Công tác văn thư và công tác lưu trữ

1 Khái niệm công tác văn thư? Vị trí, tác dụng của công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức?
a. Kh/niệm
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với TL đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với TL đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào LTCQ .
b. Vị trí
Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
Đặc biệt đối với văn phòng cấp uỷ là cơ quan trực tiếp giúp các cấp uỷ tổ chức điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.
c. Tác dụng của công tác văn thư
- Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của các cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ
- Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước
- Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ
2. Nội dung công tác văn thư? Trách nhiệm của thủ trưởng, cán bộ, nhân viên trong cơ quan?
- Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị ( là trách nhiệm của chuyên viên, cán bộ
- Sửa và duyệt bản thảo ( chuyên viên, thủ trưởng.
- Đánh máy, in ( nhân viên đánh máy.
- Trình ký ( văn thư
- Ký ( thủ trưởng
- Quản lý con dấu chặt chẽ, sử dụng con dấu đúng quy định ( văn thư.
- Vào sổ và làm thủ tục gửi đi ( văn thư.
- Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu ( văn thư.
- Nhận, vào sổ công văn đến ( văn thư.
- Phân phối công văn đến ( thủ trưởng.
- Chuyển giao công văn đến ( văn thư.
- Theo dõi giải quyết công văn đến
+ Theo dõi giải quyết về nội dung ( thủ trưởng
+ Theo dõi thời gian giải quyết ( văn thư
- Lập hồ sơ ( tất cả những người liên quan đến công văn giấy tờ.
- Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ( tất cả những người có hồ sơ.
3. Tài liệu lưu trữ là gì? Khái niệm, đặc điểm? Loại hình?
a. Khái niệm: Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội.
b. Đặc điểm:
- Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ.
- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao của các văn bản.
- Tài liệu lưu trữ do Đảng, Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản, nghiên cứu và sử dụng theo những qui định chặt chẽ, thống nhất của Đảng, Nhà nước.
c. Loại hình:
- Tài liệu hành chính.
- Tài liệu khoa học kỹ thuật.
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình.
4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ?
* ý nghĩa chính trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai cấp rõ rệt, bất kỳ thời đại nào, các giai cấp đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp mình.
* ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dung tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành. Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ mang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân.
* ý nghĩa khoa học: TLLT được sử dụng làm tư liệu tổng kết các qui luật vận động và phát triển sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy. TLLT có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử. TLLT là nguồn sử liệu quan trọng nhất, chính xác nhất cho việc nghiên cứu lịch sử.
* ý nghĩa văn hoá: TLLT là một di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc. TLLT phản ánh những thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần của nhân