Các thao tác cơ bản soạn thảo văn bản

BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
Mục tiêu bài học :
Khái niệm về bộ mã & bộ Font chữ tiếng Việt : Sử dụng thành thạo một bộ gõ tiếng Việt.
Sử dụng thành thạo các phím nhập dữ liệu, các phím di chuyển con trỏ (Cursor), phím chuyển đổi chế độ nhập văn bản
Nắm vững cách biên tập dữ liệu :
Nhập nội dung, chỉnh sửa nội dung
Sao chép, di chuyển, xóa nội dung
Tìm kiếm, thay thế nội dung trên văn bản
1. Mã và Font chữ tiếng Việt
Các bộ mã & Font chữ tiếng Việt thường gặp
Giới thiệu bộ gõ VietKey
Cách gõ tiếng Việt theo kiểu VNI và Telex

BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
1.1 Mã và phông chữ tiếng Việt
Các bộ mã và Font chữ tiếng Việt thường gặp
TCVN3 là bộ mã tiêu chuẩn Quốc gia năm 1993. Các bộ font thiết kế kèm theo là ABC (được đặt tên bắt đầu bằng .Vn) VD : .VnTime (chữ thường), .VnTimeH (Chữ hoa)
Bộ mã và Font VNI do Cty Vietnam International (USA) phát triển. Các bộ Font VNI được đặt tên bắt đầu bằng chữ VNI. VD: VNI-Times
Bộ mã TCVN 6909 là bộ mã theo chuẩn Unicode đã được Chính phủ quyết định sử dụng trong khối cơ quan hành chính Nhà nước. Bộ Font chữ Unicode có sẵn trong mọi máy tính sau khi cài đặt HĐH Windows VD : Times New Roman, Arial…
BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
1.2 Giới thiệu bộ gõ VietKey
VietKey là một phần mềm cho phép gõ các ký tự tiếng Việt. Hiện nay có nhiều phần mềm thông dụng nhưng để thực hành kỹ năng với 2 kiểu gõ phổ biến là VNI và Telex chúng ta nên sử dụng phần mềm VietKey.
Cài đặt VietKey : Truy cập trang Web http://www.vietkey.com để tải phần mềm về và tự cài đặt theo hướng dẫn.
Sử dụng bộ gõ : Double Click vào biểu tượng Vietkey trên Desktop
BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN

1.3 Cách gõ tiếng Việt theo kiểu VNI và Telex
Gõ theo kiểu Telex
s = sắc
f = huyền
r = hỏi
x = ngã
j = nặng
aa = â
aw = ă
ee = ê
oo = ô
uw = ư
ow = ơ
dd = đ

Gõ theo kiểu VNI
Phím số 1 = sắc
Phím số 2 = huyền
Phím số 3 = hỏi
Phím số 4 = ngã
Phím số 5 = nặng
Phím số 6 = Dấu mũ của chữ â, ê, ô
Phím số 7 = Dấu râu của chữ ư, ơ
Phím số 8 = Dấu trăng của chữ ă
Phím số 9 = Dấu gạch ngang của đ

BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN

1.3 Cách gõ tiếng Việt theo kiểu VNI và Telex
Thực hành :
Mở chương trình Vietkey, chọn bảng mã UniCode.
Thu nhỏ chương trình VietKey thành biểu tượng trên thanh tác vụ.
Nhập dòng chữ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam theo kiểu Telex hoặc VNI.
2. Nhập nội dung văn bản
Một số qui tắc cơ bản khi nhập văn bản
Các phím thường dùng khi soạn thảo
Chèn ký tự / ký hiệu đặc biệt vào văn bản
Tạo chỉ số trên và chỉ số dưới

BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
2.1 Một số qui tắc cơ bản khi nhập văn bản
Chọn 1 Font chữ để nhập nội dung
Không nhấn Enter để xuống dòng khi chưa hết 1 đoạn văn (Paragraph).
Enter chỉ dùng để kết thúc 1 đoạn.
Qui tắc viết hoa chữ đầu câu
Qui tắc nhập các dấu trong văn bản
Qui tắc nhập nhanh (nhập thô) văn bản trước khi làm đẹp.
BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
2.2 Các phím thường dùng khi soạn thảo
Các phím ,  : Di chuyển con trỏ lên trên, xuống dưới 1 dòng
Các phím ,  : Di chuyển con trỏ qua trái, qua phải 1 ký tự
Enter : Tạo đoạn mới đồng thời đưa con trỏ xuống đầu dòng dưới
Delete : Xóa ký tự tại vị trí con trỏ
BackSpace : Xóa ký tự bên trái con trỏ
SpaceBar : Chèn ký tự trống tại vị trí con trỏ
Home : Di chuyển con trỏ về đầu dòng hiện hành
End : Di chuyển con trỏ về cuối dòng hiện hành
Ctrl + Home : Di chuyển con trỏ về đầu văn bản
Ctrl + End : Di chuyển con trỏ về cuối văn bản
Page Up : Di chuyển con trỏ lên trên 1 trang màn hình
Page Down : Di chuyển con trỏ xuống dưới 1 trang màn hình
Insert : Chuyển đổi chế độ Chèn / Ghi đè
BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
2.2 Các phím thường dùng khi soạn thảo
BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
Thực hành :
Nhập nội dung văn bản được cho trong khung chữ nhật trang 36 theo phông chữ Time New Roman, bảng mã Unicode.Ghi nội dung đã nhập thành tệp HOASUA.DOC đặt trên Desktop
Tách nội dung đã nhập ở câu 1 thành hai đoạn như trong sách trang 37.
Chèn 2 dòng trống giữa hai đoạn đã làm ở câu 2
Đẩy các ký tự đầu đoạn văn bảng sang phải 3 ký tự.
Xóa dòng trống giữa hai đoạn văn bảng sau đó ghép hai đoạn để cuối cùng trở về một đoạn văn bản như đã có ở câu 1
2.3 Chế độ chèn (Insert) và chế độ ghi đè (Overwrite)
Chế độ chèn : ở chế độ này khi chèn một ký tự vào văn bản thì nó sẽ dịch sang phải đồng thời dịch ký tự phía sau nó sang phải
Chế độ ghi đè : ở chế độ này khi chèn một ký tự vào văn bản , nếu phía bên phải nó có ký tự thì nó sẽ ghi đè (xoá)
Phím Insert dùng để đổi từ chế độ chèn sang chế độ ghi đè hoạc ngược lại
BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
Thực hành : xem yêu cầu thực hành trang 38
2.4 Thêm ký tự / ký hiệu đặc biệt vào văn bản
Đặt con trỏ tại vị trí cấn chèn
Chọn thực đơn lệnh Insert Symbol
Trong hộp Font, chọn bảng Font chữ
Click chọn ký tự / ký hiệu cần chèn  nhấn nút Insert . Tiếp tục như thế để chèn thêm nhiều ký tự khác. Nhấn nút Close để kết thúc
Bảng Font /Wingdings là một trong những bảng Font có số lượng ký hiệu đặc biệt đa dạng và phong phú nhất.
BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
2.4 Thêm ký tự / ký hiệu đặc biệt vào văn bản (tiếp)
Hộp thoại Symbol với bảng phông chữ Wingding
BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
Thực hành : Nhập dòng ký tự đặc biệt 
2.5 Tạo chỉ số trên và chỉ số dưới
Trong văn bản có thể nhập công thức toán học như phương trình X2 + 5 = 0 hoặc H2O
Cách nhập chỉ số trên :
Sau khi nhấn tổ hợp 3 phím : Ctrl + Shift + = thì con trỏ sẽ thu nhỏ kích thước như ta thấy số 2 trong X2
Để trở về trạng thái bình thường, nhấn lại tổ hợp phím
Ctrl + Shift + =
Cách nhập chỉ số dưới :
Sau khi nhấn tổ hợp 2 phím : Ctrl + = thì con trỏ sẽ thu nhỏ kích thước như ta thấy số 2 trong công thức hóa học H2O
Để trở về trạng thái bình thường, nhấn lại tổ hợp phím Ctrl + =

BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
2.5 Tạo chỉ số trên và chỉ số dưới
Thực hành :
Nhập nội dung sau vào tệp BAILAM1.DOC
Số mũ dưới : H2O Na2O3
Số mũ trên : X2y+1+Y2x+1 + Y2 = (X+Y)2

Ghi tài liệu vào thư mục My Documents.
BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
3. Làm việc với văn bản
Chọn một/nhóm ký tự, một dòng, một đoạn văn bản, toàn bộ văn bản.
Huỷ vùng chọn văn bản
Sao chép văn bản
Di chuyển văn bản
Xoá văn bản
Sử dụng chức năng Undo / Redo
BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
3.1 Chọn nhóm ký tự,một chữ, một đoạn văn bản, toàn bộ văn bản
Chọn một/nhóm ký tự :
C1 : Drag mouse trên ký tự / nhóm ký tự cần chọn
C2 : Nhấn giữ Shift kết hợp với các phím mũi tên
Chọn một dòng :
C1 : Click mouse vào khoảng trống bên trái dòng cần chọn
C2 : Nhấn giữ Shift kết hợp với phím Home / End
Chọn một đoạn :
C1 : Chọn dòng đầu tiên của đoạn rồi tiếp tục Drag mouse theo hướng lên / xuống tương ứng cho các dòng còn lại.
C2 : Nhấn giữ Shift kết hợp với một trong các phím , , Page Up, Page Down
Chọn toàn bộ văn bản :
Nhấn tổ hớp phím Ctrl + A
BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
3.2 Hủy vùng chọn văn bản
Để huỷ bỏ vùng chọn ta Click mouse lên một vị trí bất kỳ trên vùng soạn thảo (tức là bên ngoài vùng chọn) hoặc nhấn vào 1 phím mũi tên.
Chú ý : Không nhấn vào khu vực phím chữ hoặc phím Spacebar…
BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
Thực hành : Xem yêu cầu trang 41
3.3 Sao chép văn bản
Sao chép trên cùng một tài liệu đang mở :
+ Chọn nội dung cần sao chép
+ Click nút Copy có hình dạng trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C
+ Di chuyển con trỏ đến vị trí cần dán nội dung
+ Click nút Paste có hình dạng trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V
Sao chép và dán giữa nhiều tài liệu đang mở :
+ Chọn nội dung cần sao chép
+ Thực hiện tạo bảng sao bằng nút hoặc nhấn Ctrl + C
+ Chọn tài liệu cần dán nội dung : Window Click chọn tên
+ Thực hiện dán nội dung bằng nút hoặc nhấn Ctrl + V

BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
3.4 Di chuyển văn bản
Tương tự như sao chép, ta cũng có thể Di chuyển một nội dung trên cùng một tài liệu hoặc giữa nhiều tài liệu đang mở.
+ Chọn nội dung cần di chuyển
+ Click nút Cut có hình dạng trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X
+ Di chuyển con trỏ đến vị trí cần dán nội dung
+ Click nút Paste trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
3.5 Xoá văn bản
Chọn nội dung cần xóa
Nhấn phím Delete

Chú ý : Đoạn văn bản sau khi xóa vẫn có thể lấy lại được bằng cách nhấn nút Undo có dạng nếu chưa đóng cửa sổ chương trình Word.

BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
3.6 Sử dụng chức năng Undo/Redo
Chức năng Undo rất hữu ích trong trường hợp người soạn thảo có sai sót trong quá trình chỉnh sửa… Word cho phép Undo nhiều lần để trả lại một trạng thái cũ đã qua nhiều bước thực hiện.

Chức năng Redo cho phép trả lại trạng thái đã có trước khi thực hiện Undo
Nút Undo và Redo
BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
4. Tìm kiếm và thay thế
Tìm kiếm một từ, một nhóm từ trong văn bản
Thay thế một từ, một nhóm từ trong văn bản

BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
4.1 Tìm kiếm
Chọn thực đơn lệnh Edit Find hoặc nhấn Ctrl + F
Cửa sổ Find hiện ra như hình dưới đây :




Nhập từ / cụm từ cần tìm vào hộp Find what
Click nút Find Next . Nếu tìm thấy, Word sẽ đánh dấu từ tìm được và dừng lại để chờ ta xử lý, muốn tìm tiếp Click nút Find Next , để ngừng tìm kiếm nhấn Cancel
BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
4.2 Thay thế
Chức năng thay thế thường được dùng để chỉnh sửa hàng loạt các từ, cụm từ một cách nhanh chóng. giảm nhiều công sức cho người soạn thảo.
Ví dụ : Trong văn bản có nhiều cụm từ “hà nội”. Ta cần thay thế bằng cụm từ “Hà Nội”. Ta không nên rà soát thủ công từng cụm từ để sửa vì mất nhiều thời gian và công sức mà đôi khi vẫn có thể bỏ sót.
Sử dụng chức năng Replace của Word để giảm nhẹ công việc này như sau :
+ Chọn thực đơn lệnh Edit Replace hoặc nhấn Ctrl + H
+ Cửa sổ Find and Replace hiện ra như hình dưới đây :
BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
4.2 Thay thế (tiếp)






Nhập từ cần tìm vào hộp Find what. Trong VD là “hà nội”
Nhập từ cần thay vào hộp Replace with. Trong VD là “Hà Nội”
Click nút . Nếu tìm thấy, nó sẽ đánh dấu từ tìm được và dừng lại để chờ ta xử lý, muốn thay thế tiếp Click , để ngừng thay thế nhấn


BÀI 2 : CÁC THAO TÁC CƠ BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN