Excel - phần 2

TIN HỌC VĂN PHÒNG
GIÁO TRÌNH EXCEL
PHẦN 2
BIÊN SOẠN: NGUYỄN DUNG
Copyright: NGUYEN DUNG
2
CÔNG THỨC VÀ HÀM SỐ
được nhập vào ô bất kỳ, bắt đầu bởi dấu bằng =
sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với nhau bởi các phép toán.
Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa)
Ví dụ: = C3+C4 - C5*C6
= (B3+C3-D3)/E3
= SIN(A2)
Máy sẽ lấy dữ liệu trong địa chỉ ô (miền) để tính toán và hiển thị kết quả trong ô nhập công thức.
Dùng địa chỉ ô trong công thức để có thể copy công thức sang các ô lân cận.
1. Công thức
Copyright: NGUYEN DUNG
3
Vi dụ:
Thực hiện phép toán số học sau đây:
20 + 15 – 10 : 5
Nhập công thức như sau: =(B3+C3-D3)/E3
Copyright: NGUYEN DUNG
4
2.Hàm số
Excel có rất nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng …
Hàm số được dùng trong công thức.
Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng xâu ký tự thì chúng phải được bao trong cặp dấu “ ”
Các hàm số có thể lồng nhau. VD: =IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2<7,“TB”,“K”))
Có thể nhập hàm số bằng cách ấn nút Paste Function fx trên Toolbar, rồi theo hướng dẫn ở từng bước.
Copyright: NGUYEN DUNG
5
Năm hàm số thông dụng
1- SUM (đối 1, đối 2, …, đối n): cho tổng của các đối số
Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền.



2- AVERAGE (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị “Trung bình cộng” của các đối số

Copyright: NGUYEN DUNG
6
Năm hàm số thông dụng
3- MAX (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị lớn nhất.




4- MIN (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị nhỏ nhất.

Copyright: NGUYEN DUNG
7
Năm hàm số thông dụng
5- SUMIF (miền_đ/k, “đ/k”, miền_tổng): hàm tính tổng có điều kiện
Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 6, 12, 20, 26 thì hàm SUMIF(B2:B5,“>100”,C2:C5) cho kết quả bằng 58 (=12+20+26)
Copyright: NGUYEN DUNG
8
3.Một số hàm số cơ bản
AND (đối 1, đối 2,…, đối n): phép VÀ, là hàm logic, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng.
Các đối số là các hằng, biểu thức logic.
VD: = AND (B3>=23,B3<25)

OR (đối 1, đối 2, …, đối n): phép HOẶC, là hàm logic, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai.
VD: = OR (D3>=25,D3<23)
Copyright: NGUYEN DUNG
9
Một số hàm số cơ bản
IF (bt logic, trị đúng, trị sai):
Hiển thị trị đúng nếu BT logic có g/t True
Hiển thị trị sai nếu BT logic có g/t False
VD: =IF(A3>=5, “Đỗ”, “Trượt”)
- Hàm IF có thể viết lồng nhau.
VD: = IF(C6<=300, 1, IF(C6>400,3,2))
- Hàm trên cho kết quả của phép thử sau:
nếu [dữ liệu trong ô C6]  300
nếu 300 < [dữ liệu trong ô C6]  400
nếu [dữ liệu trong ô C6] > 400
Copyright: NGUYEN DUNG
10
Một số hàm cơ bản
HLOOKUP(g/t, bảng_g/t, hàng_lấy_d.liệu, [1/0]): hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP
Hàm xếp thứ hạng:
RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)
- đối số 1: là giá trị cần xếp thứ (VD: điểm 1 HS)
- đối số 2: bảng chứa các g/t (VD: bảng điểm)
- đối số 3: = 0 thì g/t nhỏ nhất xếp cuối cùng (VD khi xếp thứ hạng các HS trong lớp theo điểm)
= 1 thì g/t nhỏ nhất xếp đầu tiên (VD khi xếp thứ hạng cho các VĐV đua xe theo thời gian)
VD: =RANK(A3,$A$3:$A$10,1)
Copyright: NGUYEN DUNG
11
Ví dụ hàm RANK
Nhập công thức tính ô thứ nhất
RANK(giá trị xếp, bảng giá trị, tiêu chuẩn xếp)
Nhập công thức tính ô thứ hai
Sau đó dùng phương pháp nhập dãy số tự động để xếp hạng
Copyright: NGUYEN DUNG
12
Một số hàm số cơ bản
COUNT(đối1, đối2,…): đếm số lượng các ô có chứa số và các số trong các đối số.
Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ miền.
Ví dụ 1
Copyright: NGUYEN DUNG
13
Một số hàm số cơ bản
COUNTIF(miền_đếm, “điều_kiện”): đếm số lượng các ô trong miền đếm thoả mãn điều kiện.
Ví dụ 1
Ví dụ 2
Copyright: NGUYEN DUNG
14
Một số hàm số cơ bản
LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái của chuỗi.
VD: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7)
cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm”
RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải của chuỗi.
VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6)
cho kết quả là chuỗi “Hà Nội”
MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ m của chuỗi.
VD: =MID(“Gia Lâm–Hà Nội”,9,2)
cho kết quả là chuỗi “Hà”
Copyright: NGUYEN DUNG
15
Một số hàm số cơ bản
NOW(): Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại.
TODAY(): Cho ngày hiện tại.
DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày.
VD: =DAY(“11/25/80”)
cho kết quả là 25
MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng.
VD: =MONTH(“11/25/80”)
cho kết quả là 11
Copyright: NGUYEN DUNG
16
Một số hàm số cơ bản
YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm.
VD: =YEAR(“11/25/80”)
cho kết quả là 1980
Hàm Year thường được dùng để tính tuổi khi biết ngày sinh:
Copyright: NGUYEN DUNG
17
4. Các thao tác soạn thảo trong Excel
1. Các Thao Tác:
a, Sao chép (Copy-Paste, Paste Special…):
Chọn miền
Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy)
Dịch tới ô trái trên của miền định dán
Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)
Nếu sao chép công thức sang các ô lân cận:
Di chuột tới dấu chấm ở góc phải dưới của ô, bấm giữ trái chuột và di qua các ô lân cận rồi nhả chuột (Drag & Drop). Địa chỉ tương đối của các ô trong công thức sẽ được thay tương ứng.
Copyright: NGUYEN DUNG
18
Các thao tác soạn thảo (2)
b,Dịch chuyển (Move-Paste):
Chọn miền
Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut)
Dịch tới ô trái trên của miền định dán
Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)
C2: di chuột tới bờ của miền, con trỏ thành hình mũi tên, Drag rời dữ liệu tới vị trí mới, thay thế dữ liệu cũ. Muốn xen kẽ dữ liệu cũ và mới thì giữ phím Shift trong khi Drag.
Copyright: NGUYEN DUNG
19
Các thao tác soạn thảo (3)
c, Sửa:
Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột, hoặc ấn phím F2, hoặc kích chuột trên thanh công thức, con trỏ nhấp nháy trong ô thì sửa bình thường.
d, Xoá: Chọn miền cần xoá, ấn phím Delete.
e,Undo và Redo:
Undo: Ctrl+Z, hoặc bấm nút trên Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc khi xảy ra sai sót.
Redo: Ctrl+Y, hoặc bấm nút trên Toobar: làm lại việc vừa bỏ / việc vừa làm.
Copyright: NGUYEN DUNG
20
2. Một số thao tác cần thiết
a, Thêm/xoá hàng, cột, bảng tính:
Thêm một hàng vào bên trên hàng hiện tại: menu Insert/Rows
Thêm một cột vào bên trái cột hiện tại: menu Insert/Columns
Thêm một bảng tính (sheet): menu Insert/Worksheet
Xoá hàng hiện tại: menu Edit/Delete…Entire Row
Xoá cột hiện tại: menu Edit/Delete…Entire Column
Xoá bảng tính: menu Edit/Delete Sheet
Copyright: NGUYEN DUNG
21
Một số thao tác cần thiết (2)
b,Các thao thác giúp nhập dữ liệu:
Gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công thức: dùng phím F4
VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, rồi ấn phím F4.
Nhập dữ liệu tiền tệ, VD: $ 6,000.00
chỉ cần nhập 6000, sau đó ấn nút Currency Style $ trên thanh định dạng.
Copyright: NGUYEN DUNG
22
Một số thao tác cần thiết (3)
Nhập một dãy liên tục cách đều vào các ô liền kề nhau (không bắt buộc tăng 1 đ.vị), vd: nhập STT, nhập các tháng trong năm…:
Nhập 2 g/t đầu tiên của dãy vào 2 ô tương ứng
Bôi đen 2 ô vừa nhập
Thực hiện Drag như khi sao chép công thức
c, Đổi tên sheet: nháy chuột phải tại tên sheet ở góc trái dưới bảng tính, chọn Rename, gõ tên mới cho sheet rồi ấn Enter.
Copyright: NGUYEN DUNG
23
3.Định dạng
a, Thay đổi kích thước hàng/cột: 2 cách chính:
C1: Di chuột vào mép tên hàng/cột, con trỏ thành hình mũi tên 2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí mới rồi nhả chuột.
C2: Di chuột vào mép tên hàng/cột, kích đúp để được kích thước vừa khít.
Có thể ấn định kích thước hàng/cột bằng cách vào menu Format/Row/Height… và Format/Column/Width…
Copyright: NGUYEN DUNG
24
Định dạng (2)
b,Định dạng ô (Menu Format/Cells…)
- Chọn miền, vào menu Formar/Cells…
+ Tab Number: định cách hiển thị số
+ Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí dữ liệu
+ Tab Font: định font chữ
+ Tab Border: định đường kẻ viền các ô
Copyright: NGUYEN DUNG
25
Kiểu hiển thị số
Khung xem trước
Số chữ số thập phân
Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn
Cách hiển thị số âm
Chú giải
4.Menu Format/Cells… Tab Number
Copyright: NGUYEN DUNG
26
Căn dữ liệu chiều ngang ô
Xuống dòng vừa độ rộng ô
Định hướng văn bản
Thu nhỏ chữ vừa kích thước ô
Nhập các ô liền kề thành 1 ô
5.Menu Format/Cells… Tab Alignment
Căn dữ liệu chiều dọc ô
Copyright: NGUYEN DUNG
27
Chọn phông chữ
Chọn kích thước chữ
Chọn màu chữ
Gạch chân chữ
Xem trước
6.Menu Format/Cells… Tab Font
Chọn kiểu chữ
Copyright: NGUYEN DUNG
28
Không kẻ khung
Màu đường kẻ
Khung bao ngoài
7.Menu Format/Cells… Tab Border
Chọn kiểu đường kẻ
Khung bên trong
Chọn từng đường kẻ khung
Copyright: NGUYEN DUNG
29
8.Định dạng trang in: File/Page Setup…
a,Tab Page:
Trang dọc
Trang xoay ngang
Kích thước trang: chọn A4
Xem trước khi in
Chọn để in
Copyright: NGUYEN DUNG
30
Định dạng trang in (2)

b,Tab Margins:
Chọn kích thước các lề trang in
Căn giữa trang nội dung cần in:
+ theo chiều ngang
+ theo chiều dọc
Copyright: NGUYEN DUNG
31
9.In trang tính (Ctrl+P; File -> Print)
Nên xem kỹ trước khi in bằng cách: File -> Print Preview
Chọn máy in
Chọn số bản cần in
Chọn thông số máy in
In tất cả
In từ trang #... đến trang #...
Copyright: NGUYEN DUNG
32
CÂU HỎI ÔN TẬP
Excel cho phép thực hiện những phép tính số học nào?
Các phép tính đó được thể hiện bằng ký tự nào?
Hãy viết Công thức cơ bản của hàm trong Excel ?
Hãy cho biết chức năng của các hàm sau đây: SUM; AVERANGE; MIN; MAX; NOW.
Làm cách nào để sao chép dữ liệu từ một ô sang ô khác?
Làm cách nào để tiến hành căn chỉnh dữ liệu trong ô tính?
Làm cách nào để mở thêm một trang tính mới?
Nêu các bước để định dạng trang in?
Để xem trước trang in ta phải làm thế nào?
In một vài trang in trong toàn bộ số trang phải làm thế nào?