Giáo trình Excel 2000 - bài 2

BÀI 2: NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
2.1. Các kiểu dữ liệu.
Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào kí tự đầu tiên, kiểu dữ liệu được phân chia như sau :
a) Kiểu số
Số là các giá trị cố định chứa gồm các ký tự: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e. Bạn có thể nhập số nguyên như 24 hay 973; số thập phân, ví dụ 908.37 hay 0.72; phân số, như 3 1/4 hay 2/3; hay dạng khoa học, nh 5.87137E+3.

Chọn ô cần nhập số.
Nhập số. Để nhập số âm, bắt đầu bằng dấu trừ (-). nhấn Enter.

Chú ý: Nếu một ô bị điền toàn ký tự # chỉ ra rằng ô đó không đủ rộng để hiển thị số. Trong trờng hợp này bạn thay đổi định dạng số hoặc nới rộng cột bằng cách kéo trên đờng viền bên phải ô.

TIP: Để nhập phân số, nhập số nguyên, khoảng trắng, sau đó phân số. Nếu bạn chỉ muốn nhập phần phân số, gõ số 0, khoảng trắng, sau đó là phân số vì nếu không thì Excel diễn giải đó là kiểu ngày. Excel tự rút gọn phân số khi bạn nhập; Ví dụ bạn nhập 0 4/8, Excel tự chuyển thành 1/2. Thanh công thức hiển thị giá trị thập phân. (trong ví dụ này là 0.5).


b) Kiểu chuỗi.
Văn bản gồm chữ cái, chữ số và ký tự. Bạn có thể nhập tối đa 255 ký tự vào một ô. Xâu ký tự tự động căn sang bên trái. Đôi khi bạn cần nhập số dưới dạng văn bản - ví dụ ($000) - trước hết bạn nhập dấu nháy đơn (`) theo sau là số - ví dụ `39,800.

Chọn ô bạn cần nhập văn bản. Nhập văn bản vào ô, nhấn Enter để kết thúc.
Văn bản trong ô có thể bị ẩn đi một phần nếu ô không đủ rộng và nếu ô bên phải cũng chứa dữ liệu. Để cột tự dãn ra chứa hết ô có văn bản dài nhất, nhấn kép lên lề bên phải của nhãn cột.

c) Dữ liệu kiểu ngày tháng.
Khi bạn nhập kiểu ngày hay giờ, Excel chuyển dữ liệu nhập vào thành chuỗi số. Thời gian được ghi chép dưới dạng phần phân số thập phân trên 24 giờ trong ngày. Ngày là một số được tính từ 1/1/1900 đến ngày nhập.
Chọn ô cần nhập ngày hay giờ.
Để nhập ngày sử dụng dạng nhập như sau: 11/6/97, 6-Nov-97, 6-Nov, Nov-97; hay, để nhập giờ vào ô sử dụng một trong các định dạng : 21:41, 21:41:35, 9:41 PM, 9:41:35 PM.
Chú ý: Để nhập ngày hôm nay nhấn Ctrl+; (chấm phảy). Để nhập giờ hiện tại nhấn Ctrl+: (hai chấm). Để nhập cả hai, ngăn cách chúng bằng 1 khoảng trắng.
Bạn có thể nhập ngày dưới dạng 11/6, 11/06/97, Nov-97, hay November 6, 1997, nhng Excel sẽ định dạng sử dụng một trong các định dạng nêu trên. Nếu Excel ghi nhận thấy bạn nhập sai kiểu ngày, giờ ví dụ Nov 6 97, nó coi dữ liệu nhập có kiểu văn bản và dóng ngay sang trái.
Trật tự ngày/tháng/năm trong kiểu ngày do Windows quy định. Ví dụ bạn nhập 11/6 thì có thể hiểu là ngày 11 tháng 6 nếu trật tự là ngày-tháng-năm, nhng là ngày 6 tháng 11 nếu trật tự là tháng-ngày-năm. Để tránh lỗi trong nhập số liệu ngày, bạn hãy kiểm tra thiết lập trên máy trớc khi nhập.
Để nhập thời gian dạng 12 giờ thêm một trong các ký tự A, AM, P, hay PM (chữ hoa hay chữ thường) vào sau giờ.






Qui định cách hiển thị ở trong hộp thoại Format / cell .


Hình 2.1 Định dạng cho ô

d) Kiểu công thức.
Công thức bắt đầu bằng dấu bằng "=", sau đó là biểu thức tính toán. Trong biểu thức có các toán tử và các toán hạng. Toán tử là các phép toán số học như cộng, trừ, nhân, chia, luỹ thừa,... Trật tự ưu tiên của các toán tử cũng giống như một biểu thức toán học thông thường. Để ưu tiên một phép toán yếu hơn trước một phép toán có độ ưu tiên cao hơn ta dùng cặp ngoặc tròn (). Toán hạng có thể là hằng xâu, số hay địa chỉ các ô chứa