Bài giảng Word 2010 (TIn học Văn phòng)

MICROSOFT WORD 2010
Nội dung
Tổng quan Word 2010
Định dạng văn bản & Chèn các đối tượng
Bảng biểu (Table)
Style & Mục lục & Chú thích
Trộn thư (Mail Merge)
Thiết lập trang & In ấn & Kết xuất
Review tài liệu
1. Tổng quan Word 2010
Giới thiệu Word 2010
Mở/đóng Word 2010
Cách sử dụng Tiếng Việt
Các thao tác với File
Các thao tác cơ bản



1.1 Giới thiệu Word 2010
Microsoft Word là phần mềm chuyên xử lý văn bản phổ biện nhất hiện nay. MS Word có các tính năng:
Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng
Giao diện đồ họa thông qua hệ thống thực đơn và các hội thoại
Có các chương trình kiểm tra, sửa lỗi chính tả, gõ tắt, tìm kiếm,… và một số thao tác tự động khác
Có chức năng tạo bảng biểu mạnh như cho phép sắp xếp dữ liệu, chọn mẫu có sẵn...
Cho phép trộn thư, Review tài liệu...
1.2 Mở/đóng Word 2010
1.2.1 Khởi động MS Word 2010
C1: Start ->Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Word 2010
C2: Click vào biểu tượng MS Word trên màn hình
1.2 Mở/đóng Word 2010 (tt)
1.2.2 Giao diện cửa sổ MS Word 2010
Thanh menu
Tab công cụ
Vùng soạn thảo
Thước
Thanh trạng thái
Cửa sổ giao diện Microsoft Word
1.2 Mở/đóng Word 2010 (tt)
1.2.3 Thoát khỏi MS Word
C1: File -> Exit
C2: Kích vào biểu tượng close ở góc bên phải cửa sổ làm việc
C3: Nhấn Alt + F4
Chú ý: Khi đóng mà chưa lưu tập tin vào ổ đĩa thì xuất hiện hộp thông báo

Lưu lại
Không muốn lưu và đóng
Từ chối đóng
1.3 Cách sử dụng Tiếng Việt
1.3.1 Sử dụng bảng mã TV
Bảng mã TCVN3 (ABC): Bảng mã của VN, có 2 loại
Font soạn thảo chữ thường có dạng: .vn…
Ví dụ: Các font chữ như: .VnTime, .VnArial,…
Font soạn thảo chữ hoa có dạng: .Vn…H
Ví dụ: các font chữ như: .VnTimeH, .VnArialH,…
Bảng mã Unicode: Bảng mã Quốc Tế, nên sử dụng.
Ví dụ: Time New Roman, Arial,…


1.3 Cách sử dụng Tiếng Việt (tt)
1.3.2 Kiểu gõ
Có rất nhiều kiểu gõ Tiếng Việt trong Windows như Telex, VNI, VIQR... Thông dụng nhất hiện nay là kiểu gõ Telex.
1.3 Cách sử dụng Tiếng Việt (tt)
1.3.3 Giới thiệu bộ gõ Unikey (nên dùng)
Phần mềm bộ gõ tiếng việt Unikey
1.4 Thao tác với File
1.4.1 Tạo mới 1 tài liệu
C1: Vào Menu chọn File -> New -> Blank Document
C2: Nhấn biểu tượng New trên thanh công cụ
C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N
1.4.2 Thao tác lưu tài liệu
Để lưu tài liệu ta có các cách:
C1: File -> Save
C2: Nhấn Ctrl+S
C3: Kích nút Save trên thanh công cụ
Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại Save As
1.4 Thao tác với File (tt)
Chọn thư mục chứa tập tin
Nhập tên tệp tin
Chú ý: Nên thường xuyên chủ động lưu nội dung văn bản khi làm việc, để nhanh thì CTRL + S, khi file đã tồn tại thì sẽ tự động ghi đè không hỏi lại.
Nhấn OK đề lưu
Cửa sổ Save As
1.4 Thao tác với File (tt)
1.4.3 Thao tác mở tài liệu đã có
C1: File -> chọn Open
C2: Nhấn Ctrl+O
C3: Kích nút Open
Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại Open
1.4 Thao tác với File (tt)
Chọn vị trí mở tệp tin
Hộp thoại Open
Hoặc đánh tên file
Nhấn Open để mở
1.5 Các thao tác cơ bản
1.5.1 Nhập nội dung vào tài liệu
Khái niệm về character, word, sentence
Kí tự (Character): Bao gồm các kí tự chữ (a,…, z, A,…, Z) số (0 ->9), kí tự đặc biệt (+,-,@,….) được in ra màn hình.
Từ (Word): nhóm kí tự liên tiếp nhau, các từ được ngăn cách nhau bằng khoảng trắng (blank).
Câu (sentence): là gồm nhiều từ và phải kết thúc bằng dấu chấm.
1.5 Các thao tác cơ bản (tt)
b) Khái niệm về line, paragraph, select text, section
Dòng (line): Tập hợp các từ nằm từ đầu lề trái đến lề phải của màn hình.
Đoạn (paragraph): Phần văn bản gồm nhiều câu kết thúc bởi dấu Enter.
Phân đoạn/chương (Section/chapter): Phần văn bản gồm nhiều đoạn có cùng tính chất, có thể định dạng độc lập cho từng phân đoạn.
1.5 Các thao tác cơ bản (tt)
c) Nguyên tắc nhập văn bản
Văn bản luôn được nhập bắt đầu từ lề trái. Chưa cần quan tâm đến định dạng, phần định dạng sẽ thực hiện sau (nhập thô)
Hạn chế nhấn phím Spacebar để nhập các kí tự trắng ở đầu dòng hoặc đẩy các kí tự, nói chung không nên tạo nhiều hơn 2 khoảng trắng liền nhau.
Nguyên tắc cuộn từ: khi dòng văn bản đến lề phải, Word sẽ tự động xuống dòng. Nếu 1 từ vượt quá lề phải của văn bản thì cả từ sẽ được chuyển xuống dòng dưới.
Phím Enter: Kết thúc một đoạn, qua đoạn mới.
Shift + Enter: Xuống dòng nhưng vẫn ở đoạn cũ.
1.5 Các thao tác cơ bản (tt)
1.5.2. Di chuyển con trỏ văn bản
Trong cửa sổ soạn thảo văn bản, các phím sau dùng để di chuyển con trỏ:
, : Di chuyển con trỏ lên xuống một dòng
, : Di chuyển con trỏ sang trái/phải 1 kí tự
Ctrl + , : Di chuyển con trỏ sang trái hoặc phải 1 từ
Home, end: Di chuyển con trỏ về đầu/cuối 1 dòng hiện hành
Ctrl + Home/End: về đầu hoặc cuối tài liệu
1.5 Các thao tác cơ bản (tt)
1.5.3 Thao tác trên khối văn bản
Sao chép khối: Chọn khối văn bản cần sao chép và thực hiện các bước:
B1: Gọi lệnh Copy bằng một trong các cách:
C1: Edit -> copy
C2: Kích chuột phải chọn Copy
C3: Ctrl+C
B2: Di chuyển con trỏ tới vùng đích
1.5 Các thao tác cơ bản (tt)
B3: Gọi lệnh Paste bằng 1 trong các cách:
C1: Edit -> Paste
C2: Kích nút Patse
C3: Kích chuột phải chọn Paste
C4: Ctrl+V
1.5 Các thao tác cơ bản (tt)
Xóa khối văn bản: Chọn khối văn bản cần xóa, nhấn phím Delete hoặc có thể dùng phím hoặc tổ hợp phím:
Backspace: Xóa 1 kí tự bên trái con trỏ của văn bản
Delete: Xóa một kí tự bên phải của văn bản
Ctrl+Backspace: Xóa 1 từ bên trái con trỏ của vản bản
Ctrl+Delete: Xóa 1 từ bên phải con trỏ của văn bản
1.5 Các thao tác cơ bản (tt)
1.5.4 Chức năng Undo và Redo
Undo: Quay lại thao tác trước đó
C1: Chọn biểu tượng Undo Quick Access Toolbar
C2: Nhấn Tổ hợp phím Ctrl+Z
Redo: Dùng lệnh hủy Undo
C1: Chọn biểu tượng Redo trên Quick Access Toolbar
C2: Ctrl+Y

2. Định dạng & Chèn các đối tượng
Định dạng Font
Định dạng đoạn
Thiết lập Tab
Thiết lập Bullets & Numbering
Chia cột báo
Tạo chữ hoa đầu đoạn (Drop Cap)
Chèn ký tự đặc biệt (Symbol)
Vẽ hình (Shapes)
Chèn ảnh (Picture & Clip Art)
Chèn chữ nghệ thuật (Word Art)
Chèn công thức toán học (Equation)




2.1 Định dạng Font
2.1.1 Định dạng Font bằng thanh công cụ
Tab Font
Font chữ
Tạo chữ đậm
Tạo chữ nghiêng
Size chữ
Tạo chữ chỉ số dưới
Tạo chữ chỉ số trên
Tô nền bóng chữ
Tô màu chữ
Tạo gạch ngang chữ
2.1 Định dạng Font (tt)
2.1.2. Định dạng Font bằng tổ hợp phím
2.1 Định dạng Font (tt)
2.1.3 Định dạng Font bằng hộp thoại
Chọn đoạn văn cần định dạng
Chọn phần mở rộng của thẻ Font hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+D
2.1 Định dạng Font (tt)

Hộp thoại Font
Font chữ
Màu chữ
Gạch chân
Gạch ngang
Gạch 2 gạch ngang
Tạo chỉ số trên
Tạo chỉ số dưới
Kích thước chữ
Kiểu chữ
Tạo chữ hoa nhỏ
Tạo chữ hoa
Ẩn chữ
Vùng xem trước văn bản
2.1 Định dạng Font (tt)
2.1.4 Chuyển đổi kiểu HOA/thường
Chuyển đổi từ chữ hoa sang chữ thường và ngược lại, chữ hoa đầu câu hoặc chữ hoa đầu mỗi từ
Thực hiện: Chọn Home -> (Group Font) Change case
Ký tự đầu câu là chữ hoa
Tất cả là chữ thường
Tất cả là in hoa
Chữ viết hoa đầu từ
Đảo ngược lại so với ban đầu
2.2 Định dạng đoạn
Đoạn văn bản (Paragraph) là tập hợp các từ được kết thúc bằng dấu ngắt đoạn do bấm Enter.
Chú ý: Để xuống nhưng không bắt đầu bằng một đoạn mới ta nhấn tổ hợp phím Shift+Enter
2.2 Định dạng đoạn (tt)
2.2.1 Định dạng bằng hộp thoại Paragraph
Để định dạng đoạn, thực hiện các bước sau:
Chọn đoạn văn bản cần định dạng
Vào Home -> chọn Paragraph
Hộp thoại Paragrap xuất hiện
2.2 Định dạng đoạn (tt)
Hộp thoại Paragraph
Aligment: Dùng để căn chỉnh lề
Left: Canh lề trái
Right: Canh lề phải
Center: Canh lề giữa
Justified: Canh đều 2 bên
Indentation: Dùng để thay đổi vị trí canh lề
Điều chỉnh khoảng cách các đoạn
Khoảng cách các dòng
2.2 Định dạng đoạn (tt)
Group Paragraph
Canh lề trái
Canh lề giữa
Canh lề phải
Canh lề 2 bên
Thay đổi khoảng cách dòng đoạn
2.3 Thiết lập Tab
Thiết lập Tab là đặt một điểm dừng (Tab Stop) mà con trỏ sẽ dịch chuyển đến điểm này khi người dùng nhấn phím Tab.
Nếu không đặt Tab stop, khi nhấn Tab thì con trỏ sẽ nhảy đến vị trí cố định được quy định trong mục Default Tab Stop (mặc định là 0.5 inch =1.27 cm).
2.3 Thiết lập Tab (tt)
2.3.1 Các loại Tab
(Left tab): Là tab canh trái
(Right Tab): Là Tab canh phải
(Center Tab): Là Tab canh giữa
Decimal Tab: Là Tab canh lấy chuẩn là dấu phân các phần thập phân.
(Bar Tab): Là Tab chèn thêm một gạch thẳng đứng “|” vào vị trí Tab dừng
2.3 Thiết lập Tab (tt)
2.3.2 Cách đặt Tab

Sử dụng thước định vị
Chọn vị trí muốn đặt Tab.
Kích vào nút Tab Align bên trái thước đo để chọn một loại Tab dừng cần đặt.
Kích chuột vào vị trí cần đặt Tab trên thanh thước, lúc đó sẽ xuất hiện dấu Tab trên thước
2.3 Thiết lập Tab (tt)
2.3.2 Cách đặt Tab

Sử dụng thước định vị
Chọn vị trí muốn đặt Tab.
Kích vào nút Tab Align bên trái thước đo để chọn một loại Tab dừng cần đặt.
Kích chuột vào vị trí cần đặt Tab trên thanh thước, lúc đó sẽ xuất hiện dấu Tab trên thước
2.3 Thiết lập Tab (tt)
2.3.3 Hiệu chỉnh Tab
Chọn vị trí muốn đặt
Vào Paragraph ->Tab Hộp thoại Tab xuất hiện:
Tab stop position: Vị trí của Tab
Alignment: Canh lề cho Tab
Leader: Chọn ký tự điền vào chỗ trống trước Tab
Clear: Xóa Tab
Clear All: Xóa hết Tab
Hộp thoại Tab
2.3 Thiết lập Tab (tt)
2.4.4 Xóa Tab
Có 3 cách sau:
Kéo thả các điểm dừng trên thước định vị ra khỏi nó.
Trong cửa sổ Tabs, chọn Clear hoặc Clear All để hủy bỏ một hoặc tất cả các điểm dừng đã thiết lập
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q để hủy bỏ tất cả các điểm dừng
2.4 Thiết lập Bullets và Numbering
2.4.1 Định dạng Bullets
Đưa con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chọn định dạng:
Home -> Nhóm Paragraph -> chọn Bullets
Sau đó chọn kiểu định dạng có sẵn trong bảng
Nếu muốn chọn kiểu khác chưa có ta chọn Define New Bullets sau đó thiết lập:
Symbol
Picture
Hoặc font
Công cụ Bullets
2.4 Thiết lập Bullets và Numbering (tt)
2.4.2 Định dạng Numbering
Đưa con trỏ đến vị trí cần chọn định dạng:
Vào Home -> trong nhóm Paragraph -> chọn Numbering
Trong cửa sổ:
Chọn kiểu đánh sẵn trong bảng
Nếu muốn chọn kiểu chưa có trong bảng ta chọn Define New number fomat -> chọn các kiểu khác
Công cụ Numbering
2.4 Thiết lập Bullets và Numbering (tt)
Chú ý: Trường hợp số tự động không tự cập nhật hoặc ta muốn đánh bắt đầu với giá trị khác:
Ta chọn Set numbering value
Hoặc kích chuột phải vào vị trí cần đổi sau đó:
Continue Previous list: để đánh số theo mục trước đó
Restart Numbering: để đặt lại chế độ đánh số.
Công cụ Numbering
2.5 Chia cột văn bản
Chức năng: columns cho phép định dạng văn bản dạng cột báo
Cách tạo: Chọn đoạn văn bản cần định dạng cột, sau đó thực hiện:
Vào Page layout -> Nhóm Page setup -> columns -> More columns:
Khi đó hộp thoại columns xuất hiện
Hộp thoại Columns
2.5 Chia cột văn bản (tt)
Xác định số cột cần chia
Độ rộng các cột
Xác định độ rộng các cột bằng nhau
Tạo đường thẳng ngăn cách giữa các cột
2.5 Chia cột văn bản (tt)
Chú ý: Trong trường hợp chia cột xong mới nhập văn bản. Khi đó người sử dụng phải nhập hết cột này mới tới cột khác. Để nhập văn bản cho cột khác khi chưa kết thúc cột thực hiện như sau:
Vào page layout ->
Chọn Break -> Columns Break -> Ok
2.6 Tạo chữ Drop Cap
Drop Caps là một kiểu định dạng đặc biệt thường thấy trên các trang báo, dùng để tạo một ký tự HOA có kích thước lớn ở đầu của mỗi đoạn văn bản
2.6 Tạo chữ Drop Cap (tt)
2.6.1 Cách tạo
Chọn đoạn văn bản cần định dạng
Vào Insert ->Drop Caps -> Drop caps option
Cửa sổ Drop Caps xuất hiện:
2.6 Tạo chữ Drop Cap (tt)
Cửa sổ Drop Caps
None: Bỏ Drop Caps
Dropped: Chữ Drop Caps nằm trong văn bản
In Margin: Chữ Drop Caps nằm ở lề trái văn bản
Font: chọn kiểu chữ cho Drop Caps
Lines to Drop: Số dòng văn bản ứng với chiều cao chữ Drop
Distance from text: Khoảng cách chữ Drop đến văn bản
2.6 Tạo chữ Drop Cap (tt)
2.6.2 Hủy chữ Drop Cap
Chọn kiểu chữ Drop Caps đã tạo
Vào Insert -> Drop Caps
Trong cửa sổ tạo chữ Drop Cap -> None
Nhấn OK
Chú ý: Đối với văn bản vừa trình bày chia cột vừa có tạo chữ Drop Caps cần:
Chia cột trước, tạo chữ Drop Caps sau:
Nếu Hủy: Hủy chữ Drop trước sau đó mới hủy chia cột
2.7 Chèn ký tự đặc biệt (Symbol)
Chèn một số ký tự đặc biệt không có trên bàn phím vào các vị trí thích hợp trong văn bản.
Cách tạo:
Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn ký tự đặc biệt
Insert -> Symbol -> More symbol
Lưu ý: Chọn font chữ Wingding là font hay dùng nhất
Cửa sổ Symbol
Chọn Ký tự muốn chèn
Chọn Font ký tự
Nhấn để chèn vào văn bản
2.8 Vẽ hình (Shapes)
2.8.1 Chèn hình
Vào Insert -> Shapes
Khi đó hiện ra các dạng hình ta chọn hình mong muốn sau đó đặt chuột vào trong văn bản giữ chuột trái vào kéo với kích thước tùy ý
Khi vẽ xong trên menu xuất hiện thêm 1 thẻ Drawing tool có tên Format. Khi đó thẻ Format chính là công cụ để chỉnh sửa hình vừa vẽ
2.8 Vẽ hình (Shapes) (tt)
2.8.2. Chọn kiểu định dạng hình
Chọn mẫu Shape Style bao gồm:
Shape Fill: Thay đổi màu nền của hình
Shap Outline: Thay đổi đường viền ngoài
Shape Effects: Hiệu ứng hình
Nhóm Shape Style
2.8 Vẽ hình (Shapes) (tt)
2.8.3. Căn chỉnh nhiều hình
Để căn chỉnh, xắp xếp vị trí giữa các hình với nhau ta sử dụng nhóm Arrange:
Position: Thay đổi vị trí
Bring Forward: Đưa hình lên trên
Send Backward: Đưa hình xuống dưới
Align: Canh vị trí giữa các hình (slide sau)
Rotate: Xoay các chiều cho hình
Nhóm Arrange
2.8 Vẽ hình (Shapes) (tt)
Canh chỉnh giữa các hình (Align)
Align left: canh các hình đều sang trái
Align Center: Canh đều giữa (đứng)
Align Right: canh đều sang phải
Align Top: canh đều lên trên
Align Middle: Canh đểu giữa (ngang)
Align Bottom: canh đều xuống dưới
Distribute Horizontally: Cách đều theo chiều ngang
Distribute Vertically: cách đều theo chiều doc
Khi canh chúng ta phải chọn cách thực hiện:
Align to Page: canh theo trang giấy
Align: Canh theo lề giấy
Align Selected Objects: Canh theo đối tượng được chọn

2.8 Vẽ hình (Shapes) (tt)
2.8.4. Chỉnh kích cỡ
Nhóm size dùng để thay đổi kích thước hình với:
Hight: chiều cao
Width: chiều rộng
Chú ý:
Nếu cần hình vuông, hình tròn hoặc các hình đa diện đều ta cho chiều cao = chiều rộng
Nếu muốn đường thẳng nằm ngang thì chiều cao = 0
Nếu muốn đường thẳng đứng thì chiều rộng = 0
2.9 Chèn ảnh
2.9.1 Định dạng hình ảnh
Word cho phép người dùng đưa vào hình ảnh là những tập tin có sẵn hoặc từ thư viện hình ảnh đi theo bộ Office hoặc online
Chèn hình ảnh có sẵn:
Insert -> Picture: chèn ảnh lưu trên máy tính.
Insert -> Clip Art: Ảnh theo bộ office hoặc lấy Online
Group lllustrations
2.9 Chèn ảnh (tt)
2.9.2 Định dạng ảnh
Vào Picture tools:
Adjust: Thay đổi thuộc tính ảnh
Picture styles: Thay đổi kiểu ảnh
Xóa màu nền
Thay đổi độ sáng
Thay màu
Chọn các khung được tạo sẵn
Thiết lập đường viền
Thiết lập hiệu ứng ảnh
Tạo layout ảnh
2.9 Chèn ảnh (tt)
2.9.3 Sắp xếp hiển thị (Arrange)
Muốn thay đổi vị trí của hình ta chọn Position sau đó chọn vị trí
Wrap text: Thiết lập hiển thị
In line with text: hình và chữ cùng nằm trên 1 hàng
Square: chữ bao quanh hình theo hình vuông
Tight: chữ bao quanh hình theo đường viền của hình
Throught: chữ bao quanh xuyên suốt hình
Top and bottom: chữ canh lề trên và lề dưới của hình
Behind Text: hình nằm dưới chữ
In Front of Text: hình nằm trên bề mặt chữ
Edit Wrap points: thiết lập với chữ đè lên hình
More layout options: Mở màn hình layout
Công cụ Wrap text
2.10 Tạo chữ nghệ thuật (Word Art)
2.9.1 Tạo chữ
Insert -> Word Art -> chọn mẫu bất kỳ
Khi đó sẽ hiện ra khung chữ nghệ thuât -> gõ nội dung
Xóa chữ Your text here và đánh chữ muốn tạo vào
Khung Word Art
2.10 Tạo chữ nghệ thuật (tt)
2.10.2 Hiệu chỉnh chữ nghệ thuật
Chọn đối tượng vào công cụ Drawing tools (Fomat) -> Chọn nhóm WordArt Style
Chọn mẫu
Thiết lập mầu nền
Thiết lập đường viền ngoài chữ
Tạo hiệu ứng chữ
Group WordArt Style
2.10 Tạo chữ nghệ thuật (tt)
2.10.3 Tạo hiệu ứng chữ
Tạo các hiệu ứng khác nhau cho chữ bằng cách vào phần Text Effects:
Shadow: Đổ bóng
Reflection: Phản chiếu
3-D Rotation: xoay 3D
Transform: biến dạng
2.11 Chèn công thức toán học (Equation)
Equation dùng để soạn thảo các công thức toán học, hóa học, vật lý…
Cách tạo:
Chọn vị trí cần chèn Equation
Vào Insert -> Equation (hoặc vào Objects -> Microsoft Equation 3.0)
Công cụ equation
2.11 Chèn công thức toán học (tt)
Hiệu chỉnh công thức toán học ta sử dụng tab Equation tools
Symbol: Các ký tự toán học
Structure: các cấu trúc toán học thông dụng
Fraction: phân số
Script: Mũ
Ratical: căn
…
Equation tools
3. Bảng biểu (Table)
Tạo bảng
Hiệu chỉnh bảng


3.1 Tạo bảng
Đặt con trỏ soạn thảo vào vị trí cần tạo bảng, thực hiện 1 trong các cách sau:
C1: Vào Insert -> Table sau đó ta rê chuột chọn số cột + hàng cần thiết rồi kích chuột ta sẽ được bảng cần tạo
C2: Insert -> Table -> Insert table:
Number of columns: số cột
Number of rows: số hàng
C3: : Insert -> Table
-> Draw table: vẽ bảng
3.2 Hiệu chỉnh bảng
3.2.1 Hiệu chỉnh màu ô và đường viền
Table tools -> Design
Table style: Chọn 1 mẫu được thiết lập sẵn
Borders: định dạng khung
Table tools
3.2 Hiệu chỉnh bảng (tt)
Hộp Borders & Shading
Shading (nền bóng): Ta bôi đen vùng cần đổ màu trong bảng sau đó chọn màu thích hợp để tô
Borders: thiết lập đường viền
Chọn các kiểu đường thẳng
Thiết lập cho bảng
Thiết lập cho từng vị trí
Tạo màu Shading
Tùy chọn khung
Thiết lập màu đường thẳng
Thay đổi kích thước đường thẳng
3.2 Hiệu chỉnh bảng (tt)
3.2.2 Xóa dòng, cột và ô
Vào Table tools -> chọn layout
Nhóm Row Columns
Insert above: Thêm 1 hàng ở phía trên
Insert below: thêm 1 hàng dưới
Insert left: thêm 1 cột sang trái
Insert right: thêm 1 cột sang phải
Delete:
Delete cells: xóa ô
Delete columns: xóa cột
Delete row: xóa hàng
Delete table: xóa bảng
Group Row Columns
3.2 Hiệu chỉnh bảng (tt)
3.2.4 Trộn và tách ô bảng
Trong nhóm Merge
Trộn ô: Bôi đen số ô cần trộn
Vào layout -> merge cells
Tách ô: Kích vào ô cần tách
Vào layout -> Spilit cells: Sau đó chọn số cột hàng muốn tách
3.2 Hiệu chỉnh bảng (tt)
3.2.4 Canh chỉnh khoảng cách
Vào layout -> chọn nhóm Cells size
Height: Thay đổi chiều cao các hàng
Width: Thay đổi chiều rộng các cột
Distribute Rows: Dãn đều chiều cao các hàng
Distribute Columns: Dãn đều chiều rộng cột
Group cells size
3.2 Hiệu chỉnh bảng (tt)
3.2.5 Canh lề trong ô
Vào layout -> nhóm Alignment
Group Alignment
Canh lề trong ô
Xoay chữ các hướng
4. Style
Khái niệm Style
Tạo Style
Gán & Sửa Style
Mục lục
Đầu trang/ Cuối trang
Chú thích
4.1 Khái niệm Style
Style là tập hợp các định dạng được tạo trước và có một tên. Nó có thể áp dụng cho đoạn, cho ký tự hoặc cả hai. Word có sẵn các style mặc định (Normal, heading1, heading2...), người dùng có thể định nghĩa thêm style. Các style được chứa trong group style của tab Home
Group style
4.2 Tạo style
Cách tạo Style
Định dạng cho khối văn bản
Chọn khối văn bản vừa định dạng
Mở rộng Style, chọn Save Selection as a New Quick Style
Nhập tên style trong ô textbox name
Chọn Modify từ hộp thoại để hiệu chỉnh style
Group Style
4.2 Tạo style (tt)
Hộp thoại Create New Style from Formatting
Name: Nhập tên mới
Style type: Chọn loại style
Style based on: chọn Style làm cơ sở cho Style đang tạo
Style for following paragraph: chọn Style cho đoạn kế tiếp
Formatting: Chọn các định dạng cho Style
Click nút Format cho phép mở rộng các định dạng như: Font, Paragraph, Tabs… để định dạng sâu hơn
4.3 Gán & Hiệu chỉnh style
Gán Style
Chọn khối văn bản muốn định dạng theo một Style nào đó
Chọn style trong hộp Group Style
Hiệu chỉnh
Trong cửa sổ Style and Formatting
Kích chuột phải chọn Modify…
Thực hiện hiệu chỉnh như bước trên
4.4 Mục lục
Tạo mục lục
a. Khởi tạo Style
Để tạo mục lục ta phải tạo Style trước, nội dung nào muốn xuất hiện trong mục lục thì nội dung đó phải được gán vào Style.
Và Style để tạo mục lục là các Style Heading 1-> Heading 9. Tương ứng với phân cấp đề mục trong văn bản
Sau khi gán vào các Style Heading ta muốn chỉnh sửa Style thì vận dụng các bước trên
4.4 Mục lục (tt)
b. Chèn mục lục
Chọn vị trí cần chèn (thông thường là đầu hoặc cuối văn bản)
Chọn tab References -> Group Table of contents -> Table of Contents chọn Insert table of contents
Show page numbers: Hiển thị số trang
Tab leader: Kiểu tab từ tên đề mục đến số trang
Format: Chọn kiểu định dạng
Show levels: Số cấp xuất hiện trong mục lục
Nhấn OK để chèn
Hộp thoại Table of contents
4.5 Tạo Header/Footer
Để thực hiện lặp lại tiêu đề đầu và chân trang cho các trang văn bản trong tài liệu ta thực hiện như sau:
Insert -> nhóm Header and Footer
Header: chèn tiêu đề đầu trang
Footer: chèn tiêu đề chân trang
Page number: đánh số trang
Chú ý: Nếu tài liệu đã có sẵn đầu cuối trang, ta chỉ cần kích đúp vào vùng header/footer để chỉnh sửa
Group Header & Footer
4.6 Tạo chú thích Footnote/Endnote
Để giải thích cho người dùng dễ hiểu nhưng không thể viết trực tiếp tại vị trí văn bản đó mà ta sử dụng Endnote hoặc Footnote để ghi chú thích ở cuối tài liệu và cuối trang.
Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn Footnote hoặc Endnote
Vào Reference:
Chọn Insert footnote: chèn chú thích cuối trang
Chọn Insert Endnote: chèn chú thích cuối tài liệu
Group Footnotes
5. Trộn thư
Trộn thư là gì?
Chuẩn bị trộn thư
Tiến hành trộn thư
5.1 Trộn thư là gì?
Trộn thư (Mail merge) là một tính năng rất mạnh và thông minh của Microsoft Word, cho phép tạo và gửi mẫu văn bản có cùng nội dung đến nhiều người cùng lúc.
Vi dụ: Giấy báo, giấy thi, thiệp mời,…
5.2 Chuẩn bị trộn thư
Để trộn thư ta cần có 2 nguồn sau:
Mail Document: Là mẫu văn bản chứa thông tin chung của một biểu mẫu. Ví dụ: Giấy báo thi, giấy báo điểm, giấy chứng nhận, …
Data source: Là nguồn dữ liệu tổ chức dưới dạng bảng, gồm nhiều dòng nhiều cột. Tên các cột gọi là trường (field), dòng đầu tiên gọi là dòng tiêu đề (header row) các dòng còn lại là bản ghi. Có thể tạo nguồn dữ liệu từ Word, Excel, Access,…
Chuẩn bị:
Tạo tệp tin Data source chứa dữ liệu nguồn và lưu lại. Ví dụ: danhsach.docx
Tạo tệp tin Mail document và lưu lại. Ví dụ giaybao.docx
5.3 Tiến hành trộn thư
Mở tập tin Main document ví dụ giaybao.docx
Vào Mailings -> chọn Start mail merge -> step by step mail merge Wizard
Chú ý: Để trộn thư trong Word, bạn tiến hành thứ tự theo các bước từ 1->6.
Công cụ mailings
5.3 Tiến hành trộn thư (tt)
Bước 1: Word sẽ yêu cầu bạn chọn một trong những dạng tài liệu mà bạn sẽ chọn nó làm mẫu danh sách:
Letter: Văn bản dạng chữ
E-mail message: Dạng thư điện tử
Envelope: dạng phong bì
Labels: Dạng nhãn dán
Directory: Dạng danh bạ
Để chọn văn bản dạng chữ ta chọn Letter và đây là dạng phổ biến nhất.
Nhấn Next để sang bước 2.
Bước 1
5.3 Tiến hành trộn thư (tt)
Bước 2: Hộp thoại yêu cầu bạn chọn tập tin thư mẫu từ
Use the current document: Sử dụng tập tin đang mở.
Start from a template: Sử dụng 1 tập tin mẫu của Word.
Start from existing document: Sử dung tâp tin đã tồn tại trên đĩa của bạn.
Ở bước trên ta chọn giaybao.docx như vậy ở bước 2 này ta chọn dòng đầu tiên
Nhấn Next để sang bước 3
Bước 2
5.3 Tiến hành trộn thư (tt)
Bước 3: Chọn tệp tin chứa danh sách người nhận sẽ sử dụng (danhsach.docx)
Use an existing list: Sử dụng tệp tin có sẵn trên đĩa
Select from Outlook contacts: danh sách từ danh bạ Outlook.
Type a new list: Tạo mới
Vì ta đã tạo danh sách sẵn là danhsach.docx lên bước này ta chọn Use an existing list -> Brower để mở danh sách ra
Nếu đúng danh sách nhấn Ok để tiếp tục
 Nhấn Next để sang bước 4
Bước 3
5.3 Tiến hành trộn thư (tt)
Bước 4: Chèn một số mục người nhận lên tệp tin thư của bạn
Đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trên văn bản giấy báo -> Chọn More items -> chọn tiều đề cột cần chèn sau đó nhấn Insert -> Close.
Làm tương tự với các vị trí còn lại đến khi hết vị trí
Nhấn Next để sang bước 5
Bước4
5.3 Tiến hành trộn thư (tt)
Bước 5: Là bước xem trước kết quả
Bạn nhấn vào các mũi tên << hoặc >> để xem các kết quả đạt được.
Nếu sai sót có thể nhấn Previous để quay lại các bước trước để chỉnh sửa
Nhấn Next để sang bước 6
Bước 5
5.3 Tiến hành trộn thư (tt)
Bước 6: Hoàn thành và in ấn
Đây là bước cuối cùng của thao tác chộn để hoàn thiện ta chọn:
Print: để in trưc tiếp ra máy in
Edit individual letters: để đưa những văn bản đạt được ra 1 file chung
Bước 6
Thiết lập trang in
Ngắt trang (Page Break)
Ngắt phần (Section Break)
In
Kết xuất

6. Thiết lập trang & In & Kết xuất
6.1.1. Lề & kích thước trang in
Chọn Tab Page layout -> Group page setup với các mục chính như sau


Nút Margins: Chỉ định thông số canh lề cho trang in. Chúng ta có thể chọn các canh lề có sẵn hoặc vào Custom margins để thiết lập với:
Top: lề trên
Bottom: lề dưới
Left: lề trái
Right: lề phải
6.1 Thiết lập trang in
6.1 Thiết lập trang in (tt)
Nút Orientation: chọn hướng in dọc hay ngang
Portrait: dọc
Landscape: ngang
Nút Size: chọn khổ giấy in trong danh sách


6.1 Thiết lập trang in (tt)
6.1.2. Thiết lập nền in (page Background)
Chọn màu nền cho trang (Page color)
Thực hiện: Page layout -> page color: chọn màu cần tạo trang


6.1 Thiết lập trang in (tt)
Đóng dấu mờ (Watermark)
Cho phép tạo lớp chữ mờ dưới văn bản
Thực hiện: Page layout -> Watermark -> costum Watermark:
No Watermark: Bỏ qua Watermark
Picture Watermark: Tạo waternark là hình ảnh
Text watermark: Tạo watermark là dạng văn bản
Remove watermark: xóa Watermark
Cửa sổ Watermark
6.1 Thiết lập trang in (tt)
6.1.3. Đóng khung
Vào page layout -> Chọn Page border
Nếu định dạng cho đoạn -> Border
Nếu định dạng cho trang -> Page border
Hộp thoại Border and shading
6.1 Thiết lập trang in (tt)
Bỏ trắng
Tạo hộp bao ngoài
Tạo khung bóng
Chọn các kiểu đường thẳng thiết lập
Tạo khung 3D
Tạo khung tùy biến
Độ rộng của đường
Viền nghệ thuật
6.1 Thiết lập trang in (tt)
6.1.4. Màu nền
Chọn tab Shading
Mục Fill: Chọn màu nền
Mục Patterns: Chọn kiểu dáng
Apply to: Chọn cách thức thực hiện:
Paragraph: cho đoạn
Text: cho chữ
6.2 Bẻ trang (Break page)
Break page là gì?
Page break dùng để đặt 1 mục sang đầu trang mới nhanh hơn thay vì bạn phải ấn enter nhiều lần, ngoài ra những phần bạn chỉnh sửa trước chỗ đặt break page sẽ ko làm ảnh hưởng tới bố cục của từ chỗ đặt break page trở đi.
Cách làm:
Đặt dấu nháy tại nơi bạn muốn break sang trang mới (ví dụ muốn break phần 2 sang trang mới thì đặt ngay phần 2).
Vào menu Insert/Break, hoặc CTRL + ENTER
6.3 Break section (chương & phần)
Cách làm:
Đặt con trỏ vào vị trí muốn chia đoạn:
Vào Page layout -> Break -> Section Breaks:
Next page: Section mới bắt đầu từ đầu trang tiếp theo.
Continuous: Section mới bắt đầu ngay tại vị trí con trỏ.
Even page: Section mới bắt đầu từ trang chẵn tiếp theo.
Odd page: Section mới bắt đầu từ trang lẻ tiếp theo.
Break section
Break section dùng để ngắt tài liệu dài thành các phần khác nhau (chương hoặc phần), và mỗi phần có thể áp dụng các kiểu định dạng khác nhau như hướng in, số trang, tiêu đề, cột báo....
6.3 Break section (chương & phần)
Cách làm:
Đặt con trỏ vào vị trí muốn chia đoạn:
Vào Page layout -> Break -> Section Breaks:
Next page: Section mới bắt đầu từ đầu trang tiếp theo.
Continuous: Section mới bắt đầu ngay tại vị trí con trỏ.
Even page: Section mới bắt đầu từ trang chẵn tiếp theo.
Odd page: Section mới bắt đầu từ trang lẻ tiếp theo.
Break section
Break section dùng để ngắt tài liệu dài thành các phần khác nhau (chương hoặc phần), và mỗi phần có thể áp dụng các kiểu định dạng khác nhau như hướng in, số trang, tiêu đề, cột báo....
6.4 In
6.5 Xuất ra dạng khác
Khi lưu thông thường, ta có phần đuôi mở rộng là .doc với word 2003 và .docx với word 2007 – word 2010
Để lưu dưới các dạng file khác nhau như PDF, XML, XPS… thì trong quá trình lưu ta phải thiết lập tùy chọn
Cách làm:
Khi lưu (Save/Save as) trong phần Save as type của cửa sổ Save as ta chọn các dạng file.
7. Review tài liệu
Review tài liệu: nên hiểu là qui trình mà cho phép nhiều người cùng tham gia vào việc tạo ra một tài liệu.
Ví dụ: qui trình giữa Sinh Viên & Giáo Viên
Sinh viên gửi luận văn tốt nghiệp cho Giáo viên.
GV sẽ đưa ra các gợi ý sửa đổi (comment) và có thể sửa đổi (changes) luôn vào một số chỗ trong luận văn.
Khi SV nhận được bản đã sửa đổi thì biết được chỗ nào cần bổ sung sửa đổi, chỗ nào đã bị sửa đổi, và SV có thể chấp nhận (accept) hoặc từ chối (reject) sự thay đổi để có được phiên bản cuối cùng (final) dùng để in ấn.