Bai giang thu dien tuHuong dan su dung phan mem thu dien tu

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
Mozilla ThunderBird
Nội dung:
Gồm 02 phần:
- Phần I: Những vấn đề cơ bản.
- Phần II: Hệ thống giao diện người dùng.
PHẦN I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN


- Giới thiệu chương trình thư điện tử Mozilla Thunderbird
- Cách cài đặt Mozilla Thunderbird
- Cách khởi động, thoát khỏi, thiết lập cấu hình gửi và nhận thư
- Cách soạn, gửi, nhận, chuyển tiếp và đọc thư
- Cách sao chép văn bản vào nội dung thư
- Cách gửi thư cho nhiều người cùng lúc
- Cách gửi bản sao, gửi bản sao ẩn danh
- Cách sắp xếp thư theo một số tiêu chí
- Cách đính kèm tệp tin vào thư
- Cách trả lời thư
- Cách chuyển tiếp thư
- Cách mở, lưu và xóa các tệp đính kèm
Giới thiệu chương trình thư điện tử Mozilla Thunderbird
Mozilla Thunderbird là phần mềm quản lý thư, cho phép gửi và nhận thư một cách chuyên nghiệp tương tự các phần mềm quản lý thư khác như Outlook Express, Microsoft Outlook,...
Thunderbird là một trong những chương trình có thể cạnh tranh được với Outlook Express, không chỉ vì nó có những chức năng tương tự với Outlook Express mà Mozilla Thunderbird là một phần mềm miễn phí và thân thiện, dễ dùng, dễ cài đặt với người dùng.
Bạn có thể download và sử dụng miễn phí Thunderbird tại địa chỉ http://www.mozilla.com/thunderbird/.
Cài đặt Mozila Thunderbird
Bấm đúp chuột vào tệp Thunderbird Setup.exe.






Nhấn nút <>, xuất hiện màn hình:

- Chọn I accept the terms in the License Agreement












Hộp hội thoại Mozilla Thunderbird Setup - Thỏa thuận giấy phép

- Nhấn nút <>, xuất hiện màn hình:









Hộp hội thoại Mozilla Thunderbird Setup - Chọn kiểu cài đặt
Xuất hiện màn hình thể hiện tiến trình cài đặt:







Đến khi hoàn tất tiến trình cài đặt thì nhấn nút Finish
Khởi động và thoát khỏi chương trình thư điện tử
Khởi động chương trình thư điện tử
- Cách 1: Vào StartProgramsMozilla Thunderbird.
- Cách 2: Bấm đúp chuột vào biểu tượng Thunderbird trên màn hình Desktop.
Thoát khỏi Thunderbird
Cách 1: Vào menu FileExit.
Cách 2: Nhấn nút Close tại góc trên bên phải màn hình.
Thiết lập cấu hình gửi và nhận thư
Trong phần Thunderbird Mail – Local Folders, nhấn chuột vào biểu tượng Create a new Account.
Xuất hiện hộp hội thoại Mail Account Setup để tiến hành cài đặt tài khoản.




Nhập thông tin về tên, địa chỉ email, mật khẩu























Nhấn Edit để thiết lập lại:
Tại dòng Incoming nhập tên máy chủ nhận thư vd: mail.hoabinh.gov.vn
+ Chọn loại máy chủ nhận thư là: IMAP
+ Chọn : SSL/TLS
Tại dòng Outgoing nhập tên máy chủ nhận thư vd: mail.hoabinh.gov.vn
+ Chọn loại máy chủ gửi thư là: SMTP
+ Chọn : STARTTLS
Sau đó nhấn Re – test Configuration để kiểm tra lại cấu hình. Nhấn Creat Account để hoàn tất quá trình cài đặt

-









Hộp hội thoại Thông tin tên người sử dụng hòm thư
Tại ô Incoming User Name, nhập tên người sử dụng hòm thư đến.


Sử dụng Phông chữ Tiếng Việt
- Vào menu ToolOptions
- Trên hộp thoại Options chọn Display, sau đó chọn thẻ Formatting. Nhấn chọn Advanced…










Xuất hiện hộp hội thoại Fonts and Encodings.
Soạn, gửi, nhận, chuyển tiếp và đọc thư
Soạn thư
Vào menu MessageNew Message, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Write trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+N, xuất hiện cửa sổ soạn thảo thư.

Nhập địa chỉ người nhận vào dòng “To:”, ví dụ: [email protected]
Đặt tiêu đề thư tại ô Subject.
Gửi thư
Cách 1: Vào menu FileSend Now.
Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Send trên thanh công cụ để
gửi thư đến người nhận đã chọn
Cách 3:
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter, xuất hiện thông báo sau:





Hộp hội thoại thông báo xác nhận gửi thư hay không?
Nhận thư
Cách 1: Vào menu FileGet New Message forGet All New Messages.
Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Get Mail trên thanh công cụ. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+T.
Đọc thư
Cách 1: Nhấn chọn thư cần đọc và đọc nội dung thư tại ngăn xem trước.
Cách 2: Bấm đúp vào thư cần đọc, nội dung thư sẽ hiển thị tại cửa sổ riêng.
In nội dung thư
Cách 1:
- Nhấn chọn thư cần in.
- Vào menu FilePrint Preview hoặc nhấn chuột vào mũi tên bên phải nút Print trên thanh công cụ để xem trước khi in.
- Nhấn chuột vào biểu tượng Print trên cửa sổ Print Preview.
Cách 2:
- Nhấn chọn thư cần in.
- Vào menu FilePrint, hoặc nhấn chọn nút Print trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P.
Xoá thư
Chọn thư cần xoá.
- Vào menu EditDelete Message, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Delete trên thanh công cụ, hoặc nhấn phím Delete.
Sao chép văn bản vào nội dung thư
Mở tệp tin chứa nội dung cần sao chép.
- Bôi đen phần nội dung cần sao chép.
- Vào menu EditCopy, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.
- Mở màn hình soạn thảo thư, đưa con trỏ vào vị trí muốn chèn vào nội dung thư.
- Vào menu EditPaste, hoặc nhấn chuột phải và chọn chức năng Paste, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.
Gửi thư cho nhiều người cùng lúc
khi soạn thư bạn nhập địa chỉ email của những người nhận vào ô "To:", các địa chỉ email cách nhau bởi dấu phẩy.
Gửi bản sao, gửi bản sao ẩn danh
Gửi bản sao
Sau khi nhập địa chỉ email người nhận vào ô "To:", bạn nhấn phím Enter để xuất hiện dòng “To:” tiếp theo. Nhấn chuột vào mũi tên bên trái nút "To:" và chọn "Cc:", sau đó nhập địa chỉ email người nhận bản sao vào ô này tương tự như trên.
Gửi bản sao ẩn danh
Khi gửi bản sao theo cách "Cc:", người nhận thư sẽ nhìn thấy danh sách tất cả địa chỉ email bạn gửi tới. Tuy nhiên, trên thực tế có những tình huống bạn cần gửi bản sao cho ai đó nhưng lại không muốn những người nhận khác biết, khi đó hãy nhập địa chỉ email của người muốn ẩn đi vào phần "Bcc:".
Thao tác chọn "Bcc:" tương tự như khi chọn "Cc:".

Sắp xếp thư theo một số tiêu chí
Bạn có thể sắp xếp các thư nhận được theo một số tiêu chí như thời gian nhận thư, người gửi thư, tiêu đề thư, dung lượng thư…
Vào menu ViewSort by.
Chọn tiêu chí để lọc thư trong danh sách sổ xuống:
- Date: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo thời gian thư được gửi đi
- Star: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc những thư nào đã được đánh dấu sao.
- Order Received: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo thứ tự thư đã được nhận
- Priority: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo thứ tự ưu tiên.
- Sender: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo thứ tự tăng hoặc giảm tên của người gửi
- Recipient: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo thứ tự tên hòm thư nhận thư
- Size: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo thứ tự tăng hoặc giảm kích thước của thư gửi đến
- Status: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo tình trạng của thư gửi đến là mới (New), thư đã được đọc (Read), hoặc thư chuyển tiếp (Forwarded).
- Subject: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo tiêu đề của thư gửi đến.
- Read: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo tiêu chí thư đã đọc
- Tags: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo tiêu chí thẻ đánh dấu
- …
Đính kèm tệp tin vào thư
Bạn nhấn chuột vào biểu tượng Attach trên thanh công cụ. Khi đó, cửa sổ Attach File(s) sẽ hiện ra cho phép bạn chọn tới tệp tài liệu cần gửi.
Trả lời thư
- Nhấn chọn thư cần trả lời.
-Nhấn chuột vào biểu tượng Reply
- Trên thanh công cụ xuất hiện màn hình soạn thảo trong đó đã điền sẵn địa chỉ người nhận vào ô "To:" (lấy từ địa chỉ đã gửi thư cho bạn), tiêu đề thư sẽ bắt đầu bằng tiền tố "Re:" cùng với tiêu đề của thư trước, đồng thời trích dẫn nguyên toàn bộ nội dung thư trước.
- Soạn nội dung thư trả lời và nhấn chuột vào biểu tượng Send trên thanh công cụ.
Chuyển tiếp thư đã nhận cho người khác
- Nhấn chọn thư cần chuyển tiếp.
-Nhấn chuột vào biểu tượng Forward trên thanh công cụ.
- Xuất hiện màn hình soạn thảo sẽ hiện ra trong đó điền sẵn tiêu đề thư sẽ bắt đầu bằng tiền tố "Fwd:" cùng với tiêu đề của thư trước và trích dẫn nguyên toàn bộ nội dung thư trước, kể cả tệp tin đính kèm.
- Nhập địa chỉ người nhận vào ô "To:" rồi nhấn chuột vào biểu tượng Send trên thanh công cụ.
Mở, lưu và xóa các tệp đính kèm
- Mở tệp đính kèm
- Nhấn chọn tệp đính kèm cần mở.
- Nhấn chuột phải, chọn chức năng Open. Cửa sổ Opening... sẽ hiện ra cho phép bạn chọn ứng dụng để mở tệp tin.
Lưu tệp đính kèm theo các bước sau
- Nhấn chọn tệp đính kèm cần lưu.
- Nhấn chuột phải, chọn chức năng Save As. Hộp hội thoại Save Attachment sẽ hiện ra cho phép bạn chọn nơi lưu tệp tin.
Xoá tệp đính kèm
- Nhấn chọn tệp đính kèm cần xoá.
Nhấn chuột phải, chọn chức năng Delete.
Lưu ý: Tệp đính kèm sau khi xoá sẽ không thể khôi phục.
PHẦN II: HỆ THỐNG GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG

 Cách đánh dấu mức độ ưu tiên của thư
 Sao chép nội dung thư sang một ứng dụng khác và ngược lại
 Thêm chữ ký vào thư
 Tạo và xóa các thư mục hòm thư
 Tìm kiếm một bức thư trong các hòm thư
 Thiết lập các luật (rule) tự động phân loại
 Bổ sung, thay đổi và xóa các địa chỉ trong sổ địa chỉ
 Tạo các nhóm địa chỉ để có thể gửi cho nhiều người qua cùng một địa chỉ duy nhất
Đánh dấu mức độ ưu tiên của thư
- Chọn thư cần đánh dấu mức độ ưu tiên.
- Vào menu MessageTag, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Tag trên thanh công cụ.
- Chọn mức độ ưu tiên cho thư trong danh sách sổ xuống.
Sao chép nội dung của một bức thư sang các ứng dụng khác
-Mở bức thư có nội dung cần sao chép.
- Chọn toàn bộ nội dung bức thư hoặc một phần nội dung thư muốn sao chép bằng cách đặt con trỏ chuột tại điểm đầu tiên của vùng nội dung văn bản muốn sao chép, giữ phím Shift và nhấn chuột vào điểm cuối cùng của vùng văn bản muốn sao chép.
- Vào menu EditCopy, hoặc nhấn chuột phải chọn Copy, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.
- Mở ứng dụng khác muốn sao chép nội dung thư vào, ví dụ: OpenOffice.org Writer.
- Đặt con trỏ vào nơi muốn dán nội dung sao chép trong OpenOffice.org Writer, vào menu EditPaste, hoặc nhấn chuột phải chọn Paste, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.
Sao chép nội dung từ một ứng dụng khác vào một bức thư
- Mở ứng dụng khác có nội dung cần sao chép vào thư ở Thunderbird hoặc soạn thảo một nội dung văn bản ở ứng dụng đó. Ví dụ: Đã có sẵn một văn bản trong OpenOffice.org Writer.
- Chọn nội dung cần sao chép.
- Vào menu EditCopy, hoặc nhấn chuột phải chọn Copy, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.
- Mở bức thư trong Thunderbird muốn dán nội dung thư vào, đặt con trỏ chuột ở vị trí muốn dán trong thư rồi vào menu EditPaste, hoặc nhấn chuột phải chọn Paste, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.
Thêm chữ ký vào thư
Tạo chữ ký cho thư
- Mở chương trình Notepad hay bất cứ một chương trình chỉnh sửa văn bản nào.
- Nhập nội dung chữ ký vào vùng soạn thảo.







Soạn chữ ký bằng Notepad
- Vào menu FileSave hoặc Save As, hộp hội thoại Save As xuất hiện.
- Chọn nơi chứa tệp chữ ký mới tạo.
- Nhập tên cho tệp chữ ký đó trong phần File name.
- Nhấn chuột vào mũi tên bên phải của mục Encoding và chọn Unicode.
- Nhấn nút <> để lưu chữ ký vừa tạo.
Đính kèm chữ ký vào trong Thunderbird
- Mở chương trình Thunderbird.
- Vào menu ToolsAccounting Settings, xuất hiện hộp hội thoại Account Settings.
- Nhấn chuột vào mục tên địa chỉ email được tô đậm ở bên khung bên trái.
- Tích chọn ô Attach this signature ở khung bên phải.
- Nhấn nút <> để tìm đến tệp chữ ký mà bạn đã soạn.
- Chọn tệp chữ ký đó.
- Nhấn nút <>.
Cửa sổ soạn thư mới đã có sẵn chữ ký
Tạo và xóa các thư mục hòm thư
- Tạo thư mục cho hòm thư
- Nhấn chuột phải vào mục Local Folders.
- Chọn New Folder, xuất hiện hộp hội thoại
- Nhấn chuột phải vào mục Local Folders.
- Chọn New Folder, xuất hiện hộp hội thoại












- Nhập tên thư mục muốn tạo mới vào ô Name.
- Chọn thư mục cha cho thư mục cần tạo.
- Nhấn nút <>.
Xóa một thư mục hòm thư
- Nhấn chọn thư mục hòm thư cần xóa.
- Nhấn chuột phải chọn Delete hoặc nhấn chọn biểu tượng Delete trên thanh công cụ, xuất hiện hộp thoại cảnh báo có chắc chắn muốn xóa thư mục hòm thư hay không.
Tìm kiếm một bức thư trong các hòm thư
Cách 1:
- Nhấn chọn công cụ tìm kiếm trên thanh công cụ
+ Nhấn chuột vào mũi tên ở dưới bên phải hình kính lúp trong công cụ đó để chọn tiêu chí lọc theo tiêu đề thư (Subject), theo người gửi thư (Sender), theo cả tiêu đề thư và người gửi thư…
+ Nhập nội dung muốn tìm kiếm vào trong khung tìm kiếm,
ví dụ:
Để tìm tất cả các thư của Trần Đức Long, bạn nhập tên của Sender ở đây là Tran Duc Long, kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị ra trên màn hình.
Kết quả tìm kiếm thư
Cách 2:
+ Nhấn chuột phải vào thư mục có chứa đối tượng cần tìm kiếm.
+ Chọn Search, xuất hiện hộp hội thoại Search Messages.
+ Thiết lập các tiêu chí lọc và tìm kiếm. Ví dụ để tìm kiếm thư của Trần Đức Long, bạn thiết lập các tiêu chí lọc và tìm kiếm như hình trên.
+ Để xem chi tiết một lá thư nào đó bạn nhấn chuột vào thư đó rồi nhấn nút <> hoặc bấm đúp vào thư đó.
Thiết lập các luật (rule) tự động phân loại thư
- Vào menu ToolsMessage Filters, hộp hội thoại Message Filters xuất hiện.
- Nhấn nút <> trên hộp hội thoại Message Filters, khi đó sẽ xuất hiện hộp hội thoại Filter Rules.









Thiết lập luật lọc thư
Tạo luật lọc tự động từ một bức thư
Nhấn chuột phải vào địa chỉ email của người gửi trong phần đầu của lá thư, rồi chọn Create Filter from Message.




Thiết lập các chế độ lọc từ một bức thư
Hộp hội thoại Filter Rules xuất hiện, thiết lập các điều kiện lọc thư.







Nhập tên và điều kiện lọc thư
Tạo luật lọc tự động cho các thư mục hòm thư
Vào menu FileNewSubfolder hoặc chọn một thư mục nào đó trong mục Local Folders mà bạn muốn tạo thư mục con hòm thư, sau đó nhấn chuột phải chọn New Folder, xuất hiện hộp hội thoại:







- Nhập tên cho thư mục mới.
- Chọn thư mục cha cho thư mục mới tạo nếu cần.
- Nhấn nút <>.

Tạo một luật lọc:
- Vào menu ToolsMessage Filters, khi đó xuất hiện hộp hội thoại Message Filter.
- Nhấn nút <>.
- Nhập tên cho luật lọc thư.
- Chọn các điều kiện lọc trong các mục tùy chọn trong hộp hội thoại.
- Để tạo một luật lọc thư tự động di chuyển các thư từ một người gửi cụ thể vào một thư mục cụ thể thao tác chọn các tùy chọn điều kiện lọc như sau:
+ Trong phần For incoming message that:
o Chọn From trong danh sách sổ xuống đầu tiên bên trái.
o Chọn Contains trong danh sách sổ xuống ở mục thứ 2 từ trái sang.
o Nhập địa chỉ email của người gửi vào trường trống bên phải hộp hội thoại.
+ Trong phần Perform these actions:
o Chọn Move Message To ở danh sách sổ xuống đầu tiên bên trái của hộp hội thoại.
o Chọn thư mục bạn muốn các thư của người gửi đã chọn đó sẽ tự động chuyển vào khi nó được gửi đến.
+ Để bổ sung thêm các điều kiện lọc bạn có thể nhấn chuột vào nút dấu cộng
Bổ sung, thay đổi và xóa các địa chỉ trong sổ địa chỉ
Bổ sung địa chỉ thư vào danh sách hòm thư trong sổ địa chỉ
- Bổ sung một địa chỉ thư mới vào danh sách thư đã có sẵn:
Vào menu ToolsAddress Book, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Address Book trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+2, xuất hiện cửa sổ Address Book.
- Nhấn chuột chọn sổ địa chỉ trong phần Address Books nằm bên trái của cửa sổ. Bấm đúp vào sổ địa chỉ một hòm thư muốn bổ sung thêm địa chỉ.
Trong phần Type email addresses to add them to the mailing list, nhập địa chỉ thư cần bổ sung vào.

Hộp hội thoại Mailing List trong sổ địa chỉ thư
Bổ sung một địa chỉ thư mới vào sổ địa chỉ:
- Vào menu ToolsAddress Book, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Address Book trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+2, xuất hiện cửa sổ Address Book.
- Nhấn chọn sổ địa chỉ cần thêm địa chỉ thư mới vào.
- Nhấn chuột vào biểu tượng New Card trên thanh công cụ, hoặc nhấn chuột phải vào sổ địa chỉ và chọn New Card.
Hộp hội thoại New Card
Tạo các nhóm địa chỉ để có thể gửi cho nhiều người qua một địa chỉ duy nhất
- Tạo một hòm thư chung cho tất cả những người mà bạn muốn gửi thư đồng thời.
+ Vào menu ToolsAddress Book, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Address Book trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+2, xuất hiện cửa sổ Address Book.
+ Vào menu FileNewAddress Book, xuất hiện hộp hội thoại New Address Book.
+ Nhập tên cho hòm thư này trong phần Address Book Name, ví dụ: CNTT&TT.
Nhấn chuột vào thư mục CNTT&TT trên thanh trái của cửa sổ Address Book, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng New List trên thanh công cụ, hoặc nhấn chuột phải chọn New List, xuất hiện hộp hội thoại Mailing List.
+ Nhập tên hòm thư chung là “CNTT&TT” vào ô List Name.
+ Nhập tên đầy đủ hay giải thích chi tiết về tên của hòm thư Trung tâm CNTT&TT là “Công nghệ thông tin và Truyền thông” vào ô Description.
+ Nhập danh sách địa chỉ email của tất cả các thành viên trong Trung tâm CNTT và Truyền thông như hình trên.
+ Nhấn nút <>.
- Khi muốn gửi thư cho những người trong danh sách trên, bạn chỉ cần chọn tên của hòm thư chung vào phần “To:” của cửa sổ soạn thảo.