GIAO TIẾP TIẾNG ANH 5

Handling a complaint - Tiếp nhận khiếu nại và than phiền

Trực điện thoại, tiếp nhận những khiếu nại và than phiền từ khách hàng, đối tác là việc không thể tránh của thư ký Jane và nhiều nhân viên văn phòng. Mặc dù rất ức chế vì phải tiếp nhận những phàn nàn từ nhiều đối tượng khác nhau, nhưng với kỹ năng nghiệp vụ của mình, Jane đã kiểm soát những rắc rối đó một cách êm đẹp và gọn gàng nhất. 
 
Dialogue 1: Answering the phone - Trả lời điện thoại
Jane: Hello. Mr. Smith’s office, Jane speaking. Xin chào, văn phòng của ông Smith đây.
Caller: Yes, is this the Multiplus Company? Xin hỏi đó có phải là công ty Multiplus không?
Jane: Yes. it is. Phải ạ.
Caller: May I please speak to Mr. Smith? Tôi có thể nói chuyện với ông Smith không?
Jane: I’m sorry, sir, Mr. Smith is busy right now. Xin lỗi, thưa ông. Hiện tại ông Smith đang bận.
Caller: Oh! Is this the Sales and Marketing department? Ồ. Đó có phải là bộ phận tiếp thị và kinh doanh không?
Jane: Yes, it is. What is the nature of your call? Vâng, phải ạ. Xin hỏi có chuyện gì không ạ?
Caller: I wish to make a complaint. Tôi muốn khiếu nại.
Jane: OK, sir, you can tell me your complaint. Được, thưa ông. Ông có thể nói với tôi.
Caller: Will you pass it on to Mr. Smith for me? Cô sẽ chuyển lời cho ông Smith dùm tôi chứ?
Jane: Yes, sir, I will pass it on to him. Vâng, thưa ông. Tôi sẽ chuyển.
Dialogue 2: Holding on the phone - Giữ máy chờ
Jane: Could you just hold the line a moment whilst I get my pen and paper readly. Anh có thể giữ máy trong lúc tôi chuẩn bị giấy và bút.
Caller: Certainly, no problem. Không vần đề.
Jane: OK, I`m ready now. Could I have your name please? Ok, tôi sẵn sàng rồi. Tôi có thể biết tên anh không?
Caller: My name is Edward Brown. B-R-0-W-N. Tôi là Edward Bronwn. B-R-O-W-N.
Jane: And what is your company name? Và anh ở công ty nào?
Edward: I‘m calling from the Brown Sugar Company. Tôi gọi từ công ty Brown Sugar.
Jane: Have you been using our products for a long time? Xin hỏi ông đã dùng sản phẩm của chúng tôi lâu chưa?
Edward: Yes, I have. I‘ve been a customer for 5 years now. Lâu rồi, tôi đã là khách hàng của quý công ty 5 năm rồi.

Dialogue 3: Receiving a complaint - Tiếp nhận lời khiếu nại
Jane: Could you tell me what the problem is? Ông có thể nói với tôi vấn đề là gì không?
Edward: Recently, the problem has been damaged product packaging. Ngay bây giờ, Bao bì của sản phẩm bị hỏng.
Jane: Could you be more specitic, please? Ông có thể nói cụ thể hơn không?
Edward: Yes, when you send me the product, the packaging around it is damaged. Khi quý công ty gửi sản phẩm đến cho chúng tôi, lớp bao bì bên ngoài đã bị hư hại.
Jane: ls it also damaged inside? Vậy còn ở bên trong thì sao?
Edward: Yes, it is sometimes. Lâu lâu cũng bị ảnh hưởng.
Jane: Is this the first time you have called to complain? Đây có phải là lần đầu tiên ông gọi tới để khiếu nại?
Edward: Yes, it is. Phải.
Jane: Are there any other problems? Còn vấn đề nào khác không?
Edward: Yes, occasionally, the delivery arrives a day late. Vâng, đôi khi hàng giao trễ 1 ngày.
Jane: Does this happen often? Việc đó có xảy ra thường xuyên không?
Edward: Yes, it has happened often. Vâng, nó diễn ra thường xuyên.

Dialogue 4: Apologizing - Xin lỗi
Jane: Thank you for alerting us to these problems. Cảm ơn ông vì anh báo cho chúng tôi những vấn đề này.
Edward: Well, I hope you can fix them for me. Tôi hy vọng cô có thể chấn chỉnh những việc đó cho tôi.
Jane: Yes, I am very sony to hear that you`ve had these difficulties. Vâng, tôi rất tiếc khi nghe ông đã gặp những khó khăn này.
Edward: That`s OK, but I expect to see an improvement soon. Không