Chương II: Thiết kế Bảng (Table) trong Access

Chương II: Bảng dữ liệu
Chương II: Bảng Dữ Liệu
2.1. Các khái niệm.
Bảng: Gồm nhiều cột và nhiều dòng dùng để lưu trữ thông tin dữ liệu.
Cột hoặc trường: trong cùng một cột chỉ cho phép chứa duy nhất một loại dữ liệu: số, văn bản, ngày … cột gồm:

+ Tên cột (Field Name) <=255 ký tự.
Loại dữ liệu mà cột sẽ lưu trữ (Data Type).
Chiều dài tối đa của dữ liệu (Field Size).
Giá trị mặc định ban đầu của cột (Default Value).
Dữ liệu tại cột có cho phép rỗng không…

Mô tả cột (Decription): Ghi chú ý nghĩa của cột.
Vị trí số thập phân (Decimal Places).
Tiêu đề cột (Caption).
Qui tắc hợp lệ (Validation Rule).
Thông báo lỗi (Validation Text).
Yêu cầu (Repuired): cột có dữ liệu hay trống.
Cho phép chiều dài chuỗi là không (Allow Zero Length).
- Sắp xếp chỉ mục (Index).
Định dạng (Format).
Mặt nạ nhập liệu (Input Mask): bắt buộc người nhập liệu tuân theo đúng định dạng.

Bảng dữ liệu ở chế độ thiết kế
Bảng dữ liệu ở chế độ nhập liệu
Tập hợp các thuộc tính của trường dữ liệu
Giải thích cụ thể cho từng thuộc tính.
1. Field size
Quy định kích thước của trường, tùy thuộc vào kiểu dữ liệu.
Kiểu text từ 0255 ký tự.
Kiểu Memo: 065535 ký tự.

Kiểu number:
Ví dụ
2. Decimal Place
Quy định chữ số thấp phân.
Mặc định là 2.
3. Format
+Quy định dạng hiển thị của dữ liệu trên màn hình, nó phụ thuộc vào kiểu dữ liệu.
+ Định dạng ký tự kiểu text và memo.


Các dạng format
Ví dụ
NHẬP
KẾT QuẢ
Định dạng dữ liệu kiểu số
Ví dụ về định dạng kiểu số
Nếu ta ghi định dạng: 0; (0); “Null”
Số dương hiển thị bình thường.
Số âm được bao giữa hai dấu ngoặc.
Số zero bỏ trống.
Null hoặc 0 hiện chữ Null
Nếu ta ghi: +0.0; -0.0; 0.0
Hiển thị dấu cộng trước số dương.
Hiển thị dấu trừ trước số âm.
Hiển thị 0.0 nếu zero hoặc Null
VÍ DỤ
Định dạng thể hiện dữ liệu kiểu date/time
Định dạng dữ liệu kiểu yes/no
Ví dụ: để hiển thị chữ Nam Nữ thay vì 0 và -1 ta viết vào ô format như sau:
; “Nam”; “Nữ”
Nếu -1 hiển thị Nam 0 hiển thị Nữ.
Ví dụ
Đổi textbox thành combo box
Kết quả
4. Mặt nạ nhập liệu
Ví dụ: >L0L0L0 khi ta nhập b5a6b8 sẽ cho kết quả là: B5A6B8.
>L5. caption
Chuỗi ký tự này sẽ xuất hiện tại dòng tên trường, nếu bỏ trống Access sẽ lấy tên trường làm tiêu đề.
6. Default Value
Quy định giá trị mặc nhiên cho cột, tự động được gán khi thêm mẫu tin mới
7. Validation Rule(quy tắc hợp lệ)
Kiểm tra tính hopự lệ của dữ liệu khi nhập vào một cột.
Nếu dữ liệu nhập vào không hợp lệ Access sẽ xuất thông báo trong Validation Text.
Ví du: chỉ cho phép nhập điểm từ 0 10.
Nhập >=0 And <=10 vào Validation Rule.
(Date()-[ngaysinh])/365.25>=18.
8. Validation Text
Chuỗi thông báo xuất hiện khi dữ liệu nhập vào không thỏa điều kiện.
Dòng hoặc mẫu tin: Là một thể hiện dữ liệu của các cột trong bảng.
Khóa chính (Primary key): Là một hoặc nhiều cột mà dữ liệu trên đó là duy nhất.
Khóa ngoại (Foreign key): là một hay nhiều cột và các cột này là khóa chính của một bảng khác.

Câu trúc bảng
Chương II: Bảng Dữ Liệu
Ví dụ:
Bảng kết quả thi có các cột sau:
Xét cột điểm:
Tên cột: điểm.
Loại dữ liệu mà cột lưu trữ: số thực.
Chiều dài tối đa dữ liệu của cột là 5 ký số trong đó có 2 số thập phân.
Giá trị mặc định ban đầu: có thể =0.
Dữ liệu trên cột không cho phép rỗng.
Qui luật kiểm tra: >=0 hoặc <=10.
Khóa chính: MSSV,MSMH.
Khóa ngoại: MSSV phải có trong bảng SV, cột MSMH phải có trong bảng môn học

Chương II: Bảng Dữ Liệu(tt).
2.2. Các bước thực hiện tạo bảng.
2.2.1. Tạo cấu trúc bảng.
Bước 1: Mở cửa sổ thiết kế cấu trúc bảng
Cách 1: Từ cửa sổ Database, trong mục Object chọn Tables -> Create table in Design view -> Design
Cách 2: Từ cửa sổ Database, trong mục Object chọn Tables -> , cửa sổ New Table như sau xuất hiện. Trong cửa sổ này ta chọn Design View -> OK.
Màn hình tạo bảng

Chương II: Bảng Dữ Liệu(tt).
Cửa sổ tạo cấu trúc bảng.








Nhập tên cột
Chọn kiểu dữ liệu
Ghi mô tả
Cách 2:
Từ cửa sổ Database, trong mục Object chọn Tables -> , cửa sổ New Table như sau xuất hiện. Trong cửa sổ này ta chọn Design View -> OK.

Bước 2: Thiết kế các trường của bảng.
Trong cửa sổ Table ta lần lượt thiết kế các trường dữ liệu như sau:
Nhập tên trường trong mục Field Name.
Chọn kiểu dữ liệu của trường tron mục Data Type.
Ghi mô tả của trường trong mục Description
Nhập các thuộc tính (ràng buộc) của trường này trong các phần General, phần Lookup


2.2.2. Tạo khoa chính cho bảng.
Chọn một hoặc nhiều cột làm khóa chính.
EditPrimary Key hoặc R_click chọn Primary Key.

Ví dụ
Tạo mới một bảng sinh viên gồm các cột: MSSV, Họ tên, ngày sinh, lý lịch, hình ảnh, học bổng.

Bước 3: Ghi lại cấu trúc bảng vừa tạo.
Chọn biểu tượn Save trên thanh công cụ cửa sổ Save As xuất hiện.
Nhập tên bảng trong phần Table NameOk.
Khi lưu bảng mà quyên tạo khóa chính thì Microsoft sẽ thông báo hộp thoại
Tự động tạo khóa chính
Bảng không có khóa chính
Hủy bỏ thao tác lưu bảng.
2.3. Tạo chỉ mục cho bảng
Muốn cho các cột được sắp xếp theo thứ tự nào đó để việc tìm kiếm dữ liệu trên các cột được nhanh hơn.
Mở bảng ở chế độ thiết kế.
ViewIndex.
Trong màn hình tạo chỉ mục như sau:

Tên chỉ mục do người sử dụng định nghĩa
Tên các cột muốn sắp xếp
Thứ tự sắp xếp các cột
2.3. Tạo bảng bằng công cụ trinh thông minh
1. Chọn vào đây
2. Tạo bảng bằng trình thông minh
3. Bắt đầu
Chọn các cột cần cho bảng mới
Chấp nhận cột
Cột trong bảng mới
Đôi tên cột
Đặt lại tên bảng
Access tạo khóa hay
chúng ta tạo khóa
Chọn cột làm khóa chính
Số tự động tăng
Số cho phép người sử dụng nhập vào
Chuỗi ký tự cho phép người sử dụng nhập vào
2.4. Mở một bảng đã có.
2.4.1. Mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu.
File/Open hoặc nút Open trên thanh công cụ.
Chọn tập tin CSDL Access.
Chọn bảng muốn mở Open hoặc D_click lên bảng.
Chọn bảng
Mở bảng
Bảng ở chế độ nhập liệu
2.4.2. Mở ở chế độ thiết kế.
Chọn bảng
Mở bảng ở chế độ thiết kế
2.5. Sửa đổi cấu trúc bảng.
2.5.1. Chèn thêm cột vào trong bảng.
Insert/Rows.
2.5.2. Xóa đi một hoặc nhiều cột.
Edit/Delete Rows.
2.5.3. Phục hồi thao tác xóa cột.
Edit/Undo Delete (Ctrl + Z).
Đóng lại bảng không chọn lưu.
2.5.4. Sao chép và dán cột.
Edit/Copy, Edit/Paste
2.5.5. Lưu lại những thay đổi cấu trúc bảng.
File/Save.
Lưu ý: chúng ta không thể thay đổi, xóa sửa cấu trúc của khóa chính khi bảng này đã có quan hệ với các bảng khác.


2.6. Thiết lập quan hệ giữa các bảng.
2.6.1. tại sao lại thiết lập quan hệ giữa các bảng.
Khi tạo bảng chỉ có cấu trúc.
Chưa có thông tin quan hệ giữa các bảng.
Tạo quan hệ giữa các bảng giúp Access quản lý dữ liệu hợp lý hơn.
Trao đổi thông tin qua lại giữa các bảng có quan hệ.
2.6.2. Các loại quan hệ giữa hai bảng.
2.6.2.1. Một-Một (one to one): mô tả quan hệ một một giữa hai bảng với nhau:
Ví dụ: bảng GVCN và lớp học:
- một lớp học chỉ có một GVCN.
- GVCN chỉ chủ nhiệm một lớp.
GVCN
Lớp học
1
1
2.6.2.2. Một-Nhiều (one to Many):
Mô tả mối quan hệ một nhiều giữa hai bảng với nhau.
Ví dụ: Bảng khoa và sinh viên.
- Trong một khoa có nhiều sinh viên.

Sinh viên
Khoa
N
1
Ngoài ra còn có mối quan hệ Nhiều-Nhiều, tuy nhiên khi triển khai vào mô hình CSDL phải tách ra làm hai mối quan hệ một-nhiều.
Ví dụ:
hai bảng sinh viên và môn học:
- Một sinh viên học nhiều môn học.
- Một môn học có nhiều sinh viên học.
Sinh viên
Môn học
Sinh viên
1
N
N
1
2.6.3. Các bước thực hiện tạo quan hệ.
Bước 1: mở cửa sổ Relationship bằng cách:
+ Chọn Tool/Relationship.
+ Kích hoạt biểu tượng trên thanh công cụ.
+ Cửa sổ Database R_click/Relationship.
Xuất hiên cửa sổ Show Table.








Chọn các bảng muốn tạo quan hệ nhấn nút Add.
Cửa sổ Relationship chứa các bảng đã chọn.
Rê chuột
- Bước 2: thiết lập quan hệ giữa các bảng.
Kéo chuột tại cột cần tạo quan hệ của bảng thứ nhất sang cột quan hệ của bảng thứ hai.
Xác định ràng buộc toàn vẹn
Tự động cạp nhật
Tự động xóa
Xác định các qui tắc ràng buộc của mối quan hệ này.
+ Chọn ô kiểm tra hiệu lực của ràng buộc toạn vẹn (Enforce Referential Integrity).
+ Tự động cập nhật quan hệ: (Cascade Update Related Fields).
+ Tự động xóa các mẫu tin quan hệ: (Cascade Delete Related Records).
* Lưu ý: Trong MS Access sau khi thiết kế bảng ta phải tạo mối quan hệ giữa các bảng rồi mới nhập dữ liệu.
Khia tạo các ràng buộc sẽ đảm bảo các vấn đề sau:
Khi nhập dữ liệu, dữ liệu trường tham gia quan hệ ở bảng nhiều phải tồn tại trong bảng 1.
Không thể xóa những mẫu tin trong bảng 1 khi những mẫu tin trong bảng nhiều có quan hệ với bảng 1.
Có hai lỗi thường gặp trong khi thiết lập quan hệ.
Một số mẫu tin tồn tại trong bảng nhiều nhưng không thỏa với bảng 1.
Hai trường tham gia kết nối không cùng kiểu.
Sau khi tạo quan hệ.
2.6.4. Các bước hiệu chỉnh quan hệ.
Mở cửa sổ Relationship.
Chọn đường liên kết giữa hai bảng muốn hiệu chỉnh R_click/Edit Relationship. Xuất hiện cửa sổ Relationship và hiệu chỉnh.
Xác định ràng buộc toàn vẹn
Tự động cạp nhật
Tự động xóa
2.7. Cập nhật dữ liệu trên cột trong chế độ hiển thị dữ liệu
2.7.1. Đánh dấu và xóa cột.
Một cột nhấp chuột tại tiêu đề cột.
Nhiều cột chọn cột đầu tiên và kéo chuột đến các cột kế tiếp.
Nhấp chuột phải chọn Delete Column hoặc Edit /Delete Column.
2.7.2. Đánh dấu và xóa các dòng.
Chọn dòng muốn xóa.
Nhấn phím Delete.
Chuột phải Delete Record.
Edit/Delete Record.
2.7.3. Di chuyển qua lại các dòng trong bảng.
- Edit/ Goto hoặc biểu tượng các nút di chuyển.
2.7.4. Chèn đối tượng kết nhúng (OLE) vào bảng.
Đối tượng nhúng trong bảng là các tập tin của các ứng dụng trong Windows: Word, Excel…
Việc đưa đối tượng vào bảng có hai loại: liên kết và nhúng.
+ Liên kết(Link): cột dữ liệu chứa đối tượng này chỉ lưu đường dẫn liên kết đến tập tin nguồn => tập tin nguồn thay đổi nội dung trong bảng cũng thay đổi theo.
+ Đối tượng lưu trữ động.
+ Kích thước bảng không lớn.
Nhúng(Embeded): bên trong cột dữ liệu chứa toàn bộ nội dung tập tin nguồn.
Nếu nội dung tập tin nguồn thay đổi không ảnh hưởng đến nội dung trong bảng.
Kích thước bản trỏ nên lớn.
Dã liệu nhập vào cột dữ liệu kết nhúng phải thực hiện theo các bước.
Mở bảng sang chế độ cập nhật dữ liệu.
Di chuyển đến cột có kiểu đối tượng kết nhúng.
Insert/Object…
Chọn tên tập tin đã có hoặc tạo mới tập tin sau đó chọn OK
Tạo mới tập tin
Chọn tt đã có
Chỉ định tên tập tin muốn đưa vào bảng.
Muốn tập tin đưa vào bảng chỉ là liên kết chọn vào ô Link.
Liên kết với tập tin không phải nhúng
Ví dụ về chèn đối tương kết nhúng
Chèn hình của các nhân viên vào bảng.
Chọn kiểu datatype cho trường là OLE Object.

Ví dụ (tt)
Mở bảng ở chế độ nhập liệu
Click phải vào vị trí muốn chèn
Ví dụ (tt)
Click chọn vào Create from file/ chọn hình muốn chèn / Ok.

2.7.5. Sử dụng các phím để cập nhật dữ liệu.
2.8. Các hộp thoại thông báo lỗi trong khi cập nhật dữ liệu.
2.8.1. Trùng khoá chính.
Giá trị mới nhập vào đã tồn tại trong bảng.
Ví dụ: khi nhập mã khoa nếu bi trùng MS Access sẽ thông báo lỗi.
Create duplicate values in the index primary key or relationship
2.8.2. Dữ liệu bắt buộc nhập.
Xảy ra khi dữ liệu tại một cột bắt buộc phải có không thể để rỗng trên một bảng.
Ví dụ: trong bảng môn học trường ten_mon_hoc có Required là yes do đó khi không nhập dữ liệu cho trường này sẽ báo lỗi
Inter value in this field
2.8.3. Khoá ngoại không tồn tại.
Xảy ra khi giá trị nhập vào tại một cột trong bảng không tồn tại trong một cột của bảng khác.
Ví dụ: khi nhập mã khoa của một sinh viên mới đăng ký học nếu giá trị mã khoa này không có trong bảng khoa thì MS Access báo lỗi.
2.8.4. Vi phạm qui tắc kiểm tra dữ liệu.
Xảy ra khi giá trị của cột nhập vào vi phạm luật kiểm tra dữ liệu của cột đã được định nghĩa trước đó (Validation text).
Ví dụ: trong bảng thi qui định điểm nhập vào >=0 and <=10 trong (Validation Rule) khi nhập sai sẽ hiện thông báo trong (Validation text)
8.4.5. Sai kiểu dữ liệu của cột (Field Type).
Xảy ra khi nhập sai kiểu dữ liệu của một cột hoặc giá trị trên cột quá lớn so với độ rộng dữ liệu của cột.
Ví dụ: trong bảng thi cột “lan” có kiểu dữ liệu là “number” nhưng khi nhập ta nhập ký tự sẽ báo lỗi.
The value you entered isn’t valid for this field
8.4.6. Sai định dạng mặt nạ nhập liệu.
Xãy ra khi nhập sai dạng dữ liệu của một cột.
Ví dụ: trong bảng môn học mặt nạ nhập liệu cho cột ma_mon_hoc là “LL99” nếu nhập không đúng theo dạng này sẽ báo lỗi.
2.9. Thay đổi cách trình bày trong cửa sổ cập nhật dữ liệu.
2.9.1. Định Font chữ.
Mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu.
Format/Font.
Trên hộp thoại Font chọn Font cần thiết.
Ví dụ
Khi mở bảng hoặc query không đúng font sẽ không hiển thị được tiếng Việt ta phải định dạng lại.
Click vào đây
Ví dụ(tt)
Toàn bộ bảng bị bôi đen. Chọn Format/Font để định dạng font phù hợp
Ví dụ(tt)
Kết quả
2.9.2. Thay đổi chiều cao, độ rộng các dòng và cột.
Format/ Row Height, Column Width.
Ghi vào một số chính xác chiều cao, độ rộng của dòng hoặc cột trong bảng.
2.9.3. Ẩn hiện các cột.
Trong bảng có quá nhiều cột, để tiện cho việc xem các cột ta nên ẩn đi một số cột không cần thiết.
Format/Hide Columns để ẩn các cột đã đánh dấu.
Format/Unhide Columns để thể hiện hoặc ẩn các cột không cần thiết.
2.9.4. Thay đổi vị trí thứ tự các cột.
Đánh dấu các cột muốn thay đổi thứ tự.
Kéo chuột đến vị trí mới.




Trước khi đổi Sau khi đổi
2.9.5. Chốt các cột lại khi cuộn màn hình.
Để tránh trường hợp khi cuộn màn hình qua trái hoặc qua phải làm che đi một số cột quan trọng ta chốt các cột quan trọng.
Đánh dấu các cột muốn chốt.
Format/ Freeze Columns để chốt.
Format/ UnFreeze All Columns để mở chốt.

2.9.6. Lưu lại những thay đổi về cách trình bày.
File/Save.
Ngoài ra chúng ta có thể thay đổi cách trình bày chung cho tất cả các bảng bằng cách
Tools/Option.
Chọn trang Datasheet.
Chọn tiếp các định dạng cần thiết trên trang này.
2.10. Sắp xếp dữ liệu trên bảng.
2.10.1. sắp xếp trên một cột.
Chọn cột muốn sắp xếp.
Record/ Sort/ Ascending hoặc Descending.
2.10.1. sắp xếp trên nhiều cột.
Chọn các cột muốn sắp xếp.
Record/ Sort/ Ascending hoặc Descending.
Chú ý: các cột muốn sắp xếp phải nằm cạnh nhau và thứ tự ưu tiên từ trái qua phải.
2.11. tìm kiếm và thay thế dữ liệu.
Để tra cứu nhanh các thông tin đã lưu trữ.
Edit/ Find (Ctrl+F).
Ghi vào giá trị cần tìm nhấn nút “Find Next” để tìm.
Giá trị cần tìm
Tìm trên bảng hay một cột
ALL, UP, DOWN
Phân biệt chữ in thường
2.11.1. Tìm kiếm gần đúng.
Chúng ta có thể tìm kiếm gần đúng bắng các ký tự đại diện:
2.11.2. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu.
Khi muốn sửa đổi đồng loạt dữ liệu của một cột tại nhiều dòng khác nhau.
Edit/ Replace (Ctrl+H).
Gõ vào giá trị tìm trong hộp “Find What” và giá trị cần thay thế trong hộp “Replace Whith”.
Chọn “Find Next” để tìm từ cần thay thế.
Chọn Replace để thay thê hoặc “Replace All” để thay thế tất cả.
Tìm từ cần thay thế
Thay thế
Thay thế đồng loạt
2.12. Lọc dữ liệu.
Che đi các dòng không cần hiển thị.
2.12.1. Các bước chung khi lọc dữ liệu.
Mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu.
Record/ Filter.
Chọn một trong bốn chức năng lọc dữ liệu.
Nếu chọn cách lọc thứ tư thì phải thực hiện thêm các bước sau:
Ghi vào các tham số để lọc dữ liệu.
Thực hiện lọc dữ liệu record/ Apply Filter/ Sort.
Xoá bộ lọc dữ liệu Record/ Remove Filter/ Sort.
2.12.2. Lọc theo biểu mẫu.
Lọc dữ liệu với điều kiện so sánh bằng và phép toán logic and, or.
Ví dụ cho biết các sinh viên học khoa Anh văn.
Mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu.
Record/ Filter/ Filter By Form.
Chọn giá trị lọc ở cột ma_khoa là “av”.
Chọn Record/ Apply filter/ Sort.
Đang ở chế độ lọc
Sau khi lọc
2.12.3. Lọc theo các giá trị đã đánh dấu
2.12.4. Lọc theo cách khác.
Cho phép người sử dụng lọc theo cách riêng của mình.
Có thể dùng các phép so sánh hay các ký tự đại diện: (>, <, >=, <=, <>, =, between, In, Is Null, Is Not Null, Like).
Logic (And, Or, Not). Tính toán: (+, -, *, /, , ^, Mod, &).
Ví dụ: lọc các sinh viên sống tại Q1 và học trong khoa AV.