Cach in nhieu thu moi tren 1 trang giay a 4

THỦ THUẬT
IN NHIỀU THƯ MỜI TRÊN 1 TRANG GIẤY
Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (Trộn thư) trong MS Word để tạo ra các thư mời hay phiếu báo điểm... mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng. Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chổ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy. Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơ bản trong Mirosoft WORD.

Bước 1: Tạo tập tin Main chính trong WORD.


Hình 1

Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Word hoặc Excel
Bước 3. Trên tập tin Main chính (Word) bạn phủ khối Copy toàn bộ nội dung tập tin Main chính rồi vào menu Tools > Mail Merge. Xuất hiện cửa sổ như sau (Hình 1)
Chọn Labels, dưới mục Step 1 of 6 bấm Next: Starting document



Hình 2


Tiếp đến chọn mục Change document layout, phía dưới chọn mục Label option… (Chữ màu xanh) sẽ xuất hiện hộp thoại sau: (Hình 3)




Hình 3


Bạn bấm vào nút New Label…
- Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name (Tên tùy ý nhưng bạn nên nhớ tên này). - Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm). - Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví dụ 1), Number Down (số bản ghi thể hiện trên một trang, ví dụ 2).... ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo, xem hình 4).



 Hình 4

Thiết lập xong nhấp OK 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Label Options. Xuất hiện hộp thoại (Hình 5), nó hỏi dữ liệu file đang mở sẽ bị xóa bạn cứ bấm OK (Vì bạn đã copy vào bộ nhớ ở bước 3)



Hình 5



Sau khi OK bạn sẽ có 1 màn hình trắng và 2 ô trống (Là do mình muốn 2 thư trên 1 trang)
Bạn dán nội dung thư mời đã sao chép ở bước 3 vào 2 ô trống đó . (Hình 6)










Hình 6


chọn View->Toolbar-Mail Merge để xuất hiện thanh công cụ Mail Merge
Tiếp đến bạn để con trỏ giữa 2 thư mời, trên thanh công cụ Mail Merge vừa xuất hiện chọn nút Insert Word Field –> Chọn Next Record.
Quay lại cửa sổ Mail Merge (Hình 2), mục Step 2 of 6 bạn bấm Next: Select recipients
Chọn Browse… để mở tập tin nguồn dữ liệu (Đã chuẩn bị ở bước 2)
Bây giờ trên thanh công cụ Mail Merge bạn bấm vào nút Insert Merge Field để chèn dữ liệu vào 2 thư mời
Cuối cùng thực hiện trộn thư.