GD HN: Tin học


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS
1. 1. Giới thiệu Access 2000
Từ cuối những năm 80, hãng Microsoft đã cho ra đời hệ điều hành Windows, đánh dấu một bước ngoặt trong phát triển các ứng dụng phần mềm trên nền Windows (giao diện GUI- Graphical User Interface). Một trong những ứng dụng nổi bật nhất đi kèm lúc đó là bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office. Từ đó đến nay, bộ phần mềm này vẫn chiếm thị phần số 1 trên thế giới trong lĩnh vực tin học văn phòng.
Ngoài những ứng dụng về văn phòng quen thuộc phải kể đến như: MS Word - để soạn thảo tài liệu; MS Excel - bảng tính điện tử; MS Powerpoint - để trình chiếu báo cáo; .. còn phải kể đến phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu rất nổi tiếng đi kèm:MS Access. Đến nay phiên bản mới nhất là AccessXP. Về cơ bản, các phiên bản từ Access97 trở lại đây cách sử dụng gần giống nhau. Mỗi phiên bản chỉ khác một số tính năng đặc biệt và một chút về giao diện.
Access làm được gì, và những ứng dụng của nó trong thực tế?
Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS- Relational Database Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng- bởi lẽ giao diện sử dụng phần mềm này gần giống hệt một số phần mềm khác trong bộ MS Office quen thuộc như : MS Word, MS Excel;
Hơn nữa, Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (Development Tools). Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ. Đặc biệt những ai muốn học phát triển phần mềm thì đây là cách dễ học nhất, nhanh nhất giải quyết bài toán này.
Đến đây có thể khẳng định được 2 ứng dụng chính của Access là :
1. Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (chỉ là phần cơ sở dữ liệu, còn phần phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác để làm như : Visual Basic, Visual C, Delphi, .NET,…
2. Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ.
1.2. Khởi động
Có khởi động Access theo nhiều cách:
Mở lệnh Start | Programs | Microsoft Access của Window;
Hoặc có thể nhấn kép chuột lên tên tệp có phần mở rộng .MDB với biểu tượng của Microsoft Access
Sau khi ra lệnh chạy chương trình Access, thông thường màn hình tiếp theo xuất hiện cho phép chọn cách làm việc:

























Chọn Blank Access database để bắt đầu tạo một tệp Access mới (tạo mới tệp);
Hoặc Access database wizard, page, and project để tạo một CSDL theo mẫu có sẵn (không trình bày trong giáo trình này);
Hoặc Open an existing file để mở tệp Access đã tồn tại để làm việc tiếp.
1.3. Tạo mới tệp Access
Một dự án Access (Access project) là một hoặc nhiều tệp Access nhằm giải quyết một công việc lớn nào đó. Khuôn khổ giáo trình này chỉ trình bày những dự án có 1 tệp.
Tệp Access có phần mở rộng *.MDB (ngoài ra những tệp có phần mở rộng *.DBE cũng mở được nhưng chỉ có thể thực thi chứ không chỉnh sửa được cấu trúc). Có 5 thành phần chính trên một tệp:

- Tables – nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu;
- Queries – nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế;
- Forms – nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm;
- Reports – nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế;
- Macro – nơi chứa các Macro lệnh phục vụ dự án;
- Modules – nơi chứa các khai báo, các thư viện chương trình con phục vụ dự án.
Thông thường mỗi tệp Access cần phải làm việc trên tất cả các thành phần trên.
Để bắt đầu tạo một tệp mới, chọn mục Blank Access database ở cửa sổ mục 2, tiếp theo nhấn OK, hộp thoại sau xuất hiện yêu cầu chọn nơi (thư mục) lưu trữ và đặt tên tệp Access:






























Hãy chọn nơi lưu trữ ở hộp Save in; gõ vào tên tệp ở mục File Name; nhấn
để ghi lại thiết lập. Đến đây đã sẵn sàng sử dụng tệp Access vừa khaibáo.
1.4. Môi trường làm việc
Sau khi một tệp Access được mở, môi trường làm việc trên