Giáo trình exel2-2000

Bài 4: Sử dụng công thức và các hàm tính toán cơ bản
Sử dụng Công thức trong Excel
Các phép toán
Khái niệm: Công thức có thể ví là trụ cột của bảng tính. Một công thức đôi khi chỉ là một kí hiệu toán học dùng để mô tả mối liên hệ giữa các con số, ví dụ như 5+4+10 = 19; hoặc có thể là một công thức phức tạp như dq = 1/2(d x+d y) + 1/2(d x- d y) cosq +xysin2q
Trong Excel, công thức bao giờ cũng phải bắt đầu bởi dấu bằng "=". Dạng tổng quát của công thức trong Excel như sau:
=
Trong đó, là tập hợp các hằng, các địa chỉ ô, các hàm, các phép toán (toán tử),...Các phép toán trong một công thức có dạng sau:
Phép toán số học
+ (cộng),  / (chia)
- (trừ),  ^ (phép luỹ thừa)
* (nhân),  % (phần trăm)
Phép toán nối chuỗi
chuỗi 1 & chuỗi 2 &… & chuỗi n
Ví dụ: “Hà nội” & “ Việt nam” = “Hà nội Việt nam”
Phép toán so sánh
> lớn hơn,  >= lớn hơn hoặc bằng
< nhỏ hơn, <= nhỏ hơn hoặc bằng
= bằng, <> khác
Nhập công thức vào bảng tính
Quy tắc chung
1. Kích hoạt một ô trống sẽ chứa giá trị của công thức.
2. Gõ dấu =
3. Gõ biểu thức.
4. Ấn phím Enter.
Sau khi ấn Enter, trên ô hiện thời sẽ hiện giá trị công thức, còn bản thân công thức hiện trên dòng nhập dữ liệu.
Công thức đơn giản
Công thức cơ bản trong Excel chỉ là những phép tính, ví dụ như 45-10 = 35. Tuy nhiên, để Excel hiểu đó là công thức thì phải làm như sau:
1. Chọn ô chứa kết quả.
2. Gõ = 45 - 10
3. Ấn phím Enter.
Ngay sau khi ấn Enter, trong ô vừa chọn xuất hiện giá trị 35, nhưng trên thanh công thức (Formula bar) thì xuất hiện công thức vừa gõ vào.
Tuy nhiên, trong Excel, hiếm khi người ta gõ thẳng giá trị cần tính toán vào công thức mà thường dùng các địa chỉ tham chiếu đến giá trị đó.
Ví dụ 1:
Giả sử trong ô C1 chứa số 20, trong ô C2 chứa số 40, ta có thể tạo công thức: =20+40, nhưng không nên dùng cách như vậy. Thay vào đó, ta có thể dùng công thức sau: =C1+C2. Excel sẽ tính tổng các con số trong các ô C1 và C2 và cho giá trị là 60. Nếu thay giá trị ô C2 bằng 100, thì giá trị của công thức tự động biến thành 120.
Ví dụ 2:
Giả sử ô A2 chứa xâu kí tự. "Thời khoá biểu ", ô B2 chứa xâu kí tự "- Khối 10" và trong ô A4 chứa công thức: =A2&C2. Khi đó giá trị của ô A4 sẽ là "Thời khoá biểu - khối 10".
Chú ý:
Khi gõ công thức phải luôn luôn bắt đầu bởi dấu bằng "=". Đôi khi, do thói quen, nếu ta gõ công thức như kiểu viết tay, ví dụ như 20+40 =. Khi đó, Excel sẽ không hiện kết quả tính toán và giá trị được hiển thị trong ô hiện thời dưới dạng"20+40=", vì Excel hiểu đó là xâu kí tự.
Trong công thức cho phép gõ dấu cách.
Nếu gõ công thức chưa đầy đủ hoặc sai (ví dụ: = 1+), và ấn phím enter, Excel sẽ xuất hiện thông báo tương tự như sau:
Nếu chấp nhận kết quả do Excel gợi ý, hãy kích vào nút Yes. Nếu muốn tự sửa công thức, kích vào nút No, Excel hiện tiếp hộp hội thoại hướng dẫn cách sửa lỗi tương tự như sau:





Sau khi đọc xong hướng dẫn, kích vào nút OK, xuất hiện con trỏ văn bản trong ô chứa công thức. Hãy tự sửa lỗi và ấn phím Enter.
Địa chỉ tương đối và tuyệt đối
Tên của mỗi ô hay vùng được gọi là địa chỉ của ô hay vùng đó. Có 2 loại địa chỉ: địa chỉ tuơng đối và địa chỉ tuyệt đối.
Địa chỉ tương đối:
Địa chỉ bình thường của ô hoặc vùng khi nhập vào trong công thức gọi là địa chỉ tương đối.
Ví dụ : = B5+F4-D6
Khi sao chép công thức (nhấn chuột & drag) các địa chỉ tương đối trong công thức sẽ tự biến đổi theo vị trí tương ứng ở nơi được chép đến.
Ví dụ : khi sao chép công thức ở ví dụ trên sang ô