Giao tiếp và văn hóa giao tiếp

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
1
Giao ti?p
v� van húa giao ti?p



TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
2
i. Khỏi ni?m chung v? giao ti?p

- Giao tiếp là sự xác lập mối quan hệ giữa các đối tác nhằm thoả mãn một nhu cầu nhất định
- Là quá trình chia sẻ thông tin để tìm kiếm sự hiểu biết để trao đổi quan điểm vì lợi ích của các bên

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
3
GIAO TIẾP VÀ VĂN HOÁ GIAO TIẾP
Giao tiếp tốt là giao tiếp có văn hoá
Theo quan niệm này giao tiếp cần có những thông điệp mang tính chính xác (chân lý), vì con người (có tính nhân bản) và đẹp – Đó phải là sự giao tiếp có tính văn minh, thân ái và tin cậy.
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
4

II. Vai trò của Giao tiếp trong
trong quản lý H�NH CH�NH
+ Giao ti?p l� d? xỏc l?p, duy trỡ, phỏt tri?n
Cỏc m?i quan h? k?t n?i con ngu?i v?i nhau
+ Người ta không thể sống mà không giao tiếp
+ Giao tiếp tạo nên cộng đồng
+ Giao tiếp tạo nên văn hoá
+ Giao tiếp tạo nên thông tin, tạo nên hiểu biết

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
5
II. Vai trò của Giao tiếp .

Giao tiÕp ®Ó x©y dùng c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý
Giao tiÕp ®Ó truyÒn ®¹t vµ tæ chøc thùc hiÖn quyÕt ®Þnh
C¸c môc ®Ých kh¸c (th¶o luËn)
NhËn mét th«ng tin, mét ph­¬ng tiÖn, mét sù uû quyÒn…
KÕt luËn: Kh«ng thÓ qu¶n lý cã kÕt qña nªu giao tiÕp kh«ng tèt
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
6
III. Cơ sở lý luận của hoạt động
giao tiếp:
NguyấN T?C chung của giao tiếp:
- Giao ti?p ph?i trờn co s? hợp tác vì lợi ích cho tất cả các bên tham gia giao tiếp.
. Giao tiếp thiờn v? sẽ tạo ra một sự đối đầu, không có lợi.
. Muốn giao tiếp tốt phải có những phương thức thích hợp, phải tôn trọng nghi thức, lễ tân (Tiếng chào cao hơn mâm cỗ.)
. Giao tiếp luôn gắn bó với văn hóa, môi trường
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
7
D?c di?m giao tiếp trong hành chính:

- BÞ chi phèi bëi vai trß vµ ®Þa vÞ cña ng­êi giao tiÕp trong bộ máy hành chính
Mang tÝnh quyÒn lùc, qñan lý theo ph¸p luËt.
- Bị ảnh hưởng bởi nhiÒu yÕu tè t©m lý x· héi phøc t¹p
- Vì môc tiªu phôc vô d©n, hoµn thµnh nhiÖm vô chung
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
8
III. Cơ sở lý luận của hoạt động
giao tiếp: (Tiếp theo)
2. Bản chất của giao tiếp:
. Là quá trình trao đổi thông tin 2 chiều, d? chia sẻ thông tin (khác với việc truyền thông điệp 1 chiều)
. Các yếu tố trong quá trình giao tiếp đều động: Tâm trạng, ý định, từ ngữ, cách thức, ý nghĩa...
. Mục tiêu chính của giao tiếp là gây ảnh hưởng, l� kiểm soát phản ứng của cử tọa theo hướng đã định.
. Giao tiếp có kết quả là đáp ứng được sự mong muốn của các bên, là sự phát triển được nhân cách thông qua giao tiếp .
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
9
...
iIi Cơ sở lý luận của hoạt động giao tiếp:
3. Cỏc yờu c?u trong giao ti?p

. Giải pháp áp dụng phải làm tăng được giá trị của việc giao tiếp
. Luôn tìm một giải pháp tối ưu cho quá trình giao tiếp
. Tôn trọng các quy phạm khách quan của cuộc sống, các quy phạm pháp luật, các giá trị hiện hành
. Tôn trọng đối tác, coi trọng ảnh hưởng của các mối quan hệ, coi tr?ng l?i ớch c?a d?i tỏc, hiểu được tâm lý và sự mong muốn của đối tác
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
10
4. các kiểu giao tiếp
Giao tiếp chính thức
Giao tiếp phi chính thức
Giao tiếp theo cộng đồng (tập thể)
Giao tiếp cá nhân
Giao tiếp công quyền (dựa vào quyền lực công)
Giao tiếp công khai
Giao tiếp bí mật
Giao tiếp trực tiếp
Giao tiếp gián tiếp
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
11
5. - Các cụng c? giao tiếp
Giao tiÕp b»ng ng«n ng÷:
- Ng«n ng÷ nãi
- Ng«n ng÷ viÕt
Giao tiÕp phi ng«n ng÷:
- Cö chØ
- D¸ng ®iÖu
- C¸ch nh×n
KÕt hîp

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
12


6 - Các điều kiện để giao tiếp hiệu quả

Xây dựng bản thông điệp rõ ràng, hợp lý.
Bảo đảm cho dòng chảy của thông tin không bị ngắt quãng (vấn đề kỹ thuật)
Tính một nghĩa của thông điệp
Nắm được môi trường xã hội của quá trình giao tiếp
Nhận được sự đáp ứng (phản hồi)
Chân thành, tôn trọng đối tác
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
13


7 - Các rào cản của quá trình giao tiếp:

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
14
7. Các rào cản trong giao tiếp:
Sự mâu thuẩn về lợi ích
Rào cản tâm lý (cảm xúc)
Rào cản nhận thức v? ý nghia cụng vi?c (mỗi người nhận thức sự việc thường khác nhau)
Rào cản chọn lọc (do sự giằng co giữa thời gian và sự quan tâm của con người)
Rào cản về ngữ nghĩa (dẫn đến sự hiểu lầm)
Rào cản vật chất (con người, cơ sở vật chất)
+ Phong cách
+ Hình thức
Môi trường, bối cảnh giao tiếp
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
15

8. Tiến trình giao tiếp:
Sự định hướng của cả hai bên
Xác định chiến thuật giao tiếp
Tạo ấn tượng ban đầu
Trao đổi thông điệp
Thu nhận kết quả qua giao tiếp
Xác định chiến lược tiếp theo
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
16
IV. Các dòng giao tiếp trong tổ chức và đặc điểm của chúng

Giao tiếp giữa lãnh đạo và cấp dưới
Giao tiếp giữa các thành viên của tổ chức
Giao tiếp giữa các nhóm phi chính thức
Giao tiếp giữa các đơn vị trong tổ chức
* Những yếu tố liên quan đến các dòng giao tiếp:
Đặc điểm của tổ chức (Phạm vi hành chính,
lĩnh vực chuyên môn, quyền hạn...)
Cấu trúc của tổ chức
Môi trường hoạt động của tổ chức

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
17
1- �p d?ng hệ thống nhu cầu của Abraham H Maslow và ứng dụng trong giao tiếp:
Sự phân chia các nhu cầu cơ b?n của con người :
- Nhu cầu sinh tồn (Sinh lý)
- Nhu cầu được an toàn
- Nhu cầu được chấp nhận (Xã hội)
- Nhu cầu được tôn trọng
-Nhu cầu được hoàn thiện (Tự thể hiện mỡnh).
Cần nhận diện và khêu gợi được ở người khác các nhu cầu cần gi?i đáp khi giao tiếp.


V. X�Y D?NG Kỹ năng giao tiếp
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
18
Cung cấp
1: sinh tồn
2: được an toàn
3: được chấp nhận
4: được tôn trọng
5: được hoàn thiện
Ti?p nh?n
Các bâc nhu cầu
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
19

2. Học thuyết XYZ: (Phân loại của Douglasc Gregor)và ứng dụng trong giao ti?p

- Thuyết X: Con người bản chất là ham chơi, cần có sự chỉ huy, ra lệnh để họ làm việc
- Thuyết Y: Bản chất con người là muốn làm việc. Kiểm tra chỉ là biện pháp phụ. Cần các hợp đồng để họ cam kết và bảo đảm quyền lợi cho họ, huấn luyện họ.
- Thuyết Z: Cần để con người tự do, hạn chế việc chỉ huy để gây tính tự lập, sáng tạo.
Kết luận:Trong giao tiếp cần chọn một cách tiếp cận với bản chất của con người.
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
20
3 - Học thuyết phân tích hành vi giao
t iếp và ứng dụng
Mọi hành vi của con người đều xuất phát từ một trong ba trạng thái b?n ngã (phụ mẫu, thành niên, trẻ con).
Cần lựa chọn một trạng thái thích hợp
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
21
4.các phương pháp của hoạt động giao tiếp
1. Thuyết phục.
2. Phụ hoạ và lây nhiễm tâm lý:
+ Chú ý hai khía cạnh sẽ đem lại hiệu quả của các phương pháp giao tiếp: sự thành thực và sự nhạy
cảm về tâm lý .
+ Cần phải tạo nên sự thân tình trong quá trình giao tiếp
3. Các phương pháp khác:�p d?t; Tho? món nhu c?u c?a d?i tỏc (D?a v�o h?c thuy?t Maslow).
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
22
5-ảnh hưởng của tổ chức đối với quá trình giao tiếp
ảnh hưởng do phạm vi quản lý và vị thế của tổ chức
ảnh hưởng do cấu trúc của tổ chức
ảnh hưởng do môi trường hoạt động của tổ chức
ảnh hưởng do chỉ huy và nhân lực của tổ chức
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
23
6- xây dựng Uy tín trong giao tiếp của nhà quản lý
Các nhân tố chi phối uy tín trong giao tiếp:
Địa vị và thứ bậc
Thiện chí
Khả năng chuyên môn ( uy tín nghề nghiệp)
Hình ảnh tạo được trong đối tác
Đạo đức, nhân cách
Các quan hệ xã hội

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
24
x�y dựng Uy tín trong giao tiếp của nhà quản lý ( tiếp theo)
Phương pháp tạo dựng uy tín ban đầu:
Đưa danh thiếp
Viện dẫn mối quan hệ tốt từ trước
Giới thiệu kinh nghiệm cá nhân
Liên hệ với một hình ảnh khác của cử toạ
Nhắc tới những giá trị chung có thể cùng hướng tới để chia sẻ...
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
25
QUAN HỆ GIAO TIẾP CỦA NHÀ QUẢN LÝ
Người trèo cao
Suy nghĩ theo phương thẳng đứng, khao khát vị trí cao
Tập trung vào vị trí
Đánh giá cao tính cạnh tranh
Tìm kiếm quyền lực
Xây dựng hình ảnh của mình
Thích đứng riêng lẻ
Người giao kết
Nghĩ theo phương nằm ngang,
Chăm lo xây dựng các mối quan hệ
Đánh giá cao sự hợp tác
Tìm kiếm đối tác
Xây đắp sự đồng thuận
Thích đứng trong cộng đồng




TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
26
Nhận xét:
Nếu trèo lên bậc thang lãnh đạo mà không giao kết, người ta có thể có nhiều quyền lực nhưng sẽ ít bạn bè
Giao kết tốt nhưng không có khao khát trèo cao lên bậc thang quyền lực thì bạn có thể có nhiều bạn bè nhưng thiếu quyền lực để làm những việc cần thiết
Cần cố gắng để đạt được sự cân bằng cần thiết
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
27
7- Những khuôn mẫu trong giao tiếp:
Khái niệm mẫu và hoán vị mẫu trong giao tiếp:
- Mẫu có nghĩa là nhận thức, khuôn mẫu, học thuyết, là cách chúng ta nhìn thế giới bằng nhận thức, quan niệm, cách hiểu.
- Mẫu là nguồn gốc thái độ
Hoán vị mẫu đưa chúng ta từ cách nhìn thế giới này sang cách nhìn thế giới khác.
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
28
7. những khuôn mẫu trong giao tiếp:
các khuôn mẫu thông dụng

- Thua (lùi lại để quan sát trong quá trình g/t)
- Thắng/Thua (chủ động tiến lên nhưng cũng biết lùi lại khi cần thiết)
-Thua/Thắng (lùi lại những sẵn sàng tiến lên)
-Thua/Thua (luôn luôn khép mình trong giao tiếp)
-Thắng/Thắng hoặc không hợp đồng
Vai trò mẫu trong giao tiếp: Giúp chúng ta một cách chuẩn bị cho quá trình giao tiếp đạt kết quả tốt
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
29
8. phân tích của Người giao tiếp với cử toạ:
Mục tiêu: Để lựa chọn phương thức giao tiếp thích hợp với cử toạ.
Câu hỏi gợi ý:
+ Mình đang giao tiếp với ai?(nhận thức đầy đủ về đối tượng)
+Họ đã biết gì và cảm thấy gì?
+ Họ yêu cầu gì?
+ Đồng cảm với họ và thuyết phục bằng cách nào?

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
30
9- Động viên cử toạ của nhà
quản lý:
Phương pháp:
Hứa hẹn sự đánh giá
Sử dụng nhu cầu tăng tiến
Sử dụng nhu cầu muốn sự an toàn
Phân tích lợi hại (vật chất tinh thần...)
Chú ý đến cá tính của người khác
Thể hiện sự tin cậy
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
31
10.Xây dựng Cấu trúc của thông điệp
Nêu rõ các giả định khách quan
Các điều kiện để nhận thức vấn đề
Cấu trúc thông điệp phải rõ ràng, một nghĩa
Chuẩn bị những kết luận có giá trị
Tránh những khuyết điểm trong lập luận khi đưa ra thông điệp
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
32
11.kỹ năng Lắng nghe và đọc

1. Kỹ năng nghe
Cải thiện dáng điệu
Cải thiện cách suy nghĩ khi nghe
Cải thiện thái độ khi nghe
2. Kỹ năng đọc
Đọc tích cực
Cần khảo sát các yêu cầu, phân tích và đọc với tốc độ thích hợp.
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
33
S?c m?nh c?a thông di?p
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
34
. 12 . Kỹ năng phản hồi

Đặt trên cơ sở hai tiêu chuẩn: lòng tin cậy và sự hiểu biết
Có thể tránh thái độ đề phòng bằng cách:
- Trao đổi thông tin và ý kiến thực tế.
- Không nên xem việc chỉ trích ý tưởng của bạn như chỉ là sự ch? trích chớnh bản thân mình.
- Không nên tự vệ tức thì một cách máy móc khi bị phản đối.
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
35

13.Kỹ năng nói và viết trong giao tiếp:


Cần xem xét nói như thế nào và nói cái gì.
Trình bày lô gic, có trọng tâm
Tìm ngôn ngữ thích hợp với người nghe
Để viết v� núi có hiệu quả phải thiết lập được chiến lược v� chi?n thu?t phự h?p.
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com
36
Xin chõn th�nh cỏm on!