GD HN: TL nghiệp vụ HC văn phòng

Chương I
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG
( Nguồn: http://www.rfd.gov.vn/Noi_dung/Truy_cap_nhanh/Noi_dung_on_thi_cac_ngach_cong_chuc_nam_2012/ ).

1- Khái niệm
Theo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ và các văn bản qui định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan thì khái niệm văn phòng được hiểu theo các nội dung sau đây:
- Nội dung thứ nhất: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
Ở các cơ quan như Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, các Bộ, các cơ quan khác thuộc Chính phủ, Viện kiểm sát Nhân dân tối cao, Toà án Nhân dân tối cao, cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, UBND các cấp đều lập Văn phòng.
Ở các cơ quan khác như: Sở, Ban, ngành của tỉnh, công, nông trường, bệnh viện, trường học, Viện nghiên cứu... lập phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính - Quản trị). Có nơi không gọi là phòng Hành chính - Quản trị mà gọi là phòng Tổ chức Hành chính - Quản trị.
- Nội dung thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan. Ở đó hàng ngày diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
- Nội dung thứ ba: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan. Trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư.
- Từ điển Tiếng Việt (in năm 1992) thì: Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan.
Tóm lại: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lí thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lí; bảo đảm các điều kiện về vật chất kĩ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan.
2- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
2.1. Chức năng:
Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động.
Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:
- Công tác tham mưu cho lãnh đạo: Thuộc chức năng này, văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về phương pháp tổ chức công việc, điều hành bộ máy, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan.
- Công tác hậu cần: Đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật và phương tiện cho cơ quan hoạt động: Thuộc chức năng này, Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật của cơ quan.
Hai loại công tác nêu trên luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.
2.2. Nhiệm vụ:
Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên Văn phòng của cơ quan đó có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác dài hạn, một năm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan và của Văn phòng; Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan.
- Thu nhập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan.
- Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề án; Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được thống nhất.
- Chủ trì việc giữ gìn mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ quan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vị trong cơ quan để thực hiện chương trình