Bai4_Report

Bài 4
Thiết kế báo cáo
(Report)
- Report là công cụ dùng thiết kế in ấn dữ liệu hữu hiệu trong Access.
- Ứng với mỗi mẫu báo cáo có thể thiết kế các thông tin lên một report.
- Mỗi khi Report hiển thị kết quả (preview) là lúc có thể in được nội dung báo cáo ra giấy.
1. Gi?i thiệu
- Thông thường mỗi Report sẽ in dữ liệu của một Table hoặc một Query nào đó. Tức là phải có một nguồn dữ liệu cần in cụ thể
2. Cấu trúc Report
Tiêu đề đầu report
Tiêu đề đầu trang
Thân report
Tiêu đề cuối trang
Tiêu đề cuối report
Thân báo cáo
(Detail)
Tiêu đề cuối trang
(Page header)
Tiêu đề cuối trang
(Page header)
Là phần đầu tiên và phần cuối cùng của một trang báo cáo. Giống như khái niệm Page header trong Word và Excel. Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế.
2.2. Page Header, Report Header
2.1. Report Header, Report Footer
Là phần tiêu đề đầu, tiêu đề cuối của Report. Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế.
2.3. Detail
Là phần thân của report – nơi hiển thị giá trị các bản ghi sẽ in ra. Phần này có thể bị thay đổi, phụ thuộc vào nguồn dữ liệu tại thời điểm sẽ in ra của report.
3. Sử dụng tạo Report wizard
Report wizard là một công cụ đơn giản, dễ dùng để tạo nhanh một Report
Bước 1: Ở thẻ Reports, chọn Create report by using wizard
chọn Create report by using wizard
Bước 2: Chọn dữ liệu cần in trên hộp thoại sau:
- Chọn bảng hoặc query nơi có chứa trường dữ liệu cần in ra ở hộp Table/Queries
- Sử dụng các nút lệnh >, >>, <, << để đưa các trường cần in từ danh sách Available Fields: (danh sách các trường có thể in) sang danh sách Seleted Fields: (danh sách các trường sẽ được in ra report)
Bước 3: Thiết lập các nhóm dữ liệu cần thiết:
Bước 4: Thiết lập sắp xếp dữ liệu trên báo cáo:
Bước 5: Chọn bố cục (Layout) cho Report:
- Chọn bố cục cho report ở hộp Layout. Có 3 kiểu Layout: họn một kiểu phù hợp (xem hộp preview bên trái để biết trước kết quả);
- Chọn hướng giấy in ở hộp Orientation. Có 2 kiểu hướng in là: Portrait – in theo khổ giấy dọc và Landscape- in theo khổ giấy ngang;
Bước 6: Chọn mẫu định dạng (Style) cho report:
Bước 8: Hoàn thiện các thông tin cuối cùng:
- Nhập vào tiêu đề report và tên report trên hộp What do you want for your report?
- Chọn Preview the report để hiển thị dữ liệu của report ngay sau khi kết thúc; hoặc hiển thị ngay màn hình thiết kế để sửa cấu trúc report khi chọn Modify the report’s design;
Tên report
Hiển thị report
- Cuối cùng nhấn Finish để kết thúc các công việc sử dụng report wizard.
* Thanh công cụ
4. Thiết kế report
Report wizard chỉ có thể tạo ra các report in dữ liệu từ các bảng hoặc queries theo cấu trúc đơn giản; trong những trường hợp yêu cầu cấu trúc report phức tạp, hoặc phải in dữ liệu không phải hoàn toàn chỉ từ các bảng và queries hoặc in ấn báo cáo theo các tiêu chí, tham số động nào đó thì không thể đáp ứng được. Trong trường hợp này phải dùng đến Report design view.
Bước 1: Từ thẻ Report chọn Ceate report in Design view
chọn Create report
in Design view
Môi trường làm việc với Report design view xuất hiện:
1
2
3
(1) Cửa sổ thiết kế Report nơi để thiết kế nội dung cần in ấn. Nội dung được thiết kế trên cửa sổ này là các đối tượng từ thanh công cụ Toolbox
(2) Thanh công cụ Toolbox- nơi chứa những đối tượng giúp đưa các thông tincần thiết lên report.
(3) Cửa sổ Properties – nơi thiết lập các thuộc tính phù hợp cho các đối tượng trên màn hình thiết kế report.
Bước 2: Xây dựng nguồn dữ liệu để in ấn cho report.
Bước 3: Đưa các thông tin lên cửa sổ thiết kế report:
- Sử dụng các công cụ trên thanh Tool box để trang trí cho report
- Kéo các trường từ bảng dữ liệu đặt vào Report
Danh sách trường trong bảng dữ liệu
- Thực hiện Report sẽ có dạng được thiết kế
5. Sắp xếp và tập hợp dữ liệu theo nhóm
- Cho phép tổng hợp và phân nhóm khi tạo Report
5.1. Sắp xếp dữ liệu
Sắp xếp theo biểu thức chứa các trường
Mở báo cáo trong chế độ Design View
* Các bước thực hiện
Chọn Sorting And Grouping từ menu View để hiện cửa sổ
Đưa các trường và biểu thức dùng để sắp xếp vào cột Field Expression
- Chọn thứ tự sắp xếp trong cột Sort Order. Nếu sắp xếp nhiều trường hoặc biểu thức thì thứ tự ưu tiên lấy từ trên xuống dưới
Chọn trường sắp xếp
Sắp xếp tăng hoặc giảm
5.2. Phân nhóm dữ liệu
Được qui định bằng các thuộc tính Group On và Group Interval của trường phân nhóm trong cửa sổ Sorting and Grouping.
Chọn trường phân nhóm
Thuộc tính Group On
Chọn Yes hiển thị tiêu đề đầu cuối của nhóm
- Đặt thuộc tính Group Header/ Group Footer : Yes hoặc No để ẩnhiện tiêu đề đầucuối nhóm
- Tại đầucuối nhóm ta có thể sử dụng một số hàm chuẩn của Access để thực hiện việc tổng hợp dữ liệu của mỗi nhóm
- Thuộc tính Keep Together trong cửa sổ Sorting and Grouping cho hai khả năng in dữ liệu của nhóm
+ Keep Together: Whole Group thì nhóm sẽ bắt đầu in từ trang mới nếu phần còn lại của trang không chứa đủ các bản ghi của nhóm
+ Keep Together: With First detail trên mỗi trang, tiêu đề nhóm sẽ được in kèm với ít nhất một bản ghi
Tiêu đề đầu nhóm
Tiêu đề cuối nhóm
Trường phân nhóm