Giáo trinh Access

Doanh nghiệp tư nhân thanh sơn

Giáo trình: Microsoft Access

I,Microsoft Access
1, Khởi động Access
Vµo Start  Programs  Microsoft Access.
Më biÓu t­îng trªn mµn h×nh nÒn Desktop.
Khi ®ã hép tho¹i Access hiÖn lªn ta chän Blank Access database vµ chän OK. Sau ®ã hiÖn lªn cña sæ File New Database:
+ Save in: chän ®Þa chØ muèn l­u.
+ File name: nhËp tªn CSDL
sau ®ã chän Create.
2, Thoát khỏi Access
Nháy chuột vào Close góc phải màn hình chính.
Vào menu File ? chọn Exit.
Nháy kép vào biểu tượng của chương trình ở góc trên trái màn hình.
Kích phải chuột vào thanh tiêu đề của chương trình ? Close.
ấn tổ hợp phím Alt + F4.
3. Mở một tài liệu có sẵn:
B1: Vào menu File ? Chọn Open
B2: trong hộp thoại Open
Look in: địa chỉ File muốn mở
Kích chuột vào tài liệu nào mà ta cần mở.
B3: ấn Open.
* Có thể thực hiện bước 1 bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + O (hoặc nháy biểu tượng Open trên thanh công cụ Standard)
II, Tables
1,Tạo bảng
Chọn đối tượng Table
sau đó chọn “ Create
table in Design view ”.
Hộp thoại xuất hiện:
- Field Name: nhập tên trường
- Data Type: Chọn kiểu dữ liệu cho trường.
- Description: Nhập chú thích cho trường.
Khai báo cấu trúc của bảng
ta ghi vào CSDL: FileSave.
Sau đó nhập tên bảng và chọn OK.

II, Tables
1,Tạo bảng(t)
Một số thuộc tính cho trường
Field size: Để thiết lập kích thước dữ liệu.
Format: Để thiết lập định dạng dữ liệu khi hiển thị.
Input Mark: Thiết lập mặt nạ nhập dữ liệu cho các trường.
Default Value: Để thiết lập giá trị ngầm định cho trường
Caption: Thiết lập tiêu đề cột mà trường đó hiển thị.
Validation Rule: Thiết lập điều kiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu
Required: Để yêu cầu phải nhập dữ liệu cho trường





Một số kiểu dữ liệu của trường
II, Tables
2,Tạo khóa cho các trường
Trong một bảng dữ liệu một trường có tính chất không được phép nhập dữ liệu giống nhau cho các bản ghi thì trường đó có tính chất khoá.
Trong Access mỗi bảng chỉ được tạo một trường khóa duy nhất và gọi là Primany Key.
- Cách tạo khoá:
Chọn trường cần tạo khoá.
Vào Edit/Primany Key
Hoặc kích biểu tượng




II, Tables
3,Sửa cấu trúc bảng và nhập dữ liệu
Tại cửa sổ Database. Chọn bảng cần làm việc
Nút : mở bảng để xem và nhập dữ liệu
Nút : mở bảng ở chế độ xem và sửa cầu trúc.
Nút : Tạo một bảng mới.
Nút : Xóa bảng.

II, Tables
4, Thiết lập quan hệ giữa các bảng.
B1: Vào Tool chọn RilationShips (hoặc kích vào biểu tượng RilationShips ). Hộp thoại Show Table hiện lên.
B2: Add các bảng cần thiết lập quan hệ ở hộp thoại sau và chọn Close.
Chú ý: Nếu không hiện
hộp thoại ta kích vào
biểu tượng .
III, Sử dụng Query
Truy vấn trong Access cho phép thực hiện hầu hết các công việc như:
- Truy cập dữ liệu từ một bảng hoặc nhiều bảng để hiện thị những bản ghi thoả mãn những điều kiện nào đó.
-Tính toán các trường dữ liệu trên bảng.
-Thêm, sửa và xoá các bản ghi từ các bảng

III, Sử dụng Query
Các loại Query (Truy vấn)
- Select Query
- Update Query
- CrossTab Query
- Make Table Query
- Append Query
- Delete Query

1, Select Query
a, Tạo truy vấn bằng Wizard
- B1: chọn thành phần Query và
chọn nút New
Sau đó hộp thoại xuất hiện
- B2: chọn Simple Query Wizard
OK. Hộp thoại Simple Query Wizard
- B3: Trong hộp thoại Simple Query Wizard
+ Table/Query : chọn bảng để lấy các trường.
+ Available Fields: chứa các trường của bảng được chọn Table/Query.
+ Select Fields: chứa các trường đã được chọn.
B4: chọn Next và nhập tên cho truy vấn sau đó chọn Finish.
b, Tạo truy vấn bằng Design View
- B1: chọn thành phần Query và
chọn nút New
Sau đó hộp thoại xuất hiện
B2: chọn Design View OK.
Hộp thoại xuất hiện
- B3: Trong hộp thoại Show Table chọn các bảng cần lấy các trường cho truy vấn. Sau đó chọn Close ta có của sổ:
b, Tạo truy vấn bằng Design View
B4:
+ Field:chọn các trường cần xuất hiện khi truy vấn (kích chọn)
+ Table: Cho biết tên bảng chúa trường trong mục Field.
+ Sort: nếu cần sắp xếp các bản ghi theo trường nào đó.
+ Show: đánh dấu để trường đó xuất hiện khi chay truy vấn.
+ Criteria: nhập điều kiện cho các bản ghi xuất hiện.
+ Or: nhập điều kiện hoặc.
B5: Ghi truy vấn lên đĩa (Lưu).
B6: Chạy truy vấn (Query/Run)

Một số phép toán dùng để đặt điều kiện truy vấn
c, Sử dụng Query Select để tạo trường mới.
Để tạo thêm một trường mới ta thực hiện theo cú pháp. Tại dòng Field:
:
VD: để tạo thêm trường DTB= (DT + DL +DH)/3. Ta thực hiện như sau:
DTB= ([DT] + [DL] + [DH] )/3
Một số hàm sử dụng trong truy vấn
d, Truy vấn theo nhóm để thống kê dữ liệu
- B1: chọn thành phần Query và
chọn nút New
Sau đó hộp thoại xuất hiện
B2: chọn Design View OK.
Hộp thoại xuất hiện
- B3: Trong hộp thoại Show Table chọn các bảng cần lấy các trường cho truy vấn. Sau đó chọn Close ta có của sổ:
d, Truy vấn theo nhóm để thống kê dữ liệu
B4: vào View chọn Totals
B5: đặt các tuỳ chọn thống kê
+ Field: đặt các trường thống kê.
+ Total: sử dụng các lựa chọn thống kê.
Group by: chọn cột cần nhóm dữ liệu.
Hàm thống kê: chọn cột cần tính toán dữ kiện.
Expression: chọn cho việc thành lập trường mới để thống kê.
+ Criteria: nhập điều kiện cho các bản ghi xuất hiện.
+ Or: nhập điều kiện hoặc.
B6: Ghi truy vấn lên đĩa (Lưu).
B7: Chạy truy vấn (Query/Run)

e, Truy vấn Select để hỏi đáp
- Khi điều kiện của truy vấn có thể biến đổi theo mỗi lần chạy, ta nên tạo ra các truy vấn hỏi đáp. Giá trị của điều kiện ta phải nhập vào mỗi lần chay truy vấn đó.
Nếu có một điều kiện trên trường truy vấn ta chỉ cần thêm vào dòng điều kiện Criteria theo cú pháp: [ Câu hỏi đáp ? ]
Nếu điều kiện phức tạp ta phải thực hiện sinh một trường hỏi đáp mới theo cú pháp:
Tại dòng Field ::

2, CrossTab Query
a, Tạo truy vấn bằng Wizard
- B1: chọn thành phần Query và
chọn nút New
Sau đó hộp thoại xuất hiện
- B2: chọn CrossTab Query Wizard
OK. Hộp thoại xuất hiện chọn bảng cần thống kê. Sau đó chọn Next.
B3: Chọn duy nhất một trường làm tiêu đề dòng( Row Heading) và chọn Next .
B4: Chọn duy nhất một trường làm tiêu đề cột ( Column Heading) và chọn Next .

a, Tạo truy vấn bằng Wizard
B5:
+ Fields: chọn tiếp trường để thống kê dữ liệu.
+ Function: chọn hàm thống kê.
B6: Chọn nextFinish.
Chú ý: Để thống kê được dữ liệu bằng truy vấn CrossTab ta cần 3 trường:
+ Một trường làm tiêu đề dòng cho bảng thống kê.
+ Một trường làm tiêu đề cột cho bảng thống kê.
+ Một trường làm giá trị bảng thống kê (Value) bằng một hàm thống kê nào đó.
b, Truy vấn bằng Design View
- B1: chọn thành phần Query và
chọn nút New
Sau đó hộp thoại xuất hiện
B2: chọn Design View OK.
Hộp thoại xuất hiện
- B3: Trong hộp thoại Show Table chọn các bảng cần lấy các trường cho truy vấn. Sau đó chọn Close ta có của sổ:
b, Truy vấn bằng Design View
B4: vào Query chọn CrossTab Query
B5: đặt các tuỳ chọn thống kê
+ Field: Chọn trường cần tạo mới.
+ Total: tương ứng với hai trường làm tiêu đề dòng và cột của bảng (Row Heading, Column Heading) ta phải chọn Group By và trường cần thống kê giá trị chọn hàm tương ứng.
+ CrossTab: ứng với trường làm tiêu đề dòng chọn Row Heading, ứng với trường làm tiêu đề dòng chọn Column Heading và trường cần thống kê chọn Value.
B6: Ghi truy vấn lên đĩa (Lưu).
B7: Chạy truy vấn (Query/Run)

3, Update Query
- B1: chọn thành phần Query và
chọn nút New
Sau đó hộp thoại xuất hiện
B2: chọn Design View OK.
Hộp thoại xuất hiện
- B3: Trong hộp thoại Show Table chọn các bảng cần lấy các trường cho truy vấn. Sau đó chọn Close ta có của sổ:
3, Update Query
B4: vào Query chọn Update Query
B5: đặt các tuỳ chọn thống kê
+ Field: Chọn trường cần cập nhật dữ liệu.
+ Table: xuất hiện bảng chọn trường cần thống kê
+ Update: nhập công thức cần cập nhật cho trường.
+ Criteria: nhập điều kiện cho các bản ghi cần cập nhật (Nếu không thi thôi).
B6: Ghi truy vấn lên đĩa (Lưu).
B7: Chạy truy vấn (Query/Run)
Chú ý: Khi chạy truy vấn Update máy đưa ra hộp thoại thông báo đã cập nhật được bao nhiêu bản ghivào bảng dữ liệu nguồn.

4, Make Table
- B1: chọn thành phần Query và
chọn nút New
Sau đó hộp thoại xuất hiện
B2: chọn Design View OK.
Hộp thoại xuất hiện
- B3: Trong hộp thoại Show Table chọn các bảng cần lấy các trường cho truy vấn. Sau đó chọn Close ta có của sổ:
B4: vào Query chọn Make Table Query
B5: Xuất hiện hộp thoại Make Table:
+ Table Name: nhập tên bảng mới
+ Current Database: ghi bảng vào CSDL hiện tại.
+ Another Database: ghi bảng vào CSDL khác.
Sau đó nhấn OK
+ Field: Chọn trường cần tạo vào bảng mới.
+ Table: xuất hiện bảng chọn trường cần thống kê
+ Criteria: nhập điều kiện (Nếu không thi thôi).
B6: Ghi truy vấn lên đĩa (Lưu).
B7: Chạy truy vấn (Query/Run)
Chú ý: Muốn xem kết quả ta mở thành phần Table của cửa sổ CSDL.

4, Make Table
5, Append Query
- B1: chọn thành phần Query và
chọn nút New
Sau đó hộp thoại xuất hiện
B2: chọn Design View OK.
Hộp thoại xuất hiện
- B3: Trong hộp thoại Show Table chọn các bảng cần lấy các trường có DL cần ghép(B2). Sau đó chọn Close ta có của sổ:
B4:
+ Field: Chọn trường ở B2 cần đưa DL vào B1.
+ Table: chọn bảng B2
+ Criteria: nhập điều kiện (Nếu không thi thôi).
Sau đó vào Query chọn Append Query
B5: Xuất hiện hộp thoại Append Table:
+ Table Name: Chọn bảng muốn ghép (B1).
+ Current Database: ghi bảng vào CSDL hiện tại.
+ Another Database: ghi bảng vào CSDL khác.
Sau đó nhấn OK
B6: Ghi truy vấn lên đĩa (Lưu).
B7: Chạy truy vấn (Query/Run)
Chú ý: Muốn xem kết quả ta mở thành phần Table

6, Delete Query
- B1: chọn thành phần Query và
chọn nút New
Sau đó hộp thoại xuất hiện
B2: chọn Design View OK.
Hộp thoại xuất hiện
- B3: Trong hộp thoại Show Table chọn các bảng cần xoá DL. Sau đó chọn Close ta có của sổ:
B4: Sau đó vào Query chọn Delete Query
+ Field: Chọn trường cần đưa điều kiện để xoá.
+ Criteria: nhập điều kiện (Nếu không thi thôi).
B5: Ghi truy vấn lên đĩa (Lưu).
B6: Chạy truy vấn (Query/Run).



Sau đó xuất hiện hộp thoại thông báo nhấn chọn Yes để xoá các bản ghi thoả mãn điều kiện.
Chú ý: Muốn xem kết quả ta mở thành phần Table.

IV, Sử dụng mẫu biểu (Form)
Biểu mẫu(Form) là một cửa sổ, nhằm thiết kế giao diện giữa người dùngvà chương trình ứng dụngmột cách trực quan và mềm dẻo. Gồm 4 loại Form:
- Columnar ( Dạng cột)
- Tabular (Dạng bảng)
- Datasheet (Dạng bảng tính)
- Justifield (Sắp chữ)

1,Thiết kế Form bằng công cụ Form Wizard
B1: Chọn thành phần Form trên thanh Objects. Sau đó chọn New /Form Wizard
và chọn bảng hoặc
Query cần đặt lên Form.
- B2: Chọn Ok
B3:Dùng các nút “>” để chọn từng trường và các nút “>>” để đặt tất cả các trường lên Form.
B4: Chọn Next.
1,Thiết kế Form bằng công cụ Form Wizard
B5: Chọn kiểu để sắp
xếp các trường
trên FormNext



B6: Chọn màu
nền cho Form Next
Finish
1,Thiết kế Form bằng công cụ Form Wizard
2,Thiết kế Form bằng Design View
Form có cấu trúc gồm 5 thành phần:
- Form Header : tiêu đề trên của Form.
- Detail : phần chính của Form.
- Form Footer : tiêu đề dưới của Form.
- Page Header : tiêu đề trên của trang khi in Form.
- Page Footer : tiêu đề dưới của trang khi in Form.
Chú ý: tiêu đề không xuất hiện khi chạy Form mà chỉ xuất hiện khi in.


2,Thiết kế Form bằng Design View
B1: Chọn thành phần Form trên thanh Objects. Sau đó chọn New / Design View
và chọn bảng hoặc
Query cần đặt lên Form.
B2: Chọn Ok, xuất hiện
hộp thoại sau:

B3: vào View  Form Header/Footer
2,Thiết kế Form bằng Design View
B4: thiết kế tiêu đề trên và tiêu đề dưới bằng cách kích vào nút Label và đưa chuột vào vùng tiêu đề, rê để được một hình chữ nhật . Sau đó gõ tiêu đề.
B5: Chọn các trường và kéo vào phần còn trống trong phần chính của Form (Detail)
Chú ý: Muốn chạy Form vào View chọn Form View. Nếu muốn sửa Form vào View chọn Design View.
V, Tạo báo cáo (Report)
Trong Access, Report là một biểu mẫu đặt biệt được thiết kế cho mục đích in ấn dữ liệu từ các bảng và truy vấn. Hơn thế nữa Repost còn cho phép thống kê, nhóm dữ liệu một cách tiện lợi. Có 2 cách tạo Repost
- Tạo bằng Report Wizard
- Tạo bằng Label Wizard
- Tạo bằng Design View
1,Thiết kế bằng công cụ Report Wizard
B1: Chọn thành phần Report
trên thanh Objects. Sau đó
chọn New / Report Wizard
chọn Ok
B2: chọn bảng hoặc
Query trong mục Table/Query.
Sau đó B3:Dùng các nút “>”
để chọn từng trường và các
nút “>>” để đặt tất cả các
trường Next Next sau
đó tiếp Next.
1,Thiết kế bằng công cụ Report Wizard
B3: Hộp thoại xuất hiện
+ Layout: chọn các kiểu
đặt trường
+ Orientation: chọn
hướng giấy in.
Sau đó chọn Next
B4: Chọn kiểu dáng cho
Report sau đó Next
1,Thiết kế bằng công cụ Report Wizard
B5: nhập tiêu đề cho
Report và chọn chế
độ kết thúc.
Chú ý: để định dạng Font,
Size ta chuyển qua khung
Nhìn Design để định dạng.
View/ Design View.
2,Thiết kế Report bằng công cụ Label Wizard
B1: Chọn thành phần Report
trên thanh Objects. Sau đó
chọn New / Label Wizard
sau chọn bảng hoặc
Query  chọn Ok
B2: Chọn kích thước
nhãn in và số cột in trong
một trang giấy Next
2,Thiết kế Report bằng công cụ Label Wizard
B3: Chọn Font, size cho
nhãn in và chọn Next
B4: Gõ nhãn cho các
trường và dùng nút >
để lấy trường đó tương
ứng. Khi thực hiện hết
các trường cần in nhãn
ta chọn Next
2,Thiết kế bằng công cụ Label Wizard
B5: Đẩy các trường cần
sắp xếp khi in nhãn
và Next


B6: Đặt tên cho nhãn và
chọn chế độ kết thúc
bằng cách chọn Finish
3,Thiết kế Report bằng Design View
B1: Chọn thành phần Report trên thanh Objects. Sau đó chọn New / Design View
và chọn bảng hoặc Query.
B2: Vào View để bật các
thành phần của Report
B3: Thiết kế phần Report
Header. Chọn biểu tượng
Label trên thanh Toolbox, kéo
vào thành phần Report Header và nhập tiêu đề
3,Thiết kế Report bằng Design View
B4: thiết kế phần tiêu đề trên của trang (Page Header) Kéo các nhãn và nhập nội dung, định dạng Font, size cho các đối tượng. Để tạo Report thành một bảng có khung và đường viền.Ta tạo một đối tượng hình chữ nhật và các đường thẳng ngăn cách các đường.
B5: Thiết kế phần chính (Detail).
Kéo các trường của bảng từ hộp Field List vào phần Detail để tạo ra các Text Box truy cập đến trường cần báo cáo.