Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ tài liệu điện tử_2

2.2. Sự thay đổi liên tục của công nghệ và các ứng dụng
Cho dù đã có những cải tiến lớn lao về khả năng và tác dụng của các hệ thống thông tin, công nghệ vẫn tiếp tục phát triển một cách nhanh chóng. Sự xuất hiện của các quy trình và hệ thống mới chủ yếu là do những đòi hỏi của thị trường và trong đó những người tiêu dùng chỉ có một ảnh hưởng tương đối nhỏ. Các nhà sản xuất phần cứng và phần mềm máy tính tìm cách tăng thị phần của mình bằng cách đưa ra các sản phẩm mới với các đặc điểm mới và các tính năng được tăng cường. Hệ quả là các cơ quan, tổ chức có thể tiến hành nâng cấp các hệ thống của mình thường xuyên và cứ vài năm một lần, thay đổi hoàn toàn hệ thống máy tính của mình.
Tuổi thọ tương đối ngắn của phần mềm và phần cứng có những tác động quan trọng đối với việc bảo quản lâu dài tài liệu điện tử. Các cơ quan, tổ chức thay thế các hệ thống của mình khi mà các nhà cung cấp của họ ngừng cung cấp một hệ thống đã lạc hậu hay khi mà các sản phẩm mới hứa hẹn nhiều điểm ưu việt hơn phần mềm cũ. Để đảm bảo rằng tài liệu được tạo ra từ hệ thống cũ sẽ còn luôn sẵn sàng, có thể hiểu và sử dụng được đối với những người sử dụng của hệ thống mới thì cơ quan, tổ chức phải chuyển đổi tài liệu cũ sang hệ thống mới. Đa số các hệ thống phần mềm ngày nay bảo đảm được sự “tương thích với trước đó” giữa phiên bản mới và cũ của cùng một nhà cung cấp phần mềm, chẳng hạn như giữa 2 phiên bản của cùng một loại bộ phần mềm xử lý văn bản. Tuy nhiên, sự tương thích giữa các sản phẩm cạnh tranh thì không phải là điều thường gặp. Các hệ thống phức tạp được phát triển cho một quá trình hoạt động riêng biệt hay được cải biên để đáp ứng những yêu cầu của một cơ quan, tổ chức nào đó thì thường khó có thể di trú sang các hệ thống mới. Việc chuyển giao tài liệu từ các hệ thống mang tính độc quyền cũ - thường được gọi là hệ thống di sản - sang công nghệ hiện hành có thể đòi hỏi sự chuyển thể và tái cấu trúc tài liệu về cơ bản. Một quá trình như vậy không chỉ tốn kém mà còn đòi hỏi những thay đổi sâu sắc đối với cấu trúc và định dạng của tài liệu - những đặc tính tạo nên sự toàn vẹn thống nhất của tài liệu với vai trò là bằng chứng. Song song với việc công nghệ thông tin tiếp tục phát triển và các cơ quan, tổ chức tìm kiếm những phương pháp mới để áp dụng máy tính vào việc xử lý thông tin và giao tiếp, lưu trữ sẽ buộc phải chuẩn bị sẵn sàng để đưa ra những khuyến nghị và hướng dẫn trong một môi trường cơ động.