Bằng Tin học B

11/24/2009
1
2
11/24/2009
CƠ SỞ DỮ LiỆU ?
Cơ sở dữ liệu (Database): là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau chứa thông tin về một tổ chức nào đó (như một trường đại học, một ngân hàng, một công ty, một nhà máy, ...), được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp (như băng từ, đĩa từ, …) để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với nhiều mục đích khác nhau.
3
11/24/2009
Mô hình CSDL quan hệ
Theo mô hình này, dữ liệu được thể hiện trong các bảng.
Mỗi bảng gồm các dòng và cột, mỗi cột có một tên duy nhất.
Mỗi dòng cho thông tin về một đối tượng cụ thể trong quản lý (mỗi dòng thường được gọi là một bản ghi hay một bộ).
4
11/24/2009
Các tính năng của HQT CSDL quan hệ
Khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài.
Truy nhập số lượng lớn thông tin một cách hiệu quả.
Được xây dựng trên mô hình dữ liệu (quan hệ).
Ngôn ngữ cấp cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu.
Đồng bộ các truy nhập cạnh tranh.
Kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu và thẩm quyền truy nhập và phục hồi.
5
11/24/2009
Khả năng và ứng dụng của Access
Access là HQTCSDL quan hệ, phù hợp với các bài toán quản lý vừa và nhỏ.
Access cung cấp hệ thống công cụ   phát triển (Development tools) khá mạnh giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ.
6
11/24/2009
Chế độ làm việc của Access
Chế độ sử dụng công cụ có sẵn: Giúp cho người sử dụng không chuyên có thể xây dựng chương trình quản lý.
Chế độ lập trình: Dùng ngôn ngữ VBA (Visual Basic for Application), người sử dụng chuyên nghiệp có thể phát triển ứng dụng, kiểm soát chặt chẽ dữ liệu, phân quyền truy nhập.
7
11/24/2009
Ngôn ngữ định nghĩa và thao tác dữ liệu
Ngôn ngữ QBE (Query By Example): cho phép bạn xây dựng các truy vấn dữ liệu bằng cửa sổ thiết kế và bằng các công cụ có sẵn.
Ngôn ngữ SQL (Structure Query Language): cho phép bạn truy vấn dữ liệu bằng các câu lệnh có cấu trúc.
8
11/24/2009
CÁC BƯỚC THIẾT KẾ MỘT CSDL
Xác định mục tiêu khai thác CSDL.
Xác định các bảng dữ liệu (Table) cần thiết.
Xác định các trường (Field) cần thiết để chứa dữ liệu
Xác định các trường khóa chính.
Xác định các mối quan hệ.
9
11/24/2009
KHỞI ĐỘNG MS ACCESS
Double Click vào Shortcut
MS Access trên Desktop
Hoặc mở Start All Programs Microsoft Office Microsoft Office Access 2003
10
11/24/2009
GIAO DiỆN MS ACCESS
11
11/24/2009
Hệ thống menu chính của Access
File: Các thao tác cơ bản trên tệp.
Edit: Các thao tác soạn thảo.
Create Shortcut: tạo lối tắt trên màn hình Windows.
View: Các chế độ quan sát đối tượng.
Insert: Thêm một thành phần vào đối tượng đang thiết kế.
Tools: Các công cụ, tiện ích CSDL.
Relationship: Xem mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL.
12
11/24/2009
Hệ thống menu chính của Access
Database utilities: Các tiện ích cơ sở dữ liệu như:
Chuyển đổi dữ liệu giữa các phiên bản (Convert).
Nén tệp CSDL (Compact).
Tạo menu nhờ công cụ sẵn có (Switch Board).
Chia nhỏ tệp CSDL (Split).
Tạo tệp MDE, để che giấu các thiết kế.
Bảo mật quyền truy nhập (Security).
13
11/24/2009
TẠO MỚI MỘT CSDL
Chọn lệnh Create a new file…
Chọn Blank database…
Trong hộp thoại File new database ta chọn nơi lưu trữ và nhập tên tập tin. Mặc định sẽ có phần mở rộng là *.MDB
Chọn Create
Lưu ý : Không lưu trùng tên tập tin và không sử dụng dấu tiếng Việt
14
11/24/2009
THÔNG BÁO LƯU FILE TRÙNG TÊN
15
11/24/2009
HỘP THOẠI FILE NEW DATABASE
16
11/24/2009
GIAO DiỆN DATABASE
17
11/24/2009
CÁC THÀNH PHẦN TRONG CSDL
TABLE
QUERY
FORM
REPORT
PAGES
MACRO
MODULE
BẢNG
TRUY VẤN TIN
MẪU NHẬP LiỆU
BÁO BiỂU
CSDL THEO TRANG
TỰ ĐỘNG HÓA
LẬP TRÌNH ĐƠN THỂ
18
11/24/2009
TABLE
19
11/24/2009
Nơi trực tiếp chứa dữ liệu. Access có thể gộp tới 32 768 đối tượng (tổ hợp các bảng, biểu mẫu, báo biểu, …), và có thể mở cùng một lúc tới 1 024 bảng nếu như có đủ sẵn tài nguyên.
Có thể nhập khẩu, kết nối các bảng từ các ứng dụng cơ sở dữ liệu khác như Paradox, Excel, FoxPro, dBase, …
20
11/24/2009
THAO TÁC TẠO BẢNG
Double Click vào lệnh
Create Table in Design View
Nhập tên trường (Field name)
Chọn kiểu dữ liệu (Data Type)
Nhấn F6 để di chuyển xuống vùng Field Properties
Chọn các thuộc tính (Properties)
nhấn F6 để trở lên vùng thiết kế Field.
Lưu ý: Trong khi chọn các thuộc tính cho Field, nên xác định rõ ràng vị trí thuộc tính cần qui định.
21
11/24/2009
CÁC THÀNH PHẦN TRONG CHẾ ĐỘ THIẾT KẾ BẢNG
22
11/24/2009
Field Name: Tên trường (Nên sử dụng bảng mã Unicode, không dấu tiếng Việt)
Data Type : Kiểu dữ liệu có các dạng sau
Text : Xâu ký tự có độ dài 255.
Memo : Văn bản độ dài đến khoảng 65000 ký tự.
Date/Time: Ngày/ giờ
Number: Số thực, số nguyên.
Currency : Tiền tệ.
Auto Number: Số nguyên, tự động tăng thêm khi có bản ghi mới.
Yes/No : (Boolean) Dữ liệu logic, giá trị thực 0, 1.
OLE Object : ảnh hoặc văn bản lớn
Hyperlink : Địa chỉ trang web.
Lookup Wizard…: Tham chiếu tới bảng dữ liệu khác, hoặc nhập trực tiếp giá trị cho hộp liệt kê chọn (Combo box; List Box).
23
11/24/2009
CÁC LỖI THƯỜNG GẶP
Cần xác định khóa chính trước khi lưu trữ bảng.
Đối với bảng không xác định khóa chính, sau khi lưu bảng, Access cảnh báo gợi ý định nghĩa khóa chính, ta chọn No.
Các bảng tạo ra buộc phải thiết lập mối quan hệ (Relationships)
24
11/24/2009
THÔNG BÁO GỢI Ý ĐỊNH NGHĨA KHÓA CHÍNH
25
11/24/2009
THANH CÔNG CỤ TẠO BẢNG
Chuyển từ DESIGN / DATASHEET VIEW (Thiết kế / Nhập liệu)
Định nghĩa khóa chính
Set Primary Key
Chèn thêm dòng
(Insert Row)
Xóa dòng
(Delete Row)
Index
Properties
Build
Database
New Object
Cut
Copy
Paste
Undo
Redo
File Search
Save
26
11/24/2009
PRIMARY KEY ?
Là một hay nhiều trường (field) của bảng xác định duy nhất mỗi mẫu tin được lưu trữ trong bảng, nhưng thông tin của trường này bắt buộc phải có và không trùng giá trị nhau (No Duplicate).
Trong một vài trường hợp một trường làm khóa chính không được (có các giá trị trùng), ta phải gán từ hai trường trở lên để làm khoá chính.
27
11/24/2009
RELATIONSHIP ?
Khi tạo các bảng ta phải thiết lập mối quan hệ giữa các Table trong cùng ứng dụng . Hệ thống sẽ dùng các mối quan hệ đó thông qua khóa chính để từ đó truy tìm và kết hợp các dữ liệu lại theo một trật tự nhất định.
Mối quan hệ được tạo sẽ đảm bảo tính toàn vẹn tham chiếu giữa các bảng.
28
11/24/2009
CÁC LOẠI QUAN HỆ ?
Quan hệ một-một
(One to One)
Quan hệ một-nhiều (One to Many)
Quan hệ nhiều-nhiều (Many to Many)
29
11/24/2009
THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG
Mở Tool Relationship hoặc nhấn chọn biểu tượng RelationShip trên toolbar, dùng chuột Drag trường khóa chính sang bảng phụ kết nối.
Từ hộp thoại Edit Relationship.
Chọn các thuộc tính kết nối.
Chọn Create.
30
11/24/2009
31
11/24/2009
THUỘC TÍNH KẾT NỐI
Enforce Referential Intergrity : buộc máy kiểm tra giá trị mẫu tin ở phần Many (bảng 2) phải ứng với nội dung ở phần One (bảng 1) , và ta không thể nhập vào một nội dung khác ở bảng 2 nếu bảng 1 không có nội dung đó.
Cascade Update Related Fields : Cho phép cập nhật thông tin tự động trên bảng 2 (Many) khi ta thay đổi giá trị trong trường khóa chính từ bảng 1 (One).
Cascade Delete Related Fields : Cho phép xóa thông tin tự động trên bảng 2 (Many) khi ta thay đổi giá trị trong trường khóa chính từ bảng 1 (One).
32
11/24/2009
FIELD PROPERTIES
Field Size: Kích thước trường
Format : Kiểu định dạng
Decimal Places: Số lẽ thập phân
Input Mask: Qui định mặt nạ nhập liệu
Caption: Tên Field dạng diển giải
Default Value: Giá trị mặc định khi mở Table dạng Datasheet View
Validation Rule: Biểu thức kiểm chính nhập liệu
33
11/24/2009
FIELD PROPERTIES
Validation Text : Dòng thông báo khi Validation Rule bị vi phạm.
Require : Yes / No
Allow zero length : Yes / No
Indexed : Chỉ mục (Yes, No duplicate) đặt chỉ mục nhưng không cho phép trùng nhau; (Yes, duplicate ,OK) đặt chỉ mục nhưng cho phép trùng nhau; No (không đặt chỉ mục.)
34
11/24/2009
CÁC ỨNG DỤNG
Fomat : > (HOA) < (thường), kèm ký tự màu sắc. VD: >[Blue] (Hoa màu xanh)
Decimal Place: qui định số lẻ
InputMask: qui định nhập liệu. VD: 000LL (chỉ nhập 3 ký số và 2 ký tự)
Default Value: Trị mặc định. VD : Date() (lấy giá trị ngày hiện hành).
35
11/24/2009
CÁC ỨNG DỤNG
Field Size : Độ dài chuỗi. VD : 25
Validation Rule: qui định dữ liệu nhập. VD: >=0 And <=40; Like “*A” Or Like “*B”; [SOMAY] Mod 2=0; Like “[A-D]*”; Between 10 And 30.
Validation Text: dòng thông báo lỗi nhập liệu khi Validation Rule bị vi phạm.
36
11/24/2009
LƯU Ý KHI THIẾT KẾ CẤU TRÚC BẢNG
Nên chỉ định trường làm khóa chính của bảng trước khi lưu bảng.
Nếu bảng có nhiều trường làm khoá chính sử dụng Shift+Click mouse
Phải thiết lập thuộc tính cho các trường (Fields Properties)
Bảng không xác định trường khóa, chọn No khi cảnh báo tự động xác định trường ID
Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng.
37
11/24/2009
QUI TRÌNH THIẾT KẾ CSDL
Tạo mới CSDL (Create a new file).
Tạo các Table (Create table in design view).
Qui định thuộc tính (Field Properties).
Xác định khóa chính (Set Primary Key).
Tạo quan hệ (Relationship).
Nhập dữ liệu.
38
11/24/2009
IMPORT DỮ LiỆU
Tạo mới CSDL
Mở menu File Get External Data Import. Hoặc R_Click trên Database chọn Import
Chọn File nguồn (CSDL mẫu) Open
Chọn đối tượng Select All (Table,Query…) OK
39
11/24/2009
40
11/24/2009
RELATIONSHIP CSDL MẪU
41
11/24/2009
LƯU Ý
Trước khi quyết định một thao tác, học viên phải quan sát kỹ nội dung thông báo thao tác trên thanh tiêu đề của hộp thoại.
Khi gặp lỗi cần đọc qua thông tin cảnh báo của MS ACCESS
42
11/24/2009
Thông tin thao tác trên
thanh tiêu đề
43
11/24/2009
44
11/24/2009
45
11/24/2009
46
11/24/2009
47
11/24/2009
48
11/24/2009
49
11/24/2009
THAO TÁC XỬ LÝ TẬP TIN
OBJECTS
Lưu (CTRL + S)
Đóng (CTRL + F4)
Mở (CTRL + O)
Tạo mới (CTRL + N)
Xóa, chọn đối tượng, nhấn Delete
DATABASE
Tạo mới (Create a new file)
Đóng các đối tượng đang làm việc
(CTRL+ S CTRL+ W)
Đóng CSDL hiện hành. (ALT+ F4)
50
11/24/2009
Chuyển đổi Design / View
Sắp xếp tăng Ascending
Sắp xếp giảm Descending
Lọc theo chọn Filter by selection
Lọc theo điều kiện Filter by form
Apply/ Remove Filter
Lưu trữ
In ấn
Cut Ctr+X
Copy Ctr+C
Paste Ctr+V
Find
New Record
Delete Record
Database
New Object
51
11/24/2009
KHAI THÁC CSDL TRÊN BẢNG
Sắp xếp
Mở bảng T05 PHATSINH ở chế độ Datasheet View.
Xác định cột.(Focus)
Chọn công cụ Sort/ Ascending hoặc Descending
Lọc chọn nút chức năng Filter
Lọc nâng cao (Record Filter Advanced Filter Sort
52
11/24/2009
Field: Tên trường
Sort : Sắp xếp
Criteria : Thiết lập điều kiện lọc
Vùng chứa bảng dữ liệu
Vùng chứa thông tin hiển thị
53
11/24/2009
Lựa chọn các mẫu tin Xuất-Nhập
LOAI : Left([FIEU],1)
Criteria: “N” or “X”

Chọn Filter Apply Filter Sort
Loại bỏ Filter chọn Record Remove Filter Sort