Chương trình quản lý dữ liệu PCGD THCS (bản mới 10.09)

HƯỚNG DẪN NHẬP DỮ LIỆU PHỔ CẬP GIÁO DỤC TRUNG HỌC CƠ SỞ
VÀ THIẾT LẬP CÁC BIỂU MẪU, TRÍCH LỌC DANH SÁCH
HƯỚNG DẪN NHẬP DỮ LIỆU:
Dữ liệu nhập trên cơ sở phiếu điều tra và sổ theo dõi phổ cập. Trước khi nhập dữ liệu cho đối tượng phổ cập, cần chèn hàng (trong khung màu xanh) cho đủ theo tổng số đối tượng của địa phương. Dữ liệu có thể nhập, chỉnh sửa trực tiếp trên bảng hoặc có thể nhập từ Form bằng cách:
Chọn các cột muốn nhập (một lần chọn không qúa 32 cột) ( vào Data ( chọn Form (xem hình).


Thông tin của tất cả các đối tượng ở từng ô (nếu có) chỉ nhập bằng “số tuổi” của năm sinh đó (từ cột 4 đến cột 34, trừ cột từ 7 đến 9).
Ví dụ: Sinh năm 1995 chỉ nhập 13 (2008-1995=13). Số tuổi tính theo năm điều tra.
Chú ý: các năm sau (sau năm 2008) các đơn vị không nhập lại độ tuổi, mà chuyển độ tuổi (độ tuổi lớn chuyển trước, độ tuổi nhỏ chuyển sau) bằng cách:
Ví dụ: 17 tuổi chuyển lên 18 tuổi (chuyển độ tuổi lớn trước, nhỏ sau (nếu không sẽ bị cộng dồn 2 độ tuổi). Chọn vùng hoặc độ tuổi muốn chuyển, vào edit và thực hiện:


Cột số phổ cập phải nhập đủ 8 số: 2 chữ số đầu là số năm sinh, 2 chữ số tiếp theo là số địa bàn, 4 chữ số cuối là số thứ tự của năm sinh đó.
Ví dụ: 1 đối tượng có số phổ cập 90120001 có nghĩa là: 90 là năm sinh, 12 là số địa bàn, 0001 là số thứ tự của đối tượng có năm sinh 1990.
Các đối tượng thuộc diện khuyết tật, chuyển đi, chết thì không nhập ở các cột từ 17 đến 51 (Đây là các đối tượng không thuộc diện phổ cập).
Cột ghi chú nhập: nhập tên lớp cho các đối tượng đang học Tiểu học (ví dụ 1A hoặc 1.1).
THIẾT LẬP,TRÍCH LỌC BIỂU MẪU, DANH SÁCH:
Trích số liệu mẫu 1 của từng địa bàn: Ví dụ muốn lấy mẫu 1 của địa bàn 2 ta làm như sau: chọn toàn bộ danh sách (trừ phần tiêu đề cột) ( vào Data ( Sort ( Thenby chọn cột địa bàn (cột 8) ( Thenby chọn cột số hộ (cột 7) (Ok. Sau đó tạm xóa tất cả dữ liệu của các địa bàn còn lại (trừ địa bàn 2) và chuyển sang Sheet kiểm tra để xem có đúng không, nếu đúng thì mới in mẫu 1 địa bàn 2 (Xem hướng dẫn ở hình 1). Sau đó sử dụng lệch Undo và làm tương tự với các địa bàn còn lại. Để bảo đảm chính xác số liệu này với số liệu các giáo viên thống kê từ phiếu điều tra ở các địa bàn, giáo viên chuyên trách phải đối chiếu lại 2 số liệu này trước khi nhập vào các mẫu địa bàn của Sở.


Hình 1
Danh sách đối tượng theo phiếu điều tra (thiết lập đầy đủ từ cột 1 đến cột 34): chọn toàn bộ danh sách (trừ phần tiêu đề cột) ( vào Data ( Sort ( Thenby chọn cột địa bàn (cột 8) ( Thenby chọn cột số hộ (cột 7) ( Thenby chọn cột số phổ cập (cột 2)(Ok (Xem hướng dẫn ở hình 2). Các trường in danh sách này và kiểm tra lại toàn bộ phiếu điều tra.


Hình 2
Danh sách đối tượng theo sổ theo dõi PCGD THCS (thiết lập đầy đủ từ cột 1 đến cột 34): chọn toàn bộ danh sách (trừ phần tiêu đề cột) ( vào Data ( Chọn Filter ( Chọn Autofilter ( Chọn cột năm sinh (cột 4) ( chọn cột số phổ cập (cột 2) và in theo địa bàn. Các trường in danh sách này và kiểm tra lại sổ theo dõi PCTHCS. (Xem hướng dẫn ở hình 3).


Hình 3
Danh sách đối tượng khuyết tật (thiết lập đầy đủ theo mẫu): chọn toàn bộ danh sách (trừ phần tiêu đề cột) ( vào Data ( Chọn Filter ( Chọn Autofilter ( Chọn cột ghi chú (cột 47) ( chọn chữ K và sắp xếp theo năm sinh. Các trường in danh sách này có xác nhận của y tế địa phương và đối chiếu với mẫu 1.
STT
SỐ PC
HỌ VÀ TÊN
Sinh năm
Nữ
Số hộ
Số Địa Bàn
HỌ TÊN CHA HOẶC MẸ (CHỦ HỘ)
Tình trạng khuyết tật
Lý do
Ký xác nhận của chủ hộ
Ghi chú



























 Người lập …, ngày … tháng … năm …
(Ký, ghi