Độ tin cậy và tính xác thực của tài liệu điện tử

1.2. Độ tin cậy và tính xác thực của tài liệu điện tử Một tài liệu buộc phải gắn với một hành động hay hoạt động được thực hiện bởi tổ chức, cơ quan, cá nhân. Hoạt động và chức năng mà hoạt động đó hỗ trợ sẽ quyết định nguồn gốc xuất xứ của tài liệu, còn tài liệu sẽ cung cấp bằng chứng về hoạt động đó.
Tất cả các cơ quan, tổ chức đều cần đến tài liệu về các chức năng hoạt động của mình để tiếp tục thực hiện các hoạt động, để phục vụ nhu cầu của công việc và đáp ứng những yêu cầu về pháp lý và hành chính. Trong bối cảnh đó, mục đích chính của việc tạo lập và lưu giữ tài liệu là để cung cấp bằng chứng. Bằng chứng về các hoạt động và tác nghiệp là cần thiết để minh chứng cho trách nhiệm của một cơ quan, tổ chức hay cá nhân.
Độ tin cậy của một tài liệu chính là khả năng của tài liệu để làm một bằng chứng đáng tin cậy. Về bản chất, một tài liệu không thể tin cậy hơn so với bản thân tài liệu đó ở vào thời điểm nó được tạo ra.
Vì vậy, trách nhiệm trực tiếp để có những tài liệu đáng tin cậy thuộc về cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. Tuy nhiên, lưu trữ cần cung cấp thông tin và hướng dẫn cho cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu về thực tiễn tốt nhất để họ có thể tạo ra những tài liệu đáng tin cậy. Tính xác thực của tài liệu dùng để chỉ sự bền vững qua thời gian của các đặc điểm ban đầu của tài liệu đó xét về khía cạnh bối cảnh, cấu trúc và nội dung. Một tài liệu xác thực là tài liệu giữ lại được độ tin cậy ban đầu (tính nguyên bản) của nó.