GIAO TRINH ACCESS 2000_DH HA NOI

5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
1
Hệ quản trị csdl Access
bài giảng
trường đại học ql&kd hà nội
Khoa tin học
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
2
Microsoft Access 2000
Access 2000 là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trực quan, nằm trong bộ Microsoft Office. Có khả năng tạo ra một hệ thống thông tin có quan hệ với nhau, đồng thời xử lý và quản lý chúng theo những yêu cầu đặt ra một cách nhanh chóng.
Các thao tác trong Access tượng tự như trong Excel hoặc các ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office mà bạn đã quen thuộc.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
3
Chương I: Database and Tables.
I - Các khái niệm trong CSDL
1. Thế nào là một CSDL (Database)?
CSDL là một hệ thống thông tin(thường là các tệp, bảng biểu) có mối quan hệ với nhau, cùng mô tả một công việc, đồng thời xử lý và quản lý chúng theo những yêu cầu đặt ra.
2. Cấu trúc của một CSDL trong Access
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
4
2.1 Bảng (Table)
Là đối tượng lưu trữ dữ liệu. Một bảng bao gồm Cột và hàng.
- Cột gọi là trường (Field).
- Hàng gọi là bản ghi(Record).
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
5
2.2 Truy vấn (Query).
Là đối tượng được trích rút từ bảng theo những điều kiện xác định. Query cùng là tệp có dạng bảng
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
6
2.3 Biểu mẫu (Forms)
Là đối tượng được thiết kế để nhập dữ liệu hoặc hiển thị dữ liệu. (Giao diện)
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
7
2.4 Báo cáo (Report)
Là đối tượng được thiết kế để quy định cách, tính toán, in và tổng hợp dữ liệu được chon.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
8
2.5 Trang (Pages)
Là đối tượng được thiết kế để quy định cách, tính toán, in và tổng hợp dữ liệu được chon tạo thành trang có phần mở rộng là htm.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
9
2.5 Macro
Là đối tượng định nghĩa một hoặc nhiều hành động (thao tác) mà Access sẽ thưc hiện mỗi lần khi chạy.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
10
2.7 Module
Là đối tượng chứa các thủ tục được lập trình bằng Access Basic để xử lý tự động thông tin tự động.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
11
3. Đối tượng bảng và các khái niệm cơ bản A. Bảng là gì (Table)?
Bảng dùng để lưu trữ dữ liệu trong một CSDL. Một bảng gồm có các hàng và cột.
Một cột trong bảng được gọi là một trường (Fields). Một trường trong bảng được khai báo bởi tên và kiểu dữ liệu tương ứng.
Một hàng trong bảng được gọi là một bản ghi (Recordset).
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
12
Ví dụ: một bảng dữ liệu quen thuộc
Các cột Họ và tên, Ngày sinh ... được gọi là các trường (Fields) của bảng (hàng tiêu đề của một bảng, ở đó mỗi một ô là một trường của bảng).
Các hàng còn lại, mỗi hàng là một bản ghi (Recordset) của bảng (chứa nội dung của bảng).
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
13
Tên trường (Field Name):
Tên trường là một dãy ký tự gồm chữ cái, chữ số và gạch nối. Tên phải bắt đầu bằng chữ cái dài tối đa 64 ký tự.
Kiểu trường (Data Type):
Mỗi một trường bắt buộc phải có một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu này dùng để định dạng thông tin của trường đó
B. Một số quy tắc về trường (cột).
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
14
C. Các kiểu dữ liệu của trường
Text: kiểu văn bản (kiểu xâu ký tự) có độ dài tối đa là 256 ký tự.
Number: kiểu số gồm các kiểu con sau:
Byte: kiểu số nguyên có giá trị từ 0 đến 255.
Integer: kiểu nguyên đơn.(-32768 đến 32767)
LongInteger: kiểu nguyên kép. (-2,147,483,648 đến 2,147,483,647)
Single: kiểu số thực đơn. (1.4E-45 đến 3.4E 38)
Double: kiểu số thực kép ...
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
15
Date/ time: kiểu ngày tháng.
Currency: kiểu tiền tệ.
Yes/ No: kiểu logic (đúng sai).
AutoNumber: kiểu tự động đánh số 1, 2, 3 ...
Memo: kiểu ghi nhớ. kiểu văn bản (kiểu xâu ký tự) có độ dài khoảng là 64.000 ký tự
OLE Object: kiểu nhúng và kết nối đối tượng (hình ảnh đồ họa).
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
16
Các bước tạo và định dạng bảng
Khởi động Access
Tạo một CSDL mới (Blank Access Database).
Khai báo cấu trúc của bảng (Design View).
Sửa cấu trúc của bảng.
Nhập dữ liệu cho bảng (DataSheet View).
Định dạng bảng.
Sắp xếp và lọc dữ liệu cho bảng.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
17
Một số quy tắc về xây dựng cơ sở dữ liệu.
Quy tắc 1: Mỗi một trường trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy nhất
Quy tắc 2: Mỗi bảng phải có một số trường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi trùng nhau. (số trường tối thiểu gọi là khoá cơ bản - Primary key)
Quy tắc 3: Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khoá cơ bản hay còn gọi là liên quan đến chủ thể của bảng. (Điều này gọi là phụ thuộc hàm)
Quy tắc 4: Có thể thay thế một số trường bất kỳ (trừ khoá cơ bản) mà không ảnh hưởng đến trường khác
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
18
4. Khởi động Access
Start/ Programs/ Microsoft Access
Khi đó hộp thoại sau xuất hiện
Tạo mới một CSDL trắng
Mở một CSDL đã có
Tạo CSDL từ mẫu CSDL có sẵn
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
19
5. Tạo CSDL mới (Database)
Nếu khởi động ta chọn thành phần Blank Access Database hoặc chọn một trong các cách sau:
File/ New
Chọn biểu thượng New trên thanh công cụ.
Ctrl + N
Chọn OK và hộp thoại sau xuất hiện:
File name: nhập tên tập tin CSDL
Save in: chọn thư mục cần lưu lên đĩa
Mỗi một CSDL trong Access được lưu với một tập tin có đuôi *.mdb
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
20
Khi nhập tên CSDL và chọn Create ta có cửa sổ Database xuất hiện như sau:
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
21
II - Tạo bảng trong CSDL
Khai báo cấu trúc bảng trong Access.
B1. Mở hoặc tạo mới một CSDL.
B2. Chọn thanh phần Create Table in Design View.
C1: Chọn Design.
C2: Kích đúp chuột.
C3: Nếu chọn New ta có hộp thoại sau:
Chọn Design View
Cửa sổ khai báo các trường của bảng xuất hiện như sau:
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
22
Field Name: Nhập tên trường.
Data Type: Chọn kiểu dữ liệu của trường.
Description: Nhập chú thích cho trường nếu cần.
Field properties: thuộc tính của trường.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
23
Ghi bảng lên đĩa bằng một trong các cách sau:
File/ Save
Chọn biểu tượng Save trên thanh công cụ
Ctrl + S
Thực hiện việc nhập dữ liệu cho bảng bằng một trong các cách sau:
View/ Datasheet View
Chọn biểu tượng View trên thanh công cụ.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
24
Sửa cấu trúc của bảng
Để sửa cấu trúc ta chuyển qua khung nhìn Design View bằng một trong các cách sau:
View/ Design View
Chọn biểu tượng View trên thanh công cụ
Thay đổi tên trường.
Thay đổi kiểu dữ liệu của trường.
Thêm trường.
Xóa trường
Thay đổi vị trí của trường ...
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
25
Một số thuộc tính của trường (Field properties).
Khi khai báo các trường, kiểu dữ liệu của chúng có thể đặt các thuộc tính sau:
3.1 Field Size: độ rộng của trường.
Đối với kiểu dữ liệu Text là số ký tự tối đa của trường có thể lưu trữ.
Đối với kiểu Number là một trong các kiểu dữ liệu con sau:
Byte: kiểu số nguyên có giá trị từ 0 đến 255.
Integer: kiểu nguyên đơn.
LongInteger: kiểu nguyên kép.
Single: kiểu số thực đơn.
Double: kiểu số thực kép ...
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
26
3.2 Format (Định dạng): Dùng để xác định cung cách hiển thị dạng số, tiền tệ, ngày tháng.
Đối với kiểu dữ liệu Text ta có thể sử dụng hai ký tự định dạng sau
>: Đổi tất cả văn bản khi nhập thành ký tự hoa.
<: Đổi tất cả văn bản khi nhập thành ký tự thường.
Đối với kiểu Date/ time ta có thể sử dụng định dạng như sau:
dd/mm/yyyy: Định dạng theo kiểu ngày - tháng - năm
dddddd: định dạng tháng ở dạng chữ
3.3 Input Mask: (Khuôn nạ nhâp liệu):Tạo khuôn dạng nhập liệu cho người nhập. Vd nhập ngày tháng: ../../..
3.4 Decimal Places: Xác định số lượng các chữ số sau dấu chấm thập phân.
3.5 Caption: đặt tiêu đề cho cột (trường).
3.6 Defualt Value: đặt giá trị ngầm định.
3.7 Validation Rule: đặt khoảng giá trị để nhập.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
27
3.8 Validation Text: thông báo khi nhập ngoài khoảng giá trị ở Validation Rule.
3.9 Required: Phải nhập dữ liệu hoặc không
= Yes: phải nhập.
= No: có thể nhập hoặc không.
3.10 Indexed: Sắp xếp theo tệp chỉ mục
= No: không sắp xếp theo tệp chỉ mục.
= Yes: sắp xếp theo tệp chỉ mục
- Yes (Duplicates OK): Cho phép nhập các bản ghi giống nhau trên trường này.
- Yes (No Duplicates): không được phép nhập các bản ghi giống nhau (thường là các trường khóa).
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
28
Trường khóa trong CSDL.
Trường khóa là gì?
Trường khóa là trường mà trong bảng không có bản ghi nào trùng nhau trên trường đó.
Cách tạo trường khóa trong bảng.
Mở bảng ở chế độ Design View.
Chọn trường cần làm khóa cho bảng.
C1: Edit/ Primary Key.
C2: Chọn biểu tượng Primary Key trên thanh công cụ.
Để bỏ thuộc tính khóa ta làm lại như trên một lần nữa.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
29
Chú ý:
Một bảng chỉ có duy nhất một trường có thuộc tính khóa Primary Key.
Nếu một bảng không có trường nào có thuộc tính khóa, khi ghi bảng lên đĩa máy đưa ra hộp thọai cho phép ta tạo ra một trường khóa với tên ID với kiểu AutoNumber như sau:
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
30
III - Thiết lập quan hệ giữa các bảng
Tại sao phải phân chia một CSDL thành nhiều bảng?
Việc tách một CSDL thành nhiều bảng giải quyết 3 vấn đề chính:
Chánh việc dư thừa dữ liệu khi cài đặt trên một bảng.
Kích thước của một bảng có thể rất lớn. Nên việc sắp xếp, tìm kiếm và quản lý khó hơn là thực hiện trên nhiều bảng nhỏ.
Không thể bảo mật được dữ liệu bằng thiết kế trên nhiều bảng.
Các ví dụ...
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
31
2. Các kiểu quan hệ của hai bảng
Một CSDL được tách thành nhiều bảng thì thông tin trên một bảng là không đầy đủ.
Để có thông tin đầy đủ ta phải "ghép" thông tin của từng bảng lại. Muốn làm được điều này thì các bảng đó phải có quan hệ với nhau theo một trường nào đó.
Một CSDL có các bảng quan hệ với nhau được gọi là CSDL quan hệ.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
32
Hai bảng có quan hệ với nhau theo các kiểu sau:
Quan hệ 1 - 1: là quan hệ một bản ghi của bảng A quan hệ duy nhất với một bảng ghi ở bảng B.
Quan hệ 1 - N: là quan hệ một bản ghi của bảng A quan hệ với nhiều bảng ghi ở bảng B.
Quan hệ N - 1: là quan hệ nhiều bản ghi của bảng A quan hệ duy nhất một bảng ghi ở bảng B.
Quan hệ N - N: là quan hệ nhiều bản ghi của bảng A quan hệ với nhiều bảng ghi ở bảng B.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
33
3. Cách thiết lập quan hệ giữa các bảng trong CSDL
Cách thiết lập quan hệ.
Tạo trường khóa ở các bảng nếu cần.
Tools/ RelationShips (hoặc chọn biểu tượng RelationShips trên thanh công cụ).
Kéo thả chuột trên hai trường cần đặt kết nối.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
34
Ghi lên đĩa và đóng cửa sổ RelationShips
Sửa, xóa mối quan hệ
C1: Chọn RelationShips/ Edit RelationShips
C2: Kích phải chuột lên mối quan hệ và chọn RelationShips.
Để xóa ta chọn Delete.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
35
IV - Định dạng bảng dữ liệu
Định dạng font chữ:
Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).
C1: Format/ Font
C2: Chọn biểu tượng định dạng trên thanh Formatting
Định dạng nền và lưới:
Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).
Foramt/ DataSheet
Chọn các định dạng tại hộp thoại.
Các ví dụ.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
36
3. Đặt các tính chất khác cho bảng
Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).
Format/ Row Height ...: Thay đổi chiều cao của hàng.
Format/ Column Width ...: Thay đổi đọ rộng cột.
Format/ Freeze Columns: Cố định vị trí cột.
UnFreeze All Columns: Bỏ tính chất cố định các cột.
Hide Columns: ẩn cột trong bảng.
UnHide Columns: Hiện cột đã bị ẩn trong bảng.
Các ví dụ...
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
37
Các phép toán và hàm thông dụng
<>: kh¸c.
Between: Kho¶ng gi¸ trÞ tõ ®©u ®Õn ®©u.
VD: Betwen 0 and 10 n»m trong kho¶ng tõ 0 ®Õn 10  >= 0 and <=10
Like “X©u v¨n b¶n”  = “X©u v¨n b¶n”.
IN(a1, a2, a3,...an): nhËn c¸c gi¸ trÞ nguyªn a1, a2, a3 ... an.
VD: IN(1, 2, 3): chØ nhËn 3 gi¸ trÞ 1, 2, 3.
Year(): hµm lÊy n¨m cña kiÓu d÷ liÖu Date/ time.
Month(): hµm lÊy th¸ng cña kiÓu d÷ liÖu Date/ time.
Day(): hµm lÊy ngµy cña kiÓu d÷ liÖu Date/ time.
IIF( §K, Gi¸ trÞ ®óng, Gi¸ trÞ sai): nh­ hµm IF trong Excel hay hµm IIF cña Foxpro.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
38
V - Tìm kiếm, lọc và sắp xếp
Tìm kiếm và thay thế.
Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).
Edit/ Find: Tìm kiếm
Edit/ Replace: Thay thế.
Lọc dữ liệu trong bảng
Lọc dữ liệu là việc chỉ làm xuất hiện những bản ghi thỏa mãn một vài điều kiện nào đó.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
39
Sử dụng lọc Filter By Selection
Chức năng của lọc Filter By Selection: Dùng để lọc các bản ghi thỏa mãn giá trị đã được lựa chọn trong bảng dữ liệu.
Cách lọc:
Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).
Chọn giá trị cần lọc trên bảng dữ liệu.
C1: Records/ Filter/ Filter By Selection
C2: Chọn biểu tượng Filter By Selection trên thanh công cụ.
C3: Kích phải chuột lên giá trị cần lọc/ Filter By Selection
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
40
Để lọc những giá trị khác (ngược lại) với giá trị được chọn ta chỉ cần chọn Filter Excluding Selection.
Để bỏ lọc ta chọn biểu tượng Remove Filter trên thanh công cụ (hoặc kích phải chuột và chọn Remove Filter).
Sử dụng lọc Filter By Form
Chức năng: Lọc những bản ghi thỏa mãn nhiều giá trị mà ta lựa chọn trên nhiều cột (thỏa mãn nhiều điều kiện).
Cách lọc:
Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).
Records/ Filter/ Filter By Form (Chọn biểu tượng Filter By Form)
Chọn giá trị cần lọc trên từng cột của bảng.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
41
Sắp xếp dữ liệu
Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).
Chọn cột cần sắp xếp.
Records/ Sort/ Ascending: tăng dần
Records/ Sort/ Descending: giảm dần
Ta có thể chọn biểu tượng sắp xếp trên thnah công cụ hoặc bằng cách kích phải chuột.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
42
Sắp xếp và lọc cấp cao
Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).
Records/ Filter/ Advanced Filter Sort ...
Field: Chọn trường cần lọc hoặc sắp xếp.
Sort: Chọn kiểu sắp xếp.
Criteria: nhập điều kiện lọc.
Or: Nhập điều kiện lọc hoặc.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
43
VI - Các vấn đề khác về bảng
Sao chép bảng
Chọn bảng cần sao chép.
Edit/ Copy (Kích phải chuột/ Copy).
Edit/ Paste (Kích phải chuột/ Paste).
Hộp thoại sau xuất hiện:
Table Name: Nhập tên bảng.
Structure Only: Sao chép cấu trúc.
Structure and Data: Sao chép cả cấu trúc và dữ liệu.
Append Data to Existing Table: Ghép vào cuối bảng dữ liệu khác.
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
44
2. Nhập một bảng từ một CSDL khác (môi trường khác).
Mở CSDL cần nhập bảng.
C1: File/ Get External Data/ Import.
C2: Kích phải chuột/ Import
Look in: Tìm bảng cần nhập.
File name: Chọn tên bảng.
File of Type: Chọn kiểu bảng cần nhập.
Các kiểu bảng thường nhập: *.Mdb, *.Dbf, *.Xls ...
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
45
3. Xuất một bảng từ một CSDL khác (môi trường khác).
Mở CSDL và chọn bảng cần xuất.
C1: File/ Get External Data/ Import.
C2: Kích phải chuột/ Import
Save in: Chọn thư mục cần xuất.
File name: Nhập tên bảng cần xuất.
Save as Type: Chọn kiểu bảng cần xuất.
Các kiểu bảng thường nhập: *.Mdb, *.Html, *.Dbf, *.Xls ...
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
46
4. Xoá bảng:
Chọn bảng cần xoá:
C1: Edit Delete
C2: Nhấn phím Delete
C3: Kích phải chuột Delete
5. Đổi tên bảng:
Chọn bảng cần đổi tên
Edit Rename
Kích phải chuột Rename
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
47
6. Bảo mật và nén dữ liệu.
Bảo mật dữ liệu
Mở CSDL ở chế độ Open Exclusive.
Tools/ Security/ Set Database Password
5/21/2010
Design: Nguyen Hien Du
48
Nén CSDL
Mở CSDL cần nén.
Tools/ Database Utilities/ Compact and Repair Database