Excel 2010

NỘI DUNG:
Module I: Hiểu biết về CNTT cơ bản
Module II: Sử dụng máy tính cơ bản
Module III: Xử lý văn bản cơ bản
Module IV: Xử lý bảng tính cơ bản
Module V: Sử dụng trình chiếu cơ bản
Module VI: Sử dụng Internet cơ bản
NỘI DUNG
Bài 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
Bài 2: Các thao tác cơ bản trên bảng tính
Bài 3: Định dạng bảng tính
Bài 4: Công thức và hàm trong Excel 2010
Bài 5: In ấn.

3
Bài 1: Tổng quan về Excel 2010
1.1. Giới thiệu về Excel
Excel là một phần mềm ứng dụng xử lý bảng tính hoạt động trên môi trường Windows.
Excel là phần mềm chủ yếu được dùng trong công tác kế toán, báo cáo, phân tích số liệu…
Excel 2010 có phần mở rộng là: “.xlsx”
4
Bài 1: Tổng quan về Excel 2010 (tiếp)
1.2. Khởi động Excel
Có 2 cách khởi động:
* C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng Excel 2010 trên màn hình desktop:



* C2: Start\All Programs\Microsoft Office\Excel 2010.






:


Bài 1: Tổng quan về Excel 2010 (tiếp)
1.3. Màn hình làm việc
5
Các hàng
Các cột
Trang bảng tính
Địa chỉ ô
Thanh công thức - Formula
Vùng nhập dữ liệu
6
Bài 1: Tổng quan về Excel 2010 (tiếp)
1.4. Bảng tính (Workbook)
Một bảng tính gồm nhiều nhất 255 trang bảng tính (ngầm định là 3).
7
Bài 1: Tổng quan về Excel 2010 (tiếp)
1.5. Trang bảng tính (Sheet)
Một trang bảng tính gồm các ô, hàng, cột. Cho phép nhập dữ liệu và thực hiện các yêu cầu tính toán.
8
Bài 1: Tổng quan về Excel 2010 (tiếp)
1.6. Hàng (Row)
Hàng là một tập hợp các ô theo chiều ngang. Có tổng cộng 1,048,576 hàng trong một trang bảng tính. Mỗi hàng được gán một số thứ tự từ 1 đến 1048576.
9
Bài 1: Tổng quan về Excel 2010 (tiếp)
1.7. Cột (Column)
Tập hợp các ô trong bảng tính được liệt kê theo chiều dọc. Có tổng cộng 16,384 cột trong một trang bảng tính. Mỗi cột được gán một tên theo thứ tự chữ cái (A - XFD).
10
Bài 1: Tổng quan về Excel 2010 (tiếp)
1.8. Ô (Cell)
Ô là giao điểm của cột và hàng. Mỗi ô có một địa chỉ duy nhất được xác định bởi tên cột và số thứ tự của hàng.
NỘI DUNG
Bài 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
Bài 2: Các thao tác cơ bản trên bảng tính
Bài 3: Định dạng bảng tính
Bài 4: Công thức và hàm trong Excel 2010
Bài 5: In ấn.

12
Bài 2: Các thao tác cơ bản
2.1. Tạo bảng tính mới

Chọn File\New\Blank workbook

- Chọn biểu tượng :

- Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + N


13
Bài 2: Các thao tác cơ bản (tiếp)
2.2. Lưu bảng tính

Chọn menu File\Save

- Chọn biểu tượng:

- Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + S
14
Bài 2: Các thao tác cơ bản (tiếp)
2.3. Mở bảng tính đã lưu

- Chọn File\Open.

- Chọn biểu tượng:

- Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + O.
15
Bài 2: Các thao tác cơ bản (tiếp)
2.4. Đóng bảng tính

Chọn File\Close.

- Chọn biểu tượng:

- Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + W.
16
Bài 2: Các thao tác cơ bản (tiếp)
2.5. Các thao tác chọn ô, cột, hàng, vùng
Chọn 1 ô: Kích đơn trái chuột vào ô cần chọn.
Chọn một cột: Nháy chuột tại tên cột.
Chọn một hàng: Nháy chuột tại số thứ tự hàng.
17
Chọn một vùng: Vùng được xác định bởi tọa độ của ô đầu tiên và tọa độ ô cuối cùng.
- Sử dụng chuột: Đặt con trỏ vào ô đầu vùng, nhấn và giữ nút trái chuột, kéo đến ô cuối vùng.
- Sử dụng bàn phím: Đặt con trỏ vào ô đầu vùng, nhấn giữ phím Shift và kết hợp cùng các phím di chuyển để di chuyển con trỏ đến ô cuối vùng.
18
Bài 2: Các thao tác cơ bản (tiếp)
2.6. Cách nhập dữ liệu
Di chuyển con trỏ đến ô cần nhập dữ liệu.
Nhập dữ liệu, kết thúc nhập khi ấn phím Enter (xuống ô dưới), hoặc phím Tab (sang ô bên), hoặc phím mũi tên (đến ô kế tiếp theo hướng mũi tên).
19
Bài 2: Các thao tác cơ bản (tiếp)
2.7. Xoá dữ liệu trong ô
- Chọn ô hoặc vùng ô cần xoá.
- Nhấn phím Delete trên bàn phím.
20
Bài 2: Các thao tác cơ bản (tiếp)
2.8. Chỉnh sửa dữ liệu đã nhập
- Chọn ô dữ liệu cần chỉnh sửa.
- Chọn một trong các cách sau:
+ Nhấn phím F2.
+ Nháy đúp chuột tại ô dữ liệu cần sửa.
+ Nháy chuột tại dòng chứa dữ liệu trên thanh Formula.
21
2.9. Chèn thêm trang bảng tính mới

C1:


C2: Nhấn tổ hợp phím Shift + F11.
Bài 2: Các thao tác cơ bản (tiếp)
22
2.10. Đổi tên trang bảng tính
Cách 1: Kích đúp chuột vào trang bảng tính muốn đổi tên  nhập tên mới  Enter.
Cách 2: Kích chuột phải lên trang bảng tính muốn đổi tên, chọn Rename.
Bài 2: Các thao tác cơ bản (tiếp)
23
2.11. Xóa trang bảng tính
Kích chuột phải vào trang bảng tính muốn xóa, chọn Delete.
Bài 2: Các thao tác cơ bản (tiếp)
24
Bài 2: Các thao tác cơ bản (tiếp)
2.12. Chèn thêm cột, hàng
Kích chuột phải lên tên cột\số thứ tự của hàng cần chèn, chọn Insert.
Bài 2: Các thao tác cơ bản (tiếp)
2.13. Xóa cột, hàng
Kích chuột phải lên tên cột\ số thứ tự của hàng cần xóa, chọn Delete.

26
Bài 2: Các thao tác cơ bản (tiếp)
2.14. Điền số thứ tự tự động
*Cách 1:
B1: Gõ vào ô đầu tiên số đầu của dãy số.
B2: Gõ vào ô kế tiếp số thứ hai của dãy số.
B3: Chọn hai ô vừa gõ.
B4: Đưa con trỏ chuột tới góc phải phía dưới hai ô vừa chọn (con trỏ chuột chuyển thành hình dấu cộng “màu đen”).
B5: Nhấn nút trái chuột và rê chuột (theo chiều dọc hoặc chiều ngang) tới số thứ tự cần điền rồi nhả chuột ra.
*Cách 2:

- Nhập một số vào một ô bất kỳ;

- Trỏ chuột vào góc dưới, bên phải ô đó sao cho con trỏ chuột chuyển thành dấu cộng “màu đen”;

- Nhấn và giữ phím Ctrl;

- Nhấn và kéo chuột trái theo chiều dọc (ngang), khi nào gặp số thứ tự muốn điền thì nhả chuột ra.
27
NỘI DUNG
Bài 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
Bài 2: Các thao tác cơ bản trên bảng tính
Bài 3: Định dạng bảng tính
Bài 4: Công thức và hàm trong Excel 2010
Bài 5: In ấn.

29
3.1. Định dạng dữ liệu
- Chọn một ô hay nhiều ô cần định dạng;
- Chọn thẻ Home\Font
Bài 3: Định dạng bảng tính
30
General: Dạng chung
Number: Kiểu số
Date: Kiểu ngày, tháng
Text: Kiểu văn bản
Custom: Kiểu tùy chọn
Percentage: Kiểu phần trăm
Để định dạng nhanh, ta chọn Home\Number:
Kiểu tiền tệ
Kiểu phần trăm
Kiểu số
Tăng, giảm phần thập phân
Căn chỉnh dữ liệu theo chiều ngang
Căn chỉnh dữ liệu theo chiều dọc
Tự động xuống dòng và điều chỉnh dữ liệu sao cho vừa ô
Tự động giảm kích cỡ và điều chỉnh dữ liệu sao cho vừa ô
Gộp ô
Hướng của chữ

Bài 3: Định dạng bảng tính (tiếp)

3.2. Căn chỉnh dữ liệu và gộp ô

Để chỉnh sửa nhanh, chọn Home\Alignment
34
Kiểu chữ
Cỡ chữ
Chọn font chữ
Màu chữ

Bài 3: Định dạng bảng tính (tiếp)

3.3. Định dạng font chữ trên trang bảng tính
35
3.4. Tạo đường viền
Chọn kiểu đường viền
Chọn màu đường viền
Chọn vị trí tạo đường viền
Bài 3: Định dạng bảng tính (tiếp)
36
3.5. Tô màu nền
Chọn màu nền
Chọn kiểu tô màu nền
Bài 3: Định dạng bảng tính (tiếp)

Để chỉnh định dạng font chữ, kẻ đường viền, tô màu nền nhanh, chọn Home\Font
NỘI DUNG
Bài 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
Bài 2: Các thao tác cơ bản trên bảng tính
Bài 3: Định dạng bảng tính
Bài 4: Công thức và hàm trong Excel 2010
Bài 5: In ấn.

Bài 4: Công thức và hàm
4.1. Công thức
4.2. Các loại địa chỉ trong Excel
4.3. Dạng thức tổng quát của hàm
4.4. Một số hàm thời gian
4.5. Một số hàm tính toán đơn giản
4.6. Nhóm hàm điều kiện
4.7. Nhóm hàm logic
4.8. Nhóm hàm xử lý chuỗi
4.9. Nhóm hàm tìm kiếm

4.1. Công thức
- Công thức trong Excel là sự kết hợp của địa chỉ các ô thông qua các phép toán.
- Công thức trong Excel bắt đầu bằng dấu "=".
- Các phép toán số học thường dùng trong công thức:
41
4.2. Các loại địa chỉ trong Excel
a. Địa chỉ tương đối
Là địa chỉ mà tên cột và số thứ tự của hàng sẽ thay đổi khi ta di chuyển hoặc sao chép công thức từ vị trí này đến vị trí khác.
b. Địa chỉ tuyệt đối
Là địa chỉ mà tên cột và số thứ tự của hàng không bị thay đổi khi ta di chuyển hoặc sao chép công thức từ vị trí này đến vị trí khác.
* Địa chỉ tuyệt đối có dạng: $$
VD: $A$5
* Lưu ý: Muốn đặt nhanh địa chỉ tuyệt đối, ta chọn địa chỉ hoặc vùng địa chỉ muốn đặt rồi nhấn phím F4.
42
4.2. Các loại địa chỉ trong Excel
c. Địa chỉ hỗn hợp
Là địa chỉ kết hợp cả địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối.
VD: D$10; $E10
* Lưu ý: Muốn đặt nhanh địa chỉ hỗn hợp, ta chọn địa chỉ hoặc vùng địa chỉ muốn đặt rồi nhấn phím F4.


43
4.2. Các loại địa chỉ trong Excel
44
4.3. Dạng thức tổng quát của hàm
- Hàm là dạng công thức đã được viết sẵn để giúp việc tính toán được nhanh hơn.
- Hàm sẽ trả về một giá trị hay một thông báo lỗi (nếu cú pháp của hàm sai).
*Tất cả các hàm đều có dạng thức tổng quát như sau:
= Tên hàm(danh sách các đối số)
- Tên hàm: do Excel đặt, không phân biệt chữ hoa hay chữ thường.
Danh sách các đối số:
+ Có thể là các trị số, là địa chỉ ô, vùng ô, công thức, hàm, ...
+ Các đối số phải được đặt trong dấu ngoặc đơn; giữa các đối số được phân cách nhau bởi dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy (tuỳ theo cách cài đặt của máy tính).
4.4.1. Hàm NOW
Trả về ngày, tháng, năm và giờ hiện tại của hệ thống.

* Cú pháp:
=NOW()

(Hàm Now không có đối số)
46
4.4. Một số hàm thời gian
4.4.2. Hàm TODAY
Trả về ngày, tháng, năm của hệ thống.

* Cú pháp:
=Today()

(Hàm Today không có đối số)
47
4.4. Một số hàm thời gian
4.4.3. Hàm DAY
Trả về giá trị ngày của ngày/tháng/năm.

* Cú pháp:
=DAY(ngày/tháng/năm)

48
4.4. Một số hàm thời gian
4.4.4. Hàm MONTH
Trả về giá trị tháng của ngày/tháng/năm.

* Cú pháp:
=Month(ngày/tháng/năm)

49
4.4. Một số hàm thời gian
4.4.5. Hàm YEAR
Trả về giá trị năm của ngày/tháng/năm.

* Cú pháp:
=Year(ngày/tháng/năm)

50
4.4. Một số hàm thời gian
4.5.1. Hàm SUM
Dùng để tính tổng giá trị các đối số.

* Cú pháp:
=SUM(đối số 1, đối số 2, ..., đối số n)

(Đối số có thể là giá trị, địa chỉ ô, vùng ô.)
51
4.5. Một số hàm tính toán đơn giản
52
4.5. Một số hàm tính toán đơn giản
4.5.2. Hàm AVERAGE
Dùng để tính trung bình cộng giá trị các đối số.
* Cú pháp:
=AVERAGE(đối số 1, đối số 2, ..., đối số n)

(Đối số có thể là giá trị, địa chỉ ô, vùng ô.)
53
4.5. Một số hàm tính toán đơn giản
4.5.3. Hàm MAX, MIN
Trả về giá trị lớn nhất và nhỏ nhất của một đối số trong danh sách.
* Cú pháp:
=MAX(đối số 1, đối số 2, ..., đối số n)
=MIN(đối số 1, đối số 2, ..., đối số n)

(Đối số có thể là giá trị, địa chỉ ô, vùng ô.)
54
4.6. Nhóm hàm điều kiện
4.6.1. Hàm IF
Hàm IF dùng để kiểm tra một điều kiện là đúng hay sai. Nếu điều kiện đúng hàm trả về giá trị 1; nếu điều kiện sai thì hàm trả về giá trị 2.
* Cú pháp:
=IF(điều kiện kiểm tra, giá trị 1, giá trị 2)
* Trong đó:
- Điều kiện kiểm tra: =, >, <, >=, <=, <>.
- Giá trị 1: Giá trị trả về nếu điều kiện kiểm tra là đúng.
- Giá trị 2: Giá trị trả về nếu điều kiện kiểm tra là sai.

Nhận xét:
Ta có thể sử dụng nhiều hàm IF lồng nhau nếu có nhiều điều kiện kiểm tra.
- Nếu có n điều kiện kiểm tra, ta sử dụng n-1 vòng lặp IF để kiểm tra.
56
4.6. Nhóm hàm điều kiện
4.6.2. Hàm COUNTIF
Đếm số lượng các ô trong miền đếm thỏa mãn điều kiện đếm.
* Cú pháp:
=COUNTIF(Miền đếm, điều kiện đếm)
* Trong đó:
+ Miền đếm: Là vùng địa chỉ mà ta muốn đếm.
+ Điều kiện đếm: Là điều kiện mà ta muốn lấy kết quả.
57
4.6. Nhóm hàm điều kiện
4.6.3. Hàm SUMIF
Tính tổng các ô trong vùng tính tổng tương ứng với các ô trong vùng điều kiện đã thỏa mãn điều kiện tính tổng.
* Cú pháp:
=SUMIF(Vùng điều kiện, điều kiện tính tổng, vùng tính tổng)
* Trong đó:
+ Vùng điều kiện: Là vùng chứa điều kiện tính tổng.
+ Điều kiện tính tổng: Có thể là số, biểu thức, chuỗi…
+ Vùng tính tổng: Là vùng mà ta muốn tính tổng.


58
4.7. Nhóm hàm logic
4.7.1. Hàm AND
Hàm sẽ trả về giá trị đúng (TRUE) nếu tất cả các điều kiện đúng; hàm sẽ nhận giá trị sai (FALSE) nếu có ít nhất 1 điều kiện sai.
* Cú pháp:
=AND(Điều kiện 1, điều kiện 2,..., điều kiện n)
* Trong đó: - AND: là hàm có sẵn trong Excel.
- Điều kiện: Là những điều kiện sẽ được xét và phải chứa biểu thức quan hệ.
59
Lưu ý:
- Các điều kiện phải chứa biểu thức quan hệ. Nếu một trong các điều kiện không chứa biểu thức quan hệ thì hàm AND sẽ trả về lỗi #VALUE!.
- Hàm AND được dùng như một hàm con nằm bên trong hàm IF để kết hợp các điều kiện vì nó chỉ trả về giá trị là Đúng hoặc Sai.
60
4.7. Nhóm hàm logic
4.7.2. Hàm OR
Hàm sẽ trả về giá trị Đúng (TRUE) nếu một trong các điều kiện đúng; hàm sẽ trả về giá trị Sai (FALSE) nếu tất cả các điều kiện sai.
* Cú pháp:
=OR(điều kiện 1, điều kiện 2,..., điều kiện n)
* Trong đó:
+ OR: là hàm có sẵn trong EXCEL.
+ Điều kiện: Là những điều kiện sẽ được xét và phải chứa biểu thức quan hệ.
61
4.7. Nhóm hàm logic
4.7.3. Hàm NOT (<>)
Trả về giá trị “nghịch đảo” của biểu thức điều kiện.
* Cú pháp:
=NOT(điều kiện)
* Trong đó:
+ NOT: là hàm có sẵn trong Excel.
+ Điều kiện: Là biểu thức sẽ được xét và phải chứa biểu thức quan hệ.
62
4.8. Nhóm hàm xử lý chuỗi
4.8.1. Hàm RIGHT
Lấy ra n ký tự từ bên phải chuỗi.
* Cú pháp:
=RIGHT(chuỗi, [số ký tự])
* Trong đó:
+ Chuỗi: Là chuỗi văn bản chứa các ký tự cần lấy ra.
+ Số ký tự: Là số ký tự muốn lấy ra từ bên phải của chuỗi văn bản đã cho.
63
4.8. Nhóm hàm xử lý chuỗi
4.8.2. Hàm LEFT
Lấy ra n ký tự từ bên trái của chuỗi.
* Cú pháp:
=LEFT(chuỗi, [số ký tự])
* Trong đó:
+ Chuỗi: Là chuỗi văn bản chứa các ký tự cần lấy ra.
+ Số ký tự: Là số ký tự muốn lấy ra từ bên trái của chuỗi văn bản đã cho.
64
4.8. Nhóm hàm xử lý chuỗi
4.8.3. Hàm MID
Lấy ra n ký tự từ của chuỗi từ vị trí được chọn.
* Dạng thức:
=MID(chuỗi, vị trí được chọn, số ký tự)
* Trong đó:
+ Chuỗi: Là chuỗi văn bản chứa các ký tự cần lấy ra.
+ Vị trí được chọn: Là vị trí lấy ra n ký tự từ chuỗi đã cho.
+ Số ký tự: Là số ký tự muốn lấy ra từ vị trí được chọn.
65
4.9. Nhóm hàm tìm kiếm
4.9.1. Hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP là hàm dò tìm theo cột, sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên một cột nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.
*Cú pháp hàm:
=Vlookup(trị dò, bảng dò tìm, cột dò, kiểu dò tìm)
66
- Trị dò: Là giá trị dùng để dò tìm. Giá trị dò tìm có thể là một số, một chuỗi, ...
- Bảng dò tìm: Là bảng dùng để dò tìm. Cột đầu tiên trong bảng dò tìm sẽ dùng để dò tìm.
- Cột dò: Là số thứ tự của cột (tính từ trái qua phải) trong bảng dò tìm chứa giá trị mà ta muốn trả về.
- Kiểu dò tìm: Có 2 kiểu dò tìm:
+ False (0): Là kiểu dò tìm chính xác. Trong trường hợp tìm không thấy, hàm sẽ báo lỗi #N/A.
+ True (1): Là kiểu dò tìm tương đối. (Mặc định)
67
4.9. Nhóm hàm tìm kiếm
4.9.2. Hàm HLOOKUP
Hàm HLOOKUP là hàm dò tìm theo hàng, sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên một hàng nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.
*Cú pháp:
=HLOOKUP(trị dò, bảng dò tìm, hàng dò, kiểu dò tìm).

(Tương tự như hàm Vlookup nhưng sẽ tìm kiếm theo hàng thay vì tìm kiếm theo cột.)
MỘT SỐ LỖI HAY GẶP???
NỘI DUNG
Bài 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
Bài 2: Các thao tác cơ bản trên bảng tính
Bài 3: Định dạng bảng tính
Bài 4: Công thức và hàm trong Excel 2010
Bài 5: In ấn.

Bài 5: In ấn
5.1. Thiết lập trang in
5.2. In bảng tính
5.1. Thiết lập trang in
a. Hướng trang giấy, khổ giấy
- Chọn Page Layout\Page Setup
Hướng giấy dọc
Hướng giấy ngang
Khổ giấy
b. Cài đặt lề
5.2. In bảng tính
Chọn File\Print (Ctrl + P)
Chọn máy in
Số lượng bản in
Cài đặt chế độ in
In số trang được chọn