Chuong 2

1
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN
2
Chương 2

PHÂN TÍCH VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU
3
Nội dung
Mục đích khảo sát
Nội dung khảo sát
Đối tượng khảo sát
Các bước thực hiện
Các phương pháp xác định yêu cầu
Các công cụ sử dụng trong việc mô tả hệ thống
Hồ sơ khảo sát hiện trạng
Đánh giá hiện trạng
Chọn lựa phương án thiết kế
4
5
Mục đích khảo sát hiện trạng
Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường của hệ thống
Tìm hiểu vai trò, chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống
Nêu ra được các điểm hạn chế, bất cập của hệ thống cần phải thay đổi
Đưa ra được những vấn đề của hệ thống cần phải được nghiên cứu thay đổi.
6
Nội dung khảo sát
Các mục tiêu hoạt động của đơn vị, chiến lược, công việc thực hiện để đạt mục tiêu.
Thông tin về nguồn dữ liệu bên trong và bên ngoài (định nghĩa, nội dung, dung lượng, kích thước):
Các hồ sơ, sổ sách, tập tin
Biểu mẫu, báo cáo, qui tắc, quy định, công thức
Các qui tắc, qui định ràng buộc lên dữ liệu
Các sự kiện tác động lên dữ liệu khi nó xảy ra
7
Nội dung khảo sát
Tìm hiểu về xử lý: khi nào, như thế nào, và bởi ai các dữ liệu đó được tạo ra, di chuyển, biến đổi và được lưu trữ. Các thuộc tính :
Phương pháp: cách thức thực hiện
Tần suất: số lần thực hiện trong một đơn vị thời gian
Khối lượng: độ lớn thông tin thực hiện
Độ phức tạp
Độ chính xác: độ chính xác của kết quả thực hiện
Thứ tự và các phụ thuộc khác giữa các hoạt động truy xuất dữ liệu khác nhau
8
Nội dung khảo sát
Các chính sách, hướng dẫn mô tả hoạt động quản lý, thị trường và môi trường hệ thống
Các phương tiện, tài nguyên có thể sử dụng (phần cứng, phần mềm, trang thiết bị,…)
Trình độ chuyên môn sử dụng vi tính của các đối tượng xử lý thông tin
Các đánh giá, phàn nàn về hệ thống hiện tại; các đề xuất giải quyết
9
Đối tượng khảo sát
10
Các bước thực hiện
B1- Tiên đoán, dự trù những nhu cầu và nghiệp vụ nhằm xác định giới hạn của việc phân tích
B2 - Lập kế hoạch khảo sát và thực hiện
Kỹ thuật tìm kiếm dữ liệu, thông tin
Kỹ thuật hệ thống hóa, lập sưu liệu
Đặc tả yêu cầu
Mô tả đặc trưng của HTTT mới
11
Các bước thực hiện – B1
B1- Tiên đoán, dự trù những nhu cầu và nghiệp vụ nhằm xác định giới hạn của việc phân tích
HTTT cũ đang làm gì (những thông tin hiện có? lấy ở đâu? lúc nào? Dưới dạng nào? Ai chịu trách nhiệm? Gốc phát sinh dữ liệu, khi nào?)
HTTT mới cần bổ sung những gì?
Xác định
Danh sách những người cần được làm việc
Danh sách các tài liệu nội bộ cần tham khảo
Làm rõ hơn mục tiêu ban đầu
Danh sách các sự kiện cần thu thập
12
Các bước thực hiện – B1 (tt)
Xác định quy trình nghiệp vụ cơ bản
Dữ liệu sử dụng, dữ liệu phát sinh (nội dung, hình thức, tần suất, khối lượng)
Những ràng buộc dưới góc độ quản lý
Xác định nguồn cung cấp
Nội bộ (sơ đồ tổ chức, tài liệu, văn bản, nội quy, báo biểu,báo cáo tài chính, sưu liệu của HTTT cũ và nhân viên,…)
Môi trường tổ chức (khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, đối thủ cạnh tranh, sách báo viết về tổ chức,…)
13
Các phương pháp xác định yêu cầu
Phương pháp truyền thống
Phỏng vấn
Lập bảng câu hỏi (viết)
Nghiên cứu tài liệu
Quan sát hiện trường
Phỏng vấn nhóm
Phương pháp hiện đại
Thiết kế kết hợp người dùng (JAD-Join Application Design)
Sử dụng mẫu (Prototype)

14
Phỏng vấn
15
Phỏng vấn
Đối tượng phỏng vấn:
Cá nhân
Bộ phận/tổ
Phương thức phỏng vấn:
Tự do: hỏi đâu trả lời đó
Có hướng dẫn: hướng người được phỏng vấn theo mục tiêu chính
16
Phỏng vấn – Các loại câu hỏi
Câu hỏi mở: có phạm vi trả lời tự do, kết quả không tuân theo một vài tình huống cố định
Ví dụ:
Bạn nói điều gì là tốt nhất về hệ thống thông tin mà bạn đang sử dụng hiện tại để thực hiện công việc của bạn?
Liệt kê 3 tuỳ chọn trình đơn mà bạn sử dụng thường xuyên nhất?
Câu hỏi đóng: là câu hỏi mà sự trả lời là việc chọn lựa một hoặc nhiều trong những tình huống xác định trước
Ví dụ: Điều nào sau đây mà bạn cho là điều tốt nhất trong hệ thống thông tin mà bạn đang sử dụng hiện tại để thực hiện công việc của bạn (chỉ chọn một)?
Có dễ dàng truy cập đến tất cả dữ liệu mà bạn cần
Thời gian phản hồi của hệ thống
Khả năng chạy đồng thời của hệ thống với các ứng dụng khác.


17
Phỏng vấn
18
Trước khi phỏng vấn
Chuẩn bị danh sách các chủ đề chính muốn hỏi.
Danh sách những cá nhân, bộ phận sẽ phỏng vấn
Những người có trách nhiệm
Những người hiểu biết về lĩnh vực cần quan tâm.
=> Thông qua lãnh đạo để chọn người được phỏng vấn.
Liên hệ trực tiếp với người sẽ được phỏng vấn (hoặc thông qua thư ký của người đó) để lên lịch làm việc
Thời gian
Địa điểm
Báo trước mục đích phỏng vấn.
19
Trong khi phỏng vấn
Tự giới thiệu về mình và nhiệm vụ của mình, mục tiêu của dự án
Kiểm chứng lại đối tượng phỏng vấn
Thái độ: tạo sự tin tưởng, tạo không khí thoải mái, thân thiện
Chăm chú lắng nghe, ghi nhận, không nên cho nhận xét.
Biết cách hướng dẫn, điều hành cuộc phỏng vấn để tránh lan man => Làm chủ cuộc phỏng vấn.
Những câu hỏi thường dùng trong lúc phỏng vấn: Cái gì? Bao giờ? Cách nào có?...
Dùng ngôn ngữ nghiệp vụ, tránh dùng ngôn ngữ tin học
Thông tin thu nhận phải định lượng rõ ràng, tránh những thông tin định tính, chung chung, không rõ ràng, mơ hồ.
Nên có câu hỏi về đánh giá (lời khuyên) đối với qui trình nghiệp vụ.
20
Kết thúc phỏng vấn
Tóm tắt những điểm chính => nhằm có sự xác nhận chính xác.
Kiểm tra, hệ thống hóa nội dung thu thập.
Lập biên bản phỏng vấn.
Chuẩn bị cho một sự hợp tác tiếp theo, để lại một lối thoát mở cho cả hai bên.
Không nên tạo một cuộc đối thoại quá dài hoặc chuẩn bị quá nhiều câu hỏi để hỏi.
21
Phỏng vấn
Mẫu kế hoạch phỏng vấn
22
Phỏng vấn
Ví dụ:
23
Phỏng vấn
24
Phỏng vấn
Bảng câu hỏi và ghi nhận trả lời
25
Phỏng vấn nhóm
Nhiều phân tích viên (ptv)
Nhiều đối tượng phỏng vấn
Mỗi ptv đặt câu hỏi và ghi nhận lại ý kiến về lãnh vực mình



Phỏng vấn nhóm
Câu hỏi về nghiệp vụ
Câu hỏi về kỹ thuật
Trả lời về kỹ thuật
Câu hỏi tổng quan, …
Trả lời về nghiệp vụ
Trả lời về kỹ thuật
Phân tích viên
Người phỏng vấn
26
Phỏng vấn nhóm
Lợi điểm:
Giảm thiểu thời gian phỏng vấn
Cho phép các đối tượng phỏng vấn nghe được ý kiến chủ đạo của lãnh đạo trên những ý kiến bất đồng liên quan đến một vấn đề đặt ra
Nhược điểm
Khó để tổ chức một buổi phỏng vấn nhóm vì khó để tìm được một thời gian và vị trí thích hợp cho tất cả mọi người
27
Lập bảng câu hỏi
Phân loại câu hỏi thành nhóm
Phân loại đối tượng thành nhóm, theo những phương pháp sau:
Đối tượng chủ đạo, tích cực
Ngẫu nhiên
Theo chủ định: thỏa tiêu chuẩn (có kinh nghiệm trên 2 năm, thường xuyên sử dụng hệ thống,…)
Chọn theo loại : người dùng, quản lý,…
28
Lập bảng câu hỏi – Yêu cầu
Trình bày mục đích của việc điều tra
Nêu rõ mục đích những câu hỏi.
Hướng dẫn điền những câu trả lời.
Thời hạn gởi lại bảng câu hỏi đã trả lời.
Câu hỏi phải cụ thể, rõ ràng, dễ lựa chọn phương án trả lời.
Hình thức bảng câu hỏi phải tiện dụng cho người chuyên viên sau này.
Nếu cần quản lý việc điều tra bằng máy tính thì mẫu câu hỏi phải có hình thức hợp lý để dễ dàng nạp vào máy tính.
Chừa đủ chỗ để trả lời
Có chỗ để nhận xét
Có phần nhận xét chung/yêu cầu gì.
Trong bảng câu hỏi cần ghi rõ họ tên/ký tên xác nhận trách nhiệm thông tin của người trả lời để tiện việc liên lạc, trao đổi.
29
Lập bảng câu hỏi
So sánh phỏng vấn - bảng câu hỏi
30
Nghiên cứu tài liệu
=> Hỗ trợ phát hiện những điểm thiếu chính xác, thiếu chặt chẽ của hệ thống
31
Nghiên cứu tài liệu
Các thông tin mang lại từ nghiên cứu tài liệu
Các vấn đề tồn tại trong hệ thống (thiếu thông tin, các bước dư thừa)
Các cơ hội để tiếp cận nhu cầu mới (ví dụ: phân tích được doanh thu, thói quen khách hàng,…)
Phương hướng tổ chức có thể tác động đến các yêu cầu của HTTT
Lý do tồn tại của hệ thống hiện hành
Tìm ra tên và vị trí của những cá nhân có liên quan đến hệ thống. Giúp cho việc giao tiếp liên lạc đúng mục tiêu hơn
Dữ liệu cấu trúc, qui tắc xử lý dữ liệu
Tìm hiểu về thiết kế hệ thống cũ.
32
Nghiên cứu tài liệu
Hạn chế:
Các tài liệu tiềm ẩn nguồn thông tin không đúng, trùng lắp
Thiếu tài liệu
Tài liệu hết hạn
33
Quan sát hiện trường
Quan sát trực tiếp tại nơi làm việc, hiện trường xem xét quy trình làm việc thực tế của tổ chức
Theo dõi việc luân chuyển thông tin trong tổ chức.
Tham gia trực tiếp vào một bước hay cả quy trình nghiệp vụ => ghi nhận, nắm bắt những thông tin cần thiết.
Phương pháp này bổ sung thêm những kết quả khảo sát của những phương pháp khác, góp phần củng cố thêm những dự đoán của người phân tích hệ thống
34
So sánh phương pháp quan sát hiện trường và nghiên cứu tài liệu
35
Phương pháp hiện đại - JAD
Thiết kế kết hợp người dùng (JAD - Join Application Design)
Là một hình thức phỏng vấn nhóm, tuy nhiên đi theo một chương trình và phân tích viên điều khiển thứ tự câu hỏi được trả lời bởi người dùng
Địa điểm: (phòng họp) đầy đủ trang biết bị, tập trung cao
Chương trình: thứ tự các mục nội dung buổi họp
Công cụ trợ giúp
Thành phần tham dự JAD bao gồm:
Chủ trì buổi họp: tổ chức, điều hành buổi họp
Người sử dụng (là thành phần quan trọng)
Nhà quản lý
Phân tích viên hệ thống
Nhà tài trợ
Thư ký
Đội ngũ lập trình viên phát triển hệ thống: người lập trình, người phân tích cơ sở dữ liệu, các nhà lập kế hoạch hệ thống thông tin, phòng tổ chức dữ liệu trung tâm.
36
Phương pháp hiện đại - JAD
- Khung cảnh một phòng họp bình thường cho buổi họp JAD -
(nguồn: Adapter from Wood and Silver, 1989)
37
Sử dụng mẫu (prototype)
38
Sử dụng mẫu (prototype)
Ưu điểm:
Gắn bó chặt chẽ với người dùng trong giai đoạn phân tích thiết kế
Giúp nắm được yêu cầu một cách cụ thể hơn là những yêu cầu trừu tượng bằng miệng hay trên giấy
Phương pháp này hữu hiệu khi:
Yêu cầu chưa rõ ràng, khó hiểu
Có sự tham gia của người dùng và các thành viên khác vào việc phát triển hệ thống
Chi tiết hóa những vấn đề trảo đổi đã tồn tại giữa phân tích viên và người dùng
Công cụ (biểu mẫu, báo cáo, máy móc thiết bị) và dữ liệu đã sẵn sàng
39
Sử dụng mẫu (prototype)
Hạn chế:
Hình thành xu hướng không chuẩn mực trong việc tạo ra các tài liệu hình thức về yêu cầu hệ thống
Các mẫu in đậm dấu ấn và phong cách đặc thù của người sử dụng ban đầu => gây khó khăn cho những người sử dụng sau này
Các mẫu thường xây dựng trên hệ thống đơn => Bỏ qua vấn đề tương tác và chia sẻ dữ liệu với những hệ thống khác
40
Nội dung
Mục đích khảo sát hiện trạng
Nội dụng khảo sát
Đối tượng khảo sát
Các phương pháp xác định yêu cầu
Các công cụ sử dụng trong việc mô tả hệ thống
Hồ sơ khảo sát hiện trạng
Đánh giá hiện trạng
Chọn lựa phương án thiết kế
41
Các công cụ sử dụng
Văn bản: sử dụng trong trường hợp bản chất vấn đề đơn giản
Cây quyết định: nếu tổ hợp tình huống quá nhiều
Bảng quyết định: nếu tổ hợp tình huống không nhiều
Bảng quyết định theo điều kiện
Bảng quyết định theo chỉ tiêu
Lưu đồ
42
Nội dung
Mục đích khảo sát hiện trạng
Nội dụng khảo sát
Đối tượng khảo sát
Các phương pháp xác định yêu cầu
Các công cụ sử dụng trong việc mô tả hệ thống
Hồ sơ khảo sát hiện trạng
Đánh giá hiện trạng
Chọn lựa phương án thiết kế
43
Nội dung
Mục đích khảo sát hiện trạng
Nội dụng khảo sát
Đối tượng khảo sát
Các phương pháp xác định yêu cầu
Các công cụ sử dụng trong việc mô tả hệ thống
Hồ sơ khảo sát hiện trạng
Đánh giá hiện trạng
Chọn lựa phương án thiết kế
44
Đánh giá hiện trạng
Đánh giá các yếu kém hiện trạng bao gồm:
45
Đánh giá hiện trạng
Ví dụ: Đại lý băng đĩa ABC
Kho
Bộ phận kinh doanh
Văn phòng
Khách hàng
Nhà cung cấp
Bán hàng:
Bán lẻ
Theo đơn đặt hàng
Thanh toán
Đặt mua băng đĩa
Giao hàng
Tính tồn kho
- Kế toán
- Lập thu, chi, theo dõi
Thống kê, báo cáo
tổng hợp
46
Ví dụ - đánh giá hiện trạng
Thiếu:
Thiếu sổ ghi chép tính tồn kho, tồn kho tính được hiện nay là do kiểm kê sau một vài ngày
Thiếu thông tin xuất bán lẻ để tính tồn kho, các thông tin này do phòng kinh doanh cung cấp (phòng này rất bận rộn hiếm khi cung cấp)
Kém hiệu lực
Các giấy tờ chứng từ thường ùn tắc ở phòng kinh doanh do không kịp ghi chép
Việc kiểm kê tồn kho thường khó khăn và không chính xác lắm do kho lớn
Các báo cáo thống kê thường xảy ra sai sót và kéo dài (có khi cả tháng)
Tốn kém
Chi phí giấy tờ, …
47
Nội dung
Mục đích khảo sát hiện trạng
Nội dụng khảo sát
Đối tượng khảo sát
Các phương pháp xác định yêu cầu
Đánh giá phê phán hiện trạng
Chọn lựa phương án thiết kế
48
Chọn lựa phương án thiết kế
49
Phát sinh phương án
Phân nhóm yêu cầu
50
Phát sinh phương án
Thường đưa ra 3 phương án:
Phương án tối thiểu
Chức năng căn bản, bắt buộc
Giới hạn về hiệu quả, kỹ thuật triển khai
Chi phí thấp
Phương án trung hòa
Phương án tối đa
Cung cấp tính năng mở rộng, mong muốn
Kỹ thuật cao, chi phí cao
Có khả năng mở rộng trong tương lai
Phương án trung hòa
Tổng hợp tính căn cơ của phương án tối thiểu và tính năng vượt trội của phương án tối đa
Là phương án thỏa hiệp

51
Phát sinh phương án
Ví dụ: phân loại các yêu cầu Đại lý băng đĩa ABC
52
Phát sinh phương án
Ràng buộc hệ thống
Ngày hoàn thành hệ thống mới
Các nguồn tài chính và nhân lực hiện có
Các yếu tố của hệ thống hiện hành không thể thay đổi
Các giới hạn pháp lý và hợp đồng
Tầm quan trọng hoặc tính năng động của hệ thống có thể giới hạn cách thức xây dựng hệ thống (ví dụ: bảo mật,…)
53
Phát sinh phương án
Ràng buộc của hệ thống Đại lý băng đĩa ABC
54
Phát sinh phương án
Phát sinh phương án là việc tổ hợp giữa đáp ứng yêu cầu và thoả mãn các ràng buộc
Phương án
55
Phát sinh phương án
Chọn lựa hình thức triển khai
Gia công (Outsourcing)
Phần mềm đóng gói
Đặt hàng nhà sản xuất phần mềm
Các giải pháp tổng thể
Triển khai nội bộ