GIẢI THÍCH Ý NGHĨA HÀM TÁCH HỌ - TÊN TRONG EXCEL

GIẢI THÍCH Ý NGHĨA CÁC HÀM
TÁCH HỌ VÀ TÊN TRONG EXCEL
Bài trước chúng tôi chia sẻ dùng các Hàm để tách riêng Họ, Tên đệm và Tên thành 3 cột khác nhau mà trước khi tách chúng được chứa trong một cột.
Một bạn đọc yêu cầu giải thích tại sao phải dùng các Hàm đó (lập luận) và ý nghĩa của công thức?
Với các bạn đã “quá rành” chúng tôi xin lỗi trước, chúng tôi xin giải thích tường tận từng hàm.
A.HÀM TÁCH HỌ RIÊNG RA:
1.CÔNG THỨC:



Trong Công thức có hai Hàm: Hàm LEFT và Hàm FIND
a/Ý nghĩa Hàm LEFT:
-Cú pháp: LEFT(text,[num_chars]
-Ý nghĩa: tôi chọn bên trái Văn bản được chứa trong ô B3, 4 ký tự:
-Kết quả: được Phạm




-Minh họa khi kéo công Thức xuống!


*Ta thấy nếu chọn 4 ký tự thì chỉ có họ Phạm và Phan đúng. Các Họ khác hoặc dư hoặc thiếu (Họ Lê dư; Họ Nguyễn thiếu; riêng họ Ngô có vẻ đúng nhưng thực ra nó dư 1 khoảng trắng).
b/Ý nghĩa Hàm Find- tìm kiếm:
-Cú pháp: FIND(find_text,within_text,start_num)
-Ví dụ: Tôi tìm chữ B trong ô B4, nó ở vị trí thứ mấy trong chuỗi? chúng ta đếm bằng mắt thì nó ở vị trí thứ 6 (kể cả khoảng trắng).



Kết quả: 6 (vị trí thứ 6)


-Ý nghĩa:
+Trong ngoặc ta gõ “B” là tôi tìm chữ cái B;
+B4 chứa chuỗi Trần Bình;
+Số 1 là tính chữ B đầu tiên của Trần Bình (nếu trường hợp có hai chữ B như Trần Bình Ba chẳng hạn.
Chúng ta đã có khái niệm về Hàm LEFT và FIND ?
B/GIẢI THÍCH CÔNG THỨC TÁCH HỌ:




+Tôi dùng Hàm LEFT(B3, có nghĩa là tôi chọn bên trái chuỗi Họ và Tên trong ô B3,
+Chữ cái các Họ có số chữ cái khác nhau nên tôi không biết chọn số nào (như giải thích trên) vậy tôi nhờ máy chọn.
+FIND(“ ”,B3,1) Có nghĩa tôi tìm “Khoảng trắng” trong chuỗi ở B3- Phạm Ngọc Chương, số 1 là tính từ khoảng trắng thứ 1 trong Phạm Ngọc Chương vì nó có 2 khoảng trắng.
Trong công thức trên “Khoảng trắng ở vị trí thứ 5
+ -1) vì Họ Phạm chỉ có 4 ký tự thì chỉ lấy 4 cho nên phải -1
Giải thích họ Lê:
-Lấy Họ Lê Trong chuỗi: Lê Thị Mỹ Duyên, Khoảng trắng đầu tiên ở vị trí thứ 3, mà Lê có 2 ký tự nên 3-1=2.
Tôi đã Giải thích xong!
-Mánh khóe ở đây:
*Tôi dùng hàm LEFT mục đích là tìm Họ ở bên trái chuỗi trong ô. Nhưng mà không thể đếm được vì mỗi Họ có số ký tự khác nhau.
*Giữa Họ và tên đệm bao giờ cũng có khoảng trắng (khoảng đầu tiên là số 1) nên tôi dùng Hàm FIND tìm xem khoảng trắng đó ở vị trí thứ mấy trong chuỗi?
*Với công thức trên, mỗi Họ có số ký tự khác nhau tôi không cần biết! Nhưng khoảng trắng bao giờ cũng bằng Số ký tự của Họ cộng 1.
* Mà Hàm LEFT chỉ lấy số ký tự của Họ thôi nên tôi lại lấy Vị trí thứ n của Khoảng trắng trừ 1.
=LEFT(B3,FIND(" ",B3,1)-1)
*Lưu ý: Hàm FIND phân biệt ghê lắm! Nó phân biệt chữ IN HOA và in thường (“A” khác “a”).

Bài sau chúng tôi sẽ giải thích Hàm tách Tên Đệm và Hàm tách Tên.

LGB