Giáo trình LOTUS NOTES

Bài 1&2
GIỚI THIỆU, CÀI ĐẶT VÀ LÀM QUEN VỚI LOTUS NOTES
Mục tiêu bài học:
Giới thiệu các thành phần và chức năng của Lotus Notes Domino.
Các bước cài đặt Lotus Notes
Học viên nắm được các thành phần có trên giao diện Lotus Notes.
Học viên biết cách đổi mật khẩu.
Giới thiệu Lotust Notes
Hệ thống phần mềm ứng dụng Lotus Notes/Domino 6.0, sản phẩm nổi tiếng của hãng IBM; là một hệ thống tích hợp thư điện tử và các ứng dụng Web cho các công ty, cơ quan có thể cải thiện khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Lotus Notes/Domino làm cho các tiến trình thông tin, cộng tác và phối hợp giữa các thành viên trong cơ quan được đồng bộ và dễ dàng; là sự kết hợp của các cơ sở dữ liệu hướng văn bản, một cơ sở hạ tầng về thư tín điện tử mở rộng và sự phát triển ứng dụng có thể chạy trên nhiều hệ điều hành.

Lotus Notes/Domino 6.0 được xây dựng theo mô hình Client/Server gồm có:
- Phần cài đặt trên các máy phục vụ gồm Lotus Domino Server cung cấp dịch vụ truyền thông và hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu.
- Phần cài đặt trên các máy trạm gồm Lotus Notes cung cấp công cụ kết nối đến máy phục vụ, công cụ khai thác tài nguyên chia sẽ; Lotus Domino Designer cung cấp công cụ phát triển ứng dụng; Lotus Domino Administrator cung cấp công cụ quản trị hệ thống Lotus.
Các bước cài đặt notes Client
Vào thư mục P:NotesClientsW32Intel chọn setup
Xuất hiện hộp thoại cài đặt.




Nhấn nút Next xuất hiện hộp thoại
Nhấn chuột vào chọn lựa I accept the terms in the license agreement và nhấn Next
Điền họ tên vào User name, đơn vị vào Organization sau đó nhấn Next xuất hiện hộp thoại cho phép thay đổi đường dẫn cài đặt
Nhấn nút Next để tiếp tục
Chọn lựa các chương trình và nhấn nút Next để tiếp tục
Nhấn nút Install để bắt đầu cài đặt
Nhấn nút Finish để hoàn tất quá trình cài đặt
Các bước cấu hình Lotus Notes
Vào StartPrograms Lotus ApplicationsLotus Notes
Hộp thoại khởi động Lotus Notes lần đầu tiên
Nhấn nút Next chuyển đến màn hình tiếp theo
Nhập tên trong mục Your Name
Nhập tên máy chủ ở mục Domino Server
Nhấn nút Next chuyển đến màn hình tiếp theo
Set up connection to local area network (LAN): Kết nối với Domino server thông qua mạng LAN
Set up a phone connection to a Domino or remote network: Kết nối thông qua mạng WAN-bằng MODEM, điện thọai, internet
Nhấn nút Next chuyển đến màn hình tiếp theo
Nhấn nút Next chuyển đến màn hình tiếp theo
Tên máy chủ
Giao thức kết nối
Địa chỉ IP máy chủ
Nhập mật khẩu vàoOK để tiếp tục
Bỏ qua các mục chọn và nhấn nút Next
Làm quen với Lotus Notes
Khởi động Lotus Notes:
Để khởi động Notes, nhấp đúp chuột vào biểu tượng của Notes trên màn hình desktop ,xuất hiện hộp thoại Login





Thoát khỏi Lotus Notes:
Để thoát khỏi ứng dụng Notes, chọn thực đơn File  Exit Notes hoặc bấm vào nút đóng ứng dụng ở góc bên phải cửa sổ ứng dụng Notes




Các thành phần giao diện cơ bản trên Notes
Thanh tiêu đề

Thông tin cửa sổ ứng dụng
Thanh thực đơn lệnh
Chứa các menu lệnh

Thanh tác vụ
Chứa các nút thao tác tương ứng trên menu lệnh

Thanh trạng thái
Tình trạng kết nối mạng
Quyền truy cập vào CSDL
Kiểu kết nối với máy phục vụ

Thẻ tổ chức cơ sở dữ liệu-Tabs


Màn hình Welcome
Sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống Lotus Notes màn hình Welcome xuất hiện như sau:










Để thay đổi, click here for Welcome Page option
Nhấn vào danh sách lựa chọn “Current Welcome Page selecsion” để chọn một Welcom khác.
Màn hình thay đổi Welcome
Đổi mật khẩu
Từ màn hình Lotus Notes, chọn FileSecurityUsersecurity
Nhập mật khẩu vào




Sau đó click OK để tiếp tục
Nhấn nút Change Password
Nhập mật khẩu mới
Nhập mật khẩu mới để xác nhận
Bài 3
SỬ DỤNG THƯ ĐiỆN TỬ TRONG NOTES
Mục tiêu bài học
Học viên thành thạo các thao tác cơ bản về thư điện tử trong Lotus Notes.
Khởi động và giao diện thư điện tử trong Notes
Khởi động thư điện tử
Để khởi động thư điện tử, nhấn chuột vào biểu tượng thư điện tử (Mail) ở màn hình Welcome.

Đăng nhập vào tài khoản của mình
Vào menu FileSecuritySwitch ID…







Gõ mật khẩu đăng nhập

Sau khi đăng nhập thành công:
Trên thanh thực đơn chọn FileDatabaseOpen
Chọn Server
Bấm đúp vào thư mục mail
Bấm đúp vào tên tệp tin CSDL mail tương ứng
Giao diện thư điện tử
Màn hình giao diện chung của thư điện tử trong Notes như sau:





Vùng 1 hiển thị thông tin người dùng
Vùng 2 các nút chức năng
Vùng 3 thông tin hộp thư
Vùng 4 danh sách các thư
1
3
2
4
Các đối tượng trong hộp thư
Thư đến
Thư nháp
Thư đă gửi
Thư xoá tạm thời
All Documents xem toàn bộ các thư có trong hộp thư
Mail Threads xem toàn bộ các thư được nhóm cùng với các thư trả lời
Archive: xem các chính sách lưu trữ và cho phép chúng ta mở CSDL lưu trữ
Rules: Chứa các quy tắc nhận thư
Stationery: Chứa các mẫu thư
Các chức năng cơ bản của thư điện tử trong Notes
Đọc thư






Trong danh sách thư muốn đọc thư nào thì click đôi vào thư đó để xem nội dung



Từ đây người dùng có thể thực hiện các chức năng với thư này như: trả lời, chuyển tiếp thư…
Cửa sổ xem thư
Tạo thư mới
Từ màn hình giao diện nhấn nút trên thanh công cụ




Địa chỉ người nhận
Địa chỉ đồng gửi
Đồng gửi nhưng ẩn
Tựa đề thư
Sử dụng sổ địa chỉ




Gửi thư đính kèm tệp tin
Trong phần gửi thư, nếu muốn gừi kèm tệp tin đính kèm thì nhấn vào nút “Attach…” , hoặc trên thanh thực đơn File, sau đó chọn Attach…, hộp thọai chọn tệp tin xuất hiện:
Trả lời thư nhận được
Mở thư được nhận, nhấn nút Reply trên thanh công cụ




Reply with History: Trả lời thư với nội dung thư được trả lời nằm dưới của nội dung thư mới soạn
Reply without Attachment: Giống như trên nhưng không có file đính kèm
Reply with Internet-Style History: Giống như hệ thống mail internet
Chuyển tiếp thư:
Để chuyển tiếp thư ta chọn nút ForwardForward trên thanh công cụ, thao tác còn lại giống như phần gửi thư.
Xóa thư





Từ mà hình nhận thư, chọn thư muốn xóa bấm phím Delete trên bàn phím hoặc nút Delete trên thanh tác vụ. Khi đó thư sẽ được chuyển vào thư mục Trash chứ chưa xóa hẳn.
Thư mục Trash







Nếu muốn bỏ hoàn toàn các thư trong thư mục Trash thì nhấn nút

Muốn khôi phục lại một thư nào đó trong danh sách các thư đã xoá, chọn thư đó rồi nhấn nút

Muốn khôi phục tất cả các thư đã xoá, nhấn nút

Muốn xoá hẳn thư trong thư mục Trash thì chọn thư đó nhấn nút
Tạo các thư mẫu
Chuyển sang Stationery màn hình trái








Chọn NewStationery-Memo
Cách soạn thư mẫu giống như soạn thư thông thường








Soạn xong nhấn nút gõ tên cho thư mẫuOK
Tạo từ các thư mẫu
Chuyển sang Stationery màn hình trái
- Chọn NewMemo using Stationery
- Chọn mẫu từ danh sách có sẵn
Tổ chức hộp thư bằng các thư mục
Tạo một thư mục mới
Từ thanh công cụ nhấn nút Folder -> Creat Folder





Đặt tên thư mục cần tạo rồi nhấn nút OK.

Chuyển các thư vào thư mục
Chọn các thư muốn chuyển vào cùng một thư mục
Trên thanh công cụ nhấn nút Folder -> Move to Folder
Đổi tên thư mục
Nhấn chuột vào thư mục cần đổi tên
Trên thanh thực đơn nhấn nút Actions -> Folder Option -> Rename
Xoá thư mục
Nhấn chuột vào thư mục cần xóa
Trên thanh thực đơn nhấn nút Actions -> Folder Option -> Delete
Chư ký cuối thư:
Trên thanh công cụ, chọn ToolsPreferences..., xuất hiện hộp thoại mới chọn thể đầu tiên là Mail





Chọn để tự động thêm chữ kư vào tất cả thư
Chú ý: Các lưạ chọn khi đóng cửa sổ soạn thảo thư:




Send and save: Gửi thư và lưu lại một bản sao.
Send only: chỉ gửi mà không lưu thư.
Save only: chỉ lưu thư mà không gửi.
Discard: thoát mà không lưu lại kết quả gì.
Cancel: trở lại màn hình soạn thảo để tiếp tục.
Bài tập: