GIÁO ÁN NGHỀ TIN HỌC VĂN PHÒNG
Chia sẻ bởi Trịnh Huy Trọng |
Ngày 04/11/2018 |
47
Chia sẻ tài liệu: GIÁO ÁN NGHỀ TIN HỌC VĂN PHÒNG thuộc Power Point
Nội dung tài liệu:
Bài 1 LÀM QUEN VỚI NGHỀ
TIN HỌC VĂN PHÒNG
1.Tin học và ứng dụng của tinh học trong đời sống.
Với tiến bộ nhảy vọt trong vòng vài chục năm trở lại đây, cuộc cách mạng công nghệ thông tin đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của con người. Công nghệ thông tin đang dần thay thế những công cụ truyền thống, góp phần thúc đẩy sự phát triển trên tất cả các lĩnh vực khoa học, kĩ thuật, giáo dục, kinh tế, xã hội.
2.Tin học với công tác văn phòng:
-Cũng như với các lĩnh vực khác, công nghệ thông tin có ảnh hưởng rất lớn đến công việc trong công tác văn phòng.
-Trước đây công việc chính của các thư kí trong các văn phòng là gõ máy chữ, nghe điện thoại, sắp xếp, tìm kiếm hồ sơ, nhận văn bản đến, dự thảo văn bản đi,…tất cả đều thực hiện một cách thủ công thì nay máy tính đã thay thế đồng thời cho máy chữ, máy tính bấm tay và các tủ hồ sơ, fax, thư điện tử thay thế một phần các công văn đi-đến và các cuộc điện thoại đường dài đắt tiền. Những thuật ngữ như: Văn phòng không giấy, văn phòng điện tử… đã không còn xa lạ với chúng ta.
-Khó có thể hình dung các văn phòng ngày nay không có máy tính.
3.Vai trò và vị trí của tin học văn phòng trong sản xuất và đời sống xã hội:
Có thể thấy tin học văn phòng được ứng dụng ở khắp nơi và cho mọi hoạt động khác nhau. Đây là công cụ tin học phổ biến và thông dụng nhất mà những người có sử dụng đến máy tính đều phải làm quen.
Ngày nay hầu hết các hoạt động trong văn phòng đều liên quan đến máy vi tính và các phần mềm văn phòng như soạn thảo, xử lí văn bản, bảng tính điện tử, thư điện tử, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, Internet…
Vì vậy vai trò của công nghệ thông tin đã cải thiện đáng kể điều kiện cho những người làm việc trong văn phòng, tăng hiệu suất lao động và chất lượng công việc của họ, đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao của xã hội, giúp giảm đáng kể chi phí hoạt động của văn phòng.
Cần nhớ rằng tin học văn phòng không chỉ là công cụ không thể thiếu được trong các cơ quan và tổ chức mà còn rất hữu ích ngay cả với công việc của các cá nhân và gia đình.
3.Vai trò và vị trí của tin học văn phòng trong sản xuất và đời sống xã hội:
4.An toàn vệ sinh lao động:
Trong nghề tin học văn phòng, những nguyên tắc tối thiểu cần tuân thủ là:
Tư thế ngồi trước máy tính cần phải thoải mái, sao cho không phải ngẩng cổ hay ngước mắt khi nhìn màn hình. Tay đặt ngang tầm bàn phím và không phải vươn xa. Giữ khoảng cách từ mắt đến màn hình khoảng 50-80cm.
Máy tính nên đặt ở vị trí sao cho ánh sáng không chiếu thẳng vào màn hình và không chiếu thẳng vào mắt, không làm việc quá lâu với máy tính. Phòng tránh các bệnh nghề nghiệp như cận thị, đau lưng, đau vai…
Hệ thống dây máy tính phải gọn gàng, đảm bảo an toàn về điện.
Sử dụng các dụng cụ đã được cách điện.
Khi sửa chữa máy tính thì phải dùng bút thử điện để phòng tránh khi bị hở điện.
Có bình cứu hoả trong phòng làm việc
Tuân thủ chặt chẽ các quy tắc an toàn trong lao động.
4.An toàn vệ sinh lao động:
PHẦN 2: HỆ ĐiỀU HÀNH WINDOWS
Bài 2: NHỮNG KiẾN THỨC CƠ SỞ
I.Khái niệm hệ điều hành và hệ điều hành windows
1.Hệ điều hành là gì?
Hệ điều hành là tập hợp có tổ chức các chương trình thành một hệ thống với nhiệm vụ đảm bảo giao tiếp giữa người sử dụng với máy tính, cung cấp các phương tiện và dịch vụ để người sử dụng dễ dàng thực hiện chương trình, quản lí chặt chẽ các tài nguyên của máy tính, tổ chức khai thác chúng một cách thuận tiện và tối ưu
Microsoft windows là hệ điều hành cho máy tính cá nhân của hãng phần mềm Microsoft. Các hệ điều hành windows đều có giao diện đồ hoạ dựa trên khái niệm ”cửa sổ” (windows). Ngoài ra còn có hệ thống các biểu tượng, bảng chọn, hộp thoại để đặt tham số…và cơ chế chỉ định bằng chuột.
2.Thao tác với chuột
Di chuột (Mouse move): Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí nào đó trên màn hình.
Nháy chuột (click): Nhấn một lần nút trái chuột (nút ngầm định) rồi thả ngón tay, còn gọi là kích chuột.
Nháy đúp chuột (Double clicK): Nháy nhanh liên tiếp hai lần nút trái chuột
Nháy nút phải chuột (Right click): Nhấn một lần nút phải chuột và thả tay.
Kéo thả chuột (Drag and drop): Nhấn và giữ nút trái chuột đồng thời di chuyển con trỏ chuột đến một vị trí nào đó trên màn hình rồi thả chuột nút giữ chuột.
2.Thao tác với chuột
3.Môi trường Windows:
Giao diện trong môi trường Windows bao gồm nhiều thành phần khác nhau trong đó có cửa sổ, bảng chọn, các thanh công cụ và biểu tượng.
a> Cửa sổ, bảng chọn: Trong môi trường Windows, người sử dụng thực hiện các công việc thông qua các cửa sổ. Mỗi cửa sổ làm việc với hệ thống bảng chọn riêng, nhưng tất cả các cửa sổ đều có thành phần chung.
b> Bảng chọn Start và thanh công việc:
Thanh bảng chọn Start
c>Chuyển đổi cửa sổ làm việc
Nháy vào biểu tượng chương trình tương ứng trên thanh công việc
Nháy vào một vị trí bất kì trên cửa sổ muốn kích hoạt.
Nhấn giữ phím ALT và nhấn phím Tab nhiều lần cho tới khi chương trình tương ứng được đóng khung (được chọn)
Thanh công việc
BÀI 3 LÀM ViỆC VỚI TỆP VÀ THƯ MỤC
1.Tổ chức thông tin trong máy tính:
Hệ điều hành tổ chức các tệp trên đĩa thành các thư mục. Mỗi thư mục lại chứa các tệp hoặc chứa thư mục con. Thư mục được tổ chức phân cấp, mức trên cùng gọi là thư mục gốc, do vậy cách tổ chức này còn có tên gọc là tổ chức cây.
Các thao tác thông thường với tệp và thư mục là: mở, tạo mới, sao chép, xoá đổi tên tệp hoặc thư mục…
2.Làm việc với tệp và thư mục:
a>Chọn đối tượng:
Để chọn một đối tượng: Nháy chuột ở đối tượng đó
Để loại bỏ kết quả chọn: Nháy chuột bên ngoài đối tượng đó.
Để chọn đồng thời nhiều đối tượng liên tiếp nhau: Nháy vào đối tượng đầu tiên, nhấn giữ phím Shift và nháy vào đối tượng cuối cùng.
Để chọn đồng thời nhiều đối tượng: Nhấn giữ phím Ctrl và nháy chuột vào từng đối tượng cần chọn. Khi không muốn chọn đối tượng đã được chọn thì chỉ cần nháy chuột lại đối tượng đó.
b>Xem tổ chức các tệp và thư mục trên đĩa:
Để xem những tài nguyên có trên máy tính, có thể sử dụng My Computer hoặc Windows Explorer
Nháy đúp biểu tượng My Computer trên màn hình nền để mở cửa sổ My Computer.
Nháy nút Folders (thư mục) trên thanh công cụ của cửa sổ để hiển thị cửa sổ My Computer dưới dạng hai ngăn, ngăn bên trái cho biết cấu trúc các ổ đĩa và thư mục.
Để mở một thư mục và hiển thị các thư mục bên trong nó, ta có thể nháy đúp vào tên hoặc biểu tượng của thư mục.
c>.Xem nội dung thư mục
Nháy chuột ở biểu tượng hoặc tên của thư mục ở ngăn bên trái hoặc nháy đúp chuột tại biểu tượng hoặc tên của thư mục ở ngăn bên phải cửa sổ đển xem nội dung thư mục
d>.Tạo mới thư mục:
Mở thư mục ta sẽ tạo thư mục mới bên trong nó
Nháy File->New->Folder
Gõ tên cho thư mục mới tạo và ấn phím Enter
e>. Đổi tên tệp hoặc thư mục
Chọn tệp hoặc thư mục muốn đổi tên
Nháy File->Rename
Gõ tên mới từ bàn phím rồi nhấn phím Enter
f>Sao chép tệp hoặc thư mục:
Chọn tệp hoặc thư mục cần sao chép
Nháy Edit->Copy
Mở thư mục hoặc đĩa nơi ta muốn đặt bản sao và nháy Edit->Paste hoặc nháy nút lệnh Paste trên thanh công cụ
g>Di chuyển tệp hoặc thư mục:
Chọn tệp hoặc thư mục cần di chuyển
Nháy Edit->Cut hoặc nút lệnh Cut trên thanh công cụ
Chọn thư mục hoặc ổ đĩa nơi ta muốn di chuyển tệp hoặc thư mục tới và nháy Edit->Paste hoặc nháy nút lệnh Paste trên thanh công cụ.
(Ngoài ra ta có thể sử dụng bằng cách ấn giữ và kéo thả chuột)
h>.Xoá tệp hoặc thư mục:
Chọn tệp hoặc thư mục cần xoá.
Nháy File->Delete hoặc nháy nút lệnh Delete trên thanh công cụ
Windows sẽ hiển thị hộp thoại để ta khẳng định thao tác xoá. Nháy Yes để xoá, ngược lại nháy No.
i> Khôi phục hoặc xoá hẳn các tệp và thư mục đã bị xoá.
Nháy đúp biểu tượng Recycle Bin. Cửa sổ Recycle Bin sẽ hiển thị các tệp tin hoặc thư mục đã bị xoá.
Chọn đối tượng khôi phục (hoặc xoá hẳn)
Nháy File->Restore hoặc File->Delete để khôi phục hoặc xoá.
NỘI DUNG THỰC HÀNH
Xem tổ chức thông tin trong máy
Thực hiện các thao tác với tệp và thư mục
+khởi động windows Explorer
+Quan sát hai thành phần của cửa sổ
+Nháy vào dấu + hoặc nháy đúp vào biểu tượng các thư mục để mở xem nội dung bên trong
BÀI 4: MỘT SỐ TÍNH NĂNG KHÁC TRONG WINDOWS
1. Khởi động và thoát khỏi chương trình:
*Khởi động:
C1: Start->All program->chương trình
C2:Nháy đúp biểu tượng chương trình trên màn hình.
*Kết thúc:
C1:File->Exit (File->Close)
C2:Nháy Close (X)
C3:Alt+F4
2. Tạo đường tắt truy cập nhanh:
-Dùng nút phải chuột kéo thả tệp/thư mục ra màn hình
-Chọn Create Shortcut Here
3.Mở một tài liệu mới mở gần đây:
Start->My Recent Documents
4.Tìm một tệp hay thư mục
Start->Search hộp thoại Search Results xuất hiện
Chọn đối tượng muốn tìm
+Picture music, or video (hình ảnh, âm thanh, video)
+Documents (word processing, spreadsheet, etc…) file văn bản.
+Computers or people (tìm máy tính trong mạng)
Nháy nút lệnh Search
BÀI 5: CONTROL PANEL VÀ ViỆC THIẾT ĐẶT HỆ THỐNG
1.Một số thiết đặt hệ thống:
a.Thay đổi thuộc tính màn hình nền
Start->Control Panel->Display (nháy chuột phải My Computerproperties)
Chọn thẻ Desktop->Background/Brows->chọn ảnh tuỳ thích.
Chọn ApplyOK
Chọn thẻ Screen Saver
Chọn hình ảnh của màn hình nghỉ trong danh sách
Chọn Setting nếu muốn sửa đổi
Chọn Preview để xem trước trạng thái
Chọn Wait để đặt thời gian
Chọn OK
b.Thiết đặt các thông số khu vực:
Start->Control Panel->Regional and Language Options
Chọn thẻ Regional Options->Customize nếu muốn sửa đổi
Chọn ApplyOK
3.Cài đặt máy in:
Start->Printers and Faxes->Add a printer
Hộp thoại Add Printer Wizard->Next
Lần lượt làm theo các chỉ dẫn trên màn hình.
NỘI DUNG THỰC HÀNH
Khởi động và kết thúc chương trình ứng dụng
Tạo đường tắt
Mở một tài liệu mới mở gần đây
Tìm kiếm tệp và thư mục
Khởi động và sử dụng một số chương trình trong Control Panel
Thay đổi một số thiết đặt hệ thống đơn giản
Cài đặt máy in
PHẦN 3: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD
BÀI 7: ÔN LẠI MỘT SỐ KHÁI NiỆM CƠ BẢN
1.Kí tự, câu, dòng, đoạn, trang:(SGK)
2.Một số quy tắc gõ văn bản:
Các dấu câ phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu cách nếu sau đó vẫn còn nội dung.
Kí tự tiếp theo dấu mở ngoặc phải được viết sát vào bên phải của dấu này.
Các dấu đóng ngoặc phải được viết sát vào bên phải kí tự cuối cùng của từ bên trái.
Không dùng phím Enter để chuyển qua dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản.
Giữa các từ chỉ dùng một kí tự trống để phân cách.
Không dùng các kí tự trống ở đầu dòng để căn lề.
3.Các thao tác biên tập trong văn bản:
Chọn đối tượng
Sao chép (Copy)
Cắt (Cut)
Dán (Paste)
4.Soạn thảo văn bản việt:
Khởi động chương trình hổ trợ chữ việt, Unikey, Vietkey…
Cài đặt phông chữ tiếng việt
5.Các chế độ hiển thị văn bản trên màn hình:
Normal
Print Layout (Bố trí trang)
Outline (Dàn bài)
Full Screen (Toàn màn hình)
Print Preview (Xem trước khi in)
BAI 8: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
1.Định dạng kí tự:
Phông chữ
Cỡ chữ
Kiểu chữ
Màu sắc
Vị trí tương đối so với dòng kẻ
2.Định dạng đoạn văn bản:
Căn lề
Thụt lề
Khoảng cách đến đoạn văn trước và đoạn văn tiếp theo
3.Định dạng trang:
Kích thươc trang
Lề giấy
Gáy sách
Các tiêu đề trang in
BÀI 9: LÀM VIỆC VỚI BẢNG TRONG VĂN BẢN
1.Tạo bảng:
-Cách 1: Sử dụng nút lệnh INSERT TABLE trên thanh công cụ chuẩn (chọn số hàng, số cột thích hợp cho bảng)
-Cách 2: Table->Insert->Table (chọn số cột và số hàng thích hợp->chọn OK)
2.Thao tác với bảng:
-Thay đổi độ rộng các cột (đưa con trỏ vào cạnh của cột cần thay đổi khi con trỏ có dạng
và kéo thả chuột)
-Chèn thêm hoặc xoá ô, hàng hay cột (đánh dấu ô, hàng hay cột sau đó chọn Table->Insert->Colums/Row…)
-Tách hay gộp các ô (chọn ô sau đó Table->Split cells hoặc Merge cells)
-Định dạng văn bản trong ô (Nháy chuột phải trên ô và chọn Alignmet cell và chọn định dạng thích hợp)
3.Căn chỉnh vị trí của toàn bảng trên trang:
-Chọn bảng bằng cách Table->Select->Table hoặc nháy chuột vào góc trên trái của bảng.
-Chọn Table->Table Properties
-Nháy thẻ Table và chọn một trong các nút tương ứng trong ô Alignment
4.Kẻ đường biên và đường lưới cho bảng:
-Nếu là bảng thì chỉ cần đặt con trỏ vào một vị trí bất kỳ trong bảng
-Nếu là một ô hoặc một nhóm các ô, thì phải chọn các ô đó và thực hiện các thao tác sau:
+Format->Border and Shading->Border->chọn kiểu tô, kiểu đường biên…->OK
5.Sắp xếp: Có thể sắp xếp các hàng của một bảng theo thứ tự tăng dần hay giảm dần của các số liệu trong một cột nào đó. Sử dụng lệnh Table->Sort
-Chỉ ra thứ tự sử dụng các cột
-Với mỗi cột mà giá trị của chúng tham gia vào sắp xếp, chọn kiểu dữ liệu, chọn hướng sắp xếp.
-Đánh dấu chọn Header row hoặc No header row.
-Nháy OK
Bài 11: MỘT SỐ TÍNH NĂNG SOẠN THẢO NÂNG CAO
I.TẠO DANH SÁCH LiỆT KÊ DẠNG KÍ HiỆU VÀ SỐ THỨ TỰ
Format->Bullets and Numbering khi đó xuất hiện hộp thoại Bullets and Numbering như hình sau.
-Các bước tiếp theo ta thực hiện theo hình sau:
Định dạng kiểu kí hiệu
Định dạng kiểu số
*Thực hiện thao tác nhanh:
Ta có thể thực hiện như sau:
-Bôi đen (chọn) đoạn văn bản cần định dạng
-Nháy chuột chọn một trong hai nút lệnh Bullets hoặc Numbering trên thanh công cụ định dạng
II.TẠO CHỮ CÁI LỚN ĐẦU ĐOẠN VĂN:
1.Chọn Format->Drop Cap
III.ĐỊNH DẠNG CỘT BÁO:
1.Chọn đoạn văn bản cần định dạng.
Format->Columns
Hoặc có thể thực hiện cách chia cột báo bằng cách.
-Chọn đoạn văn bản cần chia cột báo
-Nháy vào nút lệnh Columns trên thanh công cụ và chọn số lượng chia cột thích hợp
IV. SAO CHÉP ĐỊNH DẠNG
Để sao chép định dạng từ đoạn này sang đoạn khác ta thực hiện theo các bước sau:
-Chọn đoạn văn bản cần sao chép dịnh dạng
-Nháy nút lệnh Format Painter trên thanh công cụ chuẩn.
-Kéo thả (hoặc nháy) chuột trên đoạn văn cần định dạng.
NỘI DUNG THỰC HÀNH
THỰC HÀNH BÀI 1, BÀI 2, BÀI 3, BÀI 4
(TRANG 68-69 TRONG TÀI LiỆU)
Microsoft Office Excel
Khởi động Excel
Giới thiệu bảng tính
Thao tác mở và ghi một bảng tính
Địa chỉ trong Excel
Công thức và hàm tính toán trong Excel
Định dạng bảng tính
Thao tác với CSDL
Biểu đồ dữ liệu
1/30/2006
Bài giảng Excel
1/30/2006
Bài giảng Excel
Khởi động Excel
C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên nền màn hình (Destop).
C2: Kích chuột vào biểu tượng của Excel trên thanh Microsoft Office Shortcut Bar ở góc trên bên phải nền màn hình.
C3: Menu Start/Programs/Microsoft Excel
…
1/30/2006
Bài giảng Excel
Cửa sổ làm việc của Excel
1/30/2006
Bài giảng Excel
Mở một tệp trắng mới (New)
C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N
C3: Vào menu File/New…/Workbook
1/30/2006
Bài giảng Excel
Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
C3: Vào menu File/Open…
1/30/2006
Bài giảng Excel
Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.
C3: Vào menu File/Save.
Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì).
Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.
1/30/2006
Bài giảng Excel
59
Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)
Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.
Vào menu File/Save As...
1. Chọn nơi ghi tệp
2. Gõ tên mới cho tệp
3. Bấm nút Save để ghi tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp
1/30/2006
Bài giảng Excel
60
Thoát khỏi Excel (Exit)
C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.
C3: Vào menu File/Exit
Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn:
Yes: ghi tệp trước khi thoát,
No: thoát không ghi tệp,
Cancel: huỷ lệnh thoát.
1/30/2006
Bài giảng Excel
61
Địa chỉ ô và miền
Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng.
Địa chỉ ô bao gồm:
Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng. Ví dụ: A15, C43.
Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc tên hàng nếu muốn cố định phần đó. Ví dụ: $A3, B$4, $C$5.
Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt đối thì không.
1/30/2006
Bài giảng Excel
62
Địa chỉ ô và miền (tiếp)
Miền là một nhóm ô liền kề nhau.
Địa chỉ miền được khai báo theo cách:
Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải
Ví dụ: A3:A6 B2:D5
$C$5:$D$8
1/30/2006
Bài giảng Excel
63
Dịch chuyển con trỏ ô
Dùng chuột kích vào ô.
Gõ phím F5 (Ctrl+G), gõ địa chỉ ô cần đến vào khung Reference, bấm nút OK.
Dùng các phím sau đây:
Gõ địa chỉ ô muốn đến
1/30/2006
Bài giảng Excel
64
Các phím dịch chuyển con trỏ ô:
+ , , , dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên
+ Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình.
+ Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.
+ Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại
+ Ctrl + tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại.
+ Ctrl + tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại.
+ Ctrl + tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại.
+ Ctrl + tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại.
+ Ctrl + + tới ô trái trên cùng (ô A1).
+ Ctrl + + tới ô phải trên cùng (ô IV1).
+ Ctrl + + tới ô trái dưới cùng (ô A65536).
+ Ctrl + + tới ô phải dưới cùng (ô IV65536).
1/30/2006
Bài giảng Excel
65
Nhập dữ liệu vào ô
Cách thức: kích chuột vào ô, gõ dữ liệu vào, nhập xong gõ Enter.
Dữ liệu chữ nhập bình thường
Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân.
Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó.
Ví dụ: ’04.8766318
Dữ liệu ngày tháng nhập theo định dạng: mm/dd/yy.
VD: 11/25/1980
1/30/2006
Bài giảng Excel
66
Chọn miền, cột, hàng, bảng
Chọn miền: kích chuột vào ô cao trái, giữ và di tới ô thấp phải, nhả chuột.
Chọn cả hàng: kích chuột vào ô tên hàng.
Chọn cả cột: kích chuột vào ô tên cột.
Chọn cả bảng tính: kích chuột vào ô giao giữa tên hàng và tên cột.
Nếu chọn nhiều miền rời nhau thì giữ phím Ctrl trong khi chọn các miền đó.
Khi cần lấy địa chỉ ô hoặc miền trong công thức thì không nên gõ từ bàn phím mà nên dùng chuột chọn để tránh nhầm lẫn.
1/30/2006
Bài giảng Excel
67
Công thức
Công thức:
bắt đầu bởi dấu =
sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với nhau bởi các phép toán.
Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa)
Ví dụ: = 10 + A3
= B3*B4 + B5/5
= 2*C2 + C3^4 – ABS(C4)
= SIN(A2)
1/30/2006
Bài giảng Excel
68
Bài 20: Sử dụng Hàm số
Excel có rất nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng …
Hàm số được dùng trong công thức.
Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng xâu ký tự thì chúng phải được bao trong cặp dấu “ ”
Các hàm số có thể lồng nhau. VD: =IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2<7,“TB”,“K”))
Có thể nhập hàm số bằng cách ấn nút Paste Function fx trên Toolbar, rồi theo hướng dẫn ở từng bước.
1/30/2006
Bài giảng Excel
69
Một số hàm số quan trọng
AND (đối 1, đối 2,…, đối n): phép VÀ, là hàm logic, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng.
Các đối số là các hằng, biểu thức logic.
VD: = AND (B3>=23,B3<25)
OR (đối 1, đối 2, …, đối n): phép HOẶC, là hàm logic, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai.
VD: = OR (D3>=25,D3<23)
1/30/2006
Bài giảng Excel
70
Một số hàm số quan trọng (2)
SUM (đối 1, đối 2, …, đối n): cho tổng của các đối số
Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền.
AVERAGE (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị TBC c các số
1/30/2006
Bài giảng Excel
Một số hàm số quan trọng (3)
MAX (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị lớn nhất.
MIN (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị nhỏ nhất.
1/30/2006
Bài giảng Excel
Một số hàm số quan trọng (4)
IF (bt logic, trị đúng, trị sai):
Hiển thị trị đúng nếu BT logic có g/t True
Hiển thị trị sai nếu BT logic có g/t False
VD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”)
- Hàm IF có thể viết lồng nhau.
VD: = IF(C6<=300,1,IF(C6>400,3,2))
- Hàm trên cho kết quả của phép thử sau:
nếu [dữ liệu trong ô C6] 300
nếu 300 < [dữ liệu trong ô C6] 400
nếu [dữ liệu trong ô C6] > 400
1/30/2006
Bài giảng Excel
Một số hàm số quan trọng (5)
SUMIF (miền_đ/k, đ/k, miền_tổng): hàm tính tổng có điều kiện
Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 thì hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28)
1/30/2006
Bài giảng Excel
Một số hàm số quan trọng (6)
COUNT(đối1, đối2,…): đếm số lượng các ô có chứa số và các số trong các đối số.
Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ miền.
1/30/2006
Bài giảng Excel
Một số hàm số quan trọng (7)
COUNTIF(miền_đếm, điều_kiện): đếm số lượng các ô trong miền đếm thoả mãn điều kiện.
Ví dụ 1
Ví dụ 2
1/30/2006
Bài giảng Excel
Một số hàm số quan trọng (8)
VLOOKUP (trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu, cột_lấy_dữ_liệu, [True/False]): tra cứu g/t với các g/t trong cột đầu tiên của bảng và hiển thị dữ liệu tương ứng trong bảng tra cứu nằm trên cột ở đối số 3.
VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2, True)
- Nếu g/t tra cứu nhỏ hơn g/t nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng thì trả về lỗi #N/A.
- Nếu đối số thứ 4 bằng True (hoặc 1):
+ Các g/t trong cột đầu tiên của bảng phải được sắp xếp tăng dần.
+ Nếu g/t tra cứu không có trong cột đầu tiên của bảng thì hàm sẽ tra cứu g/t trong bảng g/t tra cứu.
1/30/2006
Bài giảng Excel
Ví dụ hàm VLOOKUP
1/30/2006
Bài giảng Excel
Một số hàm số quan trọng (9)
HLOOKUP(g/t, bảng_g/t, hàng_lấy_d.liệu, [1/0]): hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP
Hàm xếp thứ hạng:
RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)
- đối số 1: là giá trị cần xếp thứ (VD: điểm 1 HS)
- đối số 2: bảng chứa các g/t (VD: bảng điểm)
- đối số 3: = 0 thì g/t nhỏ nhất xếp cuối cùng (VD khi xếp thứ hạng các HS trong lớp theo điểm)
= 1 thì g/t nhỏ nhất xếp đầu tiên (VD khi xếp thứ hạng cho các VĐV đua xe theo thời gian)
VD: =RANK(A3,$A$3:$A$10,1)
1/30/2006
Bài giảng Excel
Ví dụ hàm RANK
Khi thứ thự xếp bằng 1
RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)
Khi thứ thự xếp bằng 0
Một số hàm số quan trọng (10)
LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái của chuỗi.
VD: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7)
cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm”
RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải của chuỗi.
VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6)
cho kết quả là chuỗi “Hà Nội”
MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ m của chuỗi.
VD: =MID(“Gia Lâm–Hà Nội”,9,2)
cho kết quả là chuỗi “Hà”
1/30/2006
Bài giảng Excel
81
Một số hàm số quan trọng (11)
NOW(): Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại.
TODAY(): Cho ngày hiện tại.
DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày.
VD: =DAY(“11/25/80”)
cho kết quả là 25
MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng.
VD: =MONTH(“11/25/80”)
cho kết quả là 11
1/30/2006
Bài giảng Excel
82
Một số hàm số quan trọng (12)
YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm.
VD: =YEAR(“11/25/80”)
cho kết quả là 1980
Hàm Year thường được dùng để tính tuổi khi biết ngày sinh:
Một số hàm số quan trọng (13)
INT(Number): Cho giá trị nguyên của Number. Number có thể là biểu thức.
Ví du: =Int(7/2) cho giá trị là 3
MOD(Number,Div): Cho giá trị là số dư của phép chia Number cho Div.
Ví du: =Mod(7,2) cho giá trị là 1
Value(Text): Trả về giá trị số khi Text là ký tự kiểu số.
Ví du: =Value(B2), nếu B2 là ký tự số.
84
Các thao tác soạn thảo
Sao chép (Copy):
Chọn miền
Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy)
Dịch tới ô trái trên của miền định dán
Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)
Nếu sao chép công thức sang các ô lân cận:
Di chuột tới dấu chấm ở góc phải dưới của ô, bấm giữ trái chuột và di qua các ô lân cận rồi nhả chuột (Drag & Drop). Địa chỉ tương đối của các ô trong công thức sẽ được thay tương ứng.
Các thao tác soạn thảo (2)
Dịch chuyển (Move):
Chọn miền
Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut)
Dịch tới ô trái trên của miền định dán
Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)
C2: di chuột tới bờ của miền, con trỏ thành hình mũi tên, Drag rời dữ liệu tới vị trí mới, thay thế dữ liệu cũ. Muốn xen kẽ dữ liệu cũ và mới thì giữ phím Shift trong khi Drag.
Các thao tác soạn thảo (3)
Sửa:
Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột, hoặc ấn phím F2, hoặc kích chuột trên thanh công thức, con trỏ nhấp nháy trong ô thì sửa bình thường.
Xoá: Chọn miền cần xoá, ấn phím Delete.
Undo và Redo:
Undo: Ctrl+Z, hoặc bấm nút trên Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc khi xảy ra sai sót.
Redo: Ctrl+Y, hoặc bấm nút trên Toobar: làm lại việc vừa bỏ / việc vừa làm.
Một số thao tác hữu dụng
Thêm/xoá hàng, cột, bảng tính:
Thêm một hàng vào bên trên hàng hiện tại: menu Insert/Rows
Thêm một cột vào bên trái cột hiện tại: menu Insert/Columns
Thêm một bảng tính (sheet): menu Insert/Worksheet
Xoá hàng hiện tại: menu Edit/Delete…Entire Row
Xoá cột hiện tại: menu Edit/Delete…Entire Column
Xoá bảng tính: menu Edit/Delete Sheet
1/30/2006
Bài giảng Excel
88
Một số thao tác hữu dụng (2)
Các thao thác giúp nhập dữ liệu:
Gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công thức: dùng phím F4
VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, rồi ấn phím F4.
Nhập dữ liệu tiền tệ, VD: $ 6,000.00
chỉ cần nhập 6000, sau đó ấn nút Currency $ trên thanh định dạng.
1/30/2006
Bài giảng Excel
89
Một số thao tác hữu dụng (tiếp)
Nhập một dãy liên tục cách đều vào các ô liền kề nhau (không bắt buộc tăng 1 đ.vị), vd: nhập STT, nhập các tháng trong năm…:
Nhập 2 g/t đầu tiên của dãy vào 2 ô tương ứng
Bôi đen 2 ô vừa nhập
Thực hiện Drag như khi sao chép công thức
Đổi tên sheet: nháy chuột phải tại tên sheet ở góc trái dưới bảng tính, chọn Rename, gõ tên mới cho sheet rồi ấn Enter.
1/30/2006
Bài giảng Excel
90
Định dạng
1) Thay đổi kích thước hàng/cột: 2 cách chính:
C1: Di chuột vào mép hàng/cột, con trỏ thành hình mũi tên 2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí mới rồi nhả chuột.
C2: Di chuột vào mép hàng/cột, kích đúp để được kích thước vừa khít.
Có thể ấn định kích thước hàng/cột bằng cách vào menu Format/Row/Height… và Format/Column/Width…
1/30/2006
Bài giảng Excel
91
Định dạng (2)
2) Định dạng ô (Menu Format/Cells…)
- Chọn miền, vào menu Formar/Cells…
+ Tab Number: định cách hiển thị số
+ Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí dữ liệu
+ Tab Font: định font chữ
+ Tab Border: định đường kẻ viền các ô
1/30/2006
Bài giảng Excel
92
Kiểu hiển thị số
Khung xem trước
Số chữ số thập phân
Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn
Cách hiển thị số âm
Chú giải
Menu Format/Cells… Tab Number
1/30/2006
Bài giảng Excel
93
Căn dữ liệu chiều ngang ô
Xuống dòng vừa độ rộng ô
Định hướng văn bản
Thu nhỏ chữ vừa kích thước ô
Nhập các ô liền kề thành 1 ô
Menu Format/Cells… Tab Alignment
Căn dữ liệu chiều dọc ô
1/30/2006
Bài giảng Excel
94
Chọn phông chữ
Chọn kích thước chữ
Chọn màu chữ
Gạch chân chữ
Xem trước
Menu Format/Cells… Tab Font
Chọn kiểu chữ
1/30/2006
Bài giảng Excel
95
Không kẻ khung
Màu đường kẻ
Khung bao ngoài
Menu Format/Cells… Tab Border
Chọn kiểu đường kẻ
Khung bên trong
Chọn từng đường kẻ khung
1/30/2006
Bài giảng Excel
96
Cơ sở dữ liệu (CSDL)
1) Khái niệm
CSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record).
Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định.
Bản ghi là một hàng dữ liệu.
Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi.
2) Sắp xếp - Menu Data/Sort
Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả các cột để tránh sự mất chính xác dữ liệu.
DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế.
Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Có thể định tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng g/t ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng g/t ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3.
Cách làm: Chọn miền. Chọn Menu Data/Sort…
1/30/2006
Bài giảng Excel
98
Chọn khoá thứ nhất
[Chọn khoá thứ hai]
[Chọn khoá thứ ba]
Sắp xếp tăng dần
Sắp xếp giảm dần
Dòng đầu là tên trường (ko sắp xếp)
Ko có dòng tên trường (sắp xếp cả dòng đầu)
Xếp từ trên xuống dưới
Xếp từ trái sang phải
1/30/2006
Bài giảng Excel
99
3) Tìm kiếm (Lọc dữ liệu)
Menu Data/Filter
Mục đích: Lấy ra những bản ghi (thông tin) thoả mãn điều kiện nhất định.
Có thể lọc theo 2 cách:
AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc
Advanced Filter…: người sử dụng tự định điều kiện lọc.
a) Lọc dữ liệu dùng AutoFilter
Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường
Menu Data/Filter/AutoFilter, ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sách
Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:
All: để hiện lại mọi bản ghi
Top 10…: các giá trị lớn nhất
Custom…: tự định điều kiện lọc
Các giá trị của cột
1/30/2006
Bài giảng Excel
101
Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp)
Nếu chọn Custom… sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:
1/30/2006
Bài giảng Excel
102
b) Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter
B1: Định miền điều kiện:
Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL.
Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR.
VD với miền CSDL như trên:
1/30/2006
Bài giảng Excel
103
Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 =400
Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 >150
Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 150Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 >150 hoặc trong tháng 2 200
1/30/2006
Bài giảng Excel
104
Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter (tiếp)
B2: Thực hiện lọc
Vào menu Data/Filter/Advanced Filter…
Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu
Hiện KQ lọc ra nơi khác
Chọn miền CSDL
Chọn miền điều kiện
Chọn miền hiện KQ
Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những KQ trùng lặp
1/30/2006
Bài giảng Excel
105
Đồ thị
Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie.
Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart… Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước:
Định kiểu đồ thị
Định dữ liệu
Các lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải …
Chọn nơi hiện đồ thị
1/30/2006
Bài giảng Excel
106
Bước 1: Định kiểu đồ thị
Chọn kiểu đồ thị có sẵn:
+ Column: cột dọc
+ Line: đường so sánh
+ Pie: bánh tròn
+ XY: đường tương quan
Chọn một dạng của kiểu đã chọn
1/30/2006
Bài giảng Excel
107
Bước 2: Định dữ liệu
Miền DL vẽ đồ thị
Chọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc theo cột
Tiêu đề hàng hiện tại đây
Tiêu đề cột làm chú giải
1/30/2006
Bài giảng Excel
108
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Titles
Tiêu đề đồ thị và tiêu đề các trục
Nhập tiêu đề đồ thị
Nhập tiêu đề trục X
Nhập tiêu đề trục Y
1/30/2006
Bài giảng Excel
109
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Legend
Chú giải
Hiện/ẩn chú giải
Vị trí đặt chú giải
Chú giải
1/30/2006
Bài giảng Excel
110
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Data Labels
Nhãn dữ liệu
Không hiện
Hiện nhãn và phần trăm
Nhãn dữ liệu
Hiện g/t
Hiện phần trăm
Hiện nhãn
1/30/2006
Bài giảng Excel
111
Bước 4: Định nơi đặt đồ thị
Đồ thị hiện trên 1 sheet mới
Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại
Khi đồ thị đã được tạo, có thể:
Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop.
Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào vùng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột.
Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, …) bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options… Thao tác tiếp theo như bước 3 ở trên.
Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền,…) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format …
1/30/2006
Bài giảng Excel
113
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi tỷ lệ trên trục
Giá trị nhỏ nhất
Giá trị lớn nhất
Khoảng cách các điểm chia
Chuột phải
trên trục,
chọn Format
Axis
1/30/2006
Bài giảng Excel
114
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu
Đối với đồ thị dạng Line, nhiều khi đồ thị vẽ xong như trên nhưng vẫn chưa chính xác vì các mốc thời gian không nằm đúng điểm chia trên trục X, do lựa chọn mặc định của Excel.
1/30/2006
Bài giảng Excel
115
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu
Để sửa đổi chỉ cần bỏ lựa chọn mặc định của Excel như hình trên là được. Tuy đơn giản nhưng cần nhớ vì hầu như 100% SV làm báo cáo TN mắc phải lỗi này mà không biết sửa.
TIN HỌC VĂN PHÒNG
1.Tin học và ứng dụng của tinh học trong đời sống.
Với tiến bộ nhảy vọt trong vòng vài chục năm trở lại đây, cuộc cách mạng công nghệ thông tin đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của con người. Công nghệ thông tin đang dần thay thế những công cụ truyền thống, góp phần thúc đẩy sự phát triển trên tất cả các lĩnh vực khoa học, kĩ thuật, giáo dục, kinh tế, xã hội.
2.Tin học với công tác văn phòng:
-Cũng như với các lĩnh vực khác, công nghệ thông tin có ảnh hưởng rất lớn đến công việc trong công tác văn phòng.
-Trước đây công việc chính của các thư kí trong các văn phòng là gõ máy chữ, nghe điện thoại, sắp xếp, tìm kiếm hồ sơ, nhận văn bản đến, dự thảo văn bản đi,…tất cả đều thực hiện một cách thủ công thì nay máy tính đã thay thế đồng thời cho máy chữ, máy tính bấm tay và các tủ hồ sơ, fax, thư điện tử thay thế một phần các công văn đi-đến và các cuộc điện thoại đường dài đắt tiền. Những thuật ngữ như: Văn phòng không giấy, văn phòng điện tử… đã không còn xa lạ với chúng ta.
-Khó có thể hình dung các văn phòng ngày nay không có máy tính.
3.Vai trò và vị trí của tin học văn phòng trong sản xuất và đời sống xã hội:
Có thể thấy tin học văn phòng được ứng dụng ở khắp nơi và cho mọi hoạt động khác nhau. Đây là công cụ tin học phổ biến và thông dụng nhất mà những người có sử dụng đến máy tính đều phải làm quen.
Ngày nay hầu hết các hoạt động trong văn phòng đều liên quan đến máy vi tính và các phần mềm văn phòng như soạn thảo, xử lí văn bản, bảng tính điện tử, thư điện tử, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, Internet…
Vì vậy vai trò của công nghệ thông tin đã cải thiện đáng kể điều kiện cho những người làm việc trong văn phòng, tăng hiệu suất lao động và chất lượng công việc của họ, đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao của xã hội, giúp giảm đáng kể chi phí hoạt động của văn phòng.
Cần nhớ rằng tin học văn phòng không chỉ là công cụ không thể thiếu được trong các cơ quan và tổ chức mà còn rất hữu ích ngay cả với công việc của các cá nhân và gia đình.
3.Vai trò và vị trí của tin học văn phòng trong sản xuất và đời sống xã hội:
4.An toàn vệ sinh lao động:
Trong nghề tin học văn phòng, những nguyên tắc tối thiểu cần tuân thủ là:
Tư thế ngồi trước máy tính cần phải thoải mái, sao cho không phải ngẩng cổ hay ngước mắt khi nhìn màn hình. Tay đặt ngang tầm bàn phím và không phải vươn xa. Giữ khoảng cách từ mắt đến màn hình khoảng 50-80cm.
Máy tính nên đặt ở vị trí sao cho ánh sáng không chiếu thẳng vào màn hình và không chiếu thẳng vào mắt, không làm việc quá lâu với máy tính. Phòng tránh các bệnh nghề nghiệp như cận thị, đau lưng, đau vai…
Hệ thống dây máy tính phải gọn gàng, đảm bảo an toàn về điện.
Sử dụng các dụng cụ đã được cách điện.
Khi sửa chữa máy tính thì phải dùng bút thử điện để phòng tránh khi bị hở điện.
Có bình cứu hoả trong phòng làm việc
Tuân thủ chặt chẽ các quy tắc an toàn trong lao động.
4.An toàn vệ sinh lao động:
PHẦN 2: HỆ ĐiỀU HÀNH WINDOWS
Bài 2: NHỮNG KiẾN THỨC CƠ SỞ
I.Khái niệm hệ điều hành và hệ điều hành windows
1.Hệ điều hành là gì?
Hệ điều hành là tập hợp có tổ chức các chương trình thành một hệ thống với nhiệm vụ đảm bảo giao tiếp giữa người sử dụng với máy tính, cung cấp các phương tiện và dịch vụ để người sử dụng dễ dàng thực hiện chương trình, quản lí chặt chẽ các tài nguyên của máy tính, tổ chức khai thác chúng một cách thuận tiện và tối ưu
Microsoft windows là hệ điều hành cho máy tính cá nhân của hãng phần mềm Microsoft. Các hệ điều hành windows đều có giao diện đồ hoạ dựa trên khái niệm ”cửa sổ” (windows). Ngoài ra còn có hệ thống các biểu tượng, bảng chọn, hộp thoại để đặt tham số…và cơ chế chỉ định bằng chuột.
2.Thao tác với chuột
Di chuột (Mouse move): Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí nào đó trên màn hình.
Nháy chuột (click): Nhấn một lần nút trái chuột (nút ngầm định) rồi thả ngón tay, còn gọi là kích chuột.
Nháy đúp chuột (Double clicK): Nháy nhanh liên tiếp hai lần nút trái chuột
Nháy nút phải chuột (Right click): Nhấn một lần nút phải chuột và thả tay.
Kéo thả chuột (Drag and drop): Nhấn và giữ nút trái chuột đồng thời di chuyển con trỏ chuột đến một vị trí nào đó trên màn hình rồi thả chuột nút giữ chuột.
2.Thao tác với chuột
3.Môi trường Windows:
Giao diện trong môi trường Windows bao gồm nhiều thành phần khác nhau trong đó có cửa sổ, bảng chọn, các thanh công cụ và biểu tượng.
a> Cửa sổ, bảng chọn: Trong môi trường Windows, người sử dụng thực hiện các công việc thông qua các cửa sổ. Mỗi cửa sổ làm việc với hệ thống bảng chọn riêng, nhưng tất cả các cửa sổ đều có thành phần chung.
b> Bảng chọn Start và thanh công việc:
Thanh bảng chọn Start
c>Chuyển đổi cửa sổ làm việc
Nháy vào biểu tượng chương trình tương ứng trên thanh công việc
Nháy vào một vị trí bất kì trên cửa sổ muốn kích hoạt.
Nhấn giữ phím ALT và nhấn phím Tab nhiều lần cho tới khi chương trình tương ứng được đóng khung (được chọn)
Thanh công việc
BÀI 3 LÀM ViỆC VỚI TỆP VÀ THƯ MỤC
1.Tổ chức thông tin trong máy tính:
Hệ điều hành tổ chức các tệp trên đĩa thành các thư mục. Mỗi thư mục lại chứa các tệp hoặc chứa thư mục con. Thư mục được tổ chức phân cấp, mức trên cùng gọi là thư mục gốc, do vậy cách tổ chức này còn có tên gọc là tổ chức cây.
Các thao tác thông thường với tệp và thư mục là: mở, tạo mới, sao chép, xoá đổi tên tệp hoặc thư mục…
2.Làm việc với tệp và thư mục:
a>Chọn đối tượng:
Để chọn một đối tượng: Nháy chuột ở đối tượng đó
Để loại bỏ kết quả chọn: Nháy chuột bên ngoài đối tượng đó.
Để chọn đồng thời nhiều đối tượng liên tiếp nhau: Nháy vào đối tượng đầu tiên, nhấn giữ phím Shift và nháy vào đối tượng cuối cùng.
Để chọn đồng thời nhiều đối tượng: Nhấn giữ phím Ctrl và nháy chuột vào từng đối tượng cần chọn. Khi không muốn chọn đối tượng đã được chọn thì chỉ cần nháy chuột lại đối tượng đó.
b>Xem tổ chức các tệp và thư mục trên đĩa:
Để xem những tài nguyên có trên máy tính, có thể sử dụng My Computer hoặc Windows Explorer
Nháy đúp biểu tượng My Computer trên màn hình nền để mở cửa sổ My Computer.
Nháy nút Folders (thư mục) trên thanh công cụ của cửa sổ để hiển thị cửa sổ My Computer dưới dạng hai ngăn, ngăn bên trái cho biết cấu trúc các ổ đĩa và thư mục.
Để mở một thư mục và hiển thị các thư mục bên trong nó, ta có thể nháy đúp vào tên hoặc biểu tượng của thư mục.
c>.Xem nội dung thư mục
Nháy chuột ở biểu tượng hoặc tên của thư mục ở ngăn bên trái hoặc nháy đúp chuột tại biểu tượng hoặc tên của thư mục ở ngăn bên phải cửa sổ đển xem nội dung thư mục
d>.Tạo mới thư mục:
Mở thư mục ta sẽ tạo thư mục mới bên trong nó
Nháy File->New->Folder
Gõ tên cho thư mục mới tạo và ấn phím Enter
e>. Đổi tên tệp hoặc thư mục
Chọn tệp hoặc thư mục muốn đổi tên
Nháy File->Rename
Gõ tên mới từ bàn phím rồi nhấn phím Enter
f>Sao chép tệp hoặc thư mục:
Chọn tệp hoặc thư mục cần sao chép
Nháy Edit->Copy
Mở thư mục hoặc đĩa nơi ta muốn đặt bản sao và nháy Edit->Paste hoặc nháy nút lệnh Paste trên thanh công cụ
g>Di chuyển tệp hoặc thư mục:
Chọn tệp hoặc thư mục cần di chuyển
Nháy Edit->Cut hoặc nút lệnh Cut trên thanh công cụ
Chọn thư mục hoặc ổ đĩa nơi ta muốn di chuyển tệp hoặc thư mục tới và nháy Edit->Paste hoặc nháy nút lệnh Paste trên thanh công cụ.
(Ngoài ra ta có thể sử dụng bằng cách ấn giữ và kéo thả chuột)
h>.Xoá tệp hoặc thư mục:
Chọn tệp hoặc thư mục cần xoá.
Nháy File->Delete hoặc nháy nút lệnh Delete trên thanh công cụ
Windows sẽ hiển thị hộp thoại để ta khẳng định thao tác xoá. Nháy Yes để xoá, ngược lại nháy No.
i> Khôi phục hoặc xoá hẳn các tệp và thư mục đã bị xoá.
Nháy đúp biểu tượng Recycle Bin. Cửa sổ Recycle Bin sẽ hiển thị các tệp tin hoặc thư mục đã bị xoá.
Chọn đối tượng khôi phục (hoặc xoá hẳn)
Nháy File->Restore hoặc File->Delete để khôi phục hoặc xoá.
NỘI DUNG THỰC HÀNH
Xem tổ chức thông tin trong máy
Thực hiện các thao tác với tệp và thư mục
+khởi động windows Explorer
+Quan sát hai thành phần của cửa sổ
+Nháy vào dấu + hoặc nháy đúp vào biểu tượng các thư mục để mở xem nội dung bên trong
BÀI 4: MỘT SỐ TÍNH NĂNG KHÁC TRONG WINDOWS
1. Khởi động và thoát khỏi chương trình:
*Khởi động:
C1: Start->All program->chương trình
C2:Nháy đúp biểu tượng chương trình trên màn hình.
*Kết thúc:
C1:File->Exit (File->Close)
C2:Nháy Close (X)
C3:Alt+F4
2. Tạo đường tắt truy cập nhanh:
-Dùng nút phải chuột kéo thả tệp/thư mục ra màn hình
-Chọn Create Shortcut Here
3.Mở một tài liệu mới mở gần đây:
Start->My Recent Documents
4.Tìm một tệp hay thư mục
Start->Search hộp thoại Search Results xuất hiện
Chọn đối tượng muốn tìm
+Picture music, or video (hình ảnh, âm thanh, video)
+Documents (word processing, spreadsheet, etc…) file văn bản.
+Computers or people (tìm máy tính trong mạng)
Nháy nút lệnh Search
BÀI 5: CONTROL PANEL VÀ ViỆC THIẾT ĐẶT HỆ THỐNG
1.Một số thiết đặt hệ thống:
a.Thay đổi thuộc tính màn hình nền
Start->Control Panel->Display (nháy chuột phải My Computerproperties)
Chọn thẻ Desktop->Background/Brows->chọn ảnh tuỳ thích.
Chọn ApplyOK
Chọn thẻ Screen Saver
Chọn hình ảnh của màn hình nghỉ trong danh sách
Chọn Setting nếu muốn sửa đổi
Chọn Preview để xem trước trạng thái
Chọn Wait để đặt thời gian
Chọn OK
b.Thiết đặt các thông số khu vực:
Start->Control Panel->Regional and Language Options
Chọn thẻ Regional Options->Customize nếu muốn sửa đổi
Chọn ApplyOK
3.Cài đặt máy in:
Start->Printers and Faxes->Add a printer
Hộp thoại Add Printer Wizard->Next
Lần lượt làm theo các chỉ dẫn trên màn hình.
NỘI DUNG THỰC HÀNH
Khởi động và kết thúc chương trình ứng dụng
Tạo đường tắt
Mở một tài liệu mới mở gần đây
Tìm kiếm tệp và thư mục
Khởi động và sử dụng một số chương trình trong Control Panel
Thay đổi một số thiết đặt hệ thống đơn giản
Cài đặt máy in
PHẦN 3: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD
BÀI 7: ÔN LẠI MỘT SỐ KHÁI NiỆM CƠ BẢN
1.Kí tự, câu, dòng, đoạn, trang:(SGK)
2.Một số quy tắc gõ văn bản:
Các dấu câ phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu cách nếu sau đó vẫn còn nội dung.
Kí tự tiếp theo dấu mở ngoặc phải được viết sát vào bên phải của dấu này.
Các dấu đóng ngoặc phải được viết sát vào bên phải kí tự cuối cùng của từ bên trái.
Không dùng phím Enter để chuyển qua dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản.
Giữa các từ chỉ dùng một kí tự trống để phân cách.
Không dùng các kí tự trống ở đầu dòng để căn lề.
3.Các thao tác biên tập trong văn bản:
Chọn đối tượng
Sao chép (Copy)
Cắt (Cut)
Dán (Paste)
4.Soạn thảo văn bản việt:
Khởi động chương trình hổ trợ chữ việt, Unikey, Vietkey…
Cài đặt phông chữ tiếng việt
5.Các chế độ hiển thị văn bản trên màn hình:
Normal
Print Layout (Bố trí trang)
Outline (Dàn bài)
Full Screen (Toàn màn hình)
Print Preview (Xem trước khi in)
BAI 8: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
1.Định dạng kí tự:
Phông chữ
Cỡ chữ
Kiểu chữ
Màu sắc
Vị trí tương đối so với dòng kẻ
2.Định dạng đoạn văn bản:
Căn lề
Thụt lề
Khoảng cách đến đoạn văn trước và đoạn văn tiếp theo
3.Định dạng trang:
Kích thươc trang
Lề giấy
Gáy sách
Các tiêu đề trang in
BÀI 9: LÀM VIỆC VỚI BẢNG TRONG VĂN BẢN
1.Tạo bảng:
-Cách 1: Sử dụng nút lệnh INSERT TABLE trên thanh công cụ chuẩn (chọn số hàng, số cột thích hợp cho bảng)
-Cách 2: Table->Insert->Table (chọn số cột và số hàng thích hợp->chọn OK)
2.Thao tác với bảng:
-Thay đổi độ rộng các cột (đưa con trỏ vào cạnh của cột cần thay đổi khi con trỏ có dạng
và kéo thả chuột)
-Chèn thêm hoặc xoá ô, hàng hay cột (đánh dấu ô, hàng hay cột sau đó chọn Table->Insert->Colums/Row…)
-Tách hay gộp các ô (chọn ô sau đó Table->Split cells hoặc Merge cells)
-Định dạng văn bản trong ô (Nháy chuột phải trên ô và chọn Alignmet cell và chọn định dạng thích hợp)
3.Căn chỉnh vị trí của toàn bảng trên trang:
-Chọn bảng bằng cách Table->Select->Table hoặc nháy chuột vào góc trên trái của bảng.
-Chọn Table->Table Properties
-Nháy thẻ Table và chọn một trong các nút tương ứng trong ô Alignment
4.Kẻ đường biên và đường lưới cho bảng:
-Nếu là bảng thì chỉ cần đặt con trỏ vào một vị trí bất kỳ trong bảng
-Nếu là một ô hoặc một nhóm các ô, thì phải chọn các ô đó và thực hiện các thao tác sau:
+Format->Border and Shading->Border->chọn kiểu tô, kiểu đường biên…->OK
5.Sắp xếp: Có thể sắp xếp các hàng của một bảng theo thứ tự tăng dần hay giảm dần của các số liệu trong một cột nào đó. Sử dụng lệnh Table->Sort
-Chỉ ra thứ tự sử dụng các cột
-Với mỗi cột mà giá trị của chúng tham gia vào sắp xếp, chọn kiểu dữ liệu, chọn hướng sắp xếp.
-Đánh dấu chọn Header row hoặc No header row.
-Nháy OK
Bài 11: MỘT SỐ TÍNH NĂNG SOẠN THẢO NÂNG CAO
I.TẠO DANH SÁCH LiỆT KÊ DẠNG KÍ HiỆU VÀ SỐ THỨ TỰ
Format->Bullets and Numbering khi đó xuất hiện hộp thoại Bullets and Numbering như hình sau.
-Các bước tiếp theo ta thực hiện theo hình sau:
Định dạng kiểu kí hiệu
Định dạng kiểu số
*Thực hiện thao tác nhanh:
Ta có thể thực hiện như sau:
-Bôi đen (chọn) đoạn văn bản cần định dạng
-Nháy chuột chọn một trong hai nút lệnh Bullets hoặc Numbering trên thanh công cụ định dạng
II.TẠO CHỮ CÁI LỚN ĐẦU ĐOẠN VĂN:
1.Chọn Format->Drop Cap
III.ĐỊNH DẠNG CỘT BÁO:
1.Chọn đoạn văn bản cần định dạng.
Format->Columns
Hoặc có thể thực hiện cách chia cột báo bằng cách.
-Chọn đoạn văn bản cần chia cột báo
-Nháy vào nút lệnh Columns trên thanh công cụ và chọn số lượng chia cột thích hợp
IV. SAO CHÉP ĐỊNH DẠNG
Để sao chép định dạng từ đoạn này sang đoạn khác ta thực hiện theo các bước sau:
-Chọn đoạn văn bản cần sao chép dịnh dạng
-Nháy nút lệnh Format Painter trên thanh công cụ chuẩn.
-Kéo thả (hoặc nháy) chuột trên đoạn văn cần định dạng.
NỘI DUNG THỰC HÀNH
THỰC HÀNH BÀI 1, BÀI 2, BÀI 3, BÀI 4
(TRANG 68-69 TRONG TÀI LiỆU)
Microsoft Office Excel
Khởi động Excel
Giới thiệu bảng tính
Thao tác mở và ghi một bảng tính
Địa chỉ trong Excel
Công thức và hàm tính toán trong Excel
Định dạng bảng tính
Thao tác với CSDL
Biểu đồ dữ liệu
1/30/2006
Bài giảng Excel
1/30/2006
Bài giảng Excel
Khởi động Excel
C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên nền màn hình (Destop).
C2: Kích chuột vào biểu tượng của Excel trên thanh Microsoft Office Shortcut Bar ở góc trên bên phải nền màn hình.
C3: Menu Start/Programs/Microsoft Excel
…
1/30/2006
Bài giảng Excel
Cửa sổ làm việc của Excel
1/30/2006
Bài giảng Excel
Mở một tệp trắng mới (New)
C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N
C3: Vào menu File/New…/Workbook
1/30/2006
Bài giảng Excel
Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
C3: Vào menu File/Open…
1/30/2006
Bài giảng Excel
Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.
C3: Vào menu File/Save.
Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì).
Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.
1/30/2006
Bài giảng Excel
59
Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)
Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.
Vào menu File/Save As...
1. Chọn nơi ghi tệp
2. Gõ tên mới cho tệp
3. Bấm nút Save để ghi tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp
1/30/2006
Bài giảng Excel
60
Thoát khỏi Excel (Exit)
C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.
C3: Vào menu File/Exit
Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn:
Yes: ghi tệp trước khi thoát,
No: thoát không ghi tệp,
Cancel: huỷ lệnh thoát.
1/30/2006
Bài giảng Excel
61
Địa chỉ ô và miền
Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng.
Địa chỉ ô bao gồm:
Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng. Ví dụ: A15, C43.
Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc tên hàng nếu muốn cố định phần đó. Ví dụ: $A3, B$4, $C$5.
Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt đối thì không.
1/30/2006
Bài giảng Excel
62
Địa chỉ ô và miền (tiếp)
Miền là một nhóm ô liền kề nhau.
Địa chỉ miền được khai báo theo cách:
Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải
Ví dụ: A3:A6 B2:D5
$C$5:$D$8
1/30/2006
Bài giảng Excel
63
Dịch chuyển con trỏ ô
Dùng chuột kích vào ô.
Gõ phím F5 (Ctrl+G), gõ địa chỉ ô cần đến vào khung Reference, bấm nút OK.
Dùng các phím sau đây:
Gõ địa chỉ ô muốn đến
1/30/2006
Bài giảng Excel
64
Các phím dịch chuyển con trỏ ô:
+ , , , dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên
+ Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình.
+ Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.
+ Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại
+ Ctrl + tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại.
+ Ctrl + tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại.
+ Ctrl + tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại.
+ Ctrl + tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại.
+ Ctrl + + tới ô trái trên cùng (ô A1).
+ Ctrl + + tới ô phải trên cùng (ô IV1).
+ Ctrl + + tới ô trái dưới cùng (ô A65536).
+ Ctrl + + tới ô phải dưới cùng (ô IV65536).
1/30/2006
Bài giảng Excel
65
Nhập dữ liệu vào ô
Cách thức: kích chuột vào ô, gõ dữ liệu vào, nhập xong gõ Enter.
Dữ liệu chữ nhập bình thường
Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân.
Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó.
Ví dụ: ’04.8766318
Dữ liệu ngày tháng nhập theo định dạng: mm/dd/yy.
VD: 11/25/1980
1/30/2006
Bài giảng Excel
66
Chọn miền, cột, hàng, bảng
Chọn miền: kích chuột vào ô cao trái, giữ và di tới ô thấp phải, nhả chuột.
Chọn cả hàng: kích chuột vào ô tên hàng.
Chọn cả cột: kích chuột vào ô tên cột.
Chọn cả bảng tính: kích chuột vào ô giao giữa tên hàng và tên cột.
Nếu chọn nhiều miền rời nhau thì giữ phím Ctrl trong khi chọn các miền đó.
Khi cần lấy địa chỉ ô hoặc miền trong công thức thì không nên gõ từ bàn phím mà nên dùng chuột chọn để tránh nhầm lẫn.
1/30/2006
Bài giảng Excel
67
Công thức
Công thức:
bắt đầu bởi dấu =
sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với nhau bởi các phép toán.
Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa)
Ví dụ: = 10 + A3
= B3*B4 + B5/5
= 2*C2 + C3^4 – ABS(C4)
= SIN(A2)
1/30/2006
Bài giảng Excel
68
Bài 20: Sử dụng Hàm số
Excel có rất nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng …
Hàm số được dùng trong công thức.
Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng xâu ký tự thì chúng phải được bao trong cặp dấu “ ”
Các hàm số có thể lồng nhau. VD: =IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2<7,“TB”,“K”))
Có thể nhập hàm số bằng cách ấn nút Paste Function fx trên Toolbar, rồi theo hướng dẫn ở từng bước.
1/30/2006
Bài giảng Excel
69
Một số hàm số quan trọng
AND (đối 1, đối 2,…, đối n): phép VÀ, là hàm logic, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng.
Các đối số là các hằng, biểu thức logic.
VD: = AND (B3>=23,B3<25)
OR (đối 1, đối 2, …, đối n): phép HOẶC, là hàm logic, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai.
VD: = OR (D3>=25,D3<23)
1/30/2006
Bài giảng Excel
70
Một số hàm số quan trọng (2)
SUM (đối 1, đối 2, …, đối n): cho tổng của các đối số
Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền.
AVERAGE (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị TBC c các số
1/30/2006
Bài giảng Excel
Một số hàm số quan trọng (3)
MAX (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị lớn nhất.
MIN (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị nhỏ nhất.
1/30/2006
Bài giảng Excel
Một số hàm số quan trọng (4)
IF (bt logic, trị đúng, trị sai):
Hiển thị trị đúng nếu BT logic có g/t True
Hiển thị trị sai nếu BT logic có g/t False
VD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”)
- Hàm IF có thể viết lồng nhau.
VD: = IF(C6<=300,1,IF(C6>400,3,2))
- Hàm trên cho kết quả của phép thử sau:
nếu [dữ liệu trong ô C6] 300
nếu 300 < [dữ liệu trong ô C6] 400
nếu [dữ liệu trong ô C6] > 400
1/30/2006
Bài giảng Excel
Một số hàm số quan trọng (5)
SUMIF (miền_đ/k, đ/k, miền_tổng): hàm tính tổng có điều kiện
Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 thì hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28)
1/30/2006
Bài giảng Excel
Một số hàm số quan trọng (6)
COUNT(đối1, đối2,…): đếm số lượng các ô có chứa số và các số trong các đối số.
Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ miền.
1/30/2006
Bài giảng Excel
Một số hàm số quan trọng (7)
COUNTIF(miền_đếm, điều_kiện): đếm số lượng các ô trong miền đếm thoả mãn điều kiện.
Ví dụ 1
Ví dụ 2
1/30/2006
Bài giảng Excel
Một số hàm số quan trọng (8)
VLOOKUP (trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu, cột_lấy_dữ_liệu, [True/False]): tra cứu g/t với các g/t trong cột đầu tiên của bảng và hiển thị dữ liệu tương ứng trong bảng tra cứu nằm trên cột ở đối số 3.
VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2, True)
- Nếu g/t tra cứu nhỏ hơn g/t nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng thì trả về lỗi #N/A.
- Nếu đối số thứ 4 bằng True (hoặc 1):
+ Các g/t trong cột đầu tiên của bảng phải được sắp xếp tăng dần.
+ Nếu g/t tra cứu không có trong cột đầu tiên của bảng thì hàm sẽ tra cứu g/t trong bảng g/t tra cứu.
1/30/2006
Bài giảng Excel
Ví dụ hàm VLOOKUP
1/30/2006
Bài giảng Excel
Một số hàm số quan trọng (9)
HLOOKUP(g/t, bảng_g/t, hàng_lấy_d.liệu, [1/0]): hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP
Hàm xếp thứ hạng:
RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)
- đối số 1: là giá trị cần xếp thứ (VD: điểm 1 HS)
- đối số 2: bảng chứa các g/t (VD: bảng điểm)
- đối số 3: = 0 thì g/t nhỏ nhất xếp cuối cùng (VD khi xếp thứ hạng các HS trong lớp theo điểm)
= 1 thì g/t nhỏ nhất xếp đầu tiên (VD khi xếp thứ hạng cho các VĐV đua xe theo thời gian)
VD: =RANK(A3,$A$3:$A$10,1)
1/30/2006
Bài giảng Excel
Ví dụ hàm RANK
Khi thứ thự xếp bằng 1
RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)
Khi thứ thự xếp bằng 0
Một số hàm số quan trọng (10)
LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái của chuỗi.
VD: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7)
cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm”
RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải của chuỗi.
VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6)
cho kết quả là chuỗi “Hà Nội”
MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ m của chuỗi.
VD: =MID(“Gia Lâm–Hà Nội”,9,2)
cho kết quả là chuỗi “Hà”
1/30/2006
Bài giảng Excel
81
Một số hàm số quan trọng (11)
NOW(): Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại.
TODAY(): Cho ngày hiện tại.
DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày.
VD: =DAY(“11/25/80”)
cho kết quả là 25
MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng.
VD: =MONTH(“11/25/80”)
cho kết quả là 11
1/30/2006
Bài giảng Excel
82
Một số hàm số quan trọng (12)
YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm.
VD: =YEAR(“11/25/80”)
cho kết quả là 1980
Hàm Year thường được dùng để tính tuổi khi biết ngày sinh:
Một số hàm số quan trọng (13)
INT(Number): Cho giá trị nguyên của Number. Number có thể là biểu thức.
Ví du: =Int(7/2) cho giá trị là 3
MOD(Number,Div): Cho giá trị là số dư của phép chia Number cho Div.
Ví du: =Mod(7,2) cho giá trị là 1
Value(Text): Trả về giá trị số khi Text là ký tự kiểu số.
Ví du: =Value(B2), nếu B2 là ký tự số.
84
Các thao tác soạn thảo
Sao chép (Copy):
Chọn miền
Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy)
Dịch tới ô trái trên của miền định dán
Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)
Nếu sao chép công thức sang các ô lân cận:
Di chuột tới dấu chấm ở góc phải dưới của ô, bấm giữ trái chuột và di qua các ô lân cận rồi nhả chuột (Drag & Drop). Địa chỉ tương đối của các ô trong công thức sẽ được thay tương ứng.
Các thao tác soạn thảo (2)
Dịch chuyển (Move):
Chọn miền
Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut)
Dịch tới ô trái trên của miền định dán
Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)
C2: di chuột tới bờ của miền, con trỏ thành hình mũi tên, Drag rời dữ liệu tới vị trí mới, thay thế dữ liệu cũ. Muốn xen kẽ dữ liệu cũ và mới thì giữ phím Shift trong khi Drag.
Các thao tác soạn thảo (3)
Sửa:
Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột, hoặc ấn phím F2, hoặc kích chuột trên thanh công thức, con trỏ nhấp nháy trong ô thì sửa bình thường.
Xoá: Chọn miền cần xoá, ấn phím Delete.
Undo và Redo:
Undo: Ctrl+Z, hoặc bấm nút trên Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc khi xảy ra sai sót.
Redo: Ctrl+Y, hoặc bấm nút trên Toobar: làm lại việc vừa bỏ / việc vừa làm.
Một số thao tác hữu dụng
Thêm/xoá hàng, cột, bảng tính:
Thêm một hàng vào bên trên hàng hiện tại: menu Insert/Rows
Thêm một cột vào bên trái cột hiện tại: menu Insert/Columns
Thêm một bảng tính (sheet): menu Insert/Worksheet
Xoá hàng hiện tại: menu Edit/Delete…Entire Row
Xoá cột hiện tại: menu Edit/Delete…Entire Column
Xoá bảng tính: menu Edit/Delete Sheet
1/30/2006
Bài giảng Excel
88
Một số thao tác hữu dụng (2)
Các thao thác giúp nhập dữ liệu:
Gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công thức: dùng phím F4
VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, rồi ấn phím F4.
Nhập dữ liệu tiền tệ, VD: $ 6,000.00
chỉ cần nhập 6000, sau đó ấn nút Currency $ trên thanh định dạng.
1/30/2006
Bài giảng Excel
89
Một số thao tác hữu dụng (tiếp)
Nhập một dãy liên tục cách đều vào các ô liền kề nhau (không bắt buộc tăng 1 đ.vị), vd: nhập STT, nhập các tháng trong năm…:
Nhập 2 g/t đầu tiên của dãy vào 2 ô tương ứng
Bôi đen 2 ô vừa nhập
Thực hiện Drag như khi sao chép công thức
Đổi tên sheet: nháy chuột phải tại tên sheet ở góc trái dưới bảng tính, chọn Rename, gõ tên mới cho sheet rồi ấn Enter.
1/30/2006
Bài giảng Excel
90
Định dạng
1) Thay đổi kích thước hàng/cột: 2 cách chính:
C1: Di chuột vào mép hàng/cột, con trỏ thành hình mũi tên 2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí mới rồi nhả chuột.
C2: Di chuột vào mép hàng/cột, kích đúp để được kích thước vừa khít.
Có thể ấn định kích thước hàng/cột bằng cách vào menu Format/Row/Height… và Format/Column/Width…
1/30/2006
Bài giảng Excel
91
Định dạng (2)
2) Định dạng ô (Menu Format/Cells…)
- Chọn miền, vào menu Formar/Cells…
+ Tab Number: định cách hiển thị số
+ Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí dữ liệu
+ Tab Font: định font chữ
+ Tab Border: định đường kẻ viền các ô
1/30/2006
Bài giảng Excel
92
Kiểu hiển thị số
Khung xem trước
Số chữ số thập phân
Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn
Cách hiển thị số âm
Chú giải
Menu Format/Cells… Tab Number
1/30/2006
Bài giảng Excel
93
Căn dữ liệu chiều ngang ô
Xuống dòng vừa độ rộng ô
Định hướng văn bản
Thu nhỏ chữ vừa kích thước ô
Nhập các ô liền kề thành 1 ô
Menu Format/Cells… Tab Alignment
Căn dữ liệu chiều dọc ô
1/30/2006
Bài giảng Excel
94
Chọn phông chữ
Chọn kích thước chữ
Chọn màu chữ
Gạch chân chữ
Xem trước
Menu Format/Cells… Tab Font
Chọn kiểu chữ
1/30/2006
Bài giảng Excel
95
Không kẻ khung
Màu đường kẻ
Khung bao ngoài
Menu Format/Cells… Tab Border
Chọn kiểu đường kẻ
Khung bên trong
Chọn từng đường kẻ khung
1/30/2006
Bài giảng Excel
96
Cơ sở dữ liệu (CSDL)
1) Khái niệm
CSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record).
Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định.
Bản ghi là một hàng dữ liệu.
Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi.
2) Sắp xếp - Menu Data/Sort
Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả các cột để tránh sự mất chính xác dữ liệu.
DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế.
Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Có thể định tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng g/t ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng g/t ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3.
Cách làm: Chọn miền. Chọn Menu Data/Sort…
1/30/2006
Bài giảng Excel
98
Chọn khoá thứ nhất
[Chọn khoá thứ hai]
[Chọn khoá thứ ba]
Sắp xếp tăng dần
Sắp xếp giảm dần
Dòng đầu là tên trường (ko sắp xếp)
Ko có dòng tên trường (sắp xếp cả dòng đầu)
Xếp từ trên xuống dưới
Xếp từ trái sang phải
1/30/2006
Bài giảng Excel
99
3) Tìm kiếm (Lọc dữ liệu)
Menu Data/Filter
Mục đích: Lấy ra những bản ghi (thông tin) thoả mãn điều kiện nhất định.
Có thể lọc theo 2 cách:
AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc
Advanced Filter…: người sử dụng tự định điều kiện lọc.
a) Lọc dữ liệu dùng AutoFilter
Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường
Menu Data/Filter/AutoFilter, ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sách
Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:
All: để hiện lại mọi bản ghi
Top 10…: các giá trị lớn nhất
Custom…: tự định điều kiện lọc
Các giá trị của cột
1/30/2006
Bài giảng Excel
101
Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp)
Nếu chọn Custom… sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:
1/30/2006
Bài giảng Excel
102
b) Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter
B1: Định miền điều kiện:
Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL.
Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR.
VD với miền CSDL như trên:
1/30/2006
Bài giảng Excel
103
Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 =400
Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 >150
Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 150
1/30/2006
Bài giảng Excel
104
Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter (tiếp)
B2: Thực hiện lọc
Vào menu Data/Filter/Advanced Filter…
Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu
Hiện KQ lọc ra nơi khác
Chọn miền CSDL
Chọn miền điều kiện
Chọn miền hiện KQ
Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những KQ trùng lặp
1/30/2006
Bài giảng Excel
105
Đồ thị
Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie.
Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart… Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước:
Định kiểu đồ thị
Định dữ liệu
Các lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải …
Chọn nơi hiện đồ thị
1/30/2006
Bài giảng Excel
106
Bước 1: Định kiểu đồ thị
Chọn kiểu đồ thị có sẵn:
+ Column: cột dọc
+ Line: đường so sánh
+ Pie: bánh tròn
+ XY: đường tương quan
Chọn một dạng của kiểu đã chọn
1/30/2006
Bài giảng Excel
107
Bước 2: Định dữ liệu
Miền DL vẽ đồ thị
Chọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc theo cột
Tiêu đề hàng hiện tại đây
Tiêu đề cột làm chú giải
1/30/2006
Bài giảng Excel
108
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Titles
Tiêu đề đồ thị và tiêu đề các trục
Nhập tiêu đề đồ thị
Nhập tiêu đề trục X
Nhập tiêu đề trục Y
1/30/2006
Bài giảng Excel
109
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Legend
Chú giải
Hiện/ẩn chú giải
Vị trí đặt chú giải
Chú giải
1/30/2006
Bài giảng Excel
110
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Data Labels
Nhãn dữ liệu
Không hiện
Hiện nhãn và phần trăm
Nhãn dữ liệu
Hiện g/t
Hiện phần trăm
Hiện nhãn
1/30/2006
Bài giảng Excel
111
Bước 4: Định nơi đặt đồ thị
Đồ thị hiện trên 1 sheet mới
Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại
Khi đồ thị đã được tạo, có thể:
Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop.
Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào vùng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột.
Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, …) bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options… Thao tác tiếp theo như bước 3 ở trên.
Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền,…) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format …
1/30/2006
Bài giảng Excel
113
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi tỷ lệ trên trục
Giá trị nhỏ nhất
Giá trị lớn nhất
Khoảng cách các điểm chia
Chuột phải
trên trục,
chọn Format
Axis
1/30/2006
Bài giảng Excel
114
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu
Đối với đồ thị dạng Line, nhiều khi đồ thị vẽ xong như trên nhưng vẫn chưa chính xác vì các mốc thời gian không nằm đúng điểm chia trên trục X, do lựa chọn mặc định của Excel.
1/30/2006
Bài giảng Excel
115
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu
Để sửa đổi chỉ cần bỏ lựa chọn mặc định của Excel như hình trên là được. Tuy đơn giản nhưng cần nhớ vì hầu như 100% SV làm báo cáo TN mắc phải lỗi này mà không biết sửa.
* Một số tài liệu cũ có thể bị lỗi font khi hiển thị do dùng bộ mã không phải Unikey ...
Người chia sẻ: Trịnh Huy Trọng
Dung lượng: |
Lượt tài: 0
Loại file:
Nguồn : Chưa rõ
(Tài liệu chưa được thẩm định)