Dành cho văn phòng các trường trong toàn huyện

TRAO ĐÔI MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ NỘI DUNG SỬA ĐỔI NGHỊ ĐỊNH SỐ 110
Bản thảo sửa đổi Nghị định 110, có sửa đổi một số nội dung. Trong đó các nội dung sau cần xem xét lại: 1.Định nghĩa bản gốc văn bản. 2.Định nghĩa bản chính văn bản. 3.Lưu văn bản. 4.Cấu trúc phần thể thức văn bản. Thứ nhất, định nghĩa bản gốc văn bản. Theo dự thảo "Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền". Như vậy ở đây có 03 yếu tố để xác định bản gốc văn bản: một là, hoàn chỉnh về nội dung; hai là, hoàn chỉnh về thể thức; ba là, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Phần thể thức trong dự thảo bao gồm cả số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng ban hành văn bản; dấu của cơ quan, tổ chức. Bởi vậy, theo định nghĩa trên, bản gốc có số văn bản, có ngày tháng và có cả dấu của cơ quan, tổ chức. Tạm dừng định nghĩa bản gốc văn bản tại đây, để xem xét định nghĩa bản chính. Thứ hai, bản chính văn bản. Theo dự thảo "Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành". Tôi hoàn toàn nhất trí với định nghĩa này vì nó không có gì khác với định nghĩa trước đây. Như vậy ở đây có 03 yếu tố để xác định bản chính văn bản: một là, hoàn chỉnh về nội dung; hai là, hoàn chỉnh về thể thức; ba là, được cơ quan, tổ chức ban hành. Căn cứ vào hai định nghĩa trên, bản gốc khác bản chính là bản gốc có chữ ký trực tiếp, còn bản chính thì được cơ quan, tổ chức ban hành. Nhưng nếu một văn bản hoàn chỉnh về nội dung, hoàn chỉnh về thể thức, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và lại được cơ quan ban hành thì bản đó gọi là bản gì? Bản gốc chính hay là bản chính gốc? Vì nó gồm đủ các yếu tố của cả hai bản trên. Chúng ta cần xác định rõ bản gốc khác bản chính ở chỗ nào. Cần phải xác định bản gốc có phải là bản đã hoàn chỉnh về thể thức hay không? Vì nếu hoàn chỉnh về thể thức thì nó đã trở thành bản chính (vì vẫn có những bản chính có chữ ký trực tiếp). Do vậy, trong định nghĩa bản gốc phải xem xét kỹ về vấn đề này. Hơn nữa, trong dự thảo, Khoản 2 Điều 19 được sửa đổi như sau: "Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải là bản gốc …". Như vậy, bản gửi đi không thể là bản gốc, vì bản gốc văn bản chỉ có một, không thể có hai hay nhiều bản gốc của cùng một văn bản. Nhưng trong thực tế, có nhiều trường hợp văn bản khi cơ quan, tổ chức ban hành người có thẩm quyền vẫn phải ký trực tiếp (làm thủ tục xuất nhập cảnh, thủ tục ngân hàng, rút tiền …) và có phải cơ quan đó đã gửi bản gốc hay không? Theo chủ quan của tôi, bản gốc được định nghĩa ở Nghị định 110 ngày 08/4/2004 là tương đối chuẩn xác, còn định nghĩa ở dự thảo lần này thì sai. Bản gốc văn bản không bao giờ có thể là bản đầy đủ các thành phần thể thức văn bản (nhất là có dấu của cơ quan, tổ chức). Bản gốc văn bản là bản dùng để làm căn cứ làm ra bản chính văn bản, nếu đã có dấu rồi thì làm sao mà nhân bản được. Tôi xin nêu một ví dụ cụ thể: tại một cuộc họp, Thư ký ghi Biên bản vào sổ, sau đó Chủ tọa, Thư ký đều ký vào Biên bản. Đây là bản gốc văn bản. Nhưng khi phát hành, cơ quan sẽ căn cứ vào đây để lập bản chính (có thể có sửa chữa một vài lỗi chính tả, một vài ý, sau đó in ấn, nhân bản), ký, đóng dấu, cho số, ngày tháng văn bản và ban hành. Như vậy bản gốc văn bản không có số, không có dấu. Hiện nay, vì chúng ta sử dụng máy tính để soạn thảo văn bản, nên đang dần dần bỏ bản gốc văn bản. Hiện nay, các hồ sơ được lập trong quá trình giải quyết công việc, bản gốc hầu như không còn hiện diện. "Bản gốc văn bản là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền ký duyệt". Ở một góc độ nào đó chúng ta có thể thêm vào định nghĩa này cho chặt chẽ hơn, nhưng cơ bản định nghĩa này là chuẩn xác. Còn về định nghĩa bản chính, nếu chúng ta không giải thích