Bài giảng Microsoft Word

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
SOẠN THẢO VĂN BẢN
MICROSOFT WORD
NGUYỄN VĂN ĐỨC
CHUYÊN VIÊN PHÒNG GIÁO DỤC
Bài giảng Microsoft Word
1. Giới thiệu: Microsoft word là phần mềm nằm trong bộ office của hãng Microsoft (Mỹ). Ms Word nhằm soạn thảo các định dạng văn bản phục vụ cho công việc văn phòng

Bài giảng MS Word
3
Khởi động Word
C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình nền (Desktop).
C2: Menu Start / Programs / Microsoft Office / Microsoft Office Word 2003
M�n hỡnh l�m vi?c c?a Word
Vùng soạn
thảo *
Thanh tiêu đề
Thanh công cụ chuẩn
(Standard)
Thanh thực đơn (Menu)
Thanh định dạng
(Formating)
Thanh công cụ tạo bảng
(Table and Borders)
Thước dọc
(Ruler)
Thanh Trượt dọc
(Scroll)
Thanh công cụ vẽ
(Drawing)
Bài 1

Bài giảng MS Word
5
Mở một tệp (File) trắng mới (New)
C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar).
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N
C3: Vào menu File / New…

Bài giảng MS Word
6
Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Standard Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
C3: Vào menu File / Open…

1. Chọn nơi chứa tệp
2. Chọn tệp cần mở
3. Bấm nút Open để mở tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp

Bài giảng MS Word
7
Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S
C3: Vào menu File / Save
Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As... (các bước tiếp theo xem slide sau).
Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Word không thực hiện việc gì).

Bài giảng MS Word
8
Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)
Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.
Vào menu File / Save As...
1. Chọn nơi ghi tệp
2. Gõ tên mới cho tệp
3. Bấm nút Save để ghi tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp


Bài giảng MS Word
9
Thoát khỏi Word (Exit)
C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Word.
C3: Vào menu File / Exit
Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn:
Yes: ghi tệp trước khi thoát,
No: thoát không ghi tệp,
Cancel: huỷ lệnh thoát.

Bài giảng MS Word
10
Phương pháp gõ tiếng Việt
Để gõ được tiếng Việt cần có font chữ tiếng Việt và chương trình gõ tiếng Việt.
Các bộ font tiếng Việt: ABC, VNI, Unicode…
Bộ font ABC gồm các font chữ bắt đầu bởi .Vn
VD: .VnTime, .VNTIMEH. .VN3DH, .VnArial…
Các font Unicode: Arial, Times New Roman, …
Các chương trình gõ tiếng Việt: ABC, Vietkey, Unikey… Hiện nay bộ gõ Vietkey và Unikey đang được sử dụng rộng rãi vì có nhiều ưu điểm: dung lượng nhỏ, hỗ trợ phương pháp gõ cho nhiều bộ font,…

Bài giảng MS Word
11
Chương trình gõ Vietkey
Menu xuất hiện khi nháy chuột phải vào biểu tượng Vietkey ở góc dưới phải nền màn hình:
Chọn cách gõ Unicode khi dùng font chữ Unicode
Chọn cách gõ TCVN3 khi dùng font chữ ABC
Chọn chế độ gõ tiếng Việt hoặc tiếng Anh (Alt+Z)
Hiện cửa sổ Vietkey để thiết lập kiểu gõ (TELEX, VNI), các tuỳ chọn, thông tin…

Bài giảng MS Word
12
Cách gõ tiếng Việt kiểu TELEX
Cách gõ các ký tự đặc biệt:
aw  ă, ow  ơ
w  ư, aa  â
ee  ê, oo  ô
dd  đ
Cách gõ các dấu:
s: sắc, f: huyền, r: hỏi,
x: ngã, j: nặng, z: thôi bỏ dấu`

Bài giảng MS Word
13
Cách gõ tiếng Việt kiểu TELEX (tiếp)
Có thể bỏ dấu ngay sau khi gõ nguyên âm hoặc sau khi đã gõ xong từ.
Ví dụ, để gõ dòng chữ “Trung tâm GDTX Đống Đa”:
Trung taam GDTX DDoongs DDa
Muốn gõ tiếng Anh mà không muốn chuyển chế độ gõ, có thể gõ thêm ký tự đặc biệt 1 lần nữa, ví dụ: gõ từ “New York” như sau: Neww Yorrk

Bài giảng MS Word
14
Một số phím hỗ trợ soạn thảo
Tab: tạo 1 khoảng trống (ngầm định 0.5 inch), thường dùng để thụt đầu dòng đoạn văn bản.
Caps Lock: bật/tắt chế độ gõ chữ hoa.
Shift: - giữ Shift và gõ ký tự chữ sẽ cho chữ in hoa
- giữ Shift và gõ các phím có 2 ký tự sẽ cho ký tự ở trên.
- giữ Shift và ấn các phím di chuyển sẽ bôi đen (chọn) đoạn văn bản.
Delete: xoá 1 ký tự đứng sau con trỏ
Back Space: xoá 1 ký tự đứng trước con trỏ

Bài giảng MS Word
15
Một số phím hỗ trợ soạn thảo (tiếp)
Enter: xuống dòng để gõ đoạn văn bản mới.
Home: đưa con trỏ về đầu dòng.
End: đưa con trỏ về cuối dòng.
Page Up: đưa con trỏ lên 1 trang màn hình
Page Down: đưa con trỏ xuống 1 trang màn hình
Ctrl+Home: đưa con trỏ về đầu văn bản
Ctrl+End: đưa con trỏ về cuối văn bản
Ctrl+Enter: ngắt trang bắt buộc (sang trang mới)

Bài giảng MS Word
16
Một số quy tắc chuẩn
Không có khoảng trắng trước dấu phẩy (,), dấu chấm (.), dấu hai chấm (:), dấu chấm phẩy (;)…
Có 1 khoảng trắng sau các dấu trên.
Các dấu nháy đơn, nháy kép, mở ngoặc, đóng ngoặc phải ôm sát văn bản.
VD gõ sai:
Các ký tự in thường : a , b , … , z( 26 ký tự ) .
VD gõ đúng:
Các ký tự in hoa: A, B, …, Z (26 ký tự).

Bài giảng MS Word
17
Gõ chỉ số và số mũ
Để gõ chỉ số, sử dụng tổ hợp phím Ctrl+= để chuyển đổi giữa chế độ gõ bình thường và chế độ gõ chỉ số. Ví dụ để gõ x1 thứ tự gõ phím như sau:
x, Ctrl+=, 1, Ctrl+=, …
Để gõ số mũ, sử dụng tổ hợp phím Ctrl+Shift+= để chuyển đổi giữa chế độ gõ bình thường và chế độ gõ số mũ. Ví dụ gõ x2 như sau:
x, Ctrl+Shift+=, 2, Ctrl+Shift+=, …

Bài giảng MS Word
18
Định dạng văn bản
1) Định dạng ký tự
a) Sử dụng thanh công cụ Formatting:
- Bôi đen đoạn văn bản (dùng chuột hoặc dùng phím Shift kết hợp với các phím dịch chuyển)
Chọn font chữ
Chọn kích thước chữ
Chữ in đậm (Ctrl+B)
Chữ in nghiêng (Ctrl+I)
Chữ gạch chân (Ctrl+U)

Bài giảng MS Word
19
Định dạng ký tự (tiếp)
b) Sử dụng menu Format / Font…:
- Bôi đen đoạn văn bản. Vào menu Format / Font…
Chọn font chữ
Chọn kích thước chữ
Chọn màu chữ
Chọn kiểu gạch chân
Khung xem trước định dạng
Chọn dáng chữ (bình thường, đậm, nghiêng,


Bài giảng MS Word
20
Định dạng văn bản
2) Định dạng đoạn văn bản
a) Sử dụng thanh công cụ Formatting
- Bôi đen đoạn văn bản
Căn lề trái (Ctrl+L)
Căn giữa (Ctrl+E)
Căn lề phải (Ctrl+R)
Căn cả 2 lề (Ctrl+J)
Khoảng cách giữa các dòng

Bài giảng MS Word
21
Định dạng đoạn văn bản (tiếp)
b) Sử dụng menu Format/Paragraph…
- Chọn đoạn văn bản, chọn Format Paragraph…
Chọn cách căn lề
Khoảng cách tính từ lề trái và phải
Khoảng cách giữa các dòng
Khoảng cách với đoạn trước và sau
Khung xem trước định dạng

Tạo số, ký hiệu đầu dòng
Chọn đoạn văn bản cần chèn.
Chọn Format Bullets and Numbering…
Tạo số đầu dòng:
Chọn thẻ Numbered
Chọn kiểu số cần chèn → OK
Tạo ký hiệu đầu dòng:
Chọn thẻ Bulleted
Chọn kiểu ký hiệu cần chèn → OK
Chọn Customize để chỉnh sửa ký hiệu
Tạo đường viền, màu nền
Chọn đoạn văn bản cần chèn tạo
Chọn Format Borders and Shading…
Các thẻ quan trọng:
Borders: tạo đường viền cho đoạn văn bản
Page Border: tạo đường viền cho trang văn bản
Shading: màu nền cho đoạn văn bản
Tạo đường viền, màu nền
Đường viền:
Loại đường viền
Loại đường kẻ
Màu đường kẻ
Độ rộng của đường kẻ
Áp dụng cho chữ, đoạn văn
Tạo đường viền, màu nền
Màu nền
Không đổ màu
Chọn màu sắc
Thêm các màu khác
Chọn mẫu
Áp dụng cho chữ, đoạn văn
Chia cột văn bản
Chọn đoạn văn bản cần chia cột
Chọn Format Collumns
Số cột cần chia
Dòng kẻ ở giữa
Chọn nếu độ rộng các cột bằng nhau
Áp dụng cho đoạn văn đã chọn hay cả trang

Bài giảng MS Word
27
Dùng tab tự động để định dạng
Dùng chuột kích vào thước ngang để đặt tab.

Kích đúp chuột vào tab vừa đặt

1. Chọn tab nào để thiết lập
2. Chọn tab trái (left), phải (right) hoặc giữa (center)
3. Chọn kiểu dẫn cho tab
4. Bấm nút Set để thiết lập tab
Chữ hoa lớn đầu đoạn văn
Đặt con trỏ sau chữ cần in hoa lớn.
Chọn Format Drop Cap…
Vị trí chữ in hoa lớn
Font chữ
Số dòng chữ sẽ nằm
Khoảng cách đến các chữ khác

Bài giảng MS Word
29
Sao chép/chuyển văn bản (Copy/Move)
Chọn đoạn văn bản cần sao chép/chuyển
- Nếu sao chép: Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy)
- Nếu chuyển: Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut)
Đặt con trỏ tại nơi muốn dán văn bản
Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)

Bài giảng MS Word
30
Chèn ký tự đặc biệt
Nhiều ký tự muốn đưa vào văn bản nhưng không có trên bàn phím? 
Đặt con trỏ chuột tại nơi muốn chèn.
Vào menu Insert / Symbol…

1. Chọn font
2. Chọn ký tự đặc biệt
3. Ấn nút Insert để chèn
Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật
Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn
Chèn hình ảnh:
Chọn Insert Picture:
Clip Art: Chèn từ thư viện của chương trình Office: Sau khi chọn Clip Art khung làm việc sẽ xuất hiện cửa sổ Clip Art, chọn Go để tìm kiếm hình ảnh. Click vào hình ảnh cần chèn để chèn vào văn bản.
From File: Chèn từ một file hình ảnh bên ngoài thư viện của chương trình Office. Sau khi chọn From File sẽ xuất hiện cửa sổ để chọn đến hình ảnh cần chèn.
Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật
Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn
Chèn hình ảnh:
Chọn Insert Picture:
Clip Art: Chèn từ thư viện của chương trình Office: Sau khi chọn Clip Art khung làm việc sẽ xuất hiện cửa sổ Clip Art, chọn Go để tìm kiếm hình ảnh. Click vào hình ảnh cần chèn để chèn vào văn bản.
From File: Chèn từ một file hình ảnh bên ngoài thư viện của chương trình Office. Sau khi chọn From File sẽ xuất hiện cửa sổ để chọn đến hình ảnh cần chèn.
Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật (tiếp)
Chèn chữ nghệ thuật:
Chọn Insert Pictures WordArt: xuất hiện khung chọn mẫu:
Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật (tiếp)
Chèn chữ nghệ thuật:
Chọn mẫu rồi click OK → xuất hiện hộp thoại gõ nội dung, chú ý tương thích giữa Font chữ và bảng mã. Gõ xong click OK
Sau khi chèn xong, khi click vào chữ WordArt sẽ xuất hiện thanh công cụ WordArt
Thêm chữ WordArt mới
Sửa nội dung WordArt
Chọn mẫu WordArt khác
Chọn hình dạng WordArt
Vị trí của đối tượng so với văn bản
Làm việc với thanh công cụ Drawing

Bài giảng MS Word
36
Bảng biểu
Cột
Hàng
Ô

Bài giảng MS Word
37
Bảng biểu
a) Tạo bảng
Đặt con trỏ tại nơi muốn chèn bảng
C1: Vào menu Table / Insert / Table…
Nhập số cột
Nhập số hàng
Chọn độ rộng các cột
Độ rộng cột tự động vừa khít nội dung
Độ rộng cột vừa với trang giấy cũng như vừa với nội dung
Chọn các bảng biểu đã thiết kế sẵn
Lấy các thông số trên thiết lập cho bảng biểu mới

Bảng biểu
a) Tạo bảng
C2: Click vào nút Insert Table trên thanh công cụ Standard Toolbar.
- Drag chọn số hàng và cột cho Table.



Bài giảng MS Word
39
b) Dịch chuyển và chọn miền
Dịch chuyển:
Dùng chuột
Dùng phím Tab hoặc các phím mũi tên
Chọn miền:
Chọn cả bảng: đặt trỏ văn bản trong bảng, vào menu Table / Select / Table
Chọn các hàng kề nhau: kích chuột ngoài lề trái của bảng, ngang vị trí hàng đầu tiên, giữ chuột di qua các hàng còn lại.
Chọn các cột kề nhau: di chuột đến sát lề trên cột đầu tiên, con trỏ chuột chuyển từ hình chữ I thành mũi tên đen thì kích trái chuột, giữ và di qua các cột còn lại.

Bài giảng MS Word
40
c) Thay đổi kích thước hàng/cột
Thay đổi độ rộng cột:
Di chuột vào đường khung phải của cột để xuất hiện mũi tên 2 chiều
Giữ trái chuột và kéo đến độ rộng mong muốn
Thay đổi chiều cao hàng:
Tương tự như trên với đường khung dưới của hàng.

Bài giảng MS Word
41
d) Nhập ô, chia ô
Nhập các ô thành 1 (Merge cells)
Chọn các ô cần nhập
Nháy chuột phải vào vùng vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Merge Cells (hoặc menu Table / Merge Cells)
Chia các ô thành nhiều hơn (Split cells)
Chọn (các) ô cần chia
Nháy chuột phải vào ô vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Split Cells… (hoặc menu Table / Split Cells…)
Hộp thoại Split Cells xuất hiện: Nhập số cột và số hàng cần chia vào khung tương ứng Number of columns và Number of rows.

Bài giảng MS Word
42
e) Thêm cột, hàng, ô vào bảng
C1: Sử dụng Menu ngữ cảnh
Chọn các cột (các hàng). Nhấp chuột phải vào các cột (các hàng) đã chọn. Chọn Insert Rows hoặc Insert Columns tương ứng. (Số cột/hàng thêm vào sẽ bằng số cột/hàng đã chọn)


- Chú ý: Nếu chèn thêm cột hoặc hàng theo cách này thì mặc định các cột mới thêm vào sẽ nằm bên trái các cột được chọn và các hàng mới thêm vào sẽ nằm trên các hàng được chọn

Bài giảng MS Word
43
e) Thêm cột/hàng vào bảng
C2: Sử dụng lệnh: Chọn các cột hoặc hàng, không cần chọn tất cả các ô (số cột / hàng thêm vào sẽ bằng số cột/hàng đã chọn)
- Vào menu Table / Insert /
Thêm cột vào bên trái cột hiện tại
Thêm cột vào bên phải cột hiện tại
Thêm hàng vào bên trên hàng hiện tại
Thêm hàng vào bên dưới hàng hiện tại
Thêm ô

Bài giảng MS Word
44
f) Xoá bảng, xoá hàng, xoá cột, xóa ô
C1: Sử dụng Menu ngữ cảnh
Chọn các cột (các hàng) cần xóa. Nhấp chuột phải vào các cột (các hàng) đã chọn. Chọn Delete Rows hoặc Delete Columns tương ứng. (Số cột/hàng được xóa sẽ bằng số cột / hàng được chọn)


Bài giảng MS Word
45
f) Xoá bảng, xoá hàng, xoá cột, xóa ô
- Nếu muốn xóa các ô thì chọn các ô cần xóa (các ô phải liền kề nhau). Nhấp chuột phải vào các ô đã chọn. Chọn Delete Cells.
Đẩy các ô bên phải ô bị xóa sang bên trái
Đẩy các ô bên dưới ô bị xóa lên trên
Xóa toàn bộ các dòng chứa các ô được chọn
Xóa toàn bộ các cột chứa các ô được chọn

Bài giảng MS Word
46
f) Xoá bảng, xoá hàng, xoá cột
C2: Sử dụng lệnh
- Chọn các cột hoặc hàng. Chọn menu Table / Delete
Xoá cả bảng
Xoá các cột đã chọn
Xoá các hàng đã chọn
Xoá các ô đã chọn

Bài giảng MS Word
47
g) Các thao tác định dạng đường kẻ
Sử dụng menu Format / Border and Shading…
Chọn các ô trong bảng
Vào menu Format / Border and Shading…
Không kẻ khung
Các nút kẻ từng đường khung
Khung xem trước
Chỉ kẻ khung biên ngoài
Kẻ khung bao quanh tất cả ô
Tự kẻ khung theo ý muốn
Kiểu đường kẻ
Màu đường kẻ
Độ dày đường kẻ

Bài giảng MS Word
48
Các thao tác định dạng đường kẻ (tiếp)
Sử dụng thanh công cụ Tables and Borders
Vào menu Table/Draw Table…
Bút kẻ khung
Merge Cells
Màu đường kẻ
Độ dầy đường kẻ
Tẩy để xoá đường kẻ
Kiểu đường kẻ
Split Cells
Chiều cao các hàng bằng nhau
Chiều rộng các cột bằng nhau
Chọn kiểu đường kẻ, độ dày đường kẻ…, chọn bút kẻ khung để con trỏ chuột thành hình cái bút.
Di chuột qua các đường kẻ muốn định dạng.
Thường dùng pp này để xoá hoặc làm đậm đường kẻ.


Bài giảng MS Word
49
h) Tính toán trong bảng biểu
Đặt con trỏ tại ô cần tính theo công thức
Chọn Table Formula…
Công thức
Định dạng kết quả
Chọn nhanh công thức

Bài giảng MS Word
50
h) Tính toán trong bảng biểu (tiếp)
Một số công thức hay sử dụng
SUM: Tính tổng. VD: SUM(LEFT): tính tổng các phần tử bên trái cho đến khi gặp dữ liệu khác kiểu số.
AVERAGE: Tính trung bình cộng. VD: AVERAGE(LEFT): tính trung bình cộng của các phần tử bên trái cho đến khi gặp dữ liệu khác kiểu số.
Một số từ khóa:
LEFT: các phần tử bên trái
RIGHT: các phần tử bên phải
ABOVE: các phần tử bên trên
BELOW: các phần tử bên dưới

Bài giảng MS Word
51
i) Sắp xếp bảng biểu
Chọn cả bảng
Chọn Table Sort
Loại dữ liệu
Sắp xếp tăng hoặc giảm
Cột sắp xếp
Cột sắp xếp nếu tiêu chí 1 bằng nhau
Bảng lựa chọn có dòng tiêu đề không

Bài giảng MS Word
52
Chèn số trang
Vào menu Insert / Page Number…

Chọn vị trí hiển thị: trên (Top) hoặc dưới (Bottom)
Chọn căn chỉnh: Center (giữa), Right (phải)...
Hiện/ẩn số trang ở trang đầu tiên
Chọn định dạng
Số trang khởi đầu là…

Bài giảng MS Word
53
Định dạng trang giấy
Vào menu File / Page Setup… Tab Margins (lề)
Khoảng cách các lề: trên (top), dưới (bottom), trái (left), phải (right)
Khoảng cách đầu trang (header) và chân trang (footer)
Thiết lập làm kích thước ngầm định cho mọi văn bản


Bài giảng MS Word
54
Định dạng trang giấy (tiếp)
Kích thước trang giấy (bình thường chọn A4)
Chọn hướng trang giấy: Portrait (thẳng đứng) hoặc Landscape (nằm ngang)
Tab Paper Size (kích thước trang giấy)

Bài giảng MS Word
55
In văn bản
In tất cả
Vào menu File / Print Preview để xem văn bản trước khi in để tránh văn bản in ra chưa vừa ý
Vào menu File / Print… (Ctrl+P)
In trang hiện tại đặt con trỏ
In các trang được nhập vào
Số bản in
Nút này để chọn các thông số máy in: khổ giấy in (chọn A4), độ phân giải,…

Chọn máy in