BG_Access1_

1
TRUNG TÂM TIN HỌC ASIAN
MÔN HỌC
MICROSOFT ACCESS
2
NỘI DUNG MÔN HỌC

Bài mở đầu
Chương 1: Xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL)
Chương 2: Truy vấn dữ liệu
Chương 3: Thiết kế giao diện
Chương 4: In ấn
3
BÀI MỞ ĐẦU
Trình bày tổng quát về môn học; giới thiệu về Access, môi trường làm việc của Access và thực hiện quản lý các tệp dữ liệu.
Giới thiệu Access
Khởi động
Tạo mới tệp Access
Môi trường làm việc
Mở tệp đã tồn tại
Thoát khỏi Access
4
1. Giới thiệu Access
Từ cuối những năm 80, hãng Microsoft đã cho ra đời hệ điều hành Windows, một trong những ứng dụng nổi bật nhất đi kèm bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office.
Ngoài những ứng dụng về văn phòng quen thuộc như: MS Word , MS Excel, MS Powerpoint, ... phần mềm quản trị CSDL rất nổi tiếng đi kèm: MS Access.
Ứng dụng của Access trong thực tế?
- Access: Hệ quản trị CSDL quan hệ (RDMS- Relational Database Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng.
- Ứng dụng chính của Access là : Dùng để xây dựng hệ CSDL (có thể dùng các công cụ khác để phát triển thành phần mềm: Visual Basic, Visual C, Delphi, .NET,..)
5
2. Khởi động
Có khởi động Access theo nhiều cách:
Click Start  Programs  Microsoft Access (hoặc Dbl_Click tên tệp *.MDB).
- Blank Access database: Tạo một tệp Access mới.
- Access database wizard, page, and project: Tạo một CSDL theo mẫu có sẵn.
- Open an existing file: Mở tệp Access đã tồn tại để làm việc tiếp.
6
3. T?o m?i t?p Access
Để bắt đầu tạo một tệp mới, chọn mục Blank Access database  OK, hộp thoại sau xuất hiện yêu cầu chọn nơi (thư mục) lưu trữ và đặt tên tệp Access:
Save in: Chọn nơi lưu trữ;
File Name: gõ vào tên tệp
 Create
7
4. Môi trường làm việc
(1) Hệ thống thực đơn (menu) và các thanh công cụ (Toolbar)- nơi thực hiện các lệnh khi cần;
(2) Cửa sổ tệp Access đang làm việc bao gồm 7 phần chính: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules.
- Tables – nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu;
- Queries – nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế;
- Forms – nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm;
- Reports – nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế;
- Macro – nơi chứa các Macro lệnh phục vụ dự án;
- Modules – nơi chứa các khai báo, các thư viện chương trình con phục vụ dự án.
Thông thường mỗi tệp Access cần phải làm việc trên tất cả các thành phần trên (trừ Pages).
8
5. Mở tệp đã tồn tại
B1: Trong màn hình Access: File  Open (hoặc nhấn nút Open trên thanh công cụ), hộp thoại Open xuất hiện:
B2: Tìm đến tệp Access cần mở trên hộp thoại Open bằng cách:
- Look in: Chọn thư mục nơi chứa tệp Access cần mở.
- Tiếp theo chọn tệp Access cần mở trên danh sách và nhấn nút Open hoặc Enter.
9
6. Thoát khỏi Access
Thoát khỏi Access bằng một trong các cách:
- File  Exit;
- Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4;
- Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở.
10
CHƯƠNG 1: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU
Cung cấp những kiến thức cơ bản giúp xây dựng CSDL Access; thể hiện qua qui trình xây dựng một CSDL.
1. Các khái niệm về CSDL Access
2. Qui trình xây dựng CSDL Access
3. Xây dựng cấu trúc bảng
4. Thiết lập quan hệ
5. Nhập dữ liệu
6. Một số thao tác xử lý dữ liệu trên bảng
11
Các khái niệm về CSDL Access
1.1 CSDL Access
CSDL Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu, các kết nối giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý dữ liệu nào đó.
1.2 Bảng dữ liệu
Bảng dữ liệu (Tables) là phần quan trọng nhất của CSDL; Là nơi lưu trữ những dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng. Một CSDL có thể có rất nhiều bảng.
Một bảng dữ liệu trên Access bao gồm các thành phần: Tên bảng, các trường dữ liệu, trường khoá, tập hợp các thuộc tính cần thiết cho mỗi trường dữ liệu và tập hợp các bản ghi.

12
1.2 Bảng dữ liệu
Tên bảng: Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu trong tên bảng.
Trường dữ liệu (Field)
Kiểu dữ liệu(Data Type):
Number: số Autonumber: Số nguyên tự động.
Text: Xâu ký tự Memo: kiểu ghi nhớ
Yes/No: Kiểu logic Date/Time: Lưu trữ ngày, giờ
Currency: Kiểu tiền tệ Hyperlink: Các siêu liên kết
OLE: dữ liệu hình ảnh, đồ hoạ, … (Objects)
Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu trong tên trường.
13
1.2 Bảng dữ liệu
Thuộc tính (Properties):
Field size: Để thiết lập kích thước dữ liệu.
Format: Để thiết lập định dạng dữ liệu khi hiển thị.
Input Mask: Thiết lập mặt nạ nhập dữ liệu cho các trường.
Default Value: Để thiết lập giá trị ngầm định cho trường.
Caption: Thiết lập tiêu đề cột mà trường đó hiển thị.
Validation Rule: Áp đặt điều kiện lên dữ liệu khi nhập vào.
Validation Text: giá trị sẽ hiển thị như thông báo lỗi nếu validation rule bị vi phạm
Required: Để yêu cầu phải nhập dữ liệu cho trường này (nếu thiết lập Yes)
14
1.2 Bảng dữ liệu
Field size:
Text: 0 – 255
Autonumber: Long Integer
Format
Text và Memo:
@ bắt buộc là một ký tự hay khoảng trắng
> đổi tất cả các ký tự thành chữ hoa
< đổi tất cả các ký tự thành chữ thường
15
1.2 Bảng dữ liệu
Input Mask:
0 ký số, bắt buộc
9 | # ký số hay khoảng trắng, không bắt buộc
L (?) ký tự, bắt buộc (tuỳ ý)
A (a) ký tự hay ký số, bắt buộc (tuỳ ý)
Indexed:
No mặc định, không có chỉ mục
Yes (Duplicate OK) chỉ mục được phép trùng
Yes (No Duplicate) chỉ mục là duy nhất, không được phép trùng
16
1.2 Bảng dữ liệu
Bản ghi (Record)
Mỗi dòng dữ liệu của bảng được gọi một bản ghi
Đặc biệt, bản ghi trắng cuối cùng của mỗi bảng được gọi EOF.
Trường khoá (Primary key)
Trường khoá có tác dụng phân biệt giá trị các bản ghi trong cùng một bảng với nhau. Trường khoá có thể chỉ 1 trường hoặc nhiều trường.
17
1.3 Liên kết các bảng dữ liệu
Chúng là mối liên kết giữa 2 bảng với nhau theo thiết kế cho trước để đảm bảo được mục đích lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng.
Trong Access tồn tại 2 kiểu liên kết: liên kết 1-1 và liên kết 1-n (một-nhiều)
Liên kết 1-1 là: mỗi bản ghi của bảng này sẽ liên kết với duy nhất tới một bản ghi của bảng kia và ngược lại;
Liên kết 1-n là: mỗi trường của bảng 1 sẽ có thể liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của bảng nhiều (n). Ngược lại, mỗi bản ghi của bảng nhiều sẽ liên kết tới duy nhất 1 trường của bảng 1.
18
2. Qui trình xây dựng CSDL Access
Bước 1: Lần lượt xây dựng cấu trúc từng bảng dữ liệu trong CSDL.
Bước 2: Thiết lập các quan hệ tại cửa sổ Relationships.
Bước 3: Thực hiện nhập dữ liệu cho các bảng nếu cần.
Chú ý: bảng có quan hệ 1 phải được nhập dữ liệu trước bảng có quan hệ nhiều.
19
3. Xây dựng cấu trúc bảng
Mục này hướng dẫn cách thiết kế cấu trúc một bảng dữ liệu trên CSDL Access.
Bước 1: Ở ngăn Tables  New  Design View  OK
Bước 2: Field Name: Tên các trường của bảng; Data Type: Kiểu dữ liệu ; Properties: thuộc tính cho các trường.
Bước 4: Thiết lập trường khoá cho bảng
- Chọn các trường muốn thiết lập khoá;
- Menu Edit  Primary key (hoặc nhấn nút Primary key trên thanh công cụ).
Bước 5: Lưu lại cấu trúc bảng.
20
Thuộc tính LOOKUP
Thông thường, ứng với mỗi quan hệ 1-∞ đã được thiết kế cần phải thiết lập thuộc tính LOOKUP cho trường tham gia liên kết từ bảng quan hệ 1 sang trường tham gia liên kết của bảng quan hệ nhiều.
Bước 1: Mở bảng có trường cần thiết lập LOOKUP ra (bảng CANBO) ở chế độ Design View bằng cách: chọn tên bảng, nhấn nút Design;
Bước 2: Tại cột Data Type của trường cần thiết lập thuộc tính LOOKUP (trường khachID), chọn mục Lookup Wizard.. từ danh sách thả xuống …
Hoặc chọn ngăn Lookup, sau đó định giá trị cho các thuộc tính như sau:
21
Ngăn Lookup
Display Control: Combo box
Row Source Type: Table/ Query
Row Source: Tên bảng bên 1
Bound column: 1
Column count: 1 (2)
Column Heads: Yes / no
22
4. Thiết lập quan hệ
Bước 1: Mở cửa sổ thiết lập quan hệ: Tools  Relationship.
Bước 2: Đưa các bảng (Tables) tham gia thiết lập quan hệ thông qua hộp thoại Show Tables (nếu chưa thấy hộp thoại này dùng thực đơn Relationship  Show table).
Bước 3: Thực hiện tạo kết nối giữa từng cặp bảng theo thiết kế, Khi đó hộp thoại Edit Relationships xuất hiện:
Trong trường hợp muốn thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu (Enforce Referential Integrity)
23
để đồng ý thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu;
đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi cập nhật dữ liệu giữa 2 bảng liên quan.
đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi xoá dữ liệu giữa 2 bảng liên quan.
Hộp Relationship Type: cho biết kiểu quan hệ giữa 2 bảng đang thiết lập:

One – To – One: 1-1 One – To – Many: 1-∞
Indeterminate Không xác định được kiểu liên kết
4. Thiết lập quan hệ
24
Tuỳ thuộc vào kiểu khoá của các trường tham gia liên kết mà Access tự xác định ra được kiểu liên kết giữa 2 bảng.
Bảng A Bảng B Kiểu liên kết
Khoá chính Khoá chính 1-1
Khoá chính Khoá phụ (kg khoá) 1-n
Khoá phụ Khoá phụ (kg khoá) không xác định
Không khoá Không khoá không xác định
4. Thiết lập quan hệ
25
4. Thiết lập quan hệ
Chú ý
Khi hộp Relationships Type chỉ Indeterminate có nghĩa là quan hệ đang thiết lập không đúng về cấu trúc khoá của 2 bảng (quan hệ sai);
Trong trường hợp thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu nếu gặp phải hộp thoại thông báo lỗi:Lỗi này do một số dữ liệu đang tồn tại trong bảng quan hệ ∞ không thoả mãn với bảng quan hệ 1.
26
4. Thiết lập quan hệ
Khi kết nối giữa 2 bảng: 2 trường tham gia kết nối không cùng kiểu dữ liệu
27
5. Nhập dữ liệu
Có 2 bước để có thể nhập trực tiếp dữ liệu vào bảng:
Bước 1: Mở bảng để nhập dữ liệu bằng cách: nhấn đúp chuột lên tên bảng cần nhập dữ liệu; hoặc chọn bảng cần nhập dữ liệu rồi nhấn nút Open;
Bước 2: Thực hiện nhập dữ liệu vào bảng đang mở bằng bàn phím
28
5. Nhập dữ liệu
Chú ý : Một số lỗi có thể xảy ra khi nhập dữ liệu
Lỗi thứ 1:



Lỗi do: Nhập vào giá trị không tương thích với kiểu dữ liệu của trường đã chỉ định.
Ví dụ: trường kiểu Number mà gõ vào chữ cái;
Khắc phục: hãy nhập lại cho đúng, đủ giá trị các trường đã yêu cầu đến khi không xuất hiện thông báo lỗi.
29
5. Nhập dữ liệu
Lỗi thứ 2:




Lỗi do: Bạn không nhập giá trị hoặc để trống giá trị trường khoá. Đã là trường khoá luôn yêu cầu phải nhập dữ liệu cho mỗi bản ghi.
Khắc phục: phải nhập đầy đủ giá trị cho trường khoá.
30
5. Nhập dữ liệu
Lỗi thứ 3:




Lỗi do: Giá trị trường khoá trùng nhau. Giá trị trường khoá vừa nhập vào đã trùng với giá trị của một bản ghi nào đó trên bảng dữ liệu.
Khắc phục: nhập lại giá trị trường khoá khác sao cho vừa đúng, đủ và không bị trùng khoá.
31
5. Nhập dữ liệu
Lỗi thứ 4:



Lỗi do: Bản ghi vừa nhập dữ liệu đã bỏ trắng trường bắt buộc nhập dữ liệu (những trường được thiết lập thuộc tính Required=Yes)
Khắc phục: Phải nhập đủ dữ liệu cho các trường bắt buộc phải nhập dữ liệu
32
5. Nhập dữ liệu
Lỗi thứ 5:




Lý do: Lỗi do thực hiện một thao tác vi phạm các nguyên tắc đảm bảo toàn vẹn dữ liệu.
Khắc phục: Tìm và nhập cho đúng giá trị theo bảng quan hệ 1 tương ứng. Khắc phục lỗi này: sử dụng thuộc tính LookUp.
33
6. Một số thao tác xử lý dữ liệu trên bảng
Xoá bản ghi
Bước 1: Chọn những bản ghi cần xoá.
Bước 2: Ra lệnh xoá bằng cách: Edit  Delete Record hoặc nhấn nút Delete Record trên thanh công cụ hoặc nhấn phải chuột lên vùng đã chọn, tiếp theo nhấn Delete Record.
Sắp xếp dữ liệu
Bước 1: Đặt con trỏ lên trường (cột) muốn sắp xếp;
Bước 2: Nhấn nút lệnh sắp xếp trên thanh công cụ: - sắp xếp tăng dần hoặc - sắp xếp giảm dần. Bạn sẽ thu được kết quả như mong muốn.
34
6. Một số thao tác xử lý dữ liệu trên bảng
Lọc dữ liệu
Bước 1: Nhấn phải chuột lên trường cần lọc dữ liệu.
Bước 2: Thiết lập điều kiện lọc trên trường đang chọn.
35
Bài tập chương 1
Hãy xây dựng CSDL quản lý học sinh trên Access như mô tả sau:
36
CHƯƠNG 2 TRUY VẤN DỮ LIỆU
Một trong những công cụ xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trên Access là Query. Các kiểu truy vấn:
Truy vấn chọn (Select Query)
Truy vấn tổng / gộp nhóm (Total Query)
Truy vấn chéo (Crosstab Query)
Truy vấn hành động (Action Query)
Append Query;
Delete Query
Update Query;
Make table Query.
37
TRUY VẤN DỮ LIỆU
Qui trình để đáp ứng mỗi yêu cầu truy vấn như sau: tạo một query đáp ứng được các yêu cầu  thi hành query đã tạo để thu nhận kết quả.
38
1. SELECT queries
Select query là loại truy vấn dùng trích - lọc - kết xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau từ CSDL ra một bảng kết quả.
Cách tạo
Bước 1: Mở ngăn Queries  New  Design View  Ok
Bước 2: Chọn những bảng chứa dữ liệu liên quan lên màn hình thiết kế query từ cửa sổ Show Table.
Bước 3: Khai báo những thông tin cần thiết cho query.
Bước 4: Lưu và sử dụng query vừa tạo.
39
Một số thiết lập cho Query
Field: danh sách các thông tin (cột dữ liệu) của bảng kết quả. Có 2 loại thông tin: có sẵn từ các trường trên CSDL, phải được tính theo một biểu thức nào đó.
Đặt tên mới cho 1 trường: Tên mới : Biểu thức
Phép nối chuỗi: & ; IFF (btđk, gtrị_đkđúng, gtrị_đksai)
Sort: để thiết lập thứ tự sắp xếp dữ liệu trên Query.
Ascending: sắp xếp tăng dần, Descending: sắp xếp giảm dần.
Show: để chỉ định hiển thị hay không hiển thị dữ liệu trường đó ra bảng kết quả.
Criteria / or: Đặt các biểu thức điều kiện giới hạn các bản ghi kết quả.
40
Xây dựng biểu thức
Các hàm dùng chung Field và Criteria:
Các hàm về ngày:
Now(): ngày, giờ hiện tại của hệ thống.
Day([D]): phần ngày.
Month([D]): phần tháng.
Year([D]): phần năm.
Datepart(“q”,[D],1,0): quí
Các hàm liên quan đến chuỗi:
Left(St,n): lấy n ký tự bên trái chuỗi St
Right(St,n): lấy n ký tự bên phải chuỗi St
Mid(St,i,n): lấy n ký tự từ vị trí i trong St.
41
Xây dựng biểu thức
[Tên trường] nếu có khoảng trống
Truy xuất đến 1 trường: [Tên bảng] ! [Tên trường]
Biểu thức điều kiện:
Các phép toán so sánh: > < >= <=
Toán tử LIKE để biểu diễn những giá trị mang tính tương đối Like ‘’
Toán tử BETWEEN để lọc ra các giá trị nằm trong một khoảng nào đó.
Between And
42
Xây dựng biểu thức
Lọc giá trị theo tham biến:
[Gõ một lời nhắc trong ngoặc vuông] tại đúng vị trí tham số cần thiết lập.
43
Thực thi Query
Một query sau khi đã tạo xong có thể:
(1) Kích hoạt chúng để lấy kết quả bằng cách: nhấn đúp chuột lên tên query. Nếu đang trong chế độ thiết kế (Design view), nhấn nút View trên thanh công cụ hoặc nhấn phải chuột lên Query đang thiết kế chọn . Bạn sẽ xem được kết quả trả về của query và có thể thao tác bảng dữ liệu này như trên một Table
(2) Sửa lại được cấu trúc thiết kế query khi chọn chúng và nhấn nút Design.
44
Một số lỗi thường gặp
Chú ý: Có 2 lỗi hay mắc phải:
Gõ không đúng tên trường trong biểu thức




Lỗi gõ sai biểu thức
45
Tạo các truy vấn để trả lời các câu hỏi sau:
Danh sách học sinh nữ.
Danh sách học sinh nam làm lớp trưởng.
Danh sách học sinh có năm sinh 1989.
Danh sách học sinh có tên Lan.
Danh sách học sinh có ngày sinh trong khoảng thời gian nào đó được nhập vào từ bàn phím.
Danh sách học sinh của lớp nào đó được nhập vào từ bàn phím.
Danh sách học sinh có tuổi được nhập vào từ bàn phím.
46
2. TOTAL queries
Chức năng giống như truy vấn chọn nhưng chúng ta có thể nhóm các bản ghi và tính tổng số, đếm các giá trị, ….
Các bước thực hiện:
Bước 1: Tạo một select query với đầy đủ các thông tin liên quan.
Bước 2: Hiển thị dòng Total: Menu View  Total hoặc nhấn nút Total () trên thanh công cụ;
Bước 3: Thiết lập các tuỳ chọn ở dòng Total cho các trường một cách phù hợp.
Bước 4: Tinh chế truy vấn (đặt điều kiện lọc), lưu truy vấn.
47
Các tuỳ chọn ở dòng Total
Group By: Các trường dữ liệu cần gộp nhóm.
Where: Chỉ định điều kiện lọc cho trường không dùng định nghĩa nhóm.
Count: Đếm số bản ghi có giá trị khác nhau, khác rỗng
Sum: Tính tổng;
AVG: Tính trung bình cộng;
Max: Xác định giá trị lớn nhất;
Min: Xác định giá trị nhỏ nhất
48
Tạo các truy vấn để trả lời các câu hỏi sau:
Số học sinh của từng lớp.
Số lớp của từng khối.
Số học sinh đạt của từng môn học.
Đếm số học sinh nam của từng lớp.
Danh sách môn học, điểm cao nhất, điểm thấp nhất, điểm trung bình.
Danh sách học sinh và điểm trung bình.
49
3. CROSSTAB queries
Trên thực tế còn rất nhiều các yêu cầu tổng hợp khác mà Total query không thể đáp ứng được. Hiển thị các giá trị tổng kết từ 1 trường trong bảng và chúng được tham khảo theo hàng và theo cột.
50
3. CROSSTAB queries
Các bước thực hiện:
Bước 1: Tạo một select query với đầy đủ các trường có liên quan đến phép tổng hợp.
Bước 2: Menu Queries  Crosstab Query.
Bước 3: Thiết lập các thuộc tính Total, Crosstab cho các trường phù hợp.
Dòng Crosstab:
Row heading: Tiêu đề các dòng,, mỗi Crosstab phải có tối thiểu 1 trường làm Row heading.
Column heading: Tiêu đề các cột, mỗi Crosstab chỉ có duy nhất 01 trường làm Column heading.
Value: Vùng dữ liệu tổng hợp (là các con số). Chỉ có duy nhất một trường làm Value, tương ứng với nó là một phép tổng hợp hoặc: đếm, tính tổng, tính trung bình cộng, max, min,..
51
4. ACTION Queries:
Là truy vấn để tạo các thay đổi đến nhiều bản ghi.
Select và Total query luôn đưa ra một bảng kết quả- đó là giá trị tức thời, mới nhất được lấy ra từ CSDL tại thời điểm đó. Tại thời điểm khác khi thi hành query đó, rất có thể chúng ta không thu lại được bảng kết quả như thời điểm trước đó.
Muốn lưu lại bảng kết quả của một query tại một thời điểm nào đó, trong Access có một cách là đưa dữ liệu kết quả query ra một bảng (Table) để lưu trữ lâu dài bởi một MAKE TABLE query.
52
a. MAKE TABLE queries
Các bước tạo một Make table query:
Bước 1: Tạo một Select query (Total query) đưa ra được bảng kết quả cần lưu trữ;
Bước 2: Tạo Make table query từ query đang thiết kế và thi hành để thu được bảng kết quả như mong muốn.
Menu Queries  Make Table query, hộp thoại Make table xuất hiện:
Table Name: tên bảng dữ liệu cần lưu.
Bước 3: Thi hành query để nhận kết quả.

53
a. MAKE TABLE queries
Khi đó một hộp thoại cảnh báo việc bạn đang ra lệnh thi hành một query có thể làm thay đổi đến dữ liệu trên CSDL:
Nhấn Yes để tiếp tục hoặc nhấn No để huỷ bỏ lệnh.
54
b. APPEND queries
Thêm 1 nhóm bản ghi từ 1 hay nhiều bảng vào bảng khác.
Các bước tạo một Append query:
Bước 1: Tạo một Select query đưa ra dữ liệu cần được thêm;
Bước 2: Tạo Append query từ query đang thiết kế.
Menu Queries  Append query, hộp thoại Append xuất hiện:
Table Name: tên bảng dữ liệu cần nối thêm dữ liệu.
Bước 3: Thi hành query để nhận kết quả.
55
c. UPDATE queries
Update query dùng cập nhật dữ liệu một số trường nào đó trong CSDL.
Bước 1: Tạo một Select query đưa ra các bản ghi cần thay đổi;
Bước 2: Tạo Update query từ query đang thiết kế
Menu Queries  Update query, xuất hiện dòng Update To: điền vào biểu thức hay giá trị muốn dùng để thay đổi các trường.
Bước 3: Thi hành query để nhận kết quả.
56
d. DELETE queries
Delete query dùng để xoá các bản ghi từ CSDL thoả mãn những điều kiện nào đó.
Bước 1: Tạo một Select query đưa ra các bản ghi cần xóa.
Bước 2: Menu Queries  Delete Query
Bước 3: Thi hành query để nhận kết quả.
Khi đó một hộp thoại cảnh báo xuất hiện:






57
Tạo các truy vấn trả lời các câu hỏi sau:
Tạo bảng để lưu trữ danh sách lớp trưởng (Tbl01).
Tạo bảng lưu trữ danh sách sinh viên có DTB môn học <3.5 (Tbl02).
Thêm vào bảng Tbl01 những học sinh có DTB môn học >=9.
Thêm vào bảng Tbl02 những học sinh có DTB môn học >4 và <5 trong học kỳ 1.
Xóa từ bảng Tbl01 những học sinh thuộc khối 12.
Xóa từ bảng Tbl02 những học sinh có DTB <2 trong học kỳ 2 của một năm nào đó được nhập vào từ bàn phím.
Cập nhật hệ số môn toán và văn là 2.
58
CHƯƠNG 3 THIẾT KẾ GIAO DIỆN
Chương này trình bày về FORMs (Biểu mẫu) - một công cụ thiết kế giao diện người sử dụng phần mềm- bộ phận giao tiếp giữa người dùng với ứng dụng.
Khái niệm Forms:
Sử dụng AUTOFORM
Sử dụng FORM WIZARD
Sử dụng FORM DESIGN VIEW
Main / Sub Form
59
1. Khái niệm Form (Biểu mẫu)
Các hộp thoại (Dialogue), cửa sổ (Windows) đều được gọi là Form; Form là giao diện để sử dụng phần mềm.
Form dùng để hiển thị dữ liệu từ các bảng, truy vấn để xem, xóa, sửa hay nhập thêm dữ liệu vào CSDL.
Form thông qua các điều khiển (Control) để liên kết với dữ liệu nguồn.
Các dạng Form:
Form dạng hộp thoại: hệ thống dùng để hỏi người dùng trả lời câu hỏi nào đó.
Form dữ liệu: Dùng để hiển thị dữ liệu từ bảng, truy vấn trong CSDL
60
1. Khái niệm Form
Các thành phần của Form:
Form Header: Là phần tiêu đề của Form.
Form Footer: Là phần tiêu đề cuối của Form.
Page Header: Là phần đầu tiên của một trang biểu mẫu. Giống như khái niệm Page header trong Word và Excel.
Page Footer: Là phần cuối cùng của mỗi trang biểu mẫu. Giống như khái niệm Page footer trong Word và Excel.
Detail: Là phần thân của Form – nơi hiển thị giá trị các bản ghi sẽ in ra. Phần này có thể bị thay đổi, phụ thuộc vào nguồn dữ liệu tại thời điểm sẽ tạo Form.
61
1. Khái niệm Form
Các cách tạo Form:
Tự động tạo Form: AutoForm Columnar, AutoForm Tabular, AutoForm Datasheet.
Tạo bằng công cụ Wizard: Form Wizard, Chart Wizard, Pivot Table Wizard.
Tự thiết kế báo cáo: Design View.
62
2. Sử dụng AUTOFORM
Chọn ngăn Forms  New  AutoForm: Columnar
Choose the Table or Query …: Chọn bảng / truy vấn làm nguồn dữ liệu hiển thị trong Report
 OK
(Tương tự cho AutoForm: Tabular, AutoForm: Datasheet)
Ví dụ: Dùng AutoForm:Datasheet tạo Form có nguồn dữ liệu lấy từ bảng môn học
63
3. Sử dụng FORM WIZARD
Bước 1: Ngăn Forms  New  Form Wizard  OK
Bước 2: Chọn các thông tin cần đưa lên form.
Tables/Queries: Tên bảng / truy vấn - nguồn dữ liệu của Form.
Available Field: Danh sách trường dữ liệu của nguồn.
Selected Field: Danh sách trường hiển thị trên Form.
Nhấn Next để tiếp tục.
Bước 3: Chọn bố cục (Layout) cho form  Next.
Bước 4: Chọn kiểu dáng (Style) cho form  Next.
64
3. Sử dụng FORM WIZARD
Bước 5: Hoàn thiện công việc:
- What title do you want for your form?: Gõ vào tên (tiêu đề) cho form.
- Open the form to view or enter information: Tuỳ chọn kích hoạt ngay form vừa tạo
- Modify the form’s design: Mở form ra ở chế độ Design view để sửa cấu trúc
- Nhấn Finish để hoàn tất toàn bộ công việc.
65
3. Sử dụng FORM WIZARD
Chú ý:
Quan trọng nhất là bước 1, 2. Từ bước 3 trở đi có thể bỏ qua bằng cánh nhấn Finish ngay từ bước 2 nếu đảm bảo toàn bộ các thiết lập từ bước 3, 4, 5 là phù hợp.
Sử dụng form đã tạo vào việc nhập dữ liệu:
Chọn form, nhấn nút Open. Nếu form đang ở chế độ thiết kế có thể nhấn nút View trên thanh công cụ. Lúc này có thể sử dụng form để cập nhật dữ liệu.
Tại mỗi thời điểm, form nhập dữ liệu chỉ hiển thị giá trị của một bản ghi. Bạn có thể nhập, sửa trực tiếp các trường của bản ghi hiện tại trên form này.
66
Sử dụng form đã tạo vào việc nhập dữ liệu
67
Bài tập
Tạo Form có tên LOP có nguồn dữ liệu lấy từ bảng Lớp (sử dụng AutoForm Columnar)
Tạo Form có tên MHOC có nguồn dữ liệu lấy từ bảng Môn học (sử dụng AutoForm Tabular)
Dùng Form Wizard để tạo Form có dữ liệu lấy từ bảng Học sinh.
68
4. Sử dụng FORM DESIGN VIEW
Bước 1: Ngăn Form  New  Design View
Choose the Table or Query where … : Chọn tên bảng / truy vấn làm nguồn dữ liệu hiển thị trong Form.
69
4. Sử dụng FORM DESIGN VIEW
70
4. Sử dụng FORM DESIGN VIEW
Bước 2: Mở cửa sổ Field List.
Cửa sổ Field List có chứa danh sách các trường trên CSDL có trong nguồn dữ liệu của Form. Nó hỗ trợ việc đưa những trường dữ liệu này lên form để nhập và hiển thị dữ liệu rất tốt.
Nếu chưa thấy cửa sổ này xuất hiện, hãy thực hiện hiển thị nó bằng cách mở thực đơn View  Field List hoặc nhấn nút Field List trên thanh công cụ chuẩn.
71
4. Sử dụng FORM DESIGN VIEW
Bước 3: Đưa những trường cần nhập dữ liệu từ cửa sổ Field List lên Form đang thiết kế bằng cách: Dùng chuột kéo từng trường muốn thiết kế lên form từ cửa sổ Field List thả lên vị trí hợp lý trên form.
Mỗi khi kéo một trường từ Field List lên form, Access sẽ tự động tạo một đối tượng gắn kết tới trường dữ liệu tương ứng.
72
4. Sử dụng FORM DESIGN VIEW
Bước 4: Hiển thị Form: Menu View  Form View hoặc Click vào biểu tượng View trên thanh công cụ.
Bước 5: Tinh chỉnh Form
Mở form để sửa ở chế độ thiết kế (Design view): Chọn form, nhấn nút Design;
Hộp công cụ (Toolbox)
Select Objects: Cho phép chọn lựa nhiều biểu tượng trên mà hình thiết kế.
Control Wizard: Sử dụng điều khiển Wizard.
Label (nhãn): Cho phép thể hiện một chuỗi văn bản trên form.

73
Hộp công cụ (Toolbox)
Textbox: Thường dùng để thể hiện dữ liệu của các trường, dùng để tạo một biểu thức tính toán.
Option Group: Cho phép thể hiện 1 nhóm chức năng chọn lựa và tại 1 thời điểm chỉ được phép chọn 1 trong các chức năng đó.
Option Button: Tạo 1 nút lựa chọn.
Check Box: Tạo hộp kiểm tra.
Combo Box / List Box: Dùng để hiển thị một danh sách thông tin đã có, cho phép ta chỉ được chọn 1 dòng trong danh sách đó.
Command Button: Nút lệnh để thực hiện 1 thao tác nào đó.
Tab Control: Tạo các ngăn trong cùng 1 Form.
Sub Form / Sub Report: Tạo Form / Report phụ.
74
Thuộc tính của đối tượng
Mở tờ thuộc tính của đối tượng: Chọn đối tượng, Menu View  Properties hoặc Click chọn Properties trên thanh công cụ.
Một số thuộc tính cơ bản của form:
Ngăn Format:
Caption: Dòng văn bản xuất hiện tại tiêu đề của form.
Default View: Hiển thị dạng Form khi mở.
Single Form: Hiển thị mỗi bản ghi trên 1 màn hình của Form.
Continuous Form: Hiển thị nhiều bản ghi trên Form.
Datasheet: Form ở dạng bảng dữ liệu.
Scroll Bars: Các thanh cuộn màn hình.

75
Thuộc tính của đối tượng
Record Selectors: Cho phép hiển thị / không hiển thị thanh chọn mẫu tin hiện hành.
Navigation Buttons: Hiển thị / không hiển thị thanh di chuyển bản ghi.
Dividing lines: Đường phân cách giữa các phần trong Form.
Control Box: Muốn hiển thị hộp điều khiển hay không?
Min Max Buttons: hiển thị nút phóng to, thu nhỏ.
Close Button: Hiển thị nút đóng Form hay không?
Picture: Đường dẫn đến tập tin hình ảnh sẽ làm hình nền của form.

76
Thuộc tính của đối tượng
Picture Size Mode: Kiểu hiển thị hình ảnh
Clip: Cắt ảnh khi kích thước của nó quá lớn so với Form.
Stretch: Co giãn ảnh bằng đúng kích thước của Form.
Zoom: Phóng ảnh ra khi kích thước ảnh nhỏ hơn kích thước Form.
Ngăn Data:
Record Source: Bảng, truy vấn làm nguồn dữ liệu cho Form.
Filter: Đặt điều kiện lọc dữ liệu khi xem biểu mẫu.
Order by: Thứ tự sắp xếp.
Allow Filter: Cho phép lọc trên Form hay không?
77
Thuộc tính của đối tượng
Allow Edit: Cho phép sửa đổi trên Form hay không?
Allow Deletions: Cho phép xoá trên Form hay không?
Allow Addition: Cho phép thêm trên Form hay không?
Data Entry: Thể hiện dòng trắng trên biểu mẫu để người dùng nhập mới vào.
Ngăn Event: Các sự kiện
Ngăn Other:
Popup: Form nằm trên các màn hình khác?
Modal: Form nằm trên cùng và không thể chuyển qua các màn hình khác trước khi đóng Form này.
78
Thuộc tính của đối tượng
Ngăn All: Thể hiện tất các các thuộc tính trong 4 ngăn trước.
Một số thuộc tính của các điều khiển trong Form:
Visible: Hiển thị đối tượng trên Form?
Resize: Thay đổi kích thước đối tượng
Font Name: Thay đổi Font chữ.
Back Color: Thay đổi màu nền.
Fore Color: Thay đổi màu chữ.
79
Bài tập
Thiết kế Form dạng như sau:
80
Bài tập
Thiết kế Form dạng như sau:
81
Bài tập
Thiết kế Form dạng như sau:
82
Bài tập
Thiết kế Form dạng như sau:
83
Sử dụng Command Button Wizard
Nút lệnh (Command Button) thường được dùng để lập trình xử lý các công việc nào đó. Control Button Wizard sẽ giúp tạo một số loại nút lệnh mà không cần biết đến lập trình.
Trước khi sử dụng tính năng này, phải đảm bảo nút Control Wizard trên thanh công cụ ToolBox đã được chọn.

84
Sử dụng Command Button Wizard
Bước 1: Dùng chuột đưa đối tượng Command Button từ thanh công cụ lên vị trí thích hợp trên Form, hộp thoại sau xuất hiện:
85
Sử dụng Command Button Wizard
Bước 2: Chọn hành động cần làm cho nút lệnh.
- Categories: chứa các nhóm thao tác mà một nút lệnh có thể nhận;
- Actions: chứa danh sách các lệnh của mỗi nhóm.
1. Record Navigation: Nhóm định hướng bản ghi
- Goto First Record: Chuyển về bản ghi đầu
- Goto Last Record: Chuyển đến bản ghi cuối cùng
- Goto Next Record: Chuyển bản ghi kề sau
- Goto Previous Record: Chuyển bản ghi kề trước

86
Sử dụng Command Button Wizard
2. Record Operations: Các xử lý với bản ghi
- AddNew Record: Thêm bản ghi mới
- Delete Record: Xoá bản ghi hiện tại
- Update Record: Cập nhật bản ghi hiện tại
- Undo Record:Phục hồi thay đổi dữ liệu bản ghi
3. Form Operations:Các xử lý với Form
- Close Form: Đóng form
- Open Form: Mở một form khác
87
Sử dụng Command Button Wizard
4. Report Operations: Các xử lý với Report
- Preview report: Xem trước nội dung (Preview) report
- Print report: In report
- Send report to file: Xuất report ra một tệp tin ngoài
5. Applications: Xử lý ứng dụng
- Quit Application: Thoát khỏi Access
- Run Application: Chạy một ứng dụng nào đó (tệp .exe)
88
Sử dụng Command Button Wizard
6. Miscellaneos: Một số thao tác khác
- Print table: In nội dung một bảng
- Run macro: Thi hành một Macro
- Run query: Thi hành một query
Chọn xong nhấn Next:
89
Sử dụng Command Button Wizard
Bước 3: Chọn hiển thị cho nút lệnh trên hộp thoại dưới. Cuối cùng, nhấn Finish để kết thúc việc tạo một nút lệnh.
90
Tự tạo các Command Button
Bước 1: Dùng chuột đưa đối tượng Command Button (nút lệnh) từ thanh công cụ lên vị trí thích hợp trên Form.
Bước 2: Chọn tờ thuộc tính của nút lệnh  Ngăn Event  On Click, chọn …
91
Tự tạo các Command Button
Chọn OK, đặt tên Macro trong hộp Macro Name
92
Tự tạo các Command Button
Chọn thao tác (Action) và thiết lập các đối số (Action Arguments)
93
Tự tạo các Command Button
1. Định hướng bản ghi:
- Action: GotoRecord
- Action Arguments:
Object Type: Form
Object Name: Tên
Record: Previous: Chuyển đến bản ghi kề trước
Next: Chuyển đến bản ghi kề sau
First: Chuyển đến bản ghi đầu tiên
Last: Chuyển đến bản ghi cuối cùng
New: Chuyển bản ghi mới
94
Tự tạo các Command Button
2. Các xử lý với Form
- Action: Close
- Action Arguments:
Object Type: Form (đóng form)
Object Name: Tên Form
Save: Prompt / Yes / No
- Action: Open Form
- Action Arguments:
Object Name: Tên Form
View: Form / Design/ Datasheet
95
Tự tạo các Command Button
3. Thoát khỏi Access
- Action: Quit
- Arguments:
Options: Prompt / Save All / Exit
96
Bài tập
Thiết kế Form dạng như sau:
97
Bài tập
Thiết kế Form dạng như sau:
98
Bài tập
Thiết kế Form dạng như sau:
99
5. Main / Sub Form
Có thể hiểu Sub-form là việc form này lồng trong form kia (có thể lồng trong nhau nhiều lớp). Form chứa gọi là Main form (Main form); form được lồng vào gọi là Sub form (Sub-form). Việc xử lý dữ liệu trên từng form có thể xử lý độc lập hoặc có quan hệ với nhau tuỳ theo mục đích công việc. Sub-form có thể được sử dụng trong các loại form nhập dữ liệu, hoặc sử dụng để hiển thị dữ liệu.
100
Các bước thực hiện
Bước 1: Tự thiết kế 2 Form đơn lấy dữ liệu nguồn từ 2 bảng / truy vấn có quan hệ với nhau.
Bước 2: Mở Main form ở dạng thiết kế.
Bước 3: Dùng điều khiển Sub Form / Sub Report tại vị trí mong muốn.
Bước 4: Mở cửa sổ thuộc tính của Sub Form, chọn ngăn Data
Source: Tên Form làm nguồn Sub Form
Link Child Fields: Chọn tên trường liên kết trong Sub Form
Link Master Fields: Chọn tên trường liên kết trong Main Form

101
Các bước thực hiện
Nếu có nhiều trường liên kết ta phải nhập chúng theo cùng thứ tự trong cả 2 thuộc tính Link Child Fields và Link Master Fields, giữa các trường cách nhau bằng dấu ;
(Có thể đưa Sub form lên Main form bằng cách dùng chuột gắp tên Sub form thả lên Main form)
102
Ví dụ: Thiết kế Main / Sub Form
103
Bài tập
Thiết kế Form dạng như sau:
104
Bài tập
Thiết kế Form dạng như sau:
105
106
Sử dụng Sub-form trong form lọc dữ liệu
Ví dụ: Thiết kế form lọc danh sách học sinh của 1 lớp nào đó
- Với yêu cầu này, phải tạo một Sub form cho phép hiển thị các thông tin về danh sách học sinh cần in ra;
- Phải tạo một Main form cho phép nhập các tham số cần lọc;
- Phải thiết lập tham số cho Sub form sao cho mỗi khi chọn một lớp trên Main form, danh sách học sinh ở lớp đó sẽ tự động hiển thị ra Sub form.
Dùng Control Wizards:
Bước 1: Tạo Sub form
- Tạo mới form ở chế độ Design View;
- Vì Sub form sẽ hiển thị dữ liệu dạng bảng nên phải thiết lập thuộc tính Default View cho Sub form là Datasheet;
107
Sử dụng Sub-form trong form lọc dữ liệu
Bước 2: Tạo Main form
- Tạo mới mới form ở chế độ Design View;
- Tạo hộp Combo box chứa danh sách các lớp có thể chọn trên Main form bằng cách:
Dùng chuột kéo đối tượng Combobox từ thanh công cụ ToolBox thả lên Main form, hộp thoại sau xuất hiện:
108
Sử dụng Sub-form trong form lọc dữ liệu
Chọn Table: LOP, sau đó bấm Next
109
Sử dụng Sub-form trong form lọc dữ liệu
Chọn các trường sẽ hiển thị giá trị lên Combo box từ danh sách Available Fields, nhấn Next để tiếp tục
110
Sử dụng Sub-form trong form lọc dữ liệu
Nên chọn mục Hide key column (recommended) để ẩn đi khoá làm cho danh sách thả xuống hộp thả gọn gàng hơn. Cuối cùng nhấn Finish để kết thúc việc tạo Combo box.
111
Sử dụng Sub-form trong form lọc dữ liệu
Bước 3: Sử dụng đối tượng Subform / Subreport trên thanh công cụ ToolBox để đưa Sub form lên Main form.
Hãy chọn tên Sub form cần đưa lên ở danh sách Use an existing form. Chọn xong nhấn Finish.
112
Sử dụng Sub-form trong form lọc dữ liệu
Chú ý: Giá trị thuộc tính Name của hộp Combobox trên Main form phải trùng với tham số đã đặt ở Sub form. Nếu chưa trùng nhau phải sửa lại cho khớp: hoặc sửa Name của Combo cho khớp với tham số Sub form hoặc thao tác ngược lại mở Sub form sửa tham số cho khớp Name của ô Combobox.
113
Sử dụng Sub-form trong form lọc dữ liệu
Tự thiết kế:
Bước 1: Tạo Sub form, thiết lập thuộc tính Default View cho Sub form là Datasheet.
Bước 2: Tạo Main form
- Tạo mới mới form ở chế độ Design View;
- Tạo hộp Combo box chứa danh sách các lớp:
Thiết lập thuộc tính Name: CmbLOP;
Row Source Type: Table / Query
Row Source: LOP
Bound Column: 1
114
Sử dụng Sub-form trong form lọc dữ liệu
Bước 3: Đưa Sub Form vào Main Form và thiết lập các thuộc tính cho Sub Form:
Source Object: Tên của Sub Form
Link child Field: MaLOP
Link Master Field: CmbLOP
Lưu Form
115
Ví dụ: Thiết kế Form như sau
116
Các bước thực hiện:
Bước 1: Thiết kế Main / Sub Form tương tự như ví dụ trước.
Bước 2: Thêm vào Sub Form 1 Textbox
Thiết lập thuộc tính Name: Dem
Gõ công thức tính toán : = Count([MaHS])
Bước 3: Trong Main Form
Đặt thuộc tính Name của Child là: SUB1
Thêm vào Main Form 1 Textbox, gõ vào Textbox công thức: = [SUB1]![Dem]
Lưu Form
117
Bài tập
Thiết kế Form dạng như sau:
118
CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ BÁO CÁO
Báo các dùng để tổng kết và kết xuất dữ liệu từ các bảng / truy vấn cho người dùng xem hoặc in ra giấy
1. Các khái niệm về Report
2. Sử dụng AutoReport
3. Sử dụng Report wizard
4. Thiết kế report
5. Main / Sub Report
6. Tạo Report tổng hợp
7. Report chứa tham số
119
1. Các khái niệm về Report
1.1 Cấu trúc Report
Page Header: Là phần đầu tiên của một trang báo cáo.
Page Footer: Là phần cuối cùng của mỗi trang báo cáo.
Detail: Là phần thân của report – nơi hiển thị giá trị các bản ghi sẽ in ra. Phần này có thể bị thay đổi, phụ thuộc vào nguồn dữ liệu tại thời điểm sẽ in ra của report.
Report Header: Là phần tiêu đề của trang đầu tiên Report, nằm tiếp theo phần Page header và nằm trên phần Detail. Mỗi Report sẽ chỉ có nhiều nhất 1 Report header.
Report Footer: Là phần tiêu đề cuối của trang cuối cùng Report, nằm tiếp theo phần Detail và phía trước phần Page Footer. Mỗi Report sẽ chỉ có nhiều nhất 1 Report footer.
120
1. Các khái niệm về Report
1.2 Môi trường làm việc:
Làm việc với Report gần giống làm việc với Form.
Các cách tạo báo cáo:
Tự động tạo Report: AutoReport Columnar, AutoReport Tabular
Tạo bằng công cụ Wizard: Report Wizard, Chart Wizard, Label Wizard.
Tự thiết kế báo cáo: Design View.
121
2. Sử dụng AutoReport:
Ngăn Reports  New  AutoReport: Columnar
Choose the Table or Query …: Chọn bảng / truy vấn làm nguồn dữ liệu hiển thị trong Report
 OK
(Tương tự cho AutoReport: Tabular)
122
3. Sử dụng Report wizard
Bước 1: Ngăn Reports  New  Report wizard  OK
Bước 2: Chọn dữ liệu cần in trên hộp thoại sau
Bước 3: Chọn kiểu cách hiển thị dữ liệu trên report
Bước 4: Thiết lập các nhóm dữ liệu cần thiết
Bước 5: Thiết lập sắp xếp dữ liệu trên báo cáo
Bước 6: Chọn bố cục (Layout) cho Report
Bước 7: Chọn mẫu định dạng (Style) cho report
Bước 8: Hoàn thiện các thông tin cuối cùng
123
Bài tập
Tạo Report có tên LOP có nguồn dữ liệu lấy từ bảng Lớp (sử dụng AutoReport: Columnar)
Tạo Report có tên MHOC có nguồn dữ liệu lấy từ bảng Môn học (sử dụng AutoReport: Tabular)
Dùng Report Wizard để tạo Report có dữ liệu lấy từ bảng Học sinh.
124
4. Sử dụng REPORT DESIGN VIEW
Bước 1: Ngăn Report  New  Design view
Choose the Table or Query where … : Chọn tên bảng / truy vấn làm nguồn dữ liệu hiển thị trong Report.  OK
Cửa sổ thiết kế Report - nơi để thiết kế nội dung cần in ấn.
Thanh công cụ Toolbox- nơi chứa những đối tượng giúp đưa các thông tin cần thiết lên Report.
Cửa sổ Properties – nơi thiết lập các thuộc tính phù hợp cho các đối tượng trên màn hình thiết kế report.