GIÁO TRÌNH EXCEL (kèm theo giáo trình ở TV giáo án)

§1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
1. Giới thiệu:1
MS-EXCEL là phần mềm chuyên dùng cho công tác kế toán, thống kê chạy trên môi trường Windows và có các tính năng cơ bản như sau:
- Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng.
- Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp.
- Khi có thay đổi số liệu trong bảng, bảng tính sẽ tự động tính toán lại theo số liệu mới.
2. Khởi động:
Cách 1: Kích hoạt biểu tượng trên Desktop
Cách 2: Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003
3. Cấu trúc bảng tính:
Gồm 2 phần:
- WorkBook: Lưu trữ các WorkSheet, gồm có 255 WorkSheet
- WorkSheet: Là các trang bảng tính nằm trong WorkBook, mỗi WorkSheet gồm có:
256 cột : Từ A - B - C - ...
65536 dòng : Từ 1 - 2 - 3 - ...
Giữa các WorkSheet và WorkBook có thể liên kết dữ liệu với nhau.
§1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
4. Các thao tác cơ bản trên bảng tính:
4.1. Mở bảng tính mới:
Cách 1: Vào File New...  Chọn  Blank workbook
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
Cách 3: Chọn biểu tượng  (New) trên thanh công cụ Standard
4.2. Mở bảng tính có sẵn:
Cách 1: Vào File Open...
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O
Cách 3: Chọn biểu tượng  (Open) trên thanh công cụ Standard
 Chọn ổ đĩa chứa file (hoặc thư mục) cần mở ở ô Look in
 Chọn file (hoặc thư mục chứa file) cần mở
 Open
§1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
4. Các thao tác cơ bản trên bảng tính:
4.3. Lưu bảng tính:
Cách 1: Vào File Save...
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
Cách 3: Chọn biểu tượng  (Save) trên thanh công cụ Standard
 Chọn ổ đĩa chứa file (hoặc thư mục) cần lưu ở ô Save in
 Nhập tên file cần đặt ở ô File name
 Save
§1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
4. Các thao tác cơ bản trên bảng tính:
4.4. Lưu bảng tính với tên khác:
Cách 1: Vào File Save as...
Cách 2: Nhấn phím F12
 Chọn ổ đĩa chứa file (hoặc thư mục) cần lưu ở ô Save in
 Nhập tên mới cần đặt ở ô File name
 Save
4.5. Đóng bảng tính:
Cách 1: Vào File Close
Cách 2: Chọn nút  ở góc trên phải cửa sổ
§1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
Lưu
Không lưu
Đóng cửa sổ
§1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
4. Các thao tác cơ bản trên bảng tính:
4.5. Đóng bảng tính:
Chú ý: Khi đóng bảng tính, nếu chưa được lưu lần cuối sẽ có thông báo sau:
§1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
5. Chèn dòng, cột:
5.1. Chèn dòng:
- Chọn dòng cần chèn (Bấm chuột vào số hiệu dòng)
- Thực hiện 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Vào Insert Rows
Cách 2: Nháy phải chuột vào vùng được chọn
 Chọn Insert
5.2. Chèn cột:
- Chọn cột cần chèn (Bấm chuột vào tiêu đề cột)
- Thực hiện 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Vào Insert Columns
Cách 2: Nháy phải chuột vào vùng được chọn
 Chọn Insert
§1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
6. Xoá dòng, cột:
- Chọn dòng, cột cần xoá
- Thực hiện 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Vào Edit Delete
Cách 2: Nháy phải chuột vào vùng được chọn
 Chọn Delete
§1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
7. Điều chỉnh dòng, cột:
- Chọn dòng, cột cần điều chỉnh
- Thực hiện 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Di chuyển con trỏ chuột đến giới hạn giữa dòng, cột
 Bấm giữ chuột và điều chỉnh
Cách 2: Vào Format
Đối với dòng: Row Height...
 Nhập chiều cao  OK
Đối với cột: Column Width...
 Nhập độ rộng  OK
§1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
8. Chèn WorkSheet:
Thực hiện 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Vào Insert Worksheet
Cách 2: Nháy phải chuột vào tên WorkSheet
 Chọn Insert...
 Trong mục General chọn Worksheet
 OK
§1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
9. Xoá WorkSheet:
- Nháy phải chuột vào tên WorkSheet
- Chọn Delete
10. Di chuyển WorkSheet:
- Bấm giữ chuột vào tên WorkSheet
- Thực hiện kéo chuột
11. Đổi tên WorkSheet:
- Nháy phải chuột vào tên WorkSheet
- Chọn Rename
- Nhập tên mới
1. Nguyên tắc nhập dữ liệu:
- Sau khi nhập xong dữ liệu  Enter
- Nếu dữ liệu là biểu thức tính toán hoặc hàm ta phải nhập dấu "=" phía trước
- Đối với dữ liệu kiểu số sử dụng dấu "." cho phần lẻ, không dùng dấu ngăn cách nhóm số
- Đối với dữ liệu kiểu ngày nhập theo dạng: mm/dd/yy
- Dữ liệu kiểu số và ngày luôn canh lề phải của ô
- Nếu trong ô muốn đưa dữ liệu xuống dòng ta sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter
- Các thao tác sao chép, xoá, di chuyển tương tự phần bảng biểu của MS-Word
§2. NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
2. Định dạng bảng tính:
- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng
- Thực hiện 1 trong 2 cách:
Cách 1: Vào Format Cells
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1
§2. NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
2. Định dạng bảng tính:
2.1. Định dạng số:
§2. NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
2. Định dạng bảng tính:
2.2. Căn chỉnh dữ liệu trong ô:
§2. NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
2. Định dạng bảng tính:
2.3. Định dạng font:
§2. NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
2. Định dạng bảng tính:
2.4. Định dạng đường viền:
§2. NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
2. Định dạng bảng tính:
2.5. Định dạng nền:
§2. NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
3. Ghép ô:
- Chọn các ô cần ghép
- Thực hiện 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Chọn biểu tượng (Merge and Center)
Cách 2: Vào Format Cells (nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1)
 Chọn mục Alignment
 Đánh dấu mục Merge Cells
 OK
§2. NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
Hồ Công Ngọc - Phòng Khảo thí - Sở GD&ĐT Quảng Trị
4. Huỷ ghép ô:
- Chọn các ô cần huỷ ghép
- Thực hiện 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Chọn biểu tượng
Cách 2: Vào Format Cells (nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1)
 Chọn mục Alignment
 Huỷ đánh dấu mục Merge Cells
 OK
§2. NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
1. Địa chỉ:
1.1. Địa chỉ tương đối (Relative Address):

Khi sao chép đến ô mới, địa chỉ mới sẽ thay đổi theo phương, chiều và khoảng cách.
1.2. Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address):
$$
Khi sao chép đến ô mới, địa chỉ mới không đổi so với địa chỉ ban đầu.
Có thể sử dụng phím F4 để lấy địa chỉ tuyệt đối.
§3. CÁC HÀM CƠ BẢN
2. Cú pháp chung của hàm:
=(Danh_sách_đối_số)
Tên hàm: Bắt buộc
Danh sách đối số: Các đối số được cách nhau bởi dấu ","
Đối số có thể là các trường hợp sau:
- Không có
- Giá trị
- Địa chỉ
- Biểu thức
- Hàm
§3. CÁC HÀM CƠ BẢN
3. Sao chép công thức:
Sau khi thực hiện xong công thức tính toán, ta thực hiện các bước sau:
- Đặt hộp chọn tại công thức cần sao chép
- Di chuyển con trỏ chuột vào điểm đen góc dưới phải của ô
- Thực hiện bấm giữ chuột và kéo theo hướng cần sao chép
§3. CÁC HÀM CƠ BẢN
4. Các hàm số học:
4.1. Hàm lấy phần nguyên:
=INT(Đối số)
Lấy phần nguyên của đối số
4.2. Hàm lấy phần dư:
=MOD(Đối số, Số chia)
Lấy phần dư khi đem đối số chia cho số dư
4.3. Hàm tính tổng:
=SUM(Danh sách các đối số)
Lấy tổng của các đối số có trong danh sách
§3. CÁC HÀM CƠ BẢN
4. Các hàm số học:
4.4. Hàm làm tròn số :
=ROUND(Đối số, n)
Làm tròn đối số đến n số
Nếu n = 0 : Làm tròn đến phần nguyên
Nếu n < 0 : Làm tròn đến n số phần nguyên
Nếu n > 0 : Làm tròn đến n số phần lẻ
§3. CÁC HÀM CƠ BẢN
5. Các hàm thống kê:
5.1. Hàm tính trung bình cộng:
=AVERAGE(Danh sách các đối số)
Lấy trung bình cộng của các đối số có trong danh sách
5.2. Hàm đếm các ô có dữ liệu kiểu số:
=COUNT(Danh sách các vùng)
Đếm tổng số các ô có dữ liệu là kiểu số trong danh sách các vùng
§3. CÁC HÀM CƠ BẢN
5. Các hàm thống kê:
5.3. Hàm đếm các ô có dữ liệu:
=COUNTA(Danh sách các vùng)
Đếm tổng số các ô có dữ liệu trong danh sách các vùng
§3. CÁC HÀM CƠ BẢN
5. Các hàm thống kê:
5.4. Hàm đếm số các ô thoả mãn chỉ tiêu:
=COUNTIF(Vùng, Chỉ tiêu)
Đếm tổng số các ô trong vùng thoả mãn chỉ tiêu
§3. CÁC HÀM CƠ BẢN
5. Các hàm thống kê:
5.5. Hàm lấy giá trị lớn nhất:
=MAX(Danh sách các đối số)
Cho giá trị lớn nhất trong danh sách các đối số
5.6. Hàm lấy giá trị nhỏ nhất:
=MIN(Danh sách các đối số)
Cho giá trị nhỏ nhất trong danh sách các đối số
5.7. Hàm xếp vị thứ:
=RANK(Đối số, Vùng dữ liệu)
Cho vị thứ của đối số trong vùng dữ liệu
§3. CÁC HÀM CƠ BẢN
6. Các hàm xử lý chuỗi:
6.1. Hàm lấy các ký tự bên trái của chuỗi:
=LEFT(Đối số, n)
Lấy n ký tự trong đối số tính từ phía bên trái sang
6.2. Hàm lấy các ký tự bên phải của chuỗi:
=RIGHT(Đối số, n)
Lấy n ký tự trong đối số tính từ phía bên phải sang
6.3. Hàm lấy các ký tự ở giữa của chuỗi:
=MID(Đối số, m, n)
Lấy n ký tự trong đối số từ bên trái sang tính từ vị trí thứ m
§3. CÁC HÀM CƠ BẢN
7. Các hàm logic:
Cho kết quả là TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai)
7.1. Hàm thoả mãn đồng thời:
=AND(Danh sách các biểu thức logíc)
Cho kết quả là TRUE khi tất cả các biểu thức logíc đều cho giá trị TRUE, ngược lại cho giá trị FALSE
7.2. Hàm hoặc:
=OR(Danh sách các biểu thức logíc)
Cho kết quả là FALSE khi tất cả các biểu thức logíc đều cho giá trị FALSE, ngược lại cho giá trị TRUE
§3. CÁC HÀM CƠ BẢN
7. Các hàm logic:
7.3. Hàm kiểm tra:
=IF(Biểu thức logíc, Giá trị đúng, Giá trị ngược lại)
Nếu Biểu thức logíc cho giá trị TRUE thì trả về Giá trị đúng, ngược lại trả về giá trị ngược lại







Chú ý: Ta có thể lồng các hàm IF vào với nhau nếu có từ 3 điều kiện cần kiểm tra trở lên
§3. CÁC HÀM CƠ BẢN
Bước 1:
Chuẩn bị bảng số liệu cần tạo. Bảng số liệu cần có tiêu đề cột và tiêu đề dòng.
Bước 2:
Chọn bảng số liệu (có cả tiêu đề cột và tiêu đề dòng)
Bước 3:
Cách 1: Bấm chọn biểu tượng (Chart Wizard)
Cách 2: Vào Insert Chart...
§4. TẠO BIỂU ĐỒ
Bước 4:
- Chọn Standard Types
- Chart type:
Chọn kiểu biểu đồ
- Chart sub-type:
Chọn kiểu chi tiết
của biểu đồ
- Next >
§4. TẠO BIỂU ĐỒ
Bước 5:
- Chọn Data Range
- Chọn cách thể hiện
dữ liệu của biểu đồ
(theo dòng hay cột)
- Next >
§4. TẠO BIỂU ĐỒ
Bước 6:
- Chọn Titles
- Nhập tiêu đề cho các cột (nếu cần)
- Next >
§4. TẠO BIỂU ĐỒ
Bước 7:
- Chọn vị trí đặt biểu đồ
As new sheet : Trên sheet mới
As object in : Trên sheet chứa bảng dữ liệu
- Finish
§4. TẠO BIỂU ĐỒ
Bước 8:
Hiệu chỉnh biểu đồ
Theo nguyên tắc muốn hiệu chỉnh đối tượng nào ta nháy phải chuột vào đối tượng đó và chọn Format...
Bước 1:
Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp (Không bao gồm tiêu đề bảng, số thứ tự trong bảng, dòng tổng cộng cuối cùng nếu có)
Bước 2:
Vào Data Sort...
Bước 3:
Đánh dấu mục No header row
Bước 4:
- Trong mục Sort by:
Chọn cột cần sắp xếp
- Chọn kiểu sắp xếp:
Tăng dần (Ascending)
Giảm dần (Descending)
§5. SẮP XẾP DỮ LIỆU
Bước 5: (Nếu có)
Chọn ưu tiên kế tiếp trong mục Then by
Bước 6:
OK
§5. SẮP XẾP DỮ LIỆU