Bai giảng ky năng

Bài 5
KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QuẢN LÝ CỦA CÁN BỘ CẤP CƠ SỞ.
GV: NGUYỄN THỊ MAI
Mục đích – yêu cầu
1. Mục đích: Cung cấp, trang bị cho người học những kiến thức cơ bản về kỹ năng thu thập và xử lý thông tin trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ cấp cơ sở.
2. Yêu cầu:
- Người học cần nắm được khái niệm, phân loại thông tin trong lãnh đạo, quản lý.
- Rèn luyện kỹ năng thu thập và xử lý thông tin trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ cấp cơ sở.
- Nâng cao niềm tin vào công tác thu thập và xử lý thông tin trong lãnh đạo, quản lý; nâng cao đạo đức, phẩm chất, lối sống của cán bộ, đảng viên.
Nội dung bài học:
I. Khái niệm, phân loại thông tin trong lãnh đạo, quản lý (giảng 90 phút)
II. Kỹ năng thu thập, xử lý thông tin trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ cấp cơ sở: (120 phút)
TRỌNG TÂM: Phần II. Kỹ năng thu thập, xử lý thông tin trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ cấp cơ sở.
I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, VAI TRÒ VÀ PHÂN LOẠI THÔNG TIN TRONG L Đ, QUẢN LÝ
Khái niệm
Thông tin trong LĐ, QL (gọi tắt là thông tin quản lý) là sự truyền đạt các thông điệp, tin tức có liên quan đến hệ thống quản lý, được người nhận hiểu rõ ý nghĩa của thông điệp mà người gửi muốn truyền đạt, có tác dụng giúp thực hiện các mục tiêu lãnh đạo, quản lý.
Vị trí, tác dụng của thông tin:
Có vai trò quan trọng trong công tác điều hành và lãnh đạo.Có đầy đủ thông tin giải quyết công việc một cách hợp tình hợp lý, cung cấp thông tin kịp thời thì công việc được giải quyết nhanh chóng. TT chính xác, khách quan thì công việc được giải quyết đúng đắn.
Những điểm cần chú ý:

Thứ nhất, xét về hình thái vật chất và dưới dạng tĩnh, thông tin quản lý là những thông điệp, tin tức, có thể là một sản phẩm hữu hình và cũng có thể là một sản phẩm vô hình.
Thứ hai, thông tin luôn gắn liền với sự vận động của nó


Quá trình vận động của thông tin
Thông tin phản hồi
Thông điệp QL
Mã hóa
Truyền tin
Tiếp nhận
Giải mã
Nhân thông điệp
Người gửi
Người nhận
Những điểm cần chú ý:
Thứ ba, thông tin gắn liền với các hình thức giao tiếp trong hoạt động lãnh đạo, quản lý:
- Trực tiếp hay gián tiếp;
- Giao tiếp gặp riêng hai người hay giao tiếp diện rộng nhiều người.
2. Đặc điểm của thông tin đối với hoạt động lãnh đạo, quản lý
Tính địa chỉ.
Tính địa chỉ của thông tin trong LĐ, QL là việc phải xác định rõ ràng, cụ thế địa chỉ của người gửi và người nhận, đồng thời đòi hỏi cán bộ lãnh đạo, quản lý khi tiếp nhận hoặc truyền đạt thông tin luôn phải biết loại bỏ những tin tức không phải là thông tin (không cần thiết cho hệ thống của mình).
b. Tính hiểu rõ
Tính hiểu rõ của thông tin thể hiện thông tin luôn luôn rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu; cách hành văn, ngữ pháp, chính tả được thể hiện một cách chính xác. Các bước trong tiến trình thông tin không bị các trở ngại làm cho thông tin bị sai lạc hoặc hiểu sai. Đảm bảo cho người nhận hiểu rõ thông điệp mà người gửi muốn gửi đến.
c) Tính hữu ích
Tính hữu ích của thông tin trong lãnh đạo, quản lý thể hiện ở những thông điệp thực sự cần thiết cho hoạt động lãnh đạo, quản lý của đơn vị. Người LĐ, QL cần biết loại bỏ những tin tức không cần thiết, phân biệt thông tin có ích và thông tin tham khảo.
3. Vai trò của thông tin trong LĐ, QL
a) Thông tin vừa là ĐTvừa là nguyên liệu đầu vào, vừa là hình thức thể hiện sản phẩm của lao động LĐ, QL.
Chu trình
Ví dụ
Ủy ban nhân dân tỉnh H Gửi công văn đôn đốc nhắc nhở các huyện trong tỉnh đẩy mạnh công tác phòng chống dịch cúm gia cầm đã được triển khai.Như vậy công văn đó chính là văn bản chứa thông tin đã được xử lý - nó là sản phẩm của ủy ban nhân dân tỉnh. Nhưng nó lại là nguyên liệu đối với các huyện, các đơn vị cấp dưới, vì sau khi nhận được công văn thì các ủy ban nhân dân huyện bắt đầu phân tích thông tin trong công văn của tỉnh và ra quyết định thực hiện công văn đó xuống cấp dưới.
b) Thông tin gắn liền với quyền lực lãnh đạo, quản lý.
Bất cứ một người lãnh đạo nào muốn duy trì sự thống nhất giữa mục đích và hành động của tổ chức, duy trì quyền lực của mình và quyền lực của tổ chức, duy trì sự thống nhất hành động của hệ thống, đều phải sử dụng thông tin như một phương tiện, một công cụ của quyền lực.
c) Thông tin có giá trị ngày càng cao, đóng góp ngày càng nhiều vào giá trị của tổ chức.
Trong chiến tranh, ai nắm được thông tin, đặc biệt là thông tin bí mật của kẻ thù, người đó có khả năng chiến thắng.
Các công ty, các quốc gia, nếu nắm chắc các TT về TT, về năng lực cạnh tranh của mình và của người sẽ có cơ hội nâng cao năng lực cạnh tranh, phát triển KT.
Ở cấp cơ sở là xã, phường, thị trấn, các thông tin về cây trồng vật nuôi, về thị trường tiêu thụ sản phẩm của địa phương, kỹ thuật nuôi trồng, bí quyết kinh doanh các mặt hàng và ngành nghề mà địa phương có lợi thế đều có giá trị rất lớn giúp phát triển.
4. Phân loại thông tin quản lý
Ý nghĩa:
Về mặt lý thuyết, phân loại thông tin giúp nghiên cứu kỹ đặc điểm, tính chất và khả năng sử dụng của từng loại thông tin cũng như giúp nhà QL cách nhìn nhận có hệ thống, toàn diện về thông tin QL.
Về mặt thực tiễn, phân loại thông tin giúp các cán bộ LĐ, QL nắm vững các hình thức thông tin, ưu nhược điểm của chúng và những nguyên tắc sử dụng các hình thức và kênh thông tin khác nhau nhằm đạt hiệu quả quả lý cao nhất.
Phân loại:
a) Theo hình thức thể hiện của thông tin.
b. Theo chiều của thông tin trong hệ thống quản lý.
c) Theo tính chất chính thức.
d. Theo quan hệ với hệ thống
II. KỸ NĂNG THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LĐ, QL CỦA CÁN BỘ CẤP CƠ SỞ
1. Các nội dung bảo đảm thông tin LĐ, QL đối với cán bộ cấp CS.
a.Thế nào là bảo đảm thông tin.
Hệ thống bảo đảm thông tin quản lý là tập hợp các phương tiện, phương pháp, công cụ, tổ chức và con người có liên quan chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện có hiệu quả việc thu thập, lưu trữ, xử lý, cung cấp thông tin cần thiết giúp người lãnh đạo, quản lý thực hiện tốt các chức năng công việc của mình.
Hệ thống bảo đảm thông tin bao gồm:
Con người với các chức năng, nhiệm vụ về thu thập, xử lý thông tin;
Hệ thống thiết bị, máy móc, công cụ trợ giúp;
Các quy chế, quy trình, chương trình phần mềm về xử lý thông tin;
* YC của hệ thống đảm bảo thông tin:
Đảm bảo thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời cho công tác lãnh đạo, quản lý.
Một hệ thống bảo đảm thông tin có hiệu quả giúp khắc phục những trở ngại phổ biến trong tổ chức thông tin, đó là lọc tin, nhiễu tin và quá tải tin.
*Ý nghĩa của việc đảm bảo hệ thổng thông tin:
Hệ thống bảo đảm thông tin tốt tạo điều kiện mở rộng khả năng sáng tạo cho người QL;
Hệ thống bảo đảm thông tin hữu hiệu còn làm tăng khả năng xử lý linh hoạt, nhạy bén, kịp thời trong hoạt động QL. Bảo đảm thông tin kịp thời, chính xác tạo điều kiện cho người QL có thể năm vững ĐT, dự đoán các tình huống có thể xảy ra, biết rõ những vấn đề, yếu tố tác động của bên ngoài để xử lý kịp thời và đúng đắn.
b) Các nguyên tắc bảo đảm thông tin.
Nguyên tắc liên hệ ngược:
Trong mối quan hệ giữa người lãnh đạo, quản lý với đối tượng quản lý thì có hai chiểu thông tin: Đó là chiều thông tin chỉ thị từ trên xuống và chiều thông tin từ dưới lên, gọi là liên hệ ngược.
- Nguyên tắc đa dạng tương xứng:
Hệ thống bảo đảm thông tin phải được tổ chức phù hợp và tương xứng với độ phức tạp và đặc điểm của đối tượng QL. Nói cách khác, đối tượng phức tạp không thể được LĐ, QL với sự trợ giúp của hệ thống thông tin quá giản đơn.
- Nguyên tắc phân cấp xử lý thông tin.
Nghĩa là thông tin được phân thành các cấp khác nhau để xử lý hiệu quả, kịp thời (sự phân cấp này tương ứng phân cấp trong lãnh đạo, quản lý).
- Nguyên tắc hệ thống mở.
Thông tin trong LĐ, QL không chí giới hạn theo hai chiều (truyền xuôi, truyền ngược) mà cần có sự mở rộng nhiều chiều khác nhau để nâng cao chất lượng thu thập và xử lý thông tin, phục vụ hiệu quả cho hoạt động LĐ, QL.
c) Các nội dung trong công tác bảo đảm thông tin
Thu thập thông tin;
Lưu trữ thông tin;
Xử lý thông tin;
Truyền đạt thông tin.
2. Kỹ năng thu thập thông tin
a) Xác định nhu cầu bảo đảm thông tin.
Mỗi một tổ chức, cá nhân ở cấp cơ sở đều có nhu cầu bảo đảm thông tin cho công việc của mình. Nhu cầu thông tin được xác định căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, công việc phải giải quyết, đảm nhận hàng ngày.
Nhu cầu thông tin của cá nhân cần được xác định gắn với nhu cầu thông tin của tổ chức.
b) Xác định các kênh và nguồn thông tin.
Chỉ thị từ trên xuống;
Báo cáo từ dưới lên;
Tham khảo từ các phương tiện thông tin đại chúng và kinh nghiệm của các đơn vị khác.
b) Xác định các kênh và nguồn thông tin.
Thông tin chỉ thị đối với cấp cơ sở bao gồm rất nhiều thông tin: các văn bản pháp luật đến các NQ, chỉ thị, hướng dẫn…/.
- Là cấp CS nên tất cả các thông tin, chỉ thị của các cấp trên như trung ương, tỉnh, huyện, đều phải triển khai đến cấp cơ sở để thực hiện. Ở cơ sở, cần xác định những thông tin nào là thiết thực, những thông tin nào là tham khảo, thông tin nào là không có liên quan.
b) Xác định các kênh và nguồn thông tin.
Thông tin báo cáo từ dưới lên cần phải được thu thập kịp thời, thường xuyên, chính xác.
- Năng lực của cán bộ cấp cơ sở trong nắm bắt tình hình ở cơ sở quyết định rất lớn đến năng lực lãnh đạo, quản lý.
- Người cán bộ cấp cơ sở cần phải nắm vững và sử dụng thành thạo kỹ năng giao tiếp với dân, biết lắng nghe dân, biết khơi dậy người dân nói lên tâm tư, nguyện vọng và nhận xét của họ.
b) Xác định các kênh và nguồn thông tin.
* Thông tin tham khảo ngày càng phong phú và bổ ích. Cán bộ cấp cơ sở phải biết chắt lọc các kênh thông tin tham khảo và lựa chọn nguồn tin. Các thông tin mang tính dư luận, lời đồn cần kịp thời chắt lọc để xử lý, không nên bỏ ngoài tai, cũng không nên tin ngay vào các thông tin dư luận.
b) Xác định các kênh và nguồn thông tin.
Xét theo TC tổ chức – KT của TT, các thông tin của cán bộ cấp CS cũng được chia thành nhiều loại: công văn, mệnh lệnh văn bản, các ý kiến truyền miệng, các thông tin quy ước.
Về mặt kỹ thuật, thông tin có các kênh:
1) Công văn chính thức và đơn thư văn bản đến và đi;
2) Thông tin từ các phương tiện TT đại chúng như báo, truyền hình, sách, băng đĩa, phát thanh, internet;
3) Các báo cáo, chỉ thị, ý kiến bằng miệng không có văn bản.
c) Thiết lập hình thức, chế độ thu thập thông tin.
Ở cấp cơ sở, phải có chế độ thu thập thông tin để có thể bảo đảm thông tin cho các tổ chức ở cơ sở nói chung và từng cán bộ nói riêng. Để có chế độ thu thập thông tin, phải có những quy định cụ thể trong đó phân công rõ trách nhiệm và công việc cụ thể của từng người liên quan và chế độ tổng hợp, thông báo thông tin cho các cán bộ liên quan.
c) Thiết lập hình thức, chế độ thu thập thông tin.
Các hình thức thu thập TT phải được quy định rõ ràng và tuân thủ nghiêm ngặt. Đối với công văn và đơn thư, ai là người nhận, ai là người đọc và xử lý, ai là người sao chụp và truyền đạt. Đối với TT từ báo, đài, ai là người thu thập và đọc, ai là người tổng hợp, báo cáo. Đối với TT miệng, cũng phải có quy định trong tiếp dân, nghe dân và phản ánh tình hình. Hình thức “hòm thư góp ý” hay “tiếp dân theo lịch” cần được quy định rõ ràng, tôn trọng quyền dân chủ của ND, tránh hình thức, qua loa.
3. Kỹ năng xử lý thông tin
a/ Xử lý tức thời
Trong giao tiếp với cấp trên, các cơ quan chức năng hoặc với dân cư, cán bộ cấp CS phải xử lý tức thời nhiều TT thu nhận được. Cán bộ CS không được xử lý mọi thông tin giao tiếp theo kiểu “tiếp thu và nghiên cứu trả lời sau” mà trong nhiều trường hợp phải trả lời chất vấn, đối thoại trực tiếp và rất nhiều vấn để phải nói ngay ý kiến của mình.
a. Xử lý tức thời

Khi phát ngôn, đối thoại, cần phân biệt các đối tượng giao tiếp: cấp trên, cấp dưới, đồng cấp.
Khi phát biểu trước đám đông tại các cuộc họp, tiếp dân, trả lời chất vấn…cần cố gắng phát biểu miệng trên cơ sở các ý đã chuẩn bị trước kết hợp xử lý các thông tin tại cuộc họp.
b) Xử lý thông tin theo quy trình.
Lưu trữ thông tin. Các thông tin cần thiết phải được ghi nhận, đánh dấu, nhận xét bước đầu và lưu trữ. Có hai hình thức lưu trữ chính cấn sử dụng: lưu trữ bằng văn bản vào các cặp hồ sơ lưu trữ thông tin; lưu trữ ở máy tính (đối với các dữ liệu có phần mềm số hóa).
b) Xử lý thông tin theo quy trình.
Phân loại thông tin. Khi lưu trữ thông tin, phải định kỳ phân loại, sắp xếp lại thông tin để loại bỏ những thông tin không cần thiết, không còn giá trị, đồng thời bổ sung các thông tin mới. Việc phân loại thông tin đòi hỏi thời gian, công sức và kỹ năng nhất định.
b) Xử lý thông tin theo quy trình.
Tìm kiếm và điều chỉnh thông tin. Khi cần sử dụng thông tin, người cán bộ phải biết tìm kiếm thông tin trong cơ sở dữ liệu của mình cà tổ chức. Trong quá trình tìm kiếm, khai thác thông tin, nếu phát hiện các thông tin cần điều chỉnh (số liệu cữ, sai lạc), phải kịp thời cập nhật kho dữ liệu thông tin.
b) Xử lý thông tin theo quy trình.
Truyền đạt thông tin. Các thông tin ban đầu cần truyền đạt và các thông tin đã xử lý cần phổ biến phải được kịp thời truyền đạt cho các đối tượng cần tiếp nhận thông tin.
CÂU HỎI ÔN TẬP
Câu 1. Đ/c hãy phân tích khái niệm thông tin trong lãnh đạo, quản lý. Liên hệ vào thực tiễn công tác tại điạ phương, đơn vị.
Câu 2. Trình bày vai trò của thông tin trong lãnh đạo, quản lý. Liên hệ thực tiễn.
Câu 3. Trình bày các nguyên tắc đảm bảo thông tin trong lãnh đạo, quản lý. Liên hệ việc thực hiện các nguyên tắc này tại địa phương, đơn vị công tác.
Câu 4. Phân tích các kỹ năng thu thập và xử lý thông tin trong lãnh đạo, quản lý. Vận dụng vào thực tiễn công tác tại địa phương, đơn vị.