Căn bản với Powerpoint

Tài liệu
Microsoft Power Point
cơ bản
I. Khởi động và thoát khỏi Power Point
1. Khởi động Power Point.
- C1: Vào Star/programs/Microsoft Power Point.
C2: Kích đúp chuột vào biểu tượng của Power Point trên màn hình
2. Thoát khỏi Power Point.
C1: Kích vào biểu tượng Close trên thanh tiêu đề
C2: Alt + F4
C3: Vào menu File/Exit
II.Các thao tác với một bài trình diễn
Lưu và đặt tên cho bài trình diễn
C1: Vào menu File/save
C2: Kích chuột vào biểu tượng save trên thanh công cụ
C3: Ấn tổ hợp phím Ctrl + S => xuất hiện hộp thoại save as
Save in: chỉ đường dẫn tới thư mục chứa file cần lưu
Fale name: đặt tên cho tệp tin
Kích vào nút Save để lưu tệp tin


2. Mở một bài trình diễn mới
C1: Vào menu File/New
C2: Kích chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ
C3: Ấn tổ hợp phím Ctrl + N
3. Mở bài trình diễn có sẵn
C1: Vào menu File/Open
C2: Kích chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ
C3: Ấn tổ hợp phím Ctrl + O => xuất hiện hộp thoại Open
Look in: chỉ đường dẫn tới thư mục chứa file cần mở
File name: Nhập tên file cần mở
Kích chọn Open cần mở

- C1: V�o menu File/Close
- C2: ?n t? h?p phớm Ctrl + F4

4. Đóng bài trình diễn
III. Các thao tác với Slide
Chọn bố cục trình bày cho slide
Bước 1: Kích chọn slide cần tạo bố cục
Bước 2: Vào menu Format/ Slide layout… => xuất hiện bảng Slide layout
Kích chọn một kiểu cần trình bày có sẵn trong bảng
2. Sao chép văn bản (hoặc các đối tượng)
Chọn các đối tượng hoặc văn bản cần sao chép
Vào menu Edit/copy (ấn Ctrl + C hoặc chọn biểu tượng copy)
Đưa con trỏ đến vị trí cần đặt kết quả
Vào menu Edit/paste (ấn Ctrl + V ) hoặc chọn biểu tượng paste

3. Chọn mẫu màu nền:
Vào menu Format/Slide Design/ Design Templates
4. Bổ sung màu nền cho Slide
Vào menu Format/ Background => Xuất hiện hộp thoại Background
Apply to All: Thay đổi màu nền cho tất cả các trang.
- Apply: Thay đổi màu nền cho trang hiện tại
- Preview: Xem trước màu nền được chọn
- Automatic: Chọn màu có sẵn trong các ô
- More Color: Chọn màu trong bảng màu
- Fill Effects: Chọn các kiểu hoa văn cho nền
5. Chèn thêm Slide mới
Kích chọn Slide cần chèn thêm Slide mới vào sau
Vào Menu Insert/New Slide (Ấn Ctrl + M hoặc chọn biểu tượng New Slide trên thanh Fo rmatting )
Chọn kiểu thể hiện cho Slide mới
6. Thay đổi vị trí của Slide
-Trong cửa sổ Slide ta kích chọn Slide cần di chuyển và nhấn giữ Slide đó kéo tới vị trí đích và thả chuột
7. Xóa Slide
C1: kích chọn Slide cần xóa
Vào menu Edit/Delete Slide
- C2: Kích phải chuột vào slide cần xóa và chọn Delete Slide

IV. Các thao tác chèn trong Power Point
Chèn hình ảnh:
Chèn ảnh có sẵn:
Insert/ Picture/Clip Art (hoặc kích vào biểu tượng Insert Clip Art trên thanh Drawing).
Clip Organizer
Office Collections
Chọn đối tượng, Copy và Paste tại vị trí cần chèn
- Chèn ảnh trang File
Vào menu Insert/Picture/From File => Xuất hiện bảng Insert picture
+ Look in: chỉ đường dẫn tới thư mục chứa file ảnh cần chèn
+ File name: Nhập tên file ảnh cần chèn(hoặc kích chọn hình ảnh cần chèn)
+ Chọn Insert để chèn hình ảnh vào Slide
+ Muốn xóa hình vẽ, chữ nghệ thuật, tranh ảnh, ta chọn đối tượng cần xóa và ấn phím delete.
2. Chèn bảng:
Tạo bảng
C1: Vào menu Insert/Table => xuất hiện bảng Insert Table
Number of columns: nhập số cột cần chèn
Number of rows: nhập số hàng cần chèn
Chọn OK để chèn bảng
C1: Kích chọn biểu tượng Insert Table và nhấn giữ trái chuột bôi đen số ô cần chèn khi đủ thì thả chuột
b. Thêm dòng, cột
Bôi đen dòng, cột tại vị trí cần chèn
Kích phải chuột vào vùng bôi đen chọn Insert row để chèn bảng và chọn insert columns để chèn cột
c. Xóa hàng, cột:
Bôi đen hàng, cột cần xóa
Kích phải chuột vào vùng bôi đen chọn Delete row để xóa hàng và chọn delete columns để xóa cột
d. Gộp ô:
- Bôi đen các ô cần gộp
- Kích phải chuột chọn Megre Cell
e. Tách ô:
Kích chọn ô cần tách
Vào Table trên thanh Tables and Borders chọn Split Cell
3. Nhập dữ liệu:
- Các mẫu thiết kế đều có khung sẵn, kích vào khung và nhập dữ liệu (tương tự Word)
- Có thể tạo các Textbox để nhập dữ liệu
4. Định dạng Font:
- Vào menu Fortmat/Font
+ Font: Phông chữ
+ Font Style: Kiểu chữ - Regular: chữ thường
- Bold: chữ đậm
- Italic: chữ nghiêng
- Bold Italic: chữ đậm nghiêng
Size: Cỡ chữ Effects: hiệu ứng
Color: màu chữ Kích OK
5. Tạo Bullets and Numbering
- Vào menu Format/ Bullets and Numbering
- Chọn thẻ Bullets: Ký tự đầu đoạn
Numbered: Số đầu đoạn
Chọn đối tượng
Kích OK
6. Text Box
Muốn tạo khung chữ: Chọn công cụ Text Box, kích và rê chuột để tạo một hình chữ nhật sau đó nhập dữ liệu vào trong hình chữ nhật này
- Kích phải lên đường viền khung chữ nhật/chọn Fomat Text Box. Trong thẻ Colors and Lines:
+ Fill Color: màu nền(không muốn tạo màu nền chọn No Fill)
+ Line Color: màu đường viền(nếu muốn bỏ đường viền chọn No line)
7. Các công cụ vẽ:
Sử dụng thanh công cụ Dawing
Phương pháp:
- Kích chọn đối tượng cần tạo
- Đưa chuột tới vị trí cần vẽ, kích và kéo rê chuột để tạo, khi ưng ý thả tay
+ Fill color: màu nền(More Fill color: nhiều màu hơn)
+ Line color: màu đường viền(More Line color:nhiều màu hơn)
- Ta có thể thay đổi kích thước hình vẽ bằng cách đưa chuột tới các nút trên hình vẽ, khi trỏ chuột xuất hiện mũi tên hai chiều, kích và rê chuột đến kích thước mong muốn rồi thả tay ra.
+ Nhóm đối tượng: Chọn các đối tượng bằng cách giữ phím Shift (Ctrl) và kích chuột vào các đối tượng
- Kích phải chuột/Grouping
Group: nhóm
Ungroup: hủy nhóm
Regroup: nhóm lại
8. Tạo chữ nghệ thuật:
- Vào menu Insert/Picture/WordArt (hoặc nhấn biểu tượng trên thanh Drawing)
- Chọn kiểu thích hợp, ấn OK
- Chọn font chữ, xóa “Your Text Here” nhập nội dung ấn OK
- Thường sử dụng bảng mã Unicode, font Times New Roman
- Có thể thay đổi kích thước chữ nghệ thuật bằng cách đưa chuột tới các nút trên đối tượng, khi trỏ chuột xuất hiện mũi tên hai chiều, kích và rê chuột đến kích thước mong muốn rồi thả tay ra
- Để thay đổi hiệu ứng text, dùng các nút trên thanh WordArt
Các chức năng từ trái qua phải:
- Insert WordArt: chèn hiệu ứng Text
- Edit Text: cho phép sửa lại nội dung Text, Font, kiểu chữ và kích thước
- WordArt Gallery: chọn lại hiệu ứng khác
Format WordArt: định dạng lại hiệu ứng Text
- WordArt Shape: chọn các Shape khác nhau
5. Tạo các hiệu ứng trình diễn:
1. Hiệu ứng cho các đối tượng:
- Chọn đối tượng cần tạo hiệu ứng
- Vào menu Slide Show/Custom Animation..
=> xuất hiện hộp thoại Custom Animation
Add Efect: chọn 1 trong 4 dạng hiệu ứng
+ Entrance: hiệu ứng bay của các đối tượng
+ Emphasis: hiệu ứng thay đổi chữ
+ Exit: hiệu ứng thoát
+ Motion Paths: hiệu ứng tự tạo theo hình tự tạo
=> Chú ý: Kích chọn More Effect để có thể chọn các hiệu ứng đặc biệt khác trong từng hiệu ứng trên
* Remove: xóa bỏ các hiệu ứng đã chọn
* Start: Chọn kiểu kích hoạt hiệu ứng
* Direction: chọn hướng bay cho hiệu ứng
* Speed: chọn tốc độ bay cho hiệu ứng
* Chú ý: Muốn thay đổi thứ tự xuất hiện các hiệu ứng của các đối tượng trên 1 slide ta kích chuột và giữ chuột trái hiệu ứng cần thay đổi rồi kéo tới vị trí thích hợp

2. Hiệu ứng cho trang:
Kích chọn Slide Show/Slide Transition/Chọn hiệu ứng thích hợp
Có thể thay đổi tốc độ, cách điều khiển các hiệu ứng: Vào Speed/Slaw(chậm), Medium(vừa), Fast(nhanh)
+ Trong khung Advance:
- On mouse click: thay đổi khi kích chuột
- Automatically after: thay đổi hiệu ứng sau một thời gian nhất định
VI: Cách trình diễn:
- Mở File Power point: cần trình diễn
+ Vào menu Slide Show/View Show (ấn phím F5, hoặc kích vào biểu tượng dưới hộp thoại Slides)
+ Có thể dùng chuột hoặc các phím mũi tên để trình diễn
+ Muốn thoát ấn Esc hoặc Right Click trên màn hình chiếu/End Show
VII. Tạo liên kết
Tạo Hyperlinks trong một Presentation:
- Chọn đối tượng muốn làm Hyperlink
- Vào Slide Show/Action Settings. Chọn thẻ Mouse Click
+ None: không tạo
+ Hyperlink to:
Next Slide: liên kết với Slide kế tiếp
Previous Slide: liên kết với Slide kế trước
First Slide: liên kết trở về Slide đầu tiên
End Show: kết thúc trình chiếu
Slide: đưa đến Slide bất kỳ. Kích OK
+ Để xem Hyperlink sẽ xuất hiện trên màn hình Slide Show như thế nào, chuyển sang chế độ trình chiếu
2. Tạo siêu liên kết
- Chọn đối tượng, hoặc bôi đen cụm từ cần tạo liên kết
- Vào menu Insert/Hyperlink (tổ hợp phím Ctr + K), hoặc kích phải chuột tại vị trí đó và chọn Hyperlink
- Tìm đối tượng, chương trình cần tạo liên kết tới (âm thanh, hình ảnh, File Word, Excel,…)
- Kích OK
Đối tượng khi chọn liên kết sẽ có gạch chân ở dưới.
3. Hủy Hyperlink
Chọn Hyperlink cần hủy
Kích phải chuột chọn Remove Hyperlink
IX: In ấn:
Căn chỉnh trước khi in:
+ File/Page Setup
Slides sized for: chọn kích thước của Slide
Wisth, Height: Chọn độ rộng, cao của Slide theo ý muốn
Number Slides From: số thứ tự đầu tiên của slide
Orientation: chọn hướng dọc(Portrait) hoặc ngang (Landscape)
Kích OK
2. In ấn:
- Vào menu File/Print (ấn tổ hợp phím Ctrl + P)
- Name: chọn máy in
- Print range:
+ All: in toàn bộ
+ Current slide: in trang hiện hành
+ Slide: lựa chọn trang in
- Number of copies: số lượng bản in
- Kích OK