Giáo trình Excel 2000 - bài 5

BÀI 5: CƠ SỞ DỮ LIỆU ( DATABASE )
Một trong các ứng dụng căn bản của một chương trình bảng tính là phân tích dữ liệu. Bên cạnh các công cụ dễ sử dụng để giúp người mới dùng có thể đơn giản phân tích số liệu Excel còn cung cấp nhiều công cụ mạnh khác cho kỹ thuật, khoa học và phân tích tài chình.
Bạn có thể dùng Excel để tạo lập cơ sở dữ liệu hay danh mục thông tin. Các tính năng như Data Form giúp bạn nhanh chóng thêm, bớt và tìm kiếm các bản ghi. Bạn cũng có thể nhanh chóng sắp xếp và lọc dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Sử dụng các tính năng như outlining hay pivot table, bạn có thế xử lý danh mục để tổng hợp số liệu theo nhiều góc độ khác nhau. Bạn có thể dùng Goal Seek và Solver để tìm lời giải tối ưu cho các vấn đề tài chính.
Các tính năng khác của Excel như AutoFill, AutoComplete, và Pick From List cho phép bạn tăng tốc nhập liệu. Bạn có thể sử dụng Template Wizard để tạo nên những mẫu nhập liệu có kiểu dạng chuyên nghiệp. Biểu mẫu có thể chứa các hộp điều khiển như hộp kiểm tra, thanh trượt.
5.1. Tạo một CSDL
Một trong những ứng dụng căn bản của Excel là quản trị dữ liệu. Bạn có thể dùng các tính năng của Excel để làm việc với một danh sách đơn giản ví dụ mục các việc cần làm cho đến các cơ sở dữ liệu phức tạp hơn. Trong Excel, khái niệm cơ sở dữ liệu và danh sách được sử dụng thay nhau. Chúng ta sử dụng khái nhiệm cơ sở dữ liệu để ám chỉ cả hai: danh sách đơn và cơ sở dữ liệu phức tạp.
Một CSDL chứa các bộ dữ liệu giống nhau như cơ sở dữ liệu khách hàng. Một hàng thông tin trong CSDL được gọi là bản ghi record. Các mục tin được ghi trong các trường, mỗi cột là một trường. Ví dụ tên khách hàng được lưu trong trường tên. Nếu tổ chức dữ liệu dới dạng cơ sở dữ liệu, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp, lọc và tổng hợp thông tin.
Các bước
Nhập tên trường trên một hàng của bảng tính. Các tên trờng này (ví dụ Họ Tên, Địa Chỉ, Điện Thoại, ... ) là các tiêu đề cột của cơ sở dữ liệu.
Chọn vùng tên trường và định dạng ví dụ chọn chữ đậm, nghiêng hay chọn Font chữ to hơn để làm nổi bật trường với các bản ghi.
Nhập các bản ghi (như thông tin từng khách hàng) ngay dưới tên trường, mỗi bản ghi trên một hàng. Không để các hàng trắng sau tên trường.
Chú ý: Cơ sở dữ liệu của Excel sự thực chỉ là một dạng bảng tính đặc biệt. Chúng ta vẫn có thể dùng các lệnh bảng tính bình thờng để hiệu chỉnh và định dạng cơ sở dữ liệu.
5.2. Chèn một bản ghi
Tính năng data form cung cấp cách thuận lợi để chèn, xoá và tìm bản ghi. Bạn cũng có thể chèn, xoá trực tiếp trên bảng tính.
Các bước
Chọn một ô bất kỳ trong CSDL; sau đó gọi Data, Form.
Nhấn nút New ; sau đó nhập bản ghi mới vào các hộp văn bản.
Lặp lại bước 2 cho mỗi bản ghi mới bạn muốn thêm.
Nhấn Close khi kết thúc. Các bản ghi mới được thêm nối đuôi vào CSDL. Bạn có thể sắp xếp lại các bản ghi theo một trật tự khác.
TIP: Để không ghi bản ghi vừa nhập, nhấn nút Restore. Để chèn trực tiếp bản ghi vào bảng tính, nhấn chuột phải lên tiêu đề hàng nơi bạn muốn hàng mới xuất hiện. Sau đó chọnh Insert từ menu tắt để chèn một hàng trắng vào CSDL.
5.3. Xoá bản ghi
Bạn có thể xoá trực tiếp ngay trên bảng tính hoặc sử dụng data form để tìm đến và xoá một bản ghi cụ thể.
Các bước
Để xoá một bản ghi sử dụng data form, chọn một ô bất kỳ trong CSDL; sau đó gọi Data, Form.
Nhấn nút Find Next hay Find Prev cho đến khi tới bản ghi cần xoá, nhấn Delete.
Khi một cửa sổ cảnh báo xuất hiện, nhấn OK để xoá bản ghi. (Nhớ rằng bạn không thể Undo một bản ghi bị xoá). Nhấn nút Close để quay lại bảng tính.
TIP: Để xoá trực tiếp một bản ghi từ bảng tính, nhấn chuột phải lên tiêu đề hàng có chứa bản ghi cần xoá. Sau đó chọn Delete từ menu tắt. Với cách này bạn có thể phục hồi lại bản ghi vừa xoá sử dụng Edit, Undo.
5.4. Tìm kiếm bản ghi
Khi cần tìm các bản ghi cụ thể, bạn có thể dùng data form để tìm. Chỉ cần nhập tiêu chuẩn tìm kiếm và Excel sẽ tìm các bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn.
Các bước
Chọn một ô bất kỳ trong CSDL; sau đó