Excel-Dịnh dạng bảng tính trong Microsoft Excel

Làm quen và định dạng bảng tính trong Microsoft Excel
Bài 6
MỤC ĐÍCH
Làm quen với chương trình bảng tính Excel và qua đó nắm được các thao tác cơ bản : khởi động, tạo mới, lưu bảng tính......
Nắm được kỹ năng nhập dữ liệu cơ bản và định dạng dữ liệu cho bảng tính như định dạng kiểu chữ, vị trí dữ liệu, tô màu nền, tạo viền cho bảng...
1.Làm quen với chương trình bảng tính Excel
1.1.Giới thiệu
Microsoft Office Excel là chương trình thuộc bộ phần mềm Microsoft Office.
Excel là chương trình bảng tính có thể ứng dụng cho các công việc quản lý, kế toán, thống kê ...
Có nhiều phiên bản Excel: Excel 95, 97, 2000, 2003.
1.2.Một số khái niệm cơ bản trong Excel

Workbook: tương ứng với một tập tin lưu trên đĩa bao gồm các trang bảng tính (Worksheet), các biểu đồ (Chart), ....
Worksheet: là trang bảng tính nơi lưu trữ, làm việc với dữ liệu, bao gồm các hàng (rows), các cột (columns) và vùng giao nhau giữa cột và dòng gọi là các ô (cells).
1.3.Khởi động
StartAll ProgramsMicrosoft Office  Microsoft Excel 2003
StartProgramsMicrosoft Office  Microsoft Excel 2003
1.4.Làm quen với màn hình Excel
1.5. Các thao tác cơ bản:
a. Mở bảng tính mới

File -> New

b. Lưu bảng tính
File -> Save
Lưu dưới một tên khác: File  Save As…
c. Đóng bảng tính
File -> Close

d. Mở bảng tính
File -> Open


2.Nhập dữ liệu và định dạng bảng tính
2.1. Nhập dữ liệu
2.2. Chọn hàng, cột, ô
a.Chọn hàng
Chọn một hàng: kích chuột vào tiêu đề của hàng đó.
Chọn nhiều hàng liền nhau: kích và rê chuột trongvùng tiêu đề hàng; hoặc kích vào tiêu đề hàng đầu, giữ Shift và kích vào tiêu đề hàng cuối.
Chọn nhiều hàng cách nhau: kích vào một tiêu đề hàng, giữ Ctrl và kích vào các tiêu đề hàng còn lại.
b.Chọn cột
Chọn một cột: kích chuột vào tiêu đề của cột đó.
Chọn nhiều cột liền nhau: kích và rê chuột trong vùng tiêu đề cột; hoặc kích vào tiêu đề cột đầu, giữ Shift và kích vào tiêu đề cột cuối.
Chọn các cột cách nhau: kích vào tiêu đề một cột, giữ Ctrl và kích vào các tiêu đề cột còn lại.

c.Chọn ô
Chọn một ô: kích chuột vào ô cần chọn.
Chọn nhiều ô liền nhau: kích và rê chuột để chọn; hoặc kích vào một ô, giữ Shift và kích ô đối diện trong vùng ô cần chọn.
Chọn các ô cách nhau: kích chọn một ô, giữ Ctrl và kích vào các ô còn lại.
2.3.Thay đổi kích thước hàng, cột, ô trong bảng tính
a.Thay đổi độ rộng cột
*Dùng chuột
+ Chọn số cột cần điều chỉnh độ rộng.
+ Đặt chuột ở mép phải vùng chọn tại phần tiêu đề cột sao cho biến thành dạng mũi tên hai đầu
+ Nhấn giữ chuột trái và rê chuột sang trái hoặc phải để giảm hoặc tăng độ rộng cột.
+Thả chuột khi ưng ý.
*Dùng thực đơn
+ Chọn số cột cần điều chỉnh độ rộng.
+ Mở thực đơn Format→ Column →Width, xuất hiện hộp hội thoại:
+ Trong hộp Colummn width, gõ trị số cho độ rộng cột có giá trị từ 0 tới 255.
+ Kích OK.
b.Thay đổi độ cao hàng
Dùng chuột
+Chọn số hàng cần điều chỉnh độ cao.
+Đặt chuột ở mép dưới vùng chọn tại phần tiêu đề hàng sao cho biến thành dạng mũi tên hai đầu.
+ Nhấn giữ chuột trái và rê chuột xuống dưới hoặc lên trên để giảm hoặc tăng độ cao của hàng. Thả chuột khi ưng ý.
*Dùng thực đơn
+Chọn số hàng cần điều chỉnh độ cao.
+Mở thực đơn Format→ Row →Height, xuất hiện hộp hội thoại
+Trong hộp Row height, gõ trị số cho độ cao của hàng.
+Kích OK
c.Nối và tách ô
Nối ô:
Chọn những ô muốn nối


Tách ô:(chỉ tách được những ô đã nối)
Chọn ô đã nối
Edit→Clear→ Formats.
2.4. Chèn hàng, cột, ô
a.Chèn hàng
Chọn vị trí cần chèn
Insert →Rows
b.Chèn cột
Chọn vị trí cần chèn
Insert→Columns.
c.Chèn ô
Chọn vị trí cần chèn
Insert→Cells
Xuất hiện hộp hội thoại sau:
- Shift Cells Right: chèn và đẩy các ô được chọn sang phải.
- Shift Cell Downs: chèn và đẩy các ô được chọn xuống dưới.
- Entire Row: chèn toàn bộ các hàng trống lên phía trên các ô đã chọn.
- Entire Colummn: chèn toàn bộ các cột trống vào bên trái các ô đã chọn.
Kích vào OK.
2.5.Xoá hàng, cột, ô
a.Xoá hàng
Chọn số hàng cần xoá.
Edit→Delete
b.Xoá cột
Chọn số cột cần xoá.
Edit→Delete
c.Xoá ô
Chọn số ô cần xoá
Edit →Delete
Xuất hiện hộp hội thoại
- Shift Cells left: huỷ các ô được chọn và đẩy các ô bên phải ô vừa huỷ sang trái.
- Shift Cell up: huỷ các ô được chọn và đẩy các ô bên dưới ô được chọn lên trên.
- Entire Row: huỷ toàn bộ các hàng chứa các ô đã chọn.
- Entire Column: huỷ toàn bộ các cột chứa các ô đã chọn.
Kích vào OK.
2.6.Sao chép và di chuyển dữ liệu
Giống bảng biểu
2.7.Định dạng dữ liệu
Chọn khối dữ liệu cần định dạng.
Format→ Cells...
Xuất hiện hộp thoại Format Cells
a.Định dạng vị trí:
Chọn mục Alignment trong hộp Format Cells
Khung Horizontal :
+ General: Tổng quát
+ Left (Indent): Trái
+ Right: Phải
+ Center: Giữa
+ Justify: Đều hai bên
+ Fill: Vừa bằng ô, vùng
+ Center Across seletion: Giữa vùng
Khung Vertical :
+ Top: Phía trên
+ Center: Giữa
+ Botton: Phía dưới
+ Justify: Đều hai bên
b.Định dạng kiểu chữ cho dữ liệu
Chọn bảng Font trong hộp hội thoại Format Cells
c.Tạo đường viền ô
Chọn mục Border trong hộp hội thoại Format Cells
None : không kẻ khung.
Outline : kẻ vòng chung quanh khối hoặc ô.
Inside : kẻ các đường bên trong khối chọn.
Style : chọn dạng đường kẻ.
Color : Chọn màu.
d.Tô màu
Chọn mục Parttern trong hộp hội thoại Format Cells
+Color: màu tô. Trong đó No Color: hủy tô màu nền.
+Pattern: mẫu nền.
CÂU HỎI CỦNG CỐ
1.Hãy nêu cách chèn hàng, cột, ô, cách tách ô ?
2.Hãy nêu cách xoá hàng, cột ô?
3.Hãy nêu cách thay đổi độ cao hàng, độ rộng cột ?
4.Hãy nêu cách định dạng vị trí, kiểu chữ, tô màu cho khối ô ?