Các chiến lược và phương pháp để thực hiện việc quản lý vòng đời tài liệu lưu trữ điện tử

4. Các chiến lược
Những chiến lược và phương pháp để thực hiện việc quản lý vòng đời tài liệu lưu trữ điện tử sẽ tạo thành khung cấu trúc mà một cơ quan lưu trữ có thể áp dụng để làm việc với những tài liệu loại này. Những thách thức của thời đại điện tử thực sự lớn lao và điều kiện của các tổ chức lưu trữ trên thế giới cũng hết sức đa dạng để có thể cho phép đưa ra một phương thuốc đơn giản, hữu hiệu cho tất cả các lưu trữ. Một số lưu trữ sẽ thấy rằng những chiến lược đưa ra ở đây là phù hợp và thống nhất với những phương pháp mà họ đã và đang theo đuổi; những nơi khác có thể nhìn nhận các chiến lược đó như những thay đổi căn bản. Mỗi một lưu trữ cần phải xây dựng một phương pháp tiếp cận riêng/phù hợp với những điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của mình. Và, mỗi lưu trữ sẽ cần phải điều chỉnh giải pháp đó sao cho phù hợp bởi lẽ, cả các điều kiện, hoàn cảnh cũng như công nghệ tài liệu điện tử vẫn tiếp tục thay đổi.
Để bảo đảm rằng chức năng lưu trữ được thực thi một cách hữu hiệu, có trách nhiệm và đầy đủ trong môi trường điện tử, lưu trữ phải có một chiến lược toàn diện có thể bảo đảm rằng những ai có ảnh hưởng quan trọng đến sự tồn tại, đặc điểm hay khả năng có thể tiếp cận khai thác, sử dụng của tài liệu điện tử phải tham gia đóng góp vào việc thực thi thành công chức năng đó. Tuy thẩm quyền pháp lý, các nguồn lực và điều kiện của các lưu trữ rất khác nhau, nhưng có 4 điểm mấu chốt mà mỗi lưu trữ cần phải làm, đó là:
1. Tham gia vào toàn bộ vòng đời của các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những tài liệu thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được.
2. Đảm bảo rằng những cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu tạo ra và giữ lại những tài liệu thực sự xác thực, đáng tin cậy và bảo quản được.
3. Quản lý quá trình xác định giá trị và thực hiện sự kiểm soát về tri thức đối với tài liệu lưu trữ điện tử.
4. Đặt ra các yêu cầu về bảo quản và tiếp cận khai thác nhằm đảm bảo rằng tài liệu lưu trữ điện tử luôn ở trạng thái sẵn sàng, có thể tiếp cận khai thác và có thể hiểu được.

4.1. Vòng đời của tài liệu điện tử
Nguyên tắc đầu tiên của khung cấu trúc để quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là:
“Lưu trữ cần phải tham gia vào toàn bộ vòng đời của các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những tài liệu thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được”.
Có hai khái niệm cơ bản trong nguyên tắc này là sự tham gia của lưu trữ và vòng đời của tài liệu.
Sự tham gia của lưu trữ
Việc một lưu trữ tham dự vào toàn bộ vòng đời của tài liệu không có nghĩa là lưu trữ đó phải chịu trách nhiệm về toàn bộ các hành động liên quan tới tài liệu trong suốt vòng đời của chúng. Thực chất, điều đó có nghĩa là lưu trữ cần tăng cường sự hiểu biết về chức năng lưu trữ và thúc đẩy việc áp dụng các tiêu chuẩn và hoạt động thực tiễn góp phần vào việc đạt được mục tiêu của chức năng lưu trữ cùng với tất cả các đối tác, những bên có vai trò nhất định trong chức năng này tại một thời điểm bất kỳ cũng như ở tất cả các thời điểm trong vòng đời tài liệu.
Chức năng lưu trữ mở rộng ra toàn bộ vòng đời tài liệu và vòng đời đó có thể nhìn nhận có 3 giai đoạn cơ bản sau:
- Chuẩn bị (nhận thức)
- Tạo lập tài liệu
- Bảo trì (bao gồm cả bảo quản và sử dụng).
Vòng đời tài liệu
Vòng đời tài liệu điện tử, về thực chất, được quyết định qua các phương án lựa chọn và quyết định được đưa ra ở giai đoạn khi mà nhu cầu về lưu giữ tài liệu được xác định và các hệ thống lưu giữ tài liệu được thiết kế và phát triển, trước khi bất kỳ một tài liệu nào được sản sinh. Trong giai đoạn này – giai đoạn được nói đến như là “giai đoạn chuẩn bị” – các hệ thống thông tin điện tử được thiết kế, phát triển (xây dựng) và thực thi (áp dụng). Quá trình này bao gồm cả việc phân tích các yêu cầu đối với cả thông tin cũng như việc xử lý những thông tin đó phục vụ cho các mục đích hoạt động hiện tại. Quá trình đó còn bao gồm việc lựa chọn, mua sắm và cài