Giáo trình các thao tác cơ bản để soạn thảo văn bản

10/04/2009
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
Mục tiêu bài học :
Giúp học viên có khả năng định dạng một tài liệu như : Thay đổi khổ giấy và chiều văn bản , thay đổi lề, định dạng ký tự, định dạng đọan văn, tạo danh sách liệt kê, tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang…
10/04/2009
1. Giới thiệu
Định dạng văn bản gồm hai phần chính :

Định dạng ký tự để qui định hình dạng từng ký tự

Định dạng đoạn để qui định hình thức trình bày cho từng đoạn văn bản

BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
2. Định dạng ký tự
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
2.1 Thanh công cụ Formatting
Style : Thay đổi kiểu chữ
Font : Thay đổi Font chữ
Size : Thay đổi kích thước Font
Bold : Bật/tắt chế độ chữ đậm
Italic : Bật /tắt chế độ chữ nghiên
UnderLine : Bật / tắt chế độ chữ gạch chân
Left : Căn sát lề trái
Center : Căn chính giữa
Right : Căn sát lề phải
Justify : Giãn đều theo cả lề phải và lề trái
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
2.2 Định dạng phông chữ (Font)
Đánh dấu đoạn văn bản cần định dạng (Font)
Chọn phông chữ
Chọn tên phông chữ phù hợp
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
Đánh dấu đoạn văn bản cần thay đổi cỡ chữ
Chọn cỡ chữ hoặc nhập cỡ chữ vào size trong thanh công cụ
Hoặc là :
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + [ để giảm đều cỡ chữ
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + ] để tăng đều cỡ chữ

2.3 Thay đổi cỡ chữ
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
* In nghiêng :
Nhấn nút trên thanh công cụ Formatting
Vào Format/Font. Trong danh sách Font style chọn Italic và nhấn Ok
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + I
2.4 Tạo chữ in nghiêng, in đậm, gạch chân
* In đậm
Nhấn nút trên thanh công cụ Formatting
Vào Format/Font. Trong danh sách Font style chọn Bold và nhấn Ok
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + B
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
* Gạch chân:
Nhấn nút trên thanh công cụ Formatting
Vào Format/Font. Trong danh sách Font style chọn Underline và nhấn Ok
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + U
2.4 Tạo chữ in nghiêng, in đậm, gạch chân (tiếp)
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
2.5 Định dạng chữ thông qua hộp thoại Font
Thẻ Font : chứa các chức năng định dạng văn bản
Thẻ Character Spacing : cho phép thay đổi khoảng cách giữa các ký tự
Thẻ Text Effects : cho phép làm hoạt hình dòng chữ
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
2.6 Áp dụng chữ hoa đầu đoạn (Drop Cap)
Chúng ta thường viết hoa chữ cái đầu đọan hoặc đầu câu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, ta muốn chữ cái đầu đoạn phải có hiệu ứng đặc biệt. Ví dụ chữ cái đầu đoạn
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
2.6 Áp dụng chữ hoa đầu đoạn (tiếp)
Các bước thực hiện :
Đặt con trỏ vào đọan cần thực hiện
Chọn menu FormatDrop cap  Xuất hiện hộp thọai
Chọn mẫu tương ứng
Xác định số dòng mà ký tự này chiếm chỗ tronghộp Line to drop
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
2.7 Áp dụng các màu khác nhau cho văn bản
Các bước thực hiện :
Đánh dấu đoạn văn bản muốn đổi màu chữ
Nhấn nút Font Color và chọn màu
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
2.8 Sao chép định dạng ký tự
Các bước thực hiện :
Chọn vùng văn bản muốn sao chép định dạng
Nhấn nút Format Painter
Đánh dấu chọn văn bản muốn áp dụng định dạng
Trường hợp muốn sử dụng sao chép định dạng nhiều lần thì nhấn đúp chuột vào nút Format Painter
Hủy bỏ việc sao chép định dạng bằng cách nhấn phím ESC
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
3. Định dạng đoạn văn bản
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
3.1 Áp dụng lựa chọn căn lề
 Căn lề nhanh bằng nút căn lề trên thanh công cụ
 Sử dụng hộp thoại Paragraph
- Mở lệnh Format
> Chọn Paragraph
> Nhấn chuột vào nhóm lệnh Indents and Spacing
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
3.2 Thay đổi khoảng cách giữa hai đoạn văn bản
 Sử dụng hộp thoại Paragraph
Đặt độ giãn cách giữa các đoạn văn bản trong Before / Affer
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
3.3 Sử dụng dấu nhảy cột Tab để căn chỉnh đoạn văn bản
Thông thường, khi chúng ta nhấn phím Tab trên bàn phím thì con trỏ nhập văn bản sẽ “nhảy” sang phải một khỏang cách nhất định.
Trên cơ sở đó MS Word tạo ra dấu Tab cho phép con trỏ “nhảy” đến một vị trí xác định (Tab stop), đồng thời thực hiện việc căn chỉnh đoạn văn bản từ vị trí đó theo hướng : trái, phải, giữa hoặc căn theo dấu phân cách phần thập phân.
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
3.3 Sử dụng dấu nhảy cột Tab để căn chỉnh đoạn văn bản
Các loại Tab thông thường
Tab trái : văn bản xuất hiện bên phải vị trí đặt Tab
Tab giữa : văn bản được căn giữa vị trí đặt Tab
Tab phải : văn bản xuất hiện bên trái vị trí đặt Tab
Tab thập phân : dùng để căn các số theo kí hiệu thập phân
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
3.3 Sử dụng dấu nhảy cột Tab để căn chỉnh đoạn văn bản
Các bước thực hiện :
Chọn đọan văn bản muốn đặt dấu Tab
Click vào biểu tượng dấu Tab ở đầu mút trái của thước kẻ cho đến khi hiện biểu tượng dấu Tab thích hợp.
Click vào 1 vị trí thích hợp trên thước ngang để xác định độ dài của Tab
Chọn menu FormatTabs để xác định dạng thể hiện của Tab. Hộp thoại như sau :
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
3.3 Sử dụng dấu nhảy cột Tab để căn chỉnh đoạn văn bản
Vùng Alignment : chọn kiểu căn lề
Vùng Leader : chọn kí hiệu cho Tab
Nhấn nút Set để đặt vị trí Tab mới
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
4. Danh sách liệt kê
Danh sách liệt kê đầu dòng là một dãy liên tiếp các đoạn văn bản được đánh dấu bằng các gạch đầu dòng, chấm tròn, dấu sao,..
Nếu dãy danh sách liên tiếp đoạn văn bảng được liệt kê bằng cách thêm số thứ tự 1,2,3… hay a, b, c ,… tại đầu dòng mỗi đoạn ta được danh sách liệt kê đánh số thứ tự
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
4.1 Tạo danh sách liệt kê gạch đầu dòng
Di chuyển con trỏ nhập văn bản đến vị trí muốn tạo danh sách liệt kê.
Nhấn nút Bullets trên thanh công cụ
Nhập nội dung đoạn văn
Nhấn Enter và tiếp tục nhập nội dung
Nhấn Enter hai lần để kết thúc
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
4.2 Tạo danh sách liệt kê đánh số
Di chuyển con trỏ nhập văn bản đến vị trí muốn tạo danh sách liệt kê.
Nhấn nút Numbering trên thanh công cụ
Nhập nội dung đoạn văn
Nhấn Enter và tiếp tục nhập nội dung
Nhấn Enter hai lần để kết thúc
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
4.3 Thay đổi kiểu kí tự đầu dòng
Đặt con trỏ văn bản vào vị trí bất lý trong danh sách
Mở bảng lệnh Format -> chọn Bullets and Numbering
Chọn thẻ Bulleted. Nhấn chọn một trong các kiểu có sẵn.Hoặc nhấn nút Customize để chọn ký tự trong bảng
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
4.4 Thay đổi kiểu dạng số thứ tự
Đặt con trỏ văn bản vào vị trí bất lý trong danh sách số thứ tự
Mở bảng lệnh Format -> chọn Bullets and Numbering
Chọn thẻ Numbered. Nhấn chọn một trong các kiểu có sẵn.Hoặc nhấn nút Customize để định dạng số thứ tự
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
5 Định dạng tài liệu
Thay đổi chiều văn bản và khổ giấy
Thay đổi mép lề tài liệu : lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới
Chèn xóa dấu ngắt trang
Huỷ bỏ ngắt trang
Chèn các trường thông tin vào đầu trang
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
Chọn File -> Chọn Page Setup -> Chọn thẻ Page Size trên hộp thoại Page Setup
5.1 Thay đổi chiều văn bản và khổ giấy
Chọn hướng giấy dọc/ngang
Chọn khổ giấy
Xem trước khuôn dạng
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
Chọn File -> Chọn Page Setup -> Chọn thẻ Margin trên hộp thoại Page Setup
Gõ trực tiếp giá trị của lề giấy Top, Right, Left và Bottom
5.2 Thay đổi mép lề tài liệu
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
Đặt vị trí con trỏ tại vị trí cần sang trang
Mở Insert -> Chọn Break -> Chọn nút Page break -> Ok
5.3 Chèn xóa dấu ngắt trang
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
5.4 Hủy dấu ngắt trang
Việc hủy bỏ ngắt trang đơn giản chỉ là việc xóa bỏ đi ký tự ngắt trang. Để thấy rõ việc ngắt trang ta cần hiển thị văn bản ở chế độ Normal
Cách thực hiện :
Đặt con trỏ tại dòng cuối cùng của trang trên và nhấn phím Delete liên tục cho đến khi các dòng của trang dưới được di chuyển lên trang trên.
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
5.5 Tiêu đề đầu - cuối trang (Header và Footer)
Thêm tiêu đề đầu trang và cuối trang
Mở lệnh View ->. chọn Header and Footer
Nhập nội dung vào phần không gian dành cho Header và Footer
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
5.6 Chèn các trường thông tin vào đầu trang, chân trang
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
5.7 Thiết lập đánh số trang tự động
Chọn Insert -> Chọn Page Number -> Trên hộp thoại Page Number ta thực hiện :
- Trong Position : chọn vị trí hiển thị số trang
- Trong Alignment : chọn vị trí đặt số trang
- Nếu không muốn hiển thị số trang ở trang đầu tiên thì không check ô Show number on first page
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
5.7 Thiết lập đánh số trang tự động (tiếp)
Để đánh số thứ tự trang bắt đầu từ một số khác 1
Chọn Insert -> Chọn Page Number
Nhấn nút Format
- Trong hộp Start at, nhập số chỉ đầu tiên
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
10/04/2009
5.8 Chỉnh sửa/xóa bỏ số trang tự động của tài liệu
Số trang sau khi chèn nằm trong vùng Header and Footer, để chỉnh sửa/xoá ta nhấn đúp lên số trang làm xuất hiện Header and Footer, sau đó ta có thể chỉnh sửa số trang hoặc xoá bỏ số trang
BÀI 3 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG