Giáo trìng các thao tác cơ bản để soạn thảo văn bản (Bài 5)

BÀI 5 : TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
Mục tiêu bài học :
Kiểm tra lỗi chính tả ngữ pháp tiếng Anh
Làm quen với việc in ấn
Tiện ích trộn thư
1.Công cụ kiểm tra chính tả, sửa lỗi ngữ pháp tiếng Anh
Bật/tắt công cụ kiểm tra chính tả :
Vào thực đơn Tools -> Chọn Options

Chọn thẻ Spelling & Grammar
Nếu muốn bật công cụ kiểm tra chính tả
Nếu muốn bật công cụ kiểm tra lỗi văn phạm
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
1.Công cụ kiểm tra chính tả, sửa lỗi ngữ pháp tiếng Anh (tiếp)
Sử dụng hộp thoại Spelling and Grammar …
Đánh dấu đoạn văn bản cần kiểm tra

BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
1.Công cụ kiểm tra chính tả, sửa lỗi ngữ pháp tiếng Anh (tiếp)
Sử dụng hộp thoại Spelling and Grammar
Mở lệnh Tools -> Chọn Spelling And Grammar
Không có từ này trong từ điển (màu đỏ)
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
1.Công cụ kiểm tra chính tả, sửa lỗi ngữ pháp tiếng Anh (tiếp)
Sử dụng hộp thoại Spelling and Grammar
Ý nghĩa các nút chức năng
Ignore: Bỏ qua lỗi sai đó và di chuyển đến lỗi sai kế tiếp.
Ignore All: tự động bỏ qua từ này trong toàn bộ tài liệu.
Add: thêm từ này vào trong từ điển chính tả.
Change: sau khi chọn từ thay thế ở trong danh sách Suggestions, nhấn nút Change để thay thế lỗi sai bằng từ mới.
Change All: tự động thay thế những lỗi sai như vậy mà không cần hỏi lại người dùng.
Nhấn chọn hộp Check Grammar để kiểm tra văn phạm.

BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
2. Xem tài liệu trước khi in
- Mở lệnh File -> Chọn lệnh Print Preview.
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
2.Xem tài liệu trước khi in
- Ý nghĩa của các nút nhấn.
Gửi lệnh ra máy in
Phóng to hay nhỏ
Xem một trang
Xem 6 trang 1 lúc
Bật chế độ hiển thị thước đo
Điều chỉnh tài liệu in trong một trang
Chuyển sang chế độ xem toàn màn hình
Đóng chế độ Print Preview
Trợ giúp
về Print Preview
Phóng to,thu nhỏ
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
3.In ấn trong MS Word
- Mở lệnh File -> Chọn lệnh Print hoặc nhấn Ctrl+P
Chọn tên máy in
In tất cả
In 1 trang hiện hành
In một số trang theo yêu cầu như : 2,6,9
Chọn số bản cần in
Chọn OK
để in
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
5.Tiện ích trộn thư
Giới thiệu tiện ích trộn thư
Trộn thư (trộn văn bản) là tiện ích cho công việc thường xuyên phải tạo như giấy mời, thư từ cùng một nội dung cho nhiều người, nhiều cơ quan, ở các địa chỉ khác nhau
Kính gửi Ông/Bà: ...…
Cơ quan: …….……………..
Mời Ông/Bà đến dự buổi hội thảo về Mạng máy tính không dây.
Ví dụ : cần tạo giấy mời cho một danh sách các người nhận theo nội dung sau :
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
5.1: Mở hoặc tạo mới tài liệu chính
Kính gửi Ông/Bà:
Cơ quan:
Mời Ông/Bà đến dự buổi hội thảo về Mạng máy tính không dây.
Ví dụ : cần tạo giấy mời cho một danh sách các người nhận theo nội dung sau :
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
5.2 Soạn thảo dữ liệu nguồn
Ví dụ : Có tệp dữ liệu nguồn Danhsach.doc được tạo sẵn như sau
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
6. Trộn thư
Kính gửi Ông/Bà:
Cơ quan:
Mời Ông/Bà đến dự buổi hội thảo về Mạng máy tính không dây.
Mở tài liệu chính
- Chọn lệnh Tools -> chọn Mail Merge
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
6.Trộn thư (tiếp)
Bước 1 :
- Trong hộp thoại Mail Merge Helper
Nhấn nút Create
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
6.Trộn thư (tiếp)
Bước 1 : (Tiếp theo)
Chọn Form Letter
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
6.Trộn thư (tiếp)
Bước 1 : (tiếp theo)
Chọn Active Window
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
6.Trộn thư (tiếp)
Bước 2 :
Nhấn Get Data -> Chọn Open Data Source
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
6.Trộn thư
Chọn tệp dữ liệu nguồn
Chọn Open
Bước 2 : (tiếp)
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
6.Trộn thư
Bước 2 : (tiếp theo)
Chọn Edit Main Document
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ

- Di chuyển con trỏ đến vị trí cần chèn trên tài liệu chính
6.1 Chèn tên cột dữ liệu vào tài liệu chính
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
- Chọn Insert Merge Field trên thanh công cụ Mail Merge
Chọn tên cột dữ liệu cần chèn
6.1 Chèn tên cột dữ liệu vào tài liệu chính (tiếp)
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
- Tiếp tục thực hiện thao tác này cho đến khi đã chèn hết tên cột dữ liệu vào đúng vị trí.
- Sau khi chèn kết quả như sau :
6.1 Chèn tên cột dữ liệu vào tài liệu chính (tiếp)
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ
6.2 Trộn thư và xuất kết quả
Xuất kết quả:

Chọn <>
Kết quả hiển thị
BÀI 5: TIỆN ÍCH IN ẤN VÀ TRỘN THƯ