cùng là định dạng và tiêu đề của cơ sở dữ liệu đang mở.
Góc trái bên dưới tiêu đề là các liên kết để nhấn chuột vào đó thì thay đổi các chế độ hiện thi nội dung cơ sở dữ liệu.
Góc trên bên phải là thanh tác vụ (các nút thao tác) bao gồm các chức năng cơ bản nhất để thao tác dữ liệu.
Góc dưới bên phải(vùng rộng nhật) để hiển thị danh sách các tài liệu trong cơ sở dữ liệu hoặc nội dung chi tiết của một tài liệu.
Tùy từng cơ sở dữ liệu cụ thể mà có các chức năng khác nhau, tuy nhiên các chức năng thao tác cơ bản đều như nhau.
Các chức năng cơ bản:
Đóng tài liệu
Tạo một tài liệu mới.
Xoá một tài liệu đã có.
Sửa lại tài liệu đã có.
In ấn tài liệu.
Tạo mới một tài liệu trên Notes
Sau khi mở một CSDL chúng ta có thể tạo ra các tài liệu mới trong CSDL đó.






Bấm nút sau đó nhập các thông tin vào


Subject: Tên tài liệu
Category: Loại tài liệu.
Reviewers: Danh sách người hiệu chỉnh tài liệu.
Review options: Các thông số thiết đặt khi tài liệu cần có người hiệu chỉnh
Type of review:
One reviewer at a time: chỉ một người hiệu chỉnh tại một thời điểm.
All reviewers simultaneously: cho nhiều người hiệu chỉnh đồng thời.
Time Limit Options: lựa chọn giới hạn thời gian đối với mỗi lần hiệu chỉnh.
Notify originator after: cách thức thông báo lại cho người khởi tạo tài liệu này.
Content: Nội dung của tài liệu
Sau khi nhập xong các thông tin cho tài liệu sử dụng các phím chức năng
Lưu và đóng tài liệu lại.
Hoàn tất việc nhập tài liệu và chuyển yêu cầu đến cho người dùng khác.
Thiết đặt tài liệu là tài liệu cá nhân (người dùng khác không nhìn thấy khi mở cơ sở dữ liệu này).
Hủy bỏ công việc đang làm.
Mở xem một tài liệu:
Từ màn hình hiện danh sách các tài liệu, nhấn chuột vào tài liệu mà bạn muốn xem
Khi đó nội dung chi tiết cuả tài liệu được hiển thị









Sửa một tài liệu
Mở tài liệu cần chỉnh sửa, chọn nút màn hình sẽ trở về chế độ soạn thảo tài liệu để chỉnh sửa.







Sau khi sửa xong tài liệu nhấn vào để lưu lại.
Chọn nhiều tài liệu cùng lúc
Khi con trỏ đặt ở tài liệu nào thì tài liệu đó được chọn.
Để chọn nhiều tài liệu cùng lúc, nhấn chuột vào lề trái đầu các tài liệu cần chọn, tài liệu được chọn sẽ hiển thị dấu ở đầu các tài liệu.
Xoá tài liệu trong cơ sở dữ liệu
Để xoá các tài liệu trước hết phải chọn các tài liệu cần xoá (có thể xoá nhiều tài liệu cùng lúc)

Sau khi chọn xong nhấn nút Delete trên bàn phím để xoá.
Lưu ý: khi nhấn nút Delete để xoá tài liệu thì tài liệu vẫn chưa bị xóa hẳn, chỉ thực sự xóa hẳn khi ta đóng cơ sơ dữ liệu khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại xác nhận có chắc chắn xóa tài liệu không, nhấn Yes để xoá hẳn.
Tìm kiếm tài liệu trong cơ sở dữ liệu
Chọn nút tìm kiếm trên thanh công cụ phía trên bên phải màn hình của Notes, gõ cụm từ cần tìm kiếm, nhấn Search để thực hiện tìm kiếm.

Tìm từ trong tài liệu
Thao tác giống như trong MS.Word.

In ấn tài liệu
Đặt con trỏ tại tài liều muốn in (hoặc mở tài liệu ra xem trước), từ thanh thực đơn FilePrint.
Bài tập: Giáo trình trang 75