Cach tron van ban

Bài 10

cách trộn văn bản

Bước 1: Lập cây thư mục trộn văn bản
Bước 2: - Lập bảng danh sách cần trộn ( Có thể bên XEO hoặc W0RD)
Ví dụ:

Họ và tên
Lớp
Học phí
Xây dựng
Đội




















- Lưu bảng này với tên tệp là danh sách và lưu vào cây thư mục trộn văn bản
( Lưu ý: Bảng danh sách này phía trên lề không được trừ một dòng trống)
Bước 3:
-Mở thêm một tệp văn bản mới ở phần Word và soạn mẫu cần trộn. Soạn mẫu thì để trống vị trí cần trộn ( Ví dụ: Cần trộn tên khách mời thì để trống phần tên; còn cần trộn số tiền học phí thì để trống số tiền học phí)
- Lưu lại vào cây thư mục Trộn văn bản với tên Mẫu
Bước 3: Thực hiện trộn như sau
3.1: Mở mẫu
3.2: Vào Tools chọn Letters and Mgilings chọn Show Mail Merge Toolbar
3.3: Đưa con trỏ vào vị trí cần trộn đầu . Ví dụ ở bảng này là Họ Và tên
3.4: Bấm vào biểu tượng có chữ: Open Data Source sẽ xuất hiện bảng sau có tên: Select Data Sources
Chọn Mydata Sources . Tiếp tục chọn đường dẫn vào ổ đĩa mà ta đã lưu tệp trộn văn bản
sau đó chọn Danh sách cần trộn và nhấn Open , xuất hiện hộp thoại Select Table
ta nhấn vào nút All sau đó chọn OK
3.5: Vào biểu tượng có chữ . Insert Merge Fields và xuất hiện bảng của nó ta chọn mục cần trộn (con trỏ ở đâu thì chọn mục đó) và nhấn Insert rồi nhấn Close ( Nếu trộn nhhieeuf nội dung thì thực hiện lại mục 3.5 này. Lưu ý khi trộn mục nào thì đặt con trỏ ở mục đó. Ví dụ ở bảng trên ta trộn mục đội thì đưa con trỏ đến mục đội và ngược lại)
3.6: Bôi đen vùng trộn đầu và nhấn vào biểu tượng có chữ View Merged Data
3.7: Thực hiện lệnh trộn tất cả danh sách
Nhấn vào biểu tượng có chữ Merge to New Document chọn All và chọn OK. Lúc này thì đã hoàn tất các bước trộn văn bản.
3.8: Để kết thúc chúng ta ghi lại như cách ghi thông thường .