Bài giảng microsoft project

Hướng dẫn sử dụng MS Project
Thiết lập lịch dự án & nhập dữ liệu cho dự án
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
TRUNG TÂM CPA
Tài liệu lưu hành nội bộ dành cho học viên lớp “HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MS PROJECT 2003”.
Biên soạn và giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D candidate, PKNU, Busan Korea
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
2
Nội dung bài giảng
Bài tập về nhà
Bài tập thực hành tại lớp
Hiệu chỉnh định dạng sơ đồ mạng
Nhập dữ liệu cho dự án
Thiết lập lịch cho dự án
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
3
1. Thiết lập lịch cho dự án
Thiết lập lịch làm việc để làm gì?
Thieát laäp lòch laøm vieäc thích hôïp vôùi coâng vieäc (tuaàn laøm vieäc, giôø laøm vieäc moãi ngaøy, ngaøy nghæ, v.v…) cho döï aùn ñeå coâng taùc quaûn lyù ñöôïc thuaän tieän, traùnh nhöõng baát traéc do vieäc thay ñoåi lòch laøm vieäc.
Cái gì xảy ra cho dự án của chúng ta nếu lịch làm việc không được thiết lập?
Neáu baïn khoâng thieát laäp moät lòch laøm vieäc vaø choïn gaén noù cho döï aùn vaø nguoàn löïc cuûa baïn tröôùc khi nhaäp döõ lieäu, MS Project coù theå seõ tính toaùn khoảng thôøi gian, lòch trình vaø nguoàn löïc khoâng chính xaùc
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
4
1. Thiết lập lịch cho dự án (1)
Bước 1: Tạo lịch cho dự án
Chọn Tools từ trình đơn
Chọn Change Working Time (xem hình 1)
Cửa sổ Change Working Time sẽ xuất hiện. Bấm nút New (phía phải) (xem hình 2). Cửa sổ Create New Base Calendar sẽ xuất hiện.
Chuyển con trỏ đến Name và đánh vào tên lịch của bạn chọn.
Bấm nút create a new base calendar
Bấm OK (xem hình 3)
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
5
Hình 1
Chọn
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
6
1. Thiết lập lịch cho dự án (2)
Bước 1: Tạo lịch cho dự án
Cửa sổ Change Working Time sẽ xuất hiện. Bấm nút New (phía phải) (xem hình 2). Cửa sổ Create New Base Calendar sẽ xuất hiện.
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
7
Hình 2
Chọn
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
8
1. Thiết lập lịch cho dự án (3)
Bước 1: Tạo lịch cho dự án
Chuyển con trỏ đến Name và đánh vào tên lịch của bạn chọn.
Bấm nút create a new base calendar
Bấm OK (xem hình 3)
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
9
Hình 3
Nhập tên lịch của bạn, ví dụ: Project book
Chọn
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
10
Hình 4
Nhập tên lịch của bạn, ví dụ: Project book
Đã chọn
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
11
1. Thiết lập lịch cho dự án (4)
Bước 2: Thay đổi ngày làm việc để phản ánh ngày làm việc và ngày nghỉ trong tổ chức/co quan/Ban QLDA của bạn
Xác định ngày nghỉ của ngân hàng hoặc công ty trong suốt thời gian hoạt động của dự án
Trên cửa sổ "Change Working Time", bấm trên ngày nghỉ/ngày không làm việc, dùng thanh cuộn để chuyển đến tháng khác.
Bấm nút Nonworking time
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
12
Hình 5
Bấm vào đây để chuyển sang tháng khác
Bấm phím trái chuột vào ngày 2/9 để chuyển sang ngày nghỉ
Chọn Nonworking time để chuyển ngày 2/9 sang ngày nghỉ
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
13
Hình 6
Ngày 2/9 đã có màu như là 1 ngày nghỉ (tức là Nonworking time)
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
14
1. Thiết lập lịch cho dự án (5)
Bước 2: Thay đổi ngày làm việc để phản ánh ngày làm việc và ngày nghỉ trong tổ chức/co quan/Ban QLDA của bạn
Để chuyển những ngày cuối tuần thành những ngày làm việc, chọn trên những ngày đó và chọn option "Nondefault working time".
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
15
Hình 7
Chọn Nondefault để chuyển các ngày cuối tuần sang ngày làm việc
Bấm phím Ctrl-trái và bấm chuột vào các ngày cuối tuần để chọn nhiều ngày
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
16
Hình 8
Bây giờ các ngày cuối tuần đã chuyển sang trạng thái làm việc
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
17
1. Thiết lập lịch cho dự án (5)
Bước 2: Thay đổi ngày làm việc để phản ánh ngày làm việc và ngày nghỉ trong tổ chức/co quan/Ban QLDA của bạn
Nếu tất cả những ngày thứ Bảy là những ngày làm việc, bấm vào ô có chữ "S" cho ngày thứ Bảy (chữ "S" sau chữ "F") ở phía trên của lịch. Nên làm nổi bật toàn bộ cột. Chọn option "Nondefault working time".
C�c b?n t? th?c h�nh ph?n n�y nh�
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
18
1. Thiết lập lịch cho dự án (6)
Bước 3: Thay đổi giờ làm việc để phản ánh giờ làm việc và giờ nghỉ trong tổ chức của bạn.
Trên cửa sổ "Change Working Time", bấm nút trái chuột vào ô có chữ "M" (ngày thứ Hai) ở phía trên của lịch. Nên làm đen cột này.
Ấn phím và bấm T, W, Th, F. Nên làm đen 5 cột này. Thả phím Ctrl (hoặc rê nút trái chuột trên các ô từ chữ "M" đến "F")
Bấm nút Working time.
Nhập vào thời gian làm việc thích hợp trong ô From và To (xem hình 9)
Bấm nút Nondefau working time.
Bấm nút OK để thoát
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
19
Hình 9
Thay đổi giờ làm việc ở các ô này
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
20
1. Thiết lập lịch cho dự án (7)
Bước 4: Copy lịch mới vào trong Global file cho MS Project, gắn nó là lịch hiện hành cho tất cả các phần dự án của bạn
Chọn Tools từ trình đơn.
Chọn Organizer. (xem hình 10)
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
21
Hình 10
Chọn
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
22
1. Thiết lập lịch cho dự án (8)
Bước 4: Copy lịch mới vào trong Global file cho MS Project, gắn nó là lịch hiện hành cho tất cả các phần dự án của bạn
Bấm tab Calendars. (xem hình 11)
Bấm mũi tên hướng xuống trong Calendars available in: vùng cửa sổ bên trái, phía dưới.
Chọn tên dự án của bạn.
Bấm mũi tên hướng xuống trong Calendars available in: vùng cửa sổ bên phải, phía dưới.
Chọn GLOBAL.MPT
Chọn tên của lịch mới từ danh sách trong cửa sổ bên trái phía dưới.
Bấm nút Copy để nó có hiệu lực.
Bấm nút Close
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
23
Hình 11
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
24
Hình 12
Bây giờ lịch với tên là “Project book” đã được chuyển vào global file của MSP
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
25
2. Thiết lập lịch cho dự án (9)
Standard— 5 ngày làm việc, 40 giờ 1 tuần, với thời gian làm việc từ 8:00 sáng đến 5:00 chiều. Đây là tiêu chuẩn của Mỹ.
24 Hour— Làm việc liên tục từ 12:00 sáng đến 12:00 giờ sáng hôm sau
Night Shift— Một ví dụ của lịch làm việc cho những ca làm việc mà bắt đầu vào cuối một ngày và kết thúc vào sáng hôm sau.
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
26
2. Thiết lập lịch cho dự án (10)
Bước 5: Thiết lập lịch nền tảng cho dự án.
Chọn Project từ menu.
Chọn Project Information (xem hình 13)
Bấm mũi tên hướng xuống của vùng Calendar ở phía dưới
Chọn tên của lịch (xem hình 14).
Bấm OK
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
27
Hình 13
Chọn
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
28
Hình 14
Chọn tên lịch mà ta đã tạo.
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
29
Hình 15
Lịch của chúng ta với tên “Project book” đã được chọn
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
30
3. Nhập dữ liệu cho dự án (1)
Nhập tất cả các thông số của dự án như :
Công tác, công tác trước đó (predecesors), thời gian hoàn thành công tác (duration), những nguồn tài nguyên (resource) và những ước tính khác để phục vụ cho việc thực hiện dự án ? xác định được thời gian thực sự để hoàn thành dự án, các biểu đồ phân phối tài nguyên cho dự án và để phục vụ cho việc kiểm soát tiến trình của dự án sau này
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
31
3. Nhập dữ liệu cho dự án (2)
Nếu bạn nhập dữ liệu không chính xác theo thứ tự được trình bày, MS Project có thể sẽ tự sử dụng những giả thiết không chính xác để tính toán lịch trình hoặc tài nguyên, đưa ra kết quả không chính xác cho lịch trình hoặc tài nguyên.
Các bước chính trong chương này có thể tóm tắt như sau:
Nhập thông tin của dự án.
Nhập tên công tác và Gantt Chart View.
Thêm Summary Tasks (cơng t�c t?ng h?p).
Lưu hồ sơ.
Nhập thời gian thực hiện từng công tác.
Nhập những công tác trước đó.
Xây dựng danh sách nguồn.
Tạo lập màn hình để nhập tài nguyên, nguồn lực.
Phân phối tài nguyên và công tác trong Task Form.
Nhận dạng lịch trình và đường găng.
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
32
3. Nhập dữ liệu cho dự án (3)
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
33
3. Nhập dữ liệu cho dự án (4)
Bước 1: Nhập thông tin của dự án.
1a. NHẬP NGÀY BẮT ĐẦU DỰ ÁN :
Chọn Project trên menu, bấm Project Information (xem hình 16)
Xuất hiện hộp thoại "Project Information for .". Trong vùng Start Date, đánh ngày thích hợp hoặc bấm mũi tên hướng xuống và chọn ngày bắt đầu dự án trên lịch được trình ra.(xem hình 17)
Bấm OK
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
34
Hình 16
Chọn
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
35
Hình 17
Chọn ngày khởi đầu cho dự án của bạn
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
36
Hình 18
Click phím trái chuột vào đây để chuyển sang tháng khác
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
37
3. Nhập dữ liệu cho dự án (5)
Bước 1: Nhập thông tin của dự án.
1.b. NHẬP NHỮNG THÔNG TIN THUỘC TÍNH
Bấm File từ trình đơn, chọn Properties. (xem hình 19)
Hộp thoại "Project Properties" xuất hiện. Bấm vào tab Summary và nhập thông tin thích hợp, như tên dự án, tên của người quản lý dự án. (xem hình 20)
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
38
Hình 19
Chọn
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
39
Hình 20
Nhập các thông tin chung về dự án
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
40
3. Nhập dữ liệu cho dự án (6)
Bước 2: Nhập tên công tác vào Gantt Chart View.
Chuyển đến cột Task Name trong Gantt Chart View
Chuyển con trỏ đến ô đầu tiên trong cột, và đánh tên công tác và gõ phím . Lưu ý rằng con trỏ chuyển đến ô kế tiếp và một số ID được chỉ định.
Nhập vào tên công tác của những ô còn lại cho đến khi hoàn thành. Chắc chắn rằng số ID được phân bổ phù hợp với Logic Network. (xem hình 21)
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
41
Hình 21
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
42
3. Nhập dữ liệu cho dự án (7)
Bước 3: Thêm Summary Tasks (công việc tổng h?p).
Để phân loại và chia nhỏ công việc :
Chuyển con trỏ đến công việc đầu tiên trong sơ đồ Gantt
Gõ phím . Việc này sẽ thêm một hàng trống trong sơ đồ Gantt
Chọn tên đại diện cho sub-project, phân loại hoặc kiểu công việc, đánh tên công việc mới
Không có nhập bất cứ dữ liệu nào khác, chấp nhận công việc này bởi bấm phím ENTER

Để trình những công việc như những subtasks dưới công việc tóm lược:
Chọn tất cả subtasks bởi bấm chuột trên ô đầu tiên và kéo đến ô cuối cùng.
Bấm nút INDENT BUTTON ? (xem hình 22)
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
43
Hình 22
Tô đen tất cả công việc con (1)
B?m vào đây (2)
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
44
3. Nhập dữ liệu cho dự án (8)
Bước 3: Thêm Summary Tasks (công việc tổng h?p).
Quãng thời gian của những công việc tóm lược xuất phát từ quãng thời gian và vùng phụ thuộc cho tất cả sub-tasks. Quãng thời gian này được trình bày bởi thanh màu đen kéo dài qua tất cả sub-tasks trên sơ đồ Gantt.
Trong ví d? này không có công việc tổng nhưng chúng ta có thể coi như toàn bộ các công việc là thuộc một công việc tổng là "Thi công tháp nước" để minh họa cho bước này
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
45
3. Nhập dữ liệu cho dự án (9)
Bước 4: Lưu hồ sơ.
Nếu bạn lưu hồ sơ cho lần đầu tiên, các thủ tục đã trình bày trong chương 1.
Nếu bạn lưu hồ sơ cho các lần tiếp theo mà không đổi tên tập tin, chỉ cần thực hiện như cho lần đầu tiên.
Nếu bạn lưu hồ sơ mà cũng muốn đổi tên tập tin, chỉ cần thực hiện như sau:
Chọn File từ trình đơn, chọn Save As. Đánh tên tập tin mới vào trong vùng File name.
Thư mục mặc định là thư mục mà tập tin gốc bạn sử dụng đang được lưu ở đó; nếu bạn muốn lưu đến thư mục khác, chọn thư mục đó.
Bấm Save (với ví dụ chúng ta sẽ lưu dưới tên "Thi cong thap nuoc")
Bạn nên thường xuyên lưu hồ sơ của bạn và lưu without a baseline cho tới khi tất cả thông tin của dự án được nhập vào
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
46
3. Nhập dữ liệu cho dự án (10)
Bước 5: Nhập thời gian thực hiện công tác.
Chuyển đến cột Duration
Bấm đến ô Duration tương ứng của tên công việc.
Nhập quãng thời gian cho công việc đó. Cho thí dụ : 6h=6 hours, 2d= 2 days, 4w=4 weeks.
Gõ phím và giá trị số và đơn vị thời gian được trình bày
Khi nhập cột mốc của dự án, nhập Duration là "0". Trong Gantt Chart View, một cột mốc được trình bởi một hình kim cương (?)
Không có thiết lập mặc định trước đó, MS Project xem thời gian thực hiện mặc định là 1 ngày
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
47
Hình 23 – Tiến độ của chúng ta sau khi đã nhập duration của từng công tác
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
48
3. Nhập dữ liệu cho dự án (11)
Bước 6: Nhập những công tác trước đó.
Chuyển đến cột Predecessors trong Gantt Chart view (xem hình 24)
Nếu cột Predecessors không được nhìn thấy, chuyển con trỏ vào đầu đề có vùng xám tối cho đến khi nó biến thành dấu thập màu trắng.
Điều khiển chữ thập đến đường thẳng đứng chia những cột text từ những thanh Gantt cho tới khi nó đổi thành mũi tên hai đầu đen.
Ấn phím trái của chuột và đường kẻ sẽ là những dấu chấm. Giữ chuột và kéo đường kẻ đó về bên phải. Kéo cho tới khi bạn thấy được cột Predecessors
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
49
Hình 23
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
50
3. Nhập dữ liệu cho dự án (12)
Bước 6: Nhập những công tác trước đó.
Bấm vào ô đầu tiên và đánh số ID của công việc vào ô (dựa trên số ID được phân bổ đến Gantt Chart view.)
Gõ phím .
Tiếp tục cho cột Predecessors.
Nhớ gõ phím sau mỗi lần nhập.
Save without a baseline
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
51
3. Nhập dữ liệu cho dự án (13)
Bước 6: Nhập những công tác trước đó.
Ch� �:
Nếu bạn không có một công việc riêng lẻ bắt đầu dự án của bạn, tạo một Task name của "START" cho ID #1
Nếu bạn làm một sai sót trong khi nhập số Predecessor ID, đừng bấm vào ô Predecessors và gõ phím Delete. Việc này sẽ xóa toàn bộ các công việc và tất cả thông tin của nó! Bạn nên thực hiện như là sửa Task Name ở phần trên và đánh số Predecessors đúng vào
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
52
3. Nhập dữ liệu cho dự án (13)
Bước 6: Nhập những công tác trước đó.
Các mối quan hệ công việc trong MS Project: mặc định trong MS Project thì mối quan hệ giữa các công việc là kết thúc - khởi công (FS). Tuy nhiên nó còn cho phép chúng ta sử dụng một số các mối quan hệ công tác khác như sau
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
53
3. Nhập dữ liệu cho dự án (14)
Các mối quan hệ này rất có ý nghĩa trong thực tế, ví dụ như công tác tháo cốp pha chỉ có thể bắt đầu khi công tác đổ bê tông đã hoàn thành trước đó ..v.v..
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
54
Finish-to-Start (F-S)
Finish-to-Finish (F-F)
Start-to-Start (S-S)
Start-to-Finish (S-F)
A (Finish)
B (Start)
Công tác A phải được hoàn thành trước khi công tác B bắt đầu
Finish-to-Start
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
55
A (Finish)
Công tác A phải được hoàn thành trước khi công tác B kết thúc
Finish-to-Finish
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
56
B (Start)
Công tác A phải được bắt đầu trước khi công tác B bắt đầu
Start-to-Start
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
57
Công tác A phải bắt đầu trước khi công tác B có thể kết thúc
Start-to-Finish
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
58
A
B
A
B
Lag: 2 days
Lead: 1 day or Lag: -1 day
Time (days)
Lag and Lead
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
59
Hình 24
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
60
3. Nhập dữ liệu cho dự án (15)
Bước 7: Xây dựng danh sách tài nguyên, nguồn lực.
Chọn View trên trình đơn và chọn Resource Sheet (hình 25).
Bấm vào ô đầu tiên của cột Resource Name
Nhập đầy đủ tên và chữ đầu (Initials). Dùng phím để điều khiển suốt quá trình.
Nhập giá trị Max. Unit cho mỗi nguồn lực hiện
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
61
Hình 25
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
62
3. Nhập dữ liệu cho dự án (16)
Bước 7: Xây dựng danh sách tài nguyên, nguồn lực.
"Unit" có thể được định nghĩa như là phần trăm của thời gian mà mỗi thành viên - hoặc trong trường hợp này, nguồn lực - hiện có cho dự án. Cho thí dụ, nếu bạn thiết lập mặc định của bạn đến "decimal", .4 Max. Units = 40%. Mặc định của MS Project cho Max. Units là "1" tương đương là 100%! Mặc định này là lựa chọn tốt nhất cho nhiều dự án
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
63
3. Nhập dữ liệu cho dự án (17)
Bước 7: Xây dựng danh sách tài nguyên, nguồn lực.
Đối với thí dụ, chúng ta nhập ba loại tài nguyên sau (xem hình 26): Công nhân (cn), Máy (may), Xi mang (cement).
Cuộn màn hình sang phía phải để xem cột Base Calendar. Bấm mũi tên hướng xuống để xem những lịch trình hiện có.
Chọn lịch "Project book" cho nguồn lực đầu tiên trên danh sách.
Mỗi nguồn lực trong danh sách của bạn có cùng một lịch. Bạn chọn lịch Project book (đã thiết lập ở các bước trước) cho nguồn lịch đầu tiên, bạn n�n sao lại thông tin đó cho những nguồn lực còn lại bởi làm nổi bật ô đầu tiên và những ô theo sau. Trong khi những ô trong cột Base Calendar vẫn còn được làm nổi bật, bấm phím phải của chuột và chọn Fill Down. Lịch Project book sẽ được liệt kê cho mỗi nguồn lực. Sự lựa chọn này cho phép bạn thiết lập những lịch khác nhau.
Save without a baseline
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
64
Hình 26
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
65
3. Nhập dữ liệu cho dự án (18)
Bước 8: Tạo lập màn hình để nhập tài nguyên, nguồn lực .
Bấm View từ trình đơn và chọn More Views (hình 27)
Cuộn danh sách và chọn Task Entry, và bấm Apply (xem hình 28). Bạn sẽ thấy sơ đồ Gantt được trình bày trên một nửa màn hình và Task Form được trình bày trên nửa phần còn lại (hình 29).
Bắt đầu với task name đầu tiên trong dự án. Bấm ô Task Name trong phần sơ đồ Gantt. Nó sẽ tự động xuất hiện trong Task Form.
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
66
Hình 27
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
67
Hình 28
Ch?n
Chọn
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
68
Hình 29
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
69
3. Nhập dữ liệu cho dự án (19)
Bước 8: Tạo lập màn hình để nhập tài nguyên, nguồn lực .
Thảo luận và quyết định ai sẽ làm và trách nhiệm cho mỗi công việc. Quyết định sự ước lượng công việc và quãng thời gian cho mỗi nhiệm vụ
Chuyển đến cột Responsible trong sơ đồ Gantt.
Nếu cột Responsible không được nhìn thấy, chuyển con chuột của bạn đến vùng đầu đề màu xám tối của cột cho tới khi nó chuyển thành dấu thập màu trắng
Điều khiển dấu thập đến đường dọc chia cột text và Gantt bars cho tới khi nó chuyển thành mũi tên hai đầu màu đen.
Bấm phím trái của chuột và đường kẻ sẽ là những dấu chấm. Giữ phím trái và kéo đường kẻ chấm đó về phía phải. Kéo cho tới khi cột Responsible hiện ra.
Đánh tên người có trách nhiệm cho mỗi công việc
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
70
Hình 30
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
71
3. Nhập dữ liệu cho dự án (20)
Bước 9: Phân phối tài nguyên và công tác trong Task Form.
Trong phần Task Form, bấm ô đầu tiên của cột Resource name. Bạn sẽ thấy mũi tên hướng xuống.
Bấm mũi tên hướng xuống để trình bày danh sách nguồn lực mà bạn đã xây dựng trong bước 7. Chọn tên tài nguyên, nguồn lực bạn muốn phân bổ. Tối thiểu một nguồn lực phải được phân bổ đến mỗi công tác của dự án và nhiều nguồn lực có thể được phân bổ một cách thích hợp (hình 31)
Kiểm tra những thiết lập mặc định cho công tác và quãng thời gian được thiết lập một cách thích hợp cho dự án. Chọn Tools trên menu, bấm Options.
Chọn tab Schedule trong hộp thoại Options. Nếu bạn muốn thay đổi mặc định của công việc và quãng thời gian thì hãy làm điều đó lúc này
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
72
Hình 31
Chọn ngu?n l?c thích h?p
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
73
3. Nhập dữ liệu cho dự án (21)
Bước 9: Phân phối tài nguyên và công tác trong Task Form.
Khi kiểm tra những thiết lập mặc định trong hộp thoại Options (trong menu Tools), đừng thay đổi Default Task Type trong tab Schedule.
Khi làm việc trongg Task Form (hoặc Task Entry View), dùng nút OK thay thế cho việc gõ phím mỗi lần bạn thay đổi đến thời gian thực hiện và việc làm trước (predecessors). Gõ phím sự thay đổi trong Task Form không luôn luôn được chấp nhận
Chọn ô tương ứng trong cột Work và nhập công tác được yêu cầu của nguồn lực này để hoàn thành nhiệm vụ
Bấm OK. Những đơn vị tính cho công tác là do bạn chọn lựa
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
74
Hình 32
Ngu?n l?c d� du?c ph�n b? v�o trong cơng t�c "Khoan gi?ng nu?c"
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
75
3. Nhập dữ liệu cho dự án (22)
Bước 9: Phân phối tài nguyên và công tác trong Task Form.
Định lượng công việc của bạn, bất chấp bạn nhập như thế nào, sẽ trở lại Default Unit Of Time bạn chọn. Thí dụ, nếu mặc định công việc được thiết lập theo "days" và bạn nhập "1w(1 week)", MS Project chuyển đổi nó vào trong "7d (7 days)". Bạn nên kiểm tra sự chuyển đổi này có đúng hay không
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
76
3. Nhập dữ liệu cho dự án (23)
Bước 9: Phân phối tài nguyên và công tác trong Task Form.
Nếu cần thêm những nguồn lực, tài nguyên khác đến công tác này, lập lại thủ tục trên cho đến khi bạn nhập tất cả tài nguyên, nguồn lực.
Kiểm tra những đơn vị tính và định lượng công tác trước khi đến công việc kế tiếp. Nếu bạn cần thay đổi một định lượng công việc, tốt nhất là bạn nên xóa toàn bộ việc phân bổ nguồn lực và bắt đầu lại từ đầu, MS Project đôi khi làm những giả thiết không đúng
Chuyển đến công tác kế tiếp trong danh sách dự án, rồi phân bổ nguồn lực vào công việc trong Task Form
Tiếp tục tiến trình này cho tới khi tất cả các tài nguyên, nguồn lực và định lượng công việc được phân bổ đến tất cả công việc
Save without a baseline
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
77
3. Nhập dữ liệu cho dự án (24)
Bước 9: Phân phối tài nguyên và công tác trong Task Form.
Thay đổi thời gian sau khi nhập vào công việc
Nếu bạn cần thay đổi quãng thời gian của một công việc, chuyển đến vùng Task Form của màn hình và thay đổi Task Type đến Fixed Work
Kế đến, chọn Task Name bạn muốn thay đổi trong vùng Gantt Chart
Nếu bạn không thấy công việc bạn muốn thay đổi, bấm và nhập vào số ID của nhiệm vụ. Bấm OK. Nó sẽ mang bạn đến Task Name bạn muốn chọn
Bấm vào ô tương ứng với Task name trong cột Duration
Đánh vào quãng thời gian mới, rồi thay đổi Task Type đến Fixed Duration
Bấm OK. Kiểm tra MS Project sử dụng đơn vị tính có chính xác không.
Nếu bạn muốn thay đổi thời gian thực hiện của một công tác sau khi bạn nhập nó, bạn phải theo thủ tục trên, nếu không hoặc công tác hoặc đơn vị tính có thể thay đổi một cách tự động
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
78
3. Nhập dữ liệu cho dự án (25)
Bước 10: Nhận dạng lịch trình và đường găng .
Định dạng Gantt Chart để xem đường găng :
Trở lại Gantt Chart View bằng cách chọn Window trên menu và bấm Remove Split (hình 33).
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
79
Hình 33
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
80
3. Nhập dữ liệu cho dự án (25)
Bước 10: Nhận dạng lịch trình và đường găng .
Định dạng Gantt Chart để xem đường găng :
Trở lại Gantt Chart View bằng cách chọn Window trên menu và bấm Remove Split (hình 33).
Trên menu chọn Format, chọn Gantt Chart Wizard.(hình 34)
Hộp thoại bước 1 : bấm Next (hình 35)
Hộp thoại bước 2 : chọn nút chọn Critical Path và bấm Next (hình 36)
Hộp thoại bước 3 : chọn Resources and Dates. Bấm Next (hình 37)
Hộp thoại bước 4 : thể hiện mối quan hệ giữa những công tác có liên quan, chọn nút chọn Yes. Bấm Next (hình 38)
Hộp thoại bước 5 : bấm Format It (hình 39)
Bấm Exit Wizard và lịch trình dự án và đường găng sẽ hiện ra! Những nhiệm vụ trên đường găng sẽ trình ra như là những thanh Gantt màu đỏ và những nhiệm vụ không phải đường găng sẽ là màu xanh
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
81
Hình 34
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
82
Hình 35
Click
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
83
Hình 36
Click
Ch?n
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
84
Hình 37
Click
Ch?n
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
85
Hình 37
Click
Ch?n
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
86
Hình 38
Click
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
87
Hình 39
Click
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
88
Hình 40
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
89
4. Bài tập thực hành tại lớp
Xem đề bài tập và thực hành ngay tại lớp theo những gì đã yêu cầu trong bài tập
Prepared by Luu Truong Van, Ph.D. candidate, PKNU, Korea
90
5. Bài tập về nhà
Chọn hạng mục công trình mà bạn đang đảm nhiệm
Dùng MS Project để thiết lập tiến độ. Bạn có quyền giả định các thông số nhưng phải ghi rõ trong 1 trang báo cáo A4 gởi kèm với file kết quả MS Project của bạn.
Baïn coù theå söû duïng lòch (calendar) maëc ñònh trong MS Project hoaëc thieát laäp moät lòch laøm vieäc (calendar) phuø hôïp vôùi cô quan baïn. Haõy quan saùt tieán ñoä ngang vaø tieán ñoä maïng do MS Project thieát laäp cho baïn.
Haõy löu döõ lieäu vôùi teân döï aùn laø teân cuûa baïn (viết dính liền không có khoảng trắng, ví dụ tên bạn là Lê Văn Thành thì tên file kết quả của bạn sẽ là levanthanh.mpp
Sau khi hoàn tất tiến độ theo như những gì đã hướng dẫn tại 2 buổi giảng đầu tiên của giảng viên, bạn gởi kết quả của bạn cho giảng viên theo email:
[email protected] hoặc [email protected]
Cảm ơn các anh chị đã lắng nghe
Thank You !