BÀI GIẢNG PHẦN MÊM

1. Khởi động chương trình và Tạo Lập Cơ sở dữ liệu kế toán (CSDL)

* CSDL Là nơi lưu trữ số liệu kế toán trên máy tính.
* Làm việc với PMKT SmartBooks Plus:
- Cách khởi động chương trình
- Tạo lập CSDL
- Mở CSDL
- Đóng CSDL
- Kết thúc/Thoát khỏi chương trình
1.Tạo Cơ sở dữ liệu
Vào menu Hệ thốngTạo CSDL:
- B1: Tạo mới: CSDL tạo lần đầu… Tiếp theo.
Tạo từ dữ liệu của năm trước
- B2: Thư mục chứa CSDL : Ketoan2011
Đường dẫn: D/SmartBooksPlus2010
Diễn Giải: Số liệu kế toán năm 2011
B3: Thiết lập năm, chế độ kế toán..
B4: Thông tin về đơn vị: Loại hình đơn vị: Ngành GD, các thông tin về đơn vị,…
- B4: Nhấn nút <>  kết thúc.
2. Cách mở CSDL có sẵn
B1: Vào menu Hệ thốngMở CSDL…
B2: Xuất hiện màn hình Mở CSDLMở CSDL có sẵn
Chọn đường dẫn chứa CSDL:
D/SmartBooksPlus2010/KT2011:
Nhấn đôi chuột vào CSDL cần mở (KT2010)  OK.
3. Khai báo hệ thống – thông tin về đơn vị.
Vào menu Hệ thốngTuỳ chọn hệ thốngĐơn vị:
Khai báo đầy đủ thông tin về đơn vị như:
Mã đơn vị, Mã CTMT, Tài khoản,.

Vào menu Hệ thốngTuỳ chọn hệ thốngNhân sự: Khai báo tên giám đốc, kế toán,.

Vào menu Hệ thốngTuỳ chọn hệ thốngTiền lương: Khai báo mức lương tối thiểu
4. Khai báo danh mục Hệ thống TK
Vào menu Danh mụcHệ thống tài khoản:

Nhấn chuột vào TK cần thêm mới nhấn nút <>.

Khai báo thông tin về tài khoản: ký hiệu TK, tên TK <đồng ý>
5. Khai báo Chương, loại khoản
Vào menu Danh mụcMục lục ngân sách Chương, Loại khoản: Khai báo Chương, Loại khoản:

Chọn Chương ? Nhấn nút ? Tích vào nút <Được sử dụng> ? <Đồng ý>.

Chọn Loại Khoản ? Nhấn nút Tích vào nút <Được sử dụng> ? <Đồng ý>.
6. Khai báo Nguồn vốn
Vào menu Danh mục Danh mục Nguồn vốn:
Chương trình mặc định các loại nguồn vốn:
VD: 0202- Nguồn NS tỉnh thực hiện chế độ tự chủ
? Chọn Dòng 0202: nhấn nút
? Sửa mã: 0202 ?0113, Mã nguồn NS: 0113, Cấp NS: 2, . ? Đồng ý.

Mã nguồn KB thay đổi: 0113 ? 13:
Vào Danh mụcDanh mục Nguồn vốn: chọn nguồn 0113 ? : Mã 0113 giữ nguyên; Mã nguồn NS: 0113 ?13; gõ số TK mới thay đổi.
7. Khai báo Dự án, CTMT
Vào menu Danh mụcDự án ? Nhấn nút khai báo Mã Dự án., tên dự án ..

Khai báo lần lượt các dự án và chương trình mục tiêu.
8. Khai báo Nhân sự
Vào menu Danh mụcNhân sựPhòng ban: Nhấn ?Khai báo phòng: VP Sở NN &PTNT Hà Tĩnh ? <Đồng ý>

Vào menu Danh mụcNhân sựNhân viên: Nhấn nút ? Khai báo Mã Nhân viên, tên, địa chỉ, phòng ban, hệ số lương,...
? Khai báo toàn bộ nhân viên trong cơ quan.
9. Khai báo nhà cung cấp
Vào Danh mụcNhà cung cấpNhà cung cấp:
Nhấn nút xuất hiện màn hình chứng từ nhập NCC: Mã NCC, tên nhà cung cấp, Địa chỉ,
mã đơn vị QHNS,.

Qua màn hình Công Nợ khai báo Số TK, nơi mở.

Khai báo lần lượt những nhà cung cấp mang tính chất thường xuyên có quan hệ với đơn vị như: BHXH, Điện lực, bưu điện.
10. Khai báo đối tượng khác.
Khai báo tên đơn vị: Bắt buộc đối với tất cả các đơn vị:

Vào menu Danh mụcĐối tượng khác: Nhấn nút
? khai báo mã đối tượng, tên, địa chỉ,.

11. Hướng dẫn nhập số dư đầu kỳ
* Vào menu Danh mụcHệ thống Tài khoản:
Nhấp đôi chuột vào TK cần nhập số dư đầu kỳ
 nhập số liệu  <>
* Chú ý:
- Một số TK khi khai báo phải chi tiết đến Tiết Khoản
- Khai báo TK 312 phải chi tiết đến Nhân viên
- Khai báo TK 461, 661 phải chi tiết đến Loại khoản.
- Dùng chuột để thêm dòng nhập chi tiết số dư của TK 46111, 66111 or Dùng CTrl+Enter để sao chép 1 dòng tương tự như dòng cần sao chép.
12. Cách thao tác nhập chứng từ
Vào menu chứng từ, chọn chứng từ cần nhập
Khi màn hình chứng từ xuất hiện nhấn chuột váo nút <>.

Nhập nội dung của chứng từ: Số CT, ngày hạch toán, TK Nợ, TK Có, …

Nhập đầy đủ thông tin  Nhấn nút <>
13. Nhập Dự toán, khoán chi
Vào menu Chứng từDự toán hoặc Khoán chi
Nhấn chuột vào Nút <>
Khai báo TK dự toán, khoán chi
Nhập đầy đủ nội dung của chứng từ: Số Ct, ngày hạch toán, đối tượng,…
Nhấn nút <>.
Khi nhập xong tất các các CT dự toán, khoán chiNhấn nút <<Đóng>>
14. Nhập giấy rút dự toán kiêm CK, giấy rút tiền mặt.
Vào menu Chứng từGiấy rút DT kiêm CKhoản or Giấy rút DT kiêm lĩnh tiền mặt
 Nhấn <>
Chọn loại đối tượng rút hoặc hưởng: Nhà cung cấp, nhân viên….
Nhập đầy đủ nội dung của chứng từ: Số CT, ngày hạch toán, đối tương,…
Nhấn <> Nhấn < để xem chứng từ
Khi nhập xong tất các chứng từ Nhấn <Đóng>>
15. Thanh toán tạm ứng với kho bạc
Vào menu Chứng từThanh toán tạm ứng:
Xuất hiện màn hình TTTƯ Chọn các điều kiện lọc: Chọn thời gian, chương, loại khoản,…
Nhấn <<Đề nghị thanh toán>> để liệt kê tất cả các chứng từ Đề nghị thanh toán TƯ hoặc thực chi.
Các chứng từ ở tình trạng <>: nhấn chuột trái vào cột đầu tiên  Nhấn <<Đề nghị>>
 các chứng từ sẽ chuyển sang tình trạng <<Đã đề nghị>>.
Thao tác tương tự đối với Kho bạc duyệt.
16. Cách sao chép chứng từ
Vào menu Chứng từPhiếu thu
Xuất hiện phiếu thu nhấn
Xuất hiện màn hình : chọn kỳ kế toán, chứng từ cần sao chép
 chọn chứng từ sao chép.
Nhấn nút <>.
17. Tính lương
17.1 Khai báo các khoản lương của từng nhân viên
Vào menu Danh mụcNhân sựNhóm lương
 nhấn chuột lần lượt vào các nhóm lương <>
 nhóm lương nào không cần sử dụng tích vào nút <> <<Đồng ý>>.
Vào menu Danh mụcNhân sựCác khoản lương
Khai báo công thức các khoản lương và thiết lập TK, chương, loại, M/TM các khoản lưowng của đơn vị.
Vào menu Danh mụcNhân sựNhân viên chọn lần lượt các nviên, khai báo các khoản lương của nviên.
17. Tính lương
17.2 Tính lương của tất cả các nhân viên.
Vào menu Chứng từTính lương: Xuất hiện màn hình chứng từ tính lương: Khai báo ngày CT, số CT.Bấm <> <>  <>
Nợ TK 66121/Có 334
Nợ 66121/có 332
Nợ 334/Có 332
Hủy tính lương: vào menu Chứng từTính lương nhấn <> khai báo lại các khoản lương của nhân viên thao tác tính lương lại như trên.
18. Khai báo TSCĐ và khai báo số dư đầu năm của TSCĐ
Vào menu Danh mụcTSCĐ: Nhấn<> Xuất hiện màn hình khai báo thông tin về TSCĐ: mã, tên , tình trạng,…

Qua màn hình khấu hao TSCĐ: khai báo ngày mua, ngày tính KH, NG, ..
19. Cách nhập khi mua mới TSCĐ
C1: Khai báo TSCĐ: như khai báo số dư đầu kỳ.
- Làm giấy rút: Vào Chứng từGiấy rút DT kiêm CK
- Ghi tăng TSCĐ: Vào Chứng từ/Ghi tăng TSCĐ
+C1: Nhấn nút <>Xuất hiện màn hình Ghi tăng TSCĐ: Nhập đầy đủ thông tin về chtừ:
Nợ 211/ Có 46121 or 111,112;
Nợ 66121/Có 466
+ C2: Nhấn chuột nút <> Xuất hiện màn hình liệt kê chứng từ Chọn  Nhấn <> nhấn <>
19. Cách nhập khi mua mới TSCĐ
C2: Khai báo TSCĐ: như khai báo số dư đầu kỳ.

Ghi tăng TSCĐ: ở màn hình khai báo TSCĐ Qua màn hình <> Nhấn <>  Xuất hiện màn hình Ghi tăng điền đầy đủ thông tin vào chứng từ  nhấn .

* Làm chuyển khoản: Vào Chứng từGiấy rút DT kiêm CK  Nhấn <>  xuất hiện màn hình  chọn <> nhấn<> Nhấn <>.
20. Ghi giảm TSCĐ
Vào menu Danh mụcTSCĐ Nhấn chuột vào TSCĐ cần ghi giảm  chuyển tình trạng <Đang dùng> <Đã thanh lý>.

Vào menu Chứng từGhi giảm TSCĐ Nhấn <>. Xuất hiện màn hình ghi giảm TSCĐ:
Nhập đầy đủ thông tin về chứng từ:
Nợ TK 214/Có TK 211
Nợ TK 466/Có TK 211
21. Đánh giá lại TSCĐ
Vào Chứng từ Đánh giá lại TSCĐ:
Hạch toán bút toán tăng, giảm nguyên giá TSCĐ sau khi đánh giá lại

- Tăng NG: Nợ 211/466: GT tăng thêm
- Giảm NG: Nợ 214/Có 211: GT Ngiá giảm



22. Cách tính khấu hao
Chọn ngày hạch toán là ngày 31/12:
Hệ thốngNgày hạch toán: đổi ngày HT: 31/12

Vào menu Chứng từTính khấu haoTSCĐ
 nhấn <>.

Nhấn nút <<Đóng>>.
23. Cuối năm (hết năm 2009): KC nguồn,
KP hoạt động sang năm 2010
Vào menu Chứng từKết chuyển số dư
 Chọn loại KC <>
Ghi số CT, ngày CT nhấn<>
 Nhấn <>.
KC nguồn năm nay thành nguồn năm trước: Nợ TK4612, 462
Có TK 4611,462
KC Khoản chi năm nay thành khoản chi năm trước:
Nợ TK 6611, 662
Có TK 6612, 662
24. Khi nhận được quyết toán của đơn vị cấp trên:
Vào menu Chứng từKết chuyển số dư:
Chọn loại KC <>
 Ghi số CT, ngày CT <>.
 Nhấn <>.
Nợ TK 46111
Có TK 66111
23. Cách sao lưu dữ liệu vào USB.
* Sao lưu trực tiếp từ Nơi chứa CSDL:
D:SmartBooksPlus2010KT2011SmartBooks.dbc

* Chú ý: Tên CSDL: KT2011
Nơi chứa CSDL: ổ D trong máy tính
Vào My Computerổ DSmartBooksPlus 2010:
 Kích chuột phải vào tên CSDL (KT2011)
 Chọn copy (Ctrl+C ) Chọn nơi cần sao lưu sang (USB)
 Kích chuột phải vào USB Nhấn Paste (Ctrl+V).
24. Cách Phục hồi CSDL
Vào menu: Hệ thốngPhục hồi CSDL:
- Bấm vào dấu “…” bên cạnh nút <>: chọn đường dẫn đến file Back up trong thư mục SmartBooks Plus 2010
- Chọn file nén tên CSDL ngày gần nhất, dạng
Bấm <>

- VD: DSmartBooks Plus 2010 Back up Ketoan201120110701.rip

- Bấm vào dấu “…” bên cạnh nút <>: chọn đường dẫn đến CSDL hiện tại. (Thông thường phần mềm đã mặc định sẵn)
Liên hệ:
Nhung : 0906.04.24.74
Thiệm : 0936.33.79.66
Công ty: 04 3787 1064
Fax: 04 3787 1636