Cơ quan/tổ chức/cá nhân sản sinh ra tài liệu và tài liệu lưu trữ điện tử

4.2. Cơ quan/tổ chức/cá nhân sản sinh ra tài liệu và tài liệu lưu trữ điện tử
Nguyên tắc thứ hai trong khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện tử là:
“Lưu trữ cần đảm bảo rằng những cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu tạo ra và giữ lại được những tài liệu thực sự xác thực, đáng tin cậy và bảo quản được”.
Nguyên tắc này không có nghĩa là lưu trữ phải chịu trách nhiệm về những chức năng của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu hoặc cơ quan, tổ chức hay cá nhân đó không đủ thẩm quyền để quản lý tài liệu của họ. Lưu trữ không thể tiếp nhận, gánh vác vai trò của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. Cơ quan, tổ chức hay cá nhân phải chịu trách nhiệm về việc tạo ra những tài liệu đáng tin cậy và về việc giữ gìn chúng ở dạng xác thực cho tới khi nào họ còn lưu giữ, bảo quản tài liệu tại cơ quan. Tuy nhiên, kiến thức chuyên môn lưu trữ có thể là hữu ích trong việc hướng dẫn cho các cơ quan, tổ chức hay cá nhân đó những phương pháp thích hợp để thực hiện trách nhiệm của họ.
Lưu trữ cần phải chỉ đạo, tác động hay giám sát kỹ lưỡng hành động của các bên tham gia khác trong suốt vòng đời của tài liệu lưu trữ điện tử. Các bên tham gia đó bao gồm (1) cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu và nhà quản lý văn thư; (2) những người xây dựng luật pháp, quy định và chính sách; (3) những người phân bổ các nguồn lực; và (4) những người sản xuất, cung cấp và quản lý những công nghệ thông tin mà tài liệu phụ thuộc. Thành công trong lĩnh vực này sẽ còn đòi hỏi phảI xây dựng, phát triển các mối quan hệ, tiếp xúc và hợp tác với những bên khác quan tâm tới việc quản lý tốt tài liệu như các luật gia, kiểm toán viên, kế toán và những người có thẩm quyền ra quyết định khác.
Những hành động mà lưu trữ có thể tiến hành để tác động tới các bên tham gia khác trong việc thực thi chức năng lưu trữ bao gồm:
- Ban hành và cải tiến các quy định, chế độ điều chỉnh việc quản lý tài liệu để đảm bảo rằng tài liệu điện tử được xem xét, giải quyết một cách thích đáng;
- Thiết lập các tiêu chuẩn để quản lý tài liệu điện tử;
- Cung cấp những chỉ dẫn, hướng dẫn và thông tin có khả năng thúc đẩy một sự hiểu biết nhất quán về những tiền đề tạo nên những hoạt động thực tiễn quản lý tài liệu một cách hữu hiệu;
- Chỉ rõ làm cách nào để nhận diện tài liệu điện tử và việc bảo quản chúng đòi hỏi những gì;
- Giám sát việc thực hiện các quy tắc và quy định về quản lý tài liệu do các cơ quan lưu trữ có thẩm quyền ban hành; và
- Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bên liên quan, bao gồm CQ/TC hay cá nhân sản sinh ra tài liệu, người quản lý văn thư, các chuyên gia thông tin v.v...
Ngoài ra, lưu trữ cần tỏ ra tích cực hơn trong những lĩnh vực sau:
- Xác định rõ cần sửa đổi các đạo luật và quy định hiện hành như thế nào để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, chẳng hạn như về thẩm quyền giao cho lưu trữ, về việc làm rõ luận điểm rằng thông tin điện tử có thể là tài liệu (tức là vị thế tài liệu đó không phải được quyết định bởi công nghệ được sử dụng để tạo ra tài liệu hay phương tiện mang tin mà trên đó tài liệu được lưu giữ), và trong việc đặt ra các yêu cầu đối với việc quản lý tài liệu điện tử;
- Ban hành hay thúc đẩy việc xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn hỗ trợ cho các mục tiêu quản lý tài liệu điện tử; và
- Thúc đẩy việc xây dựng, áp dụng và sử dụng công nghệ thông tin kết hợp được các yêu cầu chức năng đối với các hệ thống quản lý tài liệu cũng như phần mềm cụ thể cần thiết cho việc thực thi các chức năng lưu trữ như phân loại, nhận diện và tra cứu tài liệu.
Trong nhiều trường hợp, phương pháp tiếp cận trên sẽ khó có thể được chấp nhận. Phương pháp đó đòi hỏi lưu trữ phảI chấp nhận những vai trò mà trước đây họ chưa từng có. Lưu trữ còn cần phải xây dựng các chính sách mới trong đó xác định rõ vai trò của mình; những kiến thức chuyên môn mới để thực hiện vai trò đó một cách thành công; và trong nhiều trường hợp, còn phải thay đổi cả văn hoá tổ chức của mình. Lưu trữ có thể còn cần có thẩm quyền mới và tất nhiên