Chuyên đề Excel 2003

Microsoft
EXCEL
2003
tập huấn
Nội Dung
1
2
3
4
5
Giới thiệu Microsoft EXCEL 2003
Các thao tác với tệp tin và văn bản
Các phím dịch chuyển con trỏ, Nhập dữ liệu
IV. Một số hàm số quan trọng
V.Các thao tác soạn thảo
6
VI. Định dạng
1. Khởi động Excel
C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên nền màn hình (Destop).
C2: Menu Start/Programs/Microsoft Excel
…
I. Giới thiệu Microsoft EXCEL 2003
2. Cửa sổ làm việc của Excel
1.Mở một tệp trắng mới (New)
C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N
C3: Vào menu File/New…/Workbook
II. Các thao tác với tệp
C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
C3: Vào menu File/Open…
1.Mở một tệp trắng mới (New)
3.Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.
C3: Vào menu File/Save.
Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì).
Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.
4.Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)
Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.
Vào menu File/Save As...
1. Chọn nơi ghi tệp
2. Gõ tên mới cho tệp
3. Bấm nút Save để ghi tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp

5.Thoát khỏi Excel (Exit)
C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.
C3: Vào menu File/Exit
Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn:
Yes: ghi tệp trước khi thoát,
No: thoát không ghi tệp,
Cancel: huỷ lệnh thoát.
III.Các phím dịch chuyển con trỏ ô:
+ , , ,  dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên
+ Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình.
+ Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.
+ Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại
+ Ctrl +  tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại.
+ Ctrl +  tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại.
+ Ctrl +  tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại.
+ Ctrl +  tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại.
+ Ctrl +  +  tới ô trái trên cùng (ô A1).
+ Ctrl +  +  tới ô phải trên cùng (ô IV1).
+ Ctrl +  +  tới ô trái dưới cùng (ô A65536).
+ Ctrl +  +  tới ô phải dưới cùng (ô IV65536).
Nhập dữ liệu vào ô
Cách thức: kích chuột vào ô, gõ dữ liệu vào, nhập xong gõ Enter.
Dữ liệu chữ nhập bình thường
Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân.
Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó.
Ví dụ: ’04.8766318
Dữ liệu ngày tháng nhập theo định dạng: mm/dd/yy.
VD: 11/25/1980
*. Chọn miền, cột, hàng, bảng
Chọn miền: kích chuột vào ô cao trái, giữ và di tới ô thấp phải, nhả chuột.
Chọn cả hàng: kích chuột vào ô tên hàng.
Chọn cả cột: kích chuột vào ô tên cột.
Chọn cả bảng tính: kích chuột vào ô giao giữa tên hàng và tên cột.
Nếu chọn nhiều miền rời nhau thì giữ phím Ctrl trong khi chọn các miền đó.
Khi cần lấy địa chỉ ô hoặc miền trong công thức thì không nên gõ từ bàn phím mà nên dùng chuột chọn để tránh nhầm lẫn.
Công thức
Công thức:
bắt đầu bởi dấu =
sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với nhau bởi các phép toán.
Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa)
Ví dụ: = 10 + A3
= B3*B4 + B5/5
= 2*C2 + C3^4 – ABS(C4)
= SIN(A2)
IV. Một số hàm số quan trọng
SUM (đối 1, đối 2, …, đối n): cho tổng của các đối số
Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền.

AVERAGE (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị TBC c các số

Một số hàm số quan trọng
MAX (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị lớn nhất.




MIN (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị nhỏ nhất.

V.Các thao tác soạn thảo
Sao chép (Copy):
Chọn miền
Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy)
Dịch tới ô trái trên của miền định dán
Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)
Nếu sao chép công thức sang các ô lân cận:
Di chuột tới dấu chấm ở góc phải dưới của ô, bấm giữ trái chuột và di qua các ô lân cận rồi nhả chuột (Drag & Drop). Địa chỉ tương đối của các ô trong công thức sẽ được thay tương ứng.
Các thao tác soạn thảo
Dịch chuyển
Chọn miền
Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut)
Dịch tới ô trái trên của miền định dán
Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)
C2: di chuột tới bờ của miền, con trỏ thành hình mũi tên, Drag rời dữ liệu tới vị trí mới, thay thế dữ liệu cũ. Muốn xen kẽ dữ liệu cũ và mới thì giữ phím Shift trong khi Drag.
Các thao tác soạn thảo (3)
Sửa:
Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột, hoặc ấn phím F2, hoặc kích chuột trên thanh công thức, con trỏ nhấp nháy trong ô thì sửa bình thường.
Xoá: Chọn miền cần xoá, ấn phím Delete.
Undo và Redo:
Undo: Ctrl+Z, hoặc bấm nút trên Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc khi xảy ra sai sót.
Redo: Ctrl+Y, hoặc bấm nút trên Toobar: làm lại việc vừa bỏ / việc vừa làm.
Một số thao tác hữu dụng
Thêm/xoá hàng, cột, bảng tính:
Thêm một hàng vào bên trên hàng hiện tại: menu Insert/Rows
Thêm một cột vào bên trái cột hiện tại: menu Insert/Columns
Thêm một bảng tính (sheet): menu Insert/Worksheet
Xoá hàng hiện tại: menu Edit/Delete…Entire Row
Xoá cột hiện tại: menu Edit/Delete…Entire Column
Xoá bảng tính: menu Edit/Delete Sheet
VI. Định dạng
Thay đổi kích thước hàng/cột:
2 cách chính:
C1: Di chuột vào mép hàng/cột, con trỏ thành hình mũi tên 2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí mới rồi nhả chuột.
C2: Di chuột vào mép hàng/cột, kích đúp để được kích thước vừa khít.
Có thể ấn định kích thước hàng/cột bằng cách vào menu Format/Row/Height… và Format/Column/Width…
Kiểu hiển thị số
Khung xem trước
Số chữ số thập phân
Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn
Cách hiển thị số âm
Chú giải
Menu Format/Cells… Tab Number
Căn dữ liệu chiều ngang ô
Xuống dòng vừa độ rộng ô
Định hướng văn bản
Thu nhỏ chữ vừa kích thước ô
Nhập các ô liền kề thành 1 ô
Menu Format/Cells… Tab Alignment
Căn dữ liệu chiều dọc ô
Chọn phông chữ
Chọn kích thước chữ
Chọn màu chữ
Gạch chân chữ
Xem trước
Menu Format/Cells… Tab Font
Chọn kiểu chữ
Không kẻ khung
Màu đường kẻ
Khung bao ngoài
Menu Format/Cells… Tab Border
Chọn kiểu đường kẻ
Khung bên trong
Chọn từng đường kẻ khung
Sắp xếp họ tên