Định dạng bảng tính trong Excel 2007

Định dạng bảng tính trong Excel 2007





Có thể nói điều khác biệt đáng kể nhất của Excel 2007 so với các phiên bản trước của nó là sự phong phú và tiện lợi trong việc định dạng bảng tính. Không chỉ là những định dạng mang tính mỹ thuật còn có rất nhiều kiểu định dạng mang tính thống kê, sàng lọc dữ liệu giúp cho nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt được ý nghĩa của những con số.
Excel 2007 là một chương trình trong bộ Microsoft Office 2007, được cải tiến về giao diện lẫn các chức năng sử dụng so với phiên bản trước. Đến với Excel 2007, bạn sẽ không ngạc nhiên lắm với các nút công cụ, bởi chúng khá giống các phiên bản Excel trước, nhưng có một số chức năng mới rất hay được bổ sung trong Excel 2007, nổi bật là chức năng định dạng bảng.
Chức năng định dạng bảng của Excel 2007 được đặt ngay trong thẻ công cụ đầu tiên rất dễ nhận thấy là thẻ Home. Để bắt đầu sử dụng nhóm công cụ này, bạn chú ý đến nhóm Styles trong thẻ Home của Excel. Nhóm công cụ này gói gọn trong 3 công cụ định dạng chính. Theo tôi, để có một bảng tính được trình bày đẹp và dễ nhìn, có thể tính toán tự động, lại thực hiện nhanh chóng, bạn nên sử dụng các công cụ theo các bước sau:
1. Định dạng một bảng đang xử lý
Khi sử dụng Excel, trong một sheet, bạn có thể đặt nhiều bảng (table), và có thể trang trí bảng này để chúng trở nên đẹp hơn và dễ phân biệt với các bảng khác. Lưu ý là kiểu “bảng” này hoàn toàn khác với một “vùng” (range) mà chúng ta quen dùng trong Excel, bởi chỉ có bảng mới hỗ trợ việc định dạng và tính toán tự động, còn với range bạn phải thực hiện thủ công tất cả. Bạn thực hiện tạo bảng như sau: quét vùng cần định dạng thành bảng, trong thẻ Home, bấm nút công cụ Format as Table, một menu chứa rất nhiều kiểu table được thiết kế sẵn rất bắt mắt sẽ hiện ra để bạn chọn, bạn cũng có thể tạo kiểu định dạng khác cho riêng mình bằng cách bấm nút New Table Style ở cuối menu. Sau khi chọn một kiểu ưng ý, hộp thoại Format As Table xuất hiện, bạn bấm OK để đồng ý với vùng tham chiếu đã chọn.


Lúc này, bạn để ý trên các thẻ công cụ sẽ xuất hiện thẻ Design của công cụ Table Tools. Bạn có thể vào thẻ này để tinh chỉnh thêm cho bảng của mình. Tuy nhiên, chú ý nhóm Table Style Options trong thẻ này, bạn có thể đánh dấu chọn thêm:
- First/Last Column: làm nổi bật cột đầu tiên hay cuối cùng của bảng.
- Banded Columns/Rows: làm phân biệt giữa hai cột hoặc hai dòng liên tiếp bằng hai màu tương phản.
- Total Row: đây là nút chọn đáng chú ý nhất, bởi khi chọn mục này, ở cuối bảng của bạn sẽ xuất hiện một dòng thống kê có thể giúp thực hiện tự động một số thao tác tính toán rất nhanh chóng mà không cần nhập hàm thủ công.
Trong thẻ Design, bạn cũng lưu ý thêm bảng Table Styles cho phép chọn lại kiểu dạng của bảng tính, nút Convert to Range trong bảng Tools cho phép bạn chuyển đổi cả bảng tính về dạng vùng tính thông thường của Excel truyền thống. Khi bấm nút này, bạn không thể chỉnh sửa nhanh chóng kiểu của bảng tính mà phải làm lại từ đầu nếu muốn thay đổi, và không thể sử dụng chức năng Total Row (tính tự động) được.
Một số thao tác nhập liệu, tinh chỉnh và tính toán tự động trên bảng:
- Tăng kích thước bảng: ở góc cuối của bảng có nút tam giác màu đen nhỏ, bạn bấm nút này để kéo rộng bảng.
- Sửa tiêu đề: mặc định là Column1/2/3…, bạn nên sửa lại cho phù hợp với nội dung bảng tính của bạn.
- Sắp xếp: bạn để ý trên tiêu đề của mỗi cột trong bảng có một nút tam giác cho phép thực hiện sắp xếp lại dữ liệu một cách nhanh chóng. Bạn bấm nút tam giác đó, có thể chọn Sort A to Z hoặc Sort Z to A (đối với chữ), Sort Smallest to Largest hoặc Sort Largest to Smallest (đối với số).
- Thống kê: nếu chọn Total Row như đã nói ở trên, thì ô đầu tiên của dòng cuối sẽ xuất hiện tiêu đề “Total”, bạn có thể tùy ý sửa lại tiêu đề này. Ở những ô kế trong dòng cuối của bảng sẽ xuất hiện nút hình tam giác khi bạn bấm chuột vào. Bấm nút này, sẽ xuất hiện một menu các lệnh thông dụng như Sum, Average, Count, Count Numbers, Min, Max, Var… hoặc bạn có thể thêm hàm nâng cao bằng cách chọn More Functions. Với cách này, bạn có thể thống kê