Các hàm excel

KỸ NĂNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA GIÁO VIÊN
SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM EXCEL CƠ BẢN


I. Ứng dụng của chương trình (đối với GV)
- Quản lý danh sách HS
- Quản lý điểm số HS
- Xếp loại HL HS
- Thống kê
- Trích lọc
II. Một số kỹ năng cơ bản
1. Quản lý danh sách
GV phải cài đặt phần mềm hỗ trợ Tiện ích tiếng Việt được tích hợp trong Excel
a. Nhập danh sách HS
- Khi nhập danh sách, ta phải nhập một cột chứa họ và chữ lót, một cột chứa tên để thuận tiện cho việc sắp xếp. Nhưng nếu lỡ chúng ta nhập họ và tên cùng trong một cột, thì phải làm sao?


Cách tách họ và tên thành hai cột
B1: Chọn toàn bộ các dòng chứa họ và tên


B2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt trên thanh Menu. Chọn Tách-Gộp Họ Tên



Chọn OK để tách ra thành hai cột




* Để gộp hai cột thành một cột ta cũng làm tương tự
b. Sắp xếp
Sắp xếp chúng ta sẽ dùng tính năng Sort của Excel (tôi tin chắc rằng sẽ không chính xác đối với tiếng Việt). Có cách nào xếp chính xác?
Cách sắp xếp họ và tên theo Tiếng Việt
Bước 1: Chọn toàn bộ các dòng chứa họ và tên


Bước 2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt trên thanh Menu. Chọn Sắp xếp - TCVN




Chọn sắp xếp như sau:
Xếp theo tên trước (cột C), sau đó sắp theo họ (cột B)
Chọn tăng để sắp theo thứ tự alphabe


* Nếu như họ và tên cùng nằm trong một cột thì ta có sắp xếp được không?
Chúng ta vẫn sắp xếp được
Bước 1: Chọn các ô chứa họ và tên


Bước 2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt trên thanh Menu. Chọn Sắp xếp - TCVN


Chúng ta không quan tâm đến sắp xếp theo cột nào mà chỉ quan tâm đến cách Chọn lựa sắp xếp (thường là tên - họ - chữ lót)
c. Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa, chữ hoa đầu từ và ngược lại
Khi gõ họ tên HS, chúng ta lỡ tay nhập toàn chữ thường (trong Word chúng ta có thể xử lý dễ dàng nhờ công cụ Change Case nhưng trong Excel thì không có) thì làm sao để chuyển đổi thành chữ hoa, hoặc chữ hoa đầu dòng?
* Đổi toàn bộ thành chữ hoa: Sử dụng hàm UPPER(text)
- Ta sử dụng một cột khác để làm cột tạm chứa tên được đổi thành in hoa (ở đây là cột C)


- Cột C2, gõ công thức như hình vẽ
- Sao chép đến cột C6


- Copy các họ và tên trong cột C và dán vào cột B. Sau đó xoá các họ tên trong cột C
+ Nhấn Ctrl – C
+ Để con trỏ ô vào ô B2. Vào Edit chọn Paste Special…




+ Chọn ô Values. Nhấn OK


+ Xoá cột C là xong
* Đổi toàn bộ thành chữ hoa đầu từ: Sử dụng hàm PROPER(text)
* Đổi toàn bộ thành thường: Sử dụng hàm LOWER(text)
Thao tác làm tương tự như trên
* Sử dụng phần mềm ứng dụng
Bước 1: Chọn các ô chứa họ và tên


Bước 2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt trên thanh Menu. Chọn Đổi chữ Hoa - thường






- Chọn hình thức chuyển đổi theo ý muốn một cách nhanh chóng.
2. Quản lý điểm số
GV cần nắm vững một số hàm cơ bản sau:
- Hàm COUNT: dùng để đếm số cột điểm (VD: đối với 15 phút, em A có thể là 2 cột, em B có thể là 3 cột). Dùng nó để chia hệ số một cách tự động và chính xác mà không phải đếm từng cột điểm.
- Hàm SUM: dùng để tính tổng cộng (VD: tính tổng các cột điểm)
- Hàm ROUND: dùng để lấy phần thập phân (VD: điểm tổng kết thì lấy một chữ số thập phân)
VD: Ta có bảng điểm sau đây, gồm các cột hệ số 1, hệ số 2, điểm thi HK (hệ số 3)
- Chúng ta thấy rằng ở cột điểm hệ số 1, các HS có các cột điểm khác nhau (em thì 4 cột, em thì 3 cột, em thì 2 cột)
Chúng ta đã biết : TBM = ((tổng các điểm hệ số 1) + (tổng các điểm hệ số 2)*2 + Đ.HK*3)/(tổng các cột hệ số 1 + tổng các cột hệ số 2*2 + 3)
tổng các cột hệ số 1 + tổng các cột hệ số 2*2 + 3 của các em là khác nhau. Làm thế nào để máy tự tính được tổng các hệ số một cách chính xác mà không mắc công ta phải đếm.
Ta sử dụng hàm COUNT. Hàm này có công dung là đếm những ô nào có số. Ví du: có 5 ô chứa số thì cho ra kết quả là 5



Ta lập công thức ở ô R2 như sau:


ROUND(số,1): làm tròn số đến 1 chữ số thập phân
SUM(D2:I2): tính tổng các số từ ô D2 đến ô I2
SUM(D2:I2)+SUM(J2:P2)*2+Q2*3: tổng các cột điểm
COUNT(D2:I2): đếm các ô có chứa số. Chú ý là phải chọn các ô làm hệ số 1 nhiều hơn thực tế để sau này khỏi phải thiếu ô nhập điểm, bởi vì các ô không nhập điểm máy sẽ không đếm.
COUNT(D2:I2) có thể bằng 4, hoặc bằng 3 hoặc bằng 2
COUNT(D2:I2)+COUNT(J2:P2)*2+3: tổng các hệ số thực tế
3. Thống kê
Sử dụng hàm COUNTIF(vùng cần đếm, điều kiện): đếm những số thoả điều kiện trong vùng cần đếm



VD: Ở ô B13 là nơi chứa sĩ số HS thực tế (bởi vì có những HS có thể nghỉ học giữa chừng). Do đó không thể lấy số HS ở danh sách đầu năm bỏ vào ô B13


Công thức ở ô B13 như hình vẽ. Đếm những ô có số >0 trong cột TBM thì sẽ ra chính xác số HS thực tế (bởi vì không có HS nào mà điểm TBM = 0, còn những em nghỉ học sẽ không có điểm TBM, khi đó máy sẽ không đếm)


Công thức ở ô C13 như hình vẽ. Đếm những ô có số <3.5. Đó chính là những em Kém
Tính % ở ô D13 thì đơn giản: ROUND(C13/B13*100,1)


Công thức ở ô E13 như hình vẽ. Đếm những ô có số <5.0. Khi đó máy sẽ đếm cả những số <3.5 (trùng lại của những điểm Kém). Do đó ta phải trừ đi những số <3.5 chính là số ở ô C13.
COUNTIF(R2:R7,"<5.0")-C13: đếm những số nhở hơn 5.0 và lớn hơn hoặc bằng 3.5. Đó chính là những em Trung bình.
Đối với các ô TB, KHÁ, GIỎI: chúng ta lập luận và làm tương tự như trên.
Đối với ô DTT, TTB: chỉ cần đếm những số <5 (hoặc>= 5) ở cột điểm TBM
4. Xếp loại HL
- Về xếp loại HL, chúng ta sẽ sử dụng hai hàm đó là hàm IF và COUNT. Vấn đề này phức tạp ở chổ nâng một bậc HL (VD: đang HL G, vì một môn nên HL TB thì được nâng lên K) cho nên GV chúng ta tự nghiên cứu, tìm hiểu. Nếu thích tìm tòi có thể liên hệ với tôi.
5. Trích lọc danh sách


Yêu cầu là lập ra danh sách các HS Giỏi, Khá, HS thi lại
Bước 1: Copy ô D1 ra một khác (không nên gõ lại). Gõ chữ G vào dưới ô đó (dùng để trích lọc ra những em có HL G)


Bước 2: Chọn toàn bộ bảng dữ liệu


Chọn Data – Filter – Advance Filter…


Ô List range: ta giữ nguyên.
Criteria range: nháy chuột vào ô đó rồi nháy chọn từ ô I1 đến I2 (ô điều kiện để lọc)


Chọn mục Copy to another location
Copy to: nháy chuột vào ô đó rồi nháy chuột vào một ô khác (để xác định nơi mà máy trích lọc danh sách)


Nhấn OK


Vậy đến đây, ta có thể lập một danh sách con từ một danh sách thỏa điều kiện nào đó mà không phải mất công gõ lại.
Tôi nghĩ nếu GV nắm vững một số vấn đề trên thì có thể phục vụ được cho mình trong công tác quản lý điểm.
Mong được đón nhận những ý kiến đóng góp của đồng nghiệp.
Có thể tải chương trình tại http://thanhbinh81.wordpress.com
Email: [email protected]