DCOUNT, một hàm Excel có nhiều ứng dụng thiết thực

MỘT HÀM EXCEL CÓ NHIỀU ỨNG DỤNG THIẾT THỰC
Có một hàm trong Excel có nhiều ứng dụng khá thiết thực nhưng lại ít được người sử dụng quan tâm chú ý đến, đó là hàm DCOUNT dùng để đếm số dòng thỏa mãn điều kiện nào đó.
Để thực hiện yêu cầu này nhiều người hay dùng hàm COUNTIF, tuy nhiên hàm này có nhiều nhược điểm là chỉ đếm các ô thỏa mãn 1 điều kiện nào đó chứ không thể thỏa mãn đồng thời nhiều điều kiện. Chẳng hạn ta chỉ có thể đếm các HS giỏi trong một vùng chứ không thể thêm điều kiện là HS giỏi đó là của lớp nào. Thông thường để giải quyết thêm điều kiện lớp thì chỉ có cách "kéo chuột" chọn vùng cho phù hợp với địa chỉ của từng lớp. Như vậy mỗi lần thống kê nếu số lượng HS của lớp thay đổi thì ta phải "kéo chuột" chọn lại vùng rất là mất công và mất tính chất tự động hóa của ngành Tin học, hơn nữa nếu HS các lớp học được xáo trộn lung tung (HS của một lớp nằm rãi rác trong danh sách) thì cũng không thể nào xác định vùng cần đếm được. Ngoài ra nếu thêm một yêu cầu nữa là đếm số HS nữ đạt loại giỏi của một lớp nào đó thì đành bó tay.
Làm thế nào để giải quyết yêu cầu này? Hãy dùng hàm DCOUNT. Nó không chỉ cho phép đếm các dòng thỏa mãn 2 điều kiện mà còn có thể nhiều hơn thế. Ví dụ với hàm này ta có thể đếm số HS trong một độ tuổi nhất định nào đó, đang học lớp 6 và có chỗ ở hiện tại là thôn 1, thậm chí có thể thêm điều kiện là tốt nghiệp Tiểu học năm vừa qua (để thống kê tỉ lệ tuyển sinh vào lớp 6).
Cách sử dụng hàm này như thế nào? Xin giới thiệu:
Cú pháp: DCOUNT(vungdulieu; cot ; vungtieuchuan)
Công dụng: Đếm các ô chứa số trên cột "cot" tại những dòng trong vùng "vungdulieu" thoả điều kiện được xác định bởi "vungtieuchuan". Nếu muốn đếm cả các ô trên cột "cot" chứa dữ liệu có kiểu bất kỳ ta cùng hàm DCOUNTA (cú pháp cũng giống như vậy)
Trong đó:
- vungdulieu (Vùng dữ liệu) là vùng có chứa dữ liệu cần đếm, vùng này cần nên chọn thật lớn, có thể nên là vùng quét hết số HS trong toàn trường và nhất thiết phải chứa đủ các cột cần phải thỏa mãn điều kiện, chẳng hạn ở ví dụ nêu trên thì phải đủ cột tên HS, lớp, năm sinh, chổ ở, năm tốt nghiệp Tiểu học ...Vùng này phải có dòng trên cùng là dòng tiêu đề. Dòng tiêu đề chứa tên cột và nên gõ không dấu.
- cot là cột chứa dữ liệu cần đếm, chẳng hạn cột tên (với cột tên thì phải dùng hàm DCOUNTA, vì tên không phải là dữ liệu kiểu số) tuy nhiên nếu ta muốn đếm số liệu HS theo từng loại qua kết quả thi thì nên chọn cột điểm thi vì có thể có HS có tên nhưng bỏ thi (bỏ học). Cách chọn cot là nhập số thứ tự của cột tính từ cột đầu tiên của vungdulieu, ví dụ “vungduieu” là C4:K1500 mà cột cần đếm là cột E thì “cot” là số 3, cũng có thể nhấp chuột vào ô ở cột E tại dòng tiêu đề.
- vungtieuchuan (vùng tiêu chuẩn : criteria) gồm tối thiểu 2 dòng: dòng tiêu đề và dòng chứa điều kiện cần đếm và phải nằm ngoài vungdulieu Ví dụ để đếm số HS thỏa mãn những điều kiện như đã nêu trong ví dụ ở trên, ta lập bảng như sau :

U
V
X
Y
Đây là tên cột do bảng tính Excel tự động tạo sẵn

1
lop
namsinh
Thon
NamTNTH
Tên cột giống với tên cột (dòng đầu) của vùng dữ liệu

2
6
1995
1
2005
Điều kiện cần đếm

Vungtieuchuan như trên sẽ có tọa độ là U1:Y2 và với vungtieuchuan như vậy số liệu đếm được sẽ là số HS đang học lớp 6, sinh năm 1995, ở thôn 1 và TNTH vào năm 2005.
Tiêu chuẩn (Criteria) được sử dụng như trên là tiêu chuẩn chuỗi, với dòng tiêu đề phải được lập giống nguyên xi như dòng tiêu đề của vùng dữ liệu (nên copy từ vungdulieu).
Tuy nhiên trong trường hợp cột lớp (lop) người ta nhập cụ thể là 6/1, 6/2, 6/3 ... hay 6A, 6B, .... mà ta muốn thống kê theo khối lớp thì làm thế nào?
Trong trường hợp này ta không thể dùng tiêu chuẩn chuỗi được nữa mà phải thay bằng tiêu chuẩn công thức. Với tiêu chuẩn này, tại ô U1 ta phải sửa lại tên khác, không trùng với bất cứ ô nào trên dòng tiêu đề của vùng dữ liệu (vungdulieu), chẳng hạn tên là “lop6” và tại ô U2 phải nhập công thức là =left(diachio,1)=”6”, trong đó diachio là địa chỉ của ô ngay dưới ô lop của vungdulieu. Với vungtieuchuan này “máy” sẽ đếm tất cả những dòng mà ô ở cột lop trong vùng dữ liệu có kí tự bắt đầu là “6”.
Dùng hàm này tôi đã giảm được rất nhiều công sức cho việc thống kê báo cáo các số liệu đáp ứng nhiều điều kiện ràng buộc. Trước đây tôi phải thường xuyên thay đổi công thức khi lâp bảng thống kê do số lượng HS trong mỗi lớp thường hay thay đổi. Nay nhờ sử dụng hàm này, việc thống kê đã được tự động hóa, chỉ việc nhập số liệu xong là bảng thống kê đã có sẵn sàng cho ta in ngay mà không cần phải làm thêm bất cứ một thao tác nào.
Xin giới thiệu để các bạn tham khảo, vận dụng. Đối với những bạn thường xuyên lập bảng thống kê thì việc lập sẵn một bảng mẫu sẽ rất cần thiết nhằm loại bỏ các thao tác thủ công, giảm được khá nhiều thời gian cho công việc lập bảng báo cáo số liệu thống kê. Chúc các bạn thành công trong công việc của mình. Mời bạn mở file excel đính kèm để thấy rõ hơn công dụng của hàm này, đồng thời cũng có thể ứng dụng có hiệu quả trong việc thống kê báo cáo:
1. file congdiem&thongke.xls 2. tkpcgd5.xls 3. tkekqthi.xls
Mọi thắc mắc xin liên hệ với tác giả :
Huỳnh Công Dũ - GV Toán THCS Trần Cao Vân Duy Xuyên, Quảng Nam
Tel : 0510 877301 , 0510 727098 ,
Email : [email protected], [email protected]