Giáo trinh dạy power point cơ bản

Trình diễn với Microsoft PowerPoint 2003
Chương trình tin học tự chọn khối 7
Trường THCS Văn Yên.
Hà Đông – Hà Tây.
Năm học 2006 – 2007.
Presentation (diễn thuyết, trình diễn, thuyết trình)
Vấn đề
Hiểu được
vấn đề
Trình diễn
Một số hình thức thuyết trình
Thuyết trình miệng…
Vừa nói vừa viết…
Truyết trình và trình chiếu…
Truyết trình, trình chiếu, thực hành…
Mức độ thuyết phục tăng
Chuẩn bị một bài thuyết trình
Nội dung (bài giảng, thuyết trình)
Khán giả (đối tượng nghe)
Hình thức (chữ, hình ảnh, đoạn phim)
Tư liệu.
Cho khán giả
Cho bản thân
…
Microsoft PowerPoint 2003
là chương trình tốt cho phép
chuẩn bị tư liệu thuyết trình dạng slides.
Mỗi trang màn hình mà khán giả được xem gọi là một slide.
Trước khi bắt đầu
Tiền kiến thức
Thân thuộc với môi trường Windows.
Thành thạo Microsoft Word.
Sử dụng Unicode trong soạn thảo.
Chú ý
Ở lớp, làm theo hướng dẫn.
Ở nhà, tùy biến.
Khởi động PowerPoint 2003
C1: Menu Start/All Programs/Microsoft Office/Microsoft PowerPoint 2003
C2: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình. (nếu có)
Tạo File trình chiếu mới
File trình chiếu đã mở trước đó
Khởi động PowerPoint 2000
Tạo bản trình diễn có nội dung tự động
Tạo bản trình diễn với mẫu có sẵn
Tạo bản trình diễn trắng để người dùng tự thiết kế
Tạo bản trình chiếu theo mẫu hiện có trong máy tính.
Tạo bản trình diễn ảnh (album)
Tìm kiếm bản trình chiếu trong máy tính hoặc trên mạng.
Mở một tệp trắng mới (Blank Presentation)
C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N
Chọn một kiểu Slide
(Slide Layout)
Mở một tệp mới sử dụng mẫu (template) sẵn có
Vào mục From design template
Chọn một kiểu Template
Khi đó tất cả các slide của bản trình diễn đều có mẫu đã chọn.
Cửa sổ làm việc của PowerPoint 2003
Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa
C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
C3: Vào menu File/Open…

1. Chọn nơi chứa tệp
2. Chọn tệp cần mở
3. Bấm nút Open để mở tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp
Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S
C3: Vào menu File/Save
Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.
Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước.
Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)
Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.
Vào menu File/Save As...
1. Chọn nơi ghi tệp
2. Gõ tên mới cho tệp
3. Bấm nút Save để ghi tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp

Thoát khỏi PowerPoint
C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.
C3: Vào menu File/Exit
Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn:
Yes: ghi tệp trước khi thoát,
No: thoát không ghi tệp,
Cancel: huỷ lệnh thoát.
Gõ văn bản trong PowerPoint
Trên slide: nhập ký tự vào những hộp văn bản (text box)
Các ký tự trong mỗi textbox có thể được định dạng trên thanh công cụ Formatting hoặc qua menu Format/Font... tương tự như Word.
Có thể tạo thêm text box (menu Insert/Text box) và đặt chúng ở những vị trí mong muốn bằng cách di chuột vào viền text box, nhấn giữ trái chuột và di đến vị trí mới.
(Có thể dùng các phím mũi tên để di chuyển text box).
Đề mục - Bullets and Numbering…
- Promote: giảm mức
- Demote (Tab)
tăng mức
Có thể tùy biến bullets (Format  Bullets and Numbering…)!
Trên thanh Formating
Các chế độ xem bản trình diễn
Có 3 chế độ xem bản trình diễn. Có thể chọn các chế độ này thông qua menu View hoặc kích chuột vào các nút ở góc dưới bên trái màn hình:
Thêm slide vào bản trình diễn
C1: Ấn tổ hợp phím Ctrl+M
C2: Nút New Slide trên thanh Formating.
Nút New Slide thuộc thanh công cụ Formatting
C3: Vào menu Insert/New Slide…
Slide mới sẽ đứng ngay sau slide hiện tại.
Nếu muốn thêm 1 slide giống hệt slide hiện tại về cả nội dung và định dạng:
Vào menu Insert/Duplicate Slide
Xóa và thay đổi thứ tự các slide
Chọn chế độ xem Slide Sorter View

Để xóa: kích chuột trái chọn slide cần xóa rồi bấm nút Delete trên bàn phím.
Để thay đổi thứ tự slide: kích chuột trái vào slide, giữ và di đến vị trí mới rồi nhả chuột
Ta chọn Slide, chột phải chọn Hide Slide để ẩn.
Ta có thể chọn chức năng Rehearse Timings để trình chiếu thử (tính được thời gian).
Tạo link giữa các trang
Chuột phải vào khung của Slide cần kết nối, chọn
Action Setting.
Trong cửa sổ hiện ra: Chọn Hyperlink to chọn Slide...
Chọn Slide cần kết nối.
Nhấn OK.
Tạo nút cho Slide
Vào Slide/Action Buttons, chọn nút cần tạo.
Thực hiện vẽ nút.
Thực hiện kết nối như mục tạo link.
Trình diễn
C1: Ấn phím F5
C2: Vào menu View/Slide Show
C3: Vào menu Slide Show/View Show
Trình diễn (cont)
Khi trình diễn, muốn:
Nhảy đến 1 slide khác không liền kề: Nháy chuột phải, chọn Go/By Title...
Sử dụng bút đánh dấu những mục cần lưu ý: Nháy chuột phải, chọn Pointer Options/Ink Color...
Để thoát khỏi chế độ trình diễn (show), ấn phím Esc
Chèn ký tự đặc biệt vào text box
Nhiều khi muốn chèn các ký tự đặc biệt vào đoạn văn bản mà trên bàn phím không có:
Đặt con trỏ chuột tại nơi muốn chèn ký tự đặc biệt
Vào menu Insert/Symbol...
Chọn Font chứa các ký tự đặc biệt, khung bên dưới sẽ liệt kê các ký tự đặc biệt của font vừa chọn
Chọn ký tự đặc biệt rồi nhấn nút Insert để chèn vào văn bản
Chèn ảnh vào slide
Vào menu Insert/Picture
Chèn ảnh từ kho ảnh của Microsoft Office
Chèn chữ nghệ thuật
Chèn ảnh từ 1 tệp ảnh trên ổ đĩa

Lưu ý: Ảnh, đồ thị... có thể được chèn vào slide bằng cách copy trực tiếp từ một chương trình khác như Word, Excel, ...
Thanh công cụ Drawing
Sử dụng thanh công cụ Drawing chèn vào slide các đối tượng ảnh, các text box và định dạng chúng.
Để hiển thị thanh công cụ Drawing, vào menu View/Toolbars/Drawing
Chèn âm thanh và đoạn phim
Vào menu Insert/Movies and Sounds
Chèn đoạn phim: từ CSDL Office, từ 1 tệp trên ổ đĩa
Chèn âm thanh: từ CSDL Office, từ 1 tệp trên ổ đĩa
Chèn âm thanh: từ ổ đĩa CD, ghi âm thanh từ Mic
Chèn đồ thị vào slide
Vào menu Insert/Chart... Một đồ thị mặc định hiện ra cùng với bảng dữ liệu. Sửa bảng dữ liệu để có đồ thị mong muốn.
Menu hiện ra khi nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị
Lưu ý: Có thể vẽ đồ thị trong Excel rồi copy và dán vào slide
Chọn kiểu đồ thị
Chọn định dạng tiêu đề, chú giải, ...
Chèn bảng vào slide
Vào menu Insert/Table...
Nhập số cột
Nhập số hàng
Menu hiện ra khi bấm nút Table trên thanh công cụ Tables and Borders
Thêm cột vào:
bên trái,
bên phải
Thêm hàng vào:
bên trên,
bên dưới
Xóa cột
Xóa hàng
Nhập ô
Chia ô
Thao tác với quan hệ giữa các đối tượng
Nhóm các đối tượng thành 1 khối:
Chọn các đối tượng (Shift + Left click)
Nháy chuột phải trên chúng, chọn Grouping/Group
Đưa 1 đối tượng hiện xuống phía sau các đối tượng khác:
Nháy chuột phải trên đối tượng, chọn Order/Send to back
Thay đổi mẫu (template) bản trình diễn
Vào menu Format/Slide Design
Chọn một kiểu Template,

Tùy chỉnh nền (background)
Vào menu Format/Background...
Chọn nền cho slide (có thể sử dụng ảnh để làm nền).
Áp dụng cho tất cả các slide
Áp dụng cho slide hiện tại
Hủy thôi không áp dụng
Xem trước trên slide thực trước khi áp dụng
Khung xem trước
Tạo các đầu trang và chân trang
(header and footer)
Vào menu View/Header and Footers...
Thêm ngày, giờ
Tự động cập nhật ngày, giờ hiện tại
Cố định ngày, giờ
Thêm số thứ tự slide
Thêm chuỗi ký tự vào chân slide
Không hiển thị các lựa chọn trên ở slide tiêu đề
Áp dụng cho tất cả các slide
Áp dụng cho slide hiện tại
Hủy thôi không áp dụng
Khung xem trước

Tạo hiệu ứng động cho các đối tượng trên slide (Custom Animation)
Để làm xuất hiện công cụ Custom Animation, vào menu Slide Show/Custom Animation.
Chọn đối tượng (đoạn văn bản, ảnh...), kích chuột vào nút Add Effect trong hộp thoại tạo hiệu ứng, chọn hiệu ứng thích hợp.
Ta có thể chỉnh được thứ tự xuất hiện của các đối tượng và cách xuất hiện của các đối tượng bằng cách tinh chỉnh trong phần Modify: Blinds.
Hiệu chỉnh hiệu ứng.
Các loại hiệu ứng.
Hiệu ứng xuất hiện: Entrance.
Hiệu ứng nhấn mạnh: Emphasis.

Hiệu ứng biến mất: Exit.
Hiệu ứng chuyển động theo đường: Motion Paths.
Hiệu chỉnh các hiệu ứng
Tạo hiệu ứng động khi chuyển slide
Vào menu Slide Show/Animation Schemes

Chọn kiểu hiệu ứng động
Áp dụng cho tất cả các slide
Xem trước hiệu ứng
Tự động sau 1 khoảng thời gian
Slide Master
Slide Master là bản thiết kế template, chứa các thông tin về template bao gồm: font chữ, vị trí và kích thước các text box, thiết kế nền và phối màu.
Mục đích của Slide Master là tạo một sự thay đổi toàn diện trên tất cả các slide của bản trình diễn.
Thay đổi font và kiểu đề mục  Chèn ảnh, logo
Thay đổi vị trí, kích thước, định dạng của các text box
Font styles for title, body, and footer text
Placeholder positions for text and objects
Bullet styles
Background design and color scheme
Slide Master (cont)
Để hiện Slide Master: menu View/Master/Slide Master
Định dạng trang
Chiều rộng
Vào menu File/Page Setup...
Chiều cao
Đánh số slide bắt đầu từ ...
Hướng của slide trong các chế độ View: Normal, Sorter, Show
Portrait: xoay dọc
Landscape: xoay ngang
Hướng của bản trình diễn trong các chế độ View: Notes, Handouts, Outline
Chọn mục đích sử dụng Slide

In bản trình diễn
In tất cả
Vào menu File/Print… (Ctrl+P)
In slide hiện tại
In các slide được nhập vào
Số bản in
Chọn các thông số của máy in: khổ giấy in (chọn A4), độ phân giải,…
Chọn chế độ in: Slides, Handouts, Notes Pages, Outline View
Số slide/1 trang giấy (A4)

Đóng gói Slide
Nếu trường hợp trình chiếu trên các máy khác không có các File, tệp ảnh sử dụng trong các Slide, hoặc máy trình chiếu không có chương trình Power Point ta sử dụng thao tác đóng gói cho Slide.
Vào File/Package for CD...
Chọn Copy to Folder... để đóng gói vào thư mục.
Chọn Copy to CD... để đóng gói vào đĩa CD.
Chọn Close để thoát.
Để sử dụng File đóng gói: Kích vào thư mục đóng gói chọn tệp Play.
THỰC HÀNH – Step 1
Tạo một bản trình diễn mới sử dụng Template, chọn kiểu slide đầu tiên là Title
Title:
Tiêu đề của bài thuyết trình.
Nhập vào “Làm quen với PowerPoint 2000”.
Subtitle:
Người trình bày,…
Nhập vào Họ tên bạn.

THỰC HÀNH – Step 2
Thêm một slide có kiểu là Title and Text
Title:
Tiêu đề của slide.
Nhập vào “Giới thiệu PowerPoint 2000”.
Text:
Nhập vào 3 mục như hình bên

THỰC HÀNH – Step 3
Thêm một slide nữa cũng có kiểu là Title and Text, có nội dung sau.

Hãy thử trình diễn (F5) rồi ấn ESC
THỰC HÀNH – Step 4
Thêm một slide nữa cũng có kiểu là Title and Text, có chèn các hình ảnh và text box như sau.
Ảnh trong Clip Art
Text box
AutoSharps/Block Arrows
Hãy gộp nhóm các đối tượng để di chuyển đến vị trí mới rồi lại tách chúng ra!
THỰC HÀNH – Step 5
Tạo hiệu ứng động để các thành phần của slide này hiện ra lần lượt theo đúng trình tự.
Thiết lập Header and Footer!
THỰC HÀNH – Step 6
Chọn Master Slide, định dạng nó để áp dụng cho tất cả các slide:
Vị trí, kích thước các text box ở phần Title, Body, Header and Footer
Font chữ, kích thước chữ của từng text box, từng mức đề mục
Hiệu ứng động cho từng đối tượng
Hãy đóng Master Slide rồi thử trình diễn
Tạo hiệu ứng động khi chuyển các slide
Ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng
Càng ít chữ càng tốt.
Chữ càng to càng tốt.
Dòng càng ngắn càng tốt.
Ít hơn 10 dòng/slide.
Màu sắc, âm thanh, hiệu ứng hài hòa.
Khi trình chiếu có thể chèn một Slide trắng để tạm dừng trình diễn bằng cách nhấn nút “B” hoặc “W”.
Một gợi ý khi làm slides
Một gợi ý khi trình diễn
Chuẩn bị trước kịch bản.
Chọn vị trí hợp lý, hướng về phía khán giả.
Đừng nhìn và đọc từ slides.
Đừng lật qua lật lại các slides.
Tập trung vào chủ đề chính.
Cái gì sẽ đọng lại trong khán giả?
Đừng ngại hỏi/đáp, thảo luận.
Điều khiển thời gian hợp lý.
Thà cắt bớt nội dung còn hơn bị quá giờ.
Chúc