Các kiến thức cơ bản về Powerpont

Presentation with Microsoft PowerPoint 2000
Lưu Văn Tân
Trường ĐHSPKT Hưng Yên
Presentation (diễn thuyết, trình diễn, thuyết trình)
PROBLEM
UNDERSTANDED
presentation
Một số hình thức thuyết trình
Speaking only…
Speaking and writing…
Speaking and showing…
Speaking, showing and doing…
Mức độ thuyết phục tăng
Chuẩn bị một bài thuyết trình
Nội dung (content)
Khán giả (audience)
Hình thức (methodology)
Tư liệu (material)
Cho khán giả
Cho bản thân
…
Microsoft PowerPoint
là chương trình tốt cho phép
chuẩn bị tư liệu thuyết trình dạng slides.
Mỗi trang màn hình mà khán giả được xem gọi là một slide.
Trước khi bắt đầu
Tiền kiến thức
Thân thuộc với môi trường Windows.
Thành thạo Microsoft Word.
Sử dụng Unicode trong soạn thảo.
Chú ý
Ở lớp, làm theo hướng dẫn.
Ở nhà, tùy biến.
Khởi động PowerPoint 2000
Menu Start/Programs/Microsoft PowerPoint
Tạo bản trình diễn có nội dung tự động
Tạo bản trình diễn với mẫu có sẵn
Tạo bản trình diễn trắng để người dùng tự thiết kế
Mở 1 bản trình diễn đã tạo từ trước lưu trong ổ đĩa
Không hiển thị hộp thoại này trong những lần khởi động sau

Cửa sổ làm việc của PowerPoint 2000
Mở một tệp trắng mới
C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N
C3: Vào menu File/New…/Blank Presentation
Chọn một kiểu Slide
(Slide Layout),

Ấn nút OK.

Mở một tệp mới sử dụng mẫu (template) sẵn có
Vào menu File/New... Hộp thoại New Presentation xuất hiện, chọn tab Design Templates

Chọn một kiểu Template
Ấn nút OK.
Khi đó tất cả các slide của bản trình diễn đều có mẫu đã chọn.
Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa
C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
C3: Vào menu File/Open…

1. Chọn nơi chứa tệp
2. Chọn tệp cần mở
3. Bấm nút Open để mở tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp
Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S
C3: Vào menu File/Save
Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.
Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước.
Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)
Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.
Vào menu File/Save As...
1. Chọn nơi ghi tệp
2. Gõ tên mới cho tệp
3. Bấm nút Save để ghi tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp

Thoát khỏi PowerPoint
C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.
C3: Vào menu File/Exit
Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn:
Yes: ghi tệp trước khi thoát,
No: thoát không ghi tệp,
Cancel: huỷ lệnh thoát.
Gõ văn bản trong PowerPoint
Trên slide: nhập ký tự vào những hộp văn bản (text box)
Các ký tự trong mỗi textbox có thể được định dạng trên thanh công cụ Formatting hoặc qua menu Format/Font... tương tự như Word.
Có thể tạo thêm text box (menu Insert/Text box) và đặt chúng ở những vị trí mong muốn bằng cách di chuột vào viền text box, nhấn giữ trái chuột và di đến vị trí mới.
Đề mục - Bullets and Numbering…
Có thể tùy biến bullets (Format  Bullets and Numbering…)!
Các chế độ xem bản trình diễn
Có 5 chế độ xem bản trình diễn. Có thể chọn các chế độ này thông qua menu View hoặc kích chuột vào các nút ở góc dưới bên trái màn hình:
Thêm slide vào bản trình diễn
C1: Ấn tổ hợp phím Ctrl+M
C2: Nút Common Tasks/New Slide...
Common Tasks thuộc thanh công cụ Formatting
C3: Vào menu Insert/New Slide…
Slide mới sẽ đứng ngay sau slide hiện tại.
Nếu muốn thêm 1 slide giống hệt slide hiện tại về cả nội dung và định dạng:
Vào menu Insert/Duplicate Slide
Xóa và thay đổi thứ tự các slide
Chọn chế độ xem Slide Sorter View

Để xóa: kích chuột trái chọn slide cần xóa rồi bấm nút Delete trên bàn phím.
Để thay đổi thứ tự slide: kích chuột trái vào slide, giữ và di đến vị trí mới rồi nhả chuột
Trình diễn
C1: Ấn phím F5
C2: Vào menu View/Slide Show
C3: Vào menu Slide Show/View Show
Trình diễn (cont)
Khi trình diễn, muốn:
Nhảy đến 1 slide khác không liền kề: Nháy chuột phải, chọn Go/By Title...
Sử dụng bút đánh dấu những mục cần lưu ý: Nháy chuột phải, chọn Pointer Options/Pen Color...
Để thoát khỏi chế độ trình diễn (show), ấn phím Esc
Chèn ký tự đặc biệt vào text box
Nhiều khi muốn chèn các ký tự đặc biệt vào đoạn văn bản mà trên bàn phím không có:
Đặt con trỏ chuột tại nơi muốn chèn ký tự đặc biệt
Vào menu Insert/Symbol...
Chọn Font chứa các ký tự đặc biệt, khung bên dưới sẽ liệt kê các ký tự đặc biệt của font vừa chọn
Chọn ký tự đặc biệt rồi nhấn nút Insert để chèn vào văn bản
Chèn ảnh vào slide
Vào menu Insert/Picture
Chèn ảnh từ kho ảnh của Microsoft Office
Chèn chữ nghệ thuật
Chèn ảnh từ 1 tệp ảnh trên ổ đĩa
Lưu ý: Ảnh, đồ thị... có thể được chèn vào slide bằng cách copy trực tiếp từ một chương trình khác như Word, Excel, ...

Thanh công cụ Drawing
Sử dụng thanh công cụ Drawing chèn vào slide các đối tượng ảnh, các text box và định dạng chúng.
Để hiển thị thanh công cụ Drawing, vào menu View/Toolbars/Drawing
Chèn âm thanh và đoạn phim
Vào menu Insert/Movies and Sounds
Chèn đoạn phim: từ CSDL Office, từ 1 tệp trên ổ đĩa
Chèn âm thanh: từ CSDL Office, từ 1 tệp trên ổ đĩa
Chèn đồ thị vào slide
Vào menu Insert/Chart... Một đồ thị mặc định hiện ra cùng với bảng dữ liệu. Sửa bảng dữ liệu để có đồ thị mong muốn.
Menu hiện ra khi nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị
Lưu ý: Có thể vẽ đồ thị trong Excel rồi copy và dán vào slide
Chọn kiểu đồ thị
Chọn định dạng tiêu đề, chú giải, ...
Chèn bảng vào slide
Vào menu Insert/Table...
Nhập số cột
Nhập số hàng
Menu hiện ra khi bấm nút Table trên thanh công cụ Tables and Borders
Thêm cột vào:
bên trái,
bên phải
Thêm hàng vào:
bên trên,
bên dưới
Xóa cột
Xóa hàng
Nhập ô
Chia ô
Thao tác với quan hệ giữa các đối tượng
Nhóm các đối tượng thành 1 khối:
Chọn các đối tượng (Shift + Left click)
Nháy chuột phải trên chúng, chọn Grouping/Group
Đưa 1 đối tượng hiện xuống phía sau các đối tượng khác:
Nháy chuột phải trên đối tượng, chọn Order/Send to back
Thay đổi mẫu (template) bản trình diễn
Vào menu Format/Apply Design Template...
Chọn một kiểu Template,

Ấn nút Apply.
Tùy chỉnh nền (background)
Vào menu Format/Background...
Chọn nền cho slide
Áp dụng cho tất cả các slide
Áp dụng cho slide hiện tại
Hủy thôi không áp dụng
Xem trước trên slide thực trước khi áp dụng
Khung xem trước
Tạo các đầu trang và chân trang
(header and footer)
Vào menu View/Header and Footers...
Thêm ngày, giờ
Tự động cập nhật ngày, giờ hiện tại
Cố định ngày, giờ
Thêm số thứ tự slide
Thêm chuỗi ký tự vào chân slide
Không hiển thị các lựa chọn trên ở slide tiêu đề
Áp dụng cho tất cả các slide
Áp dụng cho slide hiện tại
Hủy thôi không áp dụng
Khung xem trước

Tạo hiệu ứng động cho các đối tượng trên slide (Animation Effect)
Để làm xuất hiện thanh công cụ Animation Effects, vào menu View/Toolbars/Animation Effects.
Chọn đối tượng (đoạn văn bản, ảnh...), kích chuột vào nút tạo hiệu ứng trên thanh công cụ trên.
Tạo hiệu ứng động khi chuyển slide
Vào menu Slide Show/Slide Transition...
Chọn kiểu hiệu ứng động
Chọn tốc độ thực hiện hiệu ứng
Chọn âm thanh khi chuyển slide
Chuyển sang slide kế tiếp khi:
Kích chuột
Tự động sau 1 khoảng thời gian
Khung xem trước hiệu ứng
Áp dụng cho tất cả các slide
Áp dụng cho slide hiện tại
Hủy thôi không áp dụng

Slide Master
Slide Master là bản thiết kế template, chứa các thông tin về template bao gồm: font chữ, vị trí và kích thước các text box, thiết kế nền và phối màu.
Mục đích của Slide Master là tạo một sự thay đổi toàn diện trên tất cả các slide của bản trình diễn.
Thay đổi font và kiểu đề mục  Chèn ảnh, logo
Thay đổi vị trí, kích thước, định dạng của các text box
Font styles for title, body, and footer text
Placeholder positions for text and objects
Bullet styles
Background design and color scheme
Slide Master (cont)
Để hiện Slide Master: menu View/Master/Slide Master
Định dạng trang
Chiều rộng
Vào menu File/Page Setup...
Chiều cao
Đánh số slide bắt đầu từ ...
Hướng của slide trong các chế độ View: Normal, Sorter, Show
Portrait: xoay dọc
Landscape: xoay ngang
Hướng của bản trình diễn trong các chế độ View: Notes, Handouts, Outline
Chọn mục đích sử dụng Slide

In bản trình diễn
In tất cả
Vào menu File/Print… (Ctrl+P)
In slide hiện tại
In các slide được nhập vào
Số bản in
Chọn các thông số của máy in: khổ giấy in (chọn A4), độ phân giải,…
Chọn chế độ in: Slides, Handouts, Notes Pages, Outline View
Số slide/1 trang giấy (A4)

THỰC HÀNH – Step 1
Tạo một bản trình diễn mới sử dụng Template, chọn kiểu slide đầu tiên là Title
Title:
Tiêu đề của bài thuyết trình.
Nhập vào “Làm quen với PowerPoint 2000”.
Subtitle:
Người trình bày,…
Nhập vào Họ tên bạn.

THỰC HÀNH – Step 2
Thêm một slide có kiểu là Title and Text
Title:
Tiêu đề của slide.
Nhập vào “Giới thiệu PowerPoint 2000”.
Text:
Nhập vào 3 mục như hình bên

THỰC HÀNH – Step 3
Thêm một slide nữa cũng có kiểu là Title and Text, có nội dung sau.

Hãy thử trình diễn (F5) rồi ấn ESC
THỰC HÀNH – Step 4
Thêm một slide nữa cũng có kiểu là Title and Text, có chèn các hình ảnh và text box như sau.
Ảnh trong Clip Art
Text box
AutoSharps/Block Arrows
Hãy gộp nhóm các đối tượng để di chuyển đến vị trí mới rồi lại tách chúng ra!
THỰC HÀNH – Step 5
Tạo hiệu ứng động để các thành phần của slide này hiện ra lần lượt theo đúng trình tự.
Thiết lập Header and Footer!
THỰC HÀNH – Step 6
Chọn Master Slide, định dạng nó để áp dụng cho tất cả các slide:
Vị trí, kích thước các text box ở phần Title, Body, Header and Footer
Font chữ, kích thước chữ của từng text box, từng mức đề mục
Hiệu ứng động cho từng đối tượng
Hãy đóng Master Slide rồi thử trình diễn
Tạo hiệu ứng động khi chuyển các slide
Ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng
Càng ít chữ càng tốt.
Chữ càng to càng tốt.
Dòng càng ngắn càng tốt.
Ít hơn 10 dòng/slide.
Màu sắc, âm thanh, hiệu ứng hài hòa.
Một gợi ý khi làm slides
Một gợi ý khi trình diễn
Chuẩn bị trước kịch bản.
Chọn vị trí hợp lý, hướng về phía khán giả.
Đừng nhìn và đọc từ slides.
Đừng lật qua lật lại các slides.
Tập trung vào chủ đề chính.
Cái gì sẽ đọng lại trong khán giả?
Đừng ngại hỏi/đáp, thảo luận.
Điều khiển thời gian hợp lý.
Thà cắt bớt nội dung còn hơn bị quá giờ.
Kiểm tra hết môn Internet & PowerPoint
3-5 sinh viên/nhóm.
Mỗi nhóm 5-10 slides, trình bày trong 5 phút.
Slide cuối cùng ghi tài liệu tham khảo (web sites).
Nộp slides trước khi trình diễn (Email).
Một số chủ đề gợi ý
Fastest Supercomputers
Hydroelectric plants in VN
Robotics Development
Applications of IT in Animal Science
Applications of IT in Teaching Method Renovation
Internet
PowerPoint
ASEM 5
Nobel 2004
USA Presedent Voting in Nov 2004