Chức năng trộn thư trong word 2003

MS-WORD 2003
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Bài 5: TRỘN THƯ – BiỂU ĐỒ
MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC
Trộn thư
Biểu đồ
Công thức toán học
Tìm kiếm thay thế
Tự động hiệu chỉnh
Hướng dẫn thực hành
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Trộn thư (mail merge)
Tài liệu chính
(Main Document)
Nguồn dữ liệu
(Recepient)
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Mail Merge – Các bước thực hiện
Nhập bảng dữ liệu trong văn bản Word (dạng Table) rồi ghi lên dĩa





Nhập tài liệu chính, định dạng, chừa trống bằngTabstop căn giữa những vị trí sẽ chèn nội dung trộn.
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Trong tài liệu chính. Ra lệnh Tools/Letter & Mailing/Mail Merge…
Mail Merge – Các bước thực hiện
Xuất hiện Task Pane Mail Merge hướng dẫn thực hiện
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Mail Merge -1
Bước 1 (Step 1 of 6)
Chọn loại tài liệu chính – Click chọn Letters
Click Next: Starting document
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Mail Merge - 2
Bước 2 (Step 2 of 6)
Chọn Use Current Document
Click Next: Select Recipients
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Mail Merge - 3
Bước 3 (Step 3 of 6)
Chọn Use existing list
Click Browse để chọn mở tập tin dữ liệu




Click OK

Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Mail Merge - 3
Chọn lại nguồn dữ liệu khác: Select a different list…
Hiệu chỉnh dữ liệu:
Edit recipient list
Click Next: Write your letter
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Mail Merge - 4
Đặt con trỏ chèn tại vị trí muốn chèn dữ liệu
Click More Items
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004


Click tên vùng muốn chèn rồi bấm nút Insert
Bấm nút close để đóng hộp thoại
Lặp lại bước 1 cho đến khi chèn xong tất cả các vùng
Mail Merge – Khai báo vùng dữ liệu
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Mail Merge - 4
Đặt con trỏ chèn tại vị trí muốn chèn dữ liệu
Click More Items
Click Next: Preview your letters
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Click nút << hoặc >>
Loại bỏ một mẫu tin:
Exclude this recipent
Click nút Next: Complete the merge
Mail Merge-5
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Mail Merge - 6
In kết quả trộn:
Print
Hiệu chỉnh một lá thư:
Edit individual letters
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Biểu đồ (Chart)
Chèn
Nhập bảng số liệu
Quét chọn phần số liệu muốn vẽ biểu đồ
Insert/Picture/Chart
Biểu đồ và bảng số liệu xuất hiện trong khung.
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Hiệu chỉnh
Dạng
Chart/Chart type
Biểu đồ (Chart)
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Hiệu chỉnh
Các tùy chọn khác
Chart/Chart options
Biểu đồ (Chart)
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Hiệu chỉnh
Title: Tiêu đề biểu đồ, tiêu đề các trục
Axes: Cách trình bày các trục
Grid lines: Cách trình bày các đường lưới
Legend: Vị trí khung chú thích
Data Label: Trình bày nhãn giá trị
Data Table: Trình bày bảng số liệu trong đồ thị

Chart Options
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Công thức toán học
Chèn
Đặt con trỏ chèn
Insert/Objects/ Microsoft Equation 3.0
Chọn dạng công thức
Nhập
Click bên ngoài khung công thức
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Công thức toán học
Hiệu chỉnh
Nhấp đúp tại công thức
Hiệu chỉnh
Click bên ngoài khung công thức
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Văn bản tự động
Chuỗi ký tự ngắn thay thế cho một phần text phải nhập nhiều lần trong tài liệu
Định nghĩa:
Quét chọn phần Text
Alt+F3
Nhập chuỗi ký tự thay thế
Click nút OK
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Văn bản tự động
Chèn AutoText
Nhập chuỗi thay thế
Bấm phím F3
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Tự động hiệu chỉnh
Tự động hiệu chỉnh những lỗi thường gặp trong lúc nhập văn bản. Việc hiệu chỉnh sẽ được thực hiện ngay sau khi nhập hoàn tất từ (khoảng trắng)
Xem và chọn các chức năng tự động hiệu chỉnh : Tools/AutoCorrect Options…/Click thẻ AutoCorrect
Nguyễn Đăng Quang UTE-HCM 2004
Tự động hiệu chỉnh
NGay  Ngay
ngay mai  Ngay mai
cAPSLOCK  Capslock
teh  the