Excel -Xử lý và in ấn trong Microsoft Excel

Xử lý dữ liệu và in ấn trong Microsoft Excel
Bài 7
MỤC ĐÍCH
Giúp người học nắm được các kiểu dữ liệu, các phép toán, địa chỉ trong Excel.
Nắm được một số thao tác với dữ liệu : nhập dữ liệu nâng cao, sao chép dữ liệu.
Nắm được một số hàm thông dụng.
Nắm được kỹ năng in ấn bảng tính.
1.Dữ liệu trong Excel
1.1.Các kiểu dữ liệu
Chữ (Text)
Số (Number )
- Các số thông thường, ví dụ 2345, 56.89, ...
- Kiểu ngày tháng, ví dụ: 1/10/2007
- Kiểu thời gian: vd: 12:00:00 A.M,11:59:59 P.M
Kiểu công thức
Dạng tổng quát của công thức: =
Vd: =378+4-23
Kiểu logic và các lỗi, vd:TRUE(đúng), FALSE(sai)...
1.2.Các phép toán
Phép toán số học
+ (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (phép luỹ thừa)
Phép toán nối chuỗi
chuỗi 1 & chuỗi 2 &… & chuỗi n
Ví dụ: “Hà nội” & “ Việt nam” = “Hà nội Việt nam”
Phép toán so sánh
> (lớn hơn)
< (nhỏ hơn)
 = (bằng)
>= (lớn hơn hoặc bằng)
<= (nhỏ hơn hoặc bằng)
<> (khác)

1.3.Địa chỉ trong bảng tính Excel
Địa chỉ ô có giá trị là chữ số cột và số dòng, ví dụ A2
Địa chỉ vùng ô gồm địa chỉ ô đầu tiên trên cùng và địa chỉ ô cuối cùng thấp nhất được phân cách bởi dấu hai chấm, ví dụ: A2:B4.
a.Địa chỉ tương đối:
Địa chỉ bình thường của ô hoặc vùng khi nhập vào trong công thức gọi là địa chỉ tương đối. Ví dụ : = B5+F4-D6
Khi sao chép công thức các địa chỉ tương đối trong công thức sẽ tự biến đổi theo vị trí tương ứng ở nơi được chép đến.
b.Địa chỉ tuyệt đối:

Các địa chỉ trong công thức đứng sau dấu $ sẽ trở thành địa chỉ tuyệt đối. Có thể chỉ đặt giá trị tuyệt đối theo dòng và cột.
Khi sao chép công thức, các địa chỉ tuyệt đối trong công thức sẽ không thay đổi.
Ví dụ : =$B$5+$F4-D$6
$B$5 : Đặt giá trị tuyệt đối cả cột lẫn dòng, khi sao chép giá trị cả hàng và cột không đổi
$F4 : Đặt giá trị tuyệt đối theo cột, khi sao chép giá trị cột là F không đổi
D$6 : Đặt giá trị tuyệt đối theo dòng, khi sao chép giá trị dòng là 6 không đổi
c.Địa chỉ hỗn hợp:
Là địa chỉ trong công thức gồm địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối
VD: =$B$5+$F4-D$6 + E7
1.3.Nhập dữ liệu
b.Nhập công thức
Chọn ô cần nhập công thức.
Đánh vào dấu bằng "=".
D�nh cơng th?c v�o. Ví d?: A1+A2
Gõ vào phím Enter.
.c.Sao chép dữ liệu cho một dãy các ô liền nhau:
Nhấp chuột vào ô muốn sao chép dữ liệu.
Đưa chuột đến gốc dưới bên tay phải ô. Khi đó, một dấu thập mầu đen đậm sẽ hiện lên.
Kéo chuột xuống phía dưới nếu muốn sao chép dữ liệu xuống dưới hay sang phải nếu muốn sao chép dữ liệu sang phải.
Thả chuột ra.
d.Nhập vào một chuỗi số liên tiếp
Ví dụ: 1,2,3..... hoặc 2,4,6,.....
Gõ dữ liệu vào hai ô đầu của dãy.
Chọn hai ô đầu.
Đặt trỏ chuột tại góc dưới bên phải của dãy ô vừa chọn cho đến khi biến thành dấu +. Sau đó kéo chuột sang phải hoặc xuống dưới để tăng dãy số.
2.Một số hàm thường dùng trong Excel
2.1.Hàm Average
Tính điểm trung bình
2.1.Hàm Average
AVERAGE(số 1,số 2, ...)
VD: AVERAGE(5,7,6)=6
2.1.Hàm Average
2.2.Hàm ROUND
ROUND(number,num_digits)
number là số muốn làm tròn
Num_digits số chữ số muốn làm tròn
Ví dụ:
ROUND(2.15, 1) bằng 2.2
ROUND(2.149, 1) bằng 2.1
ROUND(21.5,0) bằng 21
ROUND(AVERAGE(8,8,7),1)=ROUND(7.666666)=7.7
2.3.Hàm SUM
SUM(số 1,số 2, ...)
VD:
SUM(45,5,8)=58
2.4.Hàm IF
Nếu Điểm TB>=5 thì "đỗ"
Ngược lại thì "trượt"
2.4.Hàm IF
IF(biểu thức điều kiện, giá trị trả về nếu đúng, giá trị trả về nếu sai)
2.4.Hàm IF
2.4.Hàm IF
2.4.Hàm IF
2.5.SUMIF
2.5.SUMIF
SUMIF(Vùng 1, “điều kiện”, vùng 2)

2.5.SUMIF
2.6.COUNTIF
2.6.COUNTIF
COUNTIF(Vùng, “điều kiện”)
2.6.COUNTIF
2.7.Hàm RANK
2.7.Hàm RANK
RANK(Số,Vùng ,kiểu sắp xếp)
Kiểu sắp xếp:
=0 hoặc bỏ qua: sắp xếp giảm dần
khác 0: sắp xếp tăng dần
2.7.Hàm RANK
2.8.Hàm VLOOKUP
2.8.Hàm VLOOKUP
VLOOKUP(x, vùng tham chiếu, n, kiểu tìm)
x: giá trị tìm kiếm
vùng tham chiếu: là một vùng hình chữ nhật các ô, trong đó các cột được đánh số từ 1, 2, …Cột đầu tiên là cột dùng để tìm x trong đó
n: là vị trí cột vùng tham chiếu khác cột đầu tiên được lấy làm giá trị trả về.
kiểu tìm:
+Nếu kiểu tìm = 1, thì cột đầu tiên của vùng tham chiếu phải được sắp xếp theo thứ tự A->Z
+Nếu kiểu tìm = 0, thì cột đầu tiên của vùng tham chiếu không cần phải sắp xếp.
2.8.Hàm VLOOKUP
3.In ấn
3.1.Định dạng trang
File→Page Setup.
a.Trang Page
b.Margins
c.Header/Footer
Nhấn các nút Customize Header hoặc Customize Footer.
3.2.Xem tr­íc khi in

3.3.In
File→Print